Phần II

QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Chương 5

Tổng quan về quản lý dự án đầu tư

5.1  Khái niệm và mục tiêu của quản lý dự án đầu tư

5.1.1        Khái niệm quản lý dự án đầu tư

Quản lý nói chung là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý vào các đối tượng quản lý để điều khiển đối tượng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản lý đầu tư chính là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng quá trình đầu tư (bao gồm công tác chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và vận hành kết quả đầu tư cho đến khi thanh lý tài sản do đầu tư tạo ra) bằng một hệ thống đồng bộ các biện pháp nhằm đạt được hiệu quả kinh tế xã hội cao trong những điều kiện cụ thể xác định và trên cơ sở vận dụng sáng tạo những quy luật kinh tế khách quan nói chung và quy luật vận động đặc thù của đầu tư nói riêng.

Quản lý dự án là việc áp dụng những hiểu biết, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đạt được những yêu cầu và mong muốn từ dự án. Quản lý dự án còn là quá trình lập kế hoạch tổng thể, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong  phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu câu đã định về  kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.

Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yêu:

- Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự lôgic mà có thể biểu diễn được dưới dạng sơ đồ hệ thống.

- Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian.

- Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kì và cuối kì cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các giai đoạn sau của dự án.

Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án.

5.1.2        Mô hình quản lý thực hiện dự án đầu tư

Có nhiều mô hình tổ chức quản lý dự án. Tùy thuộc mục đích nghiên cứu mà phân loại các mô hình tổ chức dự án cho phù hợp. Căn cứ vào điều kiện năng lực của cá nhân, tổ chức và căn cứ vào yêu cầu của dự án, có thể chia hình thức tổ chức quản lý dự án thành 2 nhóm chính là hình thức thuê tư vấn quản lý dự án (gồm mô hình tổ chức theo hình thức chủ nhiệm điều hành dự án và mô hình chìa khóa trao tay) và hình thức chủ đầu tư trực tiếp thực hiện quản lý dự án. Đối với hoạt động đầu tư trong doanh nghiệp, căn cứ vào đặc điểm hình thành, vai trò và trách nhiệm của ban quản lý dự án, các mô hình tổ chức quản lý dự án được chia cụ thể hơn thành: mô thình tổ chức quản lý dự án theo chức năng, tổ chức chuyên trách dự án và tổ chức quản lý dự án dạng ma trận.

µ Các mô hình quản lý dự án đầu tư

a. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án: Đây là mô hình quản lý dự án mà chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng, tự tổ chức giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền.

Mô hình này thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn của chủ đầu tư, đồng thời chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án. Để quản lý chủ đầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự án.

Hình 1. Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

b. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án: là mô hình tổ chức quản lý trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án làm chủ nhiệm điều hành, quản lý việc thực hiện dự án. Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện toàn bộ dự án.

Hình 2. Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án

c. Mô hình chìa khoá trao tay: Mô hình này là hình thức tổ chức trong đó nhà quản lý không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư - chủ dự án mà còn là "chủ" của dự án. Hình thức chìa khoá trao tay được áp dụng khi chủ đầu tư được phép tổ chức đấu thầu để chọn nhà thầu thực hiện tổng thầu toàn bộ dự án từ khảo sát thiết kế, mua sắm vật tư, thiết bị, xây lắp cho đến khi bàn giao công trình đưa vào khai thác, sử dụng. Tổng thầu thực hiện dự án có thể giao thầu lại việc khảo sát, thiết kế hoặc một phần khối lượng công tác xây lắp cho các nhà thầu phụ.

Hình 3. Mô hình chìa khóa trao tay

