HCuong 3: thong tin va ra quyet dinh quan tri

3.1.1.1. Khái niệm:

Trong cuộc sống, thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng.

Trong hoạt động của tổ chức, thông tin quản trị là những tin tức và tín hiệu mới có ích trong quá trình quản trị của tổ chức

- Thông tin mang tính thời sự và có ích cho nhà quản trị trong quá trình quản trị một tổ chức

- Thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng

- Thông tin liên quan đến việc chuyển giao và hiểu được ý nghĩa khi chuyển giao. Nếu không có tin tức nào được chuyển đi thì thông tin chưa xảy ra. Một thông tin thành công khi nào nghĩa được chuyển đi và phải được hiểu.

- Thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngoài cái giá vật chất của nó tức là các vật mang tin. Những vật mang tin này có thể là âm thanh (lời nói, tiếng...), chữ viết (sách, báo,...), các biểu đồ, các ký hiệu, các băng từ v.v...Tập hợp các vật mang tin này được gọi là các dữ liệu hoặc các thông báo

- Dữ liệu là những sự việc và những số thống kê. Thông tin là những kết luận rút ra từ việc phân tích các dữ liệu

 Thông tin quản trị là tổng hợp các tin tức cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản trị của tổ chức

- Thông tin quản trị được xem xét trên hai mặt:

+ Dung lượng thông tin

+ Chất lượng thông tin

- Các hình thức thông tin:

+ Lời nói

+ Chữ viết

+ Trung gian điện tử như truyền hình mạch kín, máy tính, fax...

+ Các hình thức khác: cử chỉ, thái độ, hình ảnh...

Câu1 phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định quản trị?tại sao nói quyết định quản trị vừa là khoa học vừa là nghệ thuật?

Các nhân tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị

3.2.5.1. Các nhân tố khách quan:

- Mức độ ổn định của môi trường ra quyết định

- Thời gian

- Thông tin

3.2.5.3. Các nhân tố chủ quan:

- Cá nhân nhà quản trị

- Sự ràng buộc về quyền hạn và trách nhiệm

- Các nhân tố bên trong của tổ chức: các nguồn lực, văn hoá tổ chức...

1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu. (theo Harold Koontz. Cyril Odonnel... ) (1)

- Hoạch định là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó)

• Hoạch định là quá trình lao động trí óc, liên quan đến tư duy và ý trí của con người về tương lai phát triển của tổ chức về những dự định mong muốn của nhà quản trị (mục tiêu cần đạt được).

• Xác đinh rõ những công việc phải làm (tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) và tiến hành thực hiện; cách thức thực hiện và các nguồn lực cần huy động thực hiện mục tiêu.

• Hoạch định là "đối phó sự bất định" bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra. (R.Kreitner. Management.7th.ed.Boston Houghton mitthin 1998, page 160). Do đó nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt được mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể.

Chuong 4: chuc nang hoach dinh

trinh bay noi dung chien luoc trong qua trinh hoach dinh.

4.1.2 Tầm quan trọng của hoạch định:

- Tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro.

- Định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ

- Là cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức tạo sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên trong tổ chức.

- Là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp.

- Là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh (mục tiêu, hoạt động

4.1 Quá trình hoạch định:

4.2.1 Các loại kế hoạch và mối quan hệ giữa các loại kế hoạch trong tiến trình hoạch định

Sơ đồ các loại kế hoạch và mối quan hệ giữa các kế hoạch trong quá trình hoạch định

4.2.2 Các bước của quá trình hoạch định:

a. Xác định sứ mạng (nhiệm vụ) (mission) và mục tiêu (goal) của tổ chức

+ Xác định sứ mạng

Sứ mạng thể hiện thiên hướng hoạt động hoặc lý do tồn tại của tổ chức. (tổ chức tổn tại để làm gì? thực hiện các hoạt động kinh doanh nào?)

- Sứ mạng (nhiệm vụ) định hướng xác định mục tiêu và chiến lược của tổ chức.

- Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn sứ mạng tổ chức:

 Lịch sử tổ chức

 Những năng lực đặc biệt

 Môi trường hoạt động của tổ chức

- Sứ mạng có thể thay đổi tuỳ theo sự thay đổi của tổ chức, môi trường và các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức.

+ Mục tiêu của tổ chức

Mục tiêu là đích (kết quả tương lai) mà nhà quản trị mong muốn đạt được.

- Mục tiêu có thể là điểm kết thúc của một hành động hay nhiệm vụ của tổ chức.

- Mục tiêu được xác định trên cơ sở sứ mạng, nhiệm vụ và nhằm thực hiện sứ mạng, nhiệm vụ của tổ chức.

- Mục tiêu định hướng hoạt động của tổ chức: các chức năng quản trị đều hướng đến thực hiện mục tiêu nên mục tiêu là nền tảng của hoạch định.

- Mục tiêu có nhiều loại:

 Mục tiêu chung, tổng thể; mục tiêu bộ phận

 Mục tiêu định tính (không thể đo hoặc là rất khó); mục tiêu định lượng (có thể lượng hoá)

 Mục tiêu chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp

 Mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.

 Mục tiêu thay đổi tuỳ theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức.

- Một số mục tiêu: Doanh số, lợi nhuận, thị phần, phát triển ổn định, nâng cao chất lượng phục vụ...

- Những đặc trưng của mục tiêu:

 Tính đo được và cụ thể

 Tính định hướng

 Tính thành quả, thành tựu (tiên tiến)

b. Xác định chiến lược

- Chiến lược được hình thành nhằm thực hiện mục tiêu và sứ mạng của tổ chức.

- Chiến lược là kế hoạch đồng bộ, toàn diện, chi tiết được soạn thảo nhằm đảm bảo thực hiện sứ mạng và các mục tiêu của tổ chức.

- Chiến lược không chỉ ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được mục tiêu mà tạo "bộ khung" hướng dẫn tư duy và hoạt động vì chiến lược định ra mục tiêu và giải pháp lớn cơ bản trong thời gian dài ( trong một tương lai bất định)

- Chiến lược được cụ thể hoá thành các kế hoạch chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp để thực hiện nó

- Kế hoạch này bao quát rộng hơn các mặt các hoạt động, các nguồn lực và định rõ tiến trình thực hiện nên nó mang tính toàn diện.

- Một số chiến lược của tổ chức: xâm nhập thị trường, phát triển thị trường, đa dạng hoá.

- Quá trình xác định chiến lược

 Xác định mục tiêu

 Phân tích và đánh giá mỗi kỳ (bên ngoài, bên trong)

 Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức (ma trận Swot)

 Phân tích và đánh giá các phương án chiến lược (tăng trưởng, cắt giảm, tổ hợp)

 Lựa chọn chiến lược (tính đến các yếu tố: rủi ro khi chiến lược được áp dụng; nhận thức về chiến lược cũ trước đó; phản ứng của người chỉ; yếu tố thời điểm ra quyết định thực hiện chiến lược)

c. Các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp

Để thực hiện chiến lược người ta thường tổ chức soạn thảo các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp.

- Thực chất các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp là những biện pháp tổ chức thực hiện chiến lược trong từng giai đoạn cụ thể, từng hoàn cảnh và điều kiện cụ thể:

+ Mục tiêu của kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp là nhằm tổ chức thực hiện mục tiêu, chủ trương, phương châm chiến lược đã lựa chọn và phải chọn con đường ngắn nhất, có hiệu quả nhất để thực hiện chúng.

+ Mục tiêu của kế hoạch chiến thuật phải cụ thể, phải được định lượng cụ thể.

+ Mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch chiến thuật được xác định trên cơ sở mục tiêu của kế hoạch chiên thuật và nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch chiến thuật, đồng thời phải cụ thể hơn và chi tiết hơn.

+ Nội dung của kế hoạch chiến thuật và tác nghiệp

Nội dung của kế hoạch chiến thuật và tác nghiệp là những biện pháp nhằm triển khai cụ thể về những vấn đề sau:

o Những công việc, nhiệm vụ gì phải thực hiện?

o Ai (bộ phận nào) phải thực hịên?

o Làm (phối hợp) với ai (bộ phận nào)?

o Khi nào làm? Làm trong bao lâu?

o Làm ở đâu?

o Mục tiêu (kết quả) cần đạt được?

o Trách nhiệm và quyền hạn cụ thể?

o Những nguồn lực phải huy động, sử dụng?

Nội dung của các kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp thường được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu định lượng rõ ràng hoặc đánh giá được.

Các bộ phận cấu thành của hoạch định là chính sách, thủ tục, quy tắc

+ Chính sách:

Chính sách là quyết sách cơ bản chỉ dẫn hoạt động.

Chính sách là hướng dẫn chung đối với hành động và ra quyết định nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu của tổ chức.

Sau khi các kế hoạch đã được thiết lập thì lãnh đạo cần xây dựng chính sách để thực hiện chúng.

- Chính sách được hình thành bởi những nhà quản trị cấp cao trong một thời gian dài

- Chính sách phản ánh mục tiêu cơ bản và quy định phương hướng hành động để nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra của tổ chức.

- Mô hình ra quyết định trang 98 (GS Luận)

- Các loại chính sách: xem GS Luận

o Chính sách cụ thể

o Chính sách tổng quát

- Phạm vi chính sách:

o Chính sách tồn tại ở tất cả các cấp quản trị

o Chính sách tồn tại trong tất cả các chức năng của quản trị

- Những đặc điểm của một chính sách hiệu quả:

o Tính linh hoạt:

 Vừa linh hoạt tuỳ theo sự thay đổi của điều kiện hoàn thành và thực thi chính sách

 Vừa phải ổn định để duy trì trật tự và sự định hướng.

o Tính toàn diện:

 Chính sách phải toàn diện để bao quát mọi sự việc bất ngờ

 Phạm vi chính sách phụ thuộc phạm vi của các đối tượng và hoạt động được điều chỉnh bằng chính sách đó.

o Tính phối hợp:

 Chính sách phải đảm bảo sự phối hợp các đơn vị khác nhau có những hoạt động và quan hệ liên quan đến nhau nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức hơn cả theo đuổi các mục tiêu riêng.

o Đạo đức: Chính sách phải tuân theo các hành vi đạo đức được xã hội chấp nhận

o Tính rõ ràng: Chính sách phải rõ ràng, lo gíc tránh những cách hiểu khác nhau dẫn đến sự nhận thức và hoạt động sai lệnh.

+ Thủ tục

Thủ tục mô tả chuỗi những hành động cần thiết được thực hiện theo một trật tự thời gian trong một tình huống cụ thể.

- Trong thực hành quản trị việc hướng dẫn các hoạt động quản trị bằng 1 chính sách là chưa đầy đủ. Để có phương pháp hành động đúng nhà quản trị phải có những chỉ dẫn chuẩn mực đó chính là thủ tục.

- Thủ tục cung cấp những hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy ra. Thủ tục giúp người thực hiện nó biết cách hành động và hành động nhất quán trong mọi tình huống.

- Khi thực hiện các hoạt động này nhà quản trị ít được tự do lựa chọn hành động và phương án hành động.

- Thủ tục tồn tại ở tất cả các cấp quản trị, trong toàn bộ tổ chức và các bộ phận trong tổ chức.

- Thủ tục có thể liên quan đến nhiều bộ phận hoặc chỉ một bộ phận.

+ Quy tắc:

Quy tắc xác định chính xác những gì được làm hay không được làm trong một hoàn cảnh nhất định.

- Quy tắc là quy định chung bắt buộc mọi người phải tuân theo không để cho người thựuc hành làm theo ý riêng của họ

- Quy tắc hướng dẫn hoạt động nhưng khác với thủ tục là không ấn định trình tự thời gian.

- Quy tắc khác thủ tục ở chỗ nó tính đến một vấn đề cụ thể trong một giới hạn nhất định, còn thủ tục thì được tính đến trong một hoàn cảnh mà ở đó có một chuỗi các hoạt động có mối liên hệ với nhau.

- Có thể coi thủ tục như dãy quy tắc song cũng có thể các quy tắc không phải là một phần của thủ tục mà tồn tại độc lập.

+ Ngân sách

Ngân sách là phương pháp phân bổ các nguồn lực được huy động biểu thị dưới dạng tiền tệ để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.

Một trong những nhiệm vụ cơ bản của hoạt động là phân bổ nguồn lực một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu. Các kế hoạch sắp đặt các hành động liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.

- Ngân sách là bản tường trình về nguồn lực biểu thị dưới dạng tiền tệ để tiến hành một hoạt động cụ thể trong một thời gian nhất định.

- Việc thiết lập ngân sách trải qua 4 giai đoạn:

 Giai đoạn 1: Liên quan đến việc lãnh đạo cấp cao tuyên bố mục tiêu của tổ chức trong đó quan trọng nhất là khối lượng bán dự kiến đạt được.

 Giai đoạn 2: Các phòng, bộ phận trực thuộc soạn thảo kế hoạch hoạt động (để nhằm đạt được mục tiêu) và dự kiến chi phí cho thực hiện các kế hoạch này.

 Giai đoạn 3: Lãnh đạo cấp cao tiến hành phân tích và kiểm tra các đề nghị về ngân sách và sau đó các bộ phận hiệu chỉnh lại đề nghị về ngân sách của mình theo chỉ dẫn của lãnh đạo cấp cao, lãnh đạo cấp cao nghiên cứu phân bổ nguồn lực của tổ chức.

 Giai đoạn 4: Soạn thảo ngân sách chỉ rõ các nguồn được huy động và phân bổ , sủ dụng các nguồn vốn cho các hoạt động.

+ Chương trình:

Chương trình là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục và quy tắc, các nhiệm vụ và các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố khác cần thiết để nhằm thực hiện một mục đích nhất định của tổ chức.

- Các chương trình bao gồm một loạt các hoạt động và định rõ:

 Các bước phải tiến hành để đạt đựoc mục tiêu

 Đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện

 Thứ tự và thời gian cho mỗi bước hành động

- Chương trình có thể lớn và dài hạn hoặc nhỏ và ngắn hạn.

- Chương trình cũng giống như dự án là kế hoạch đơn dụng (chỉ dùng 1 lần)

Đặc điểm của cấu trúc tổ chức:

- Tính tập trung

Phản ánh mức độ tập trung hay phân tán quyền lực của tổ chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn ra quyết định trong hệ thống thứ bậc của tổ chức.

Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho một cá nhân hoặc một bộ phận, ta nói tính tập trung của cấu trúc tổ chức là cao và ngược laị.

- Tính phức tạp

Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức

Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, ta nói cấu trúc tổ chức có tính phức tạp cao và ngược lại.

- Tính tiêu chuẩn hoá

Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội quy, quy chế...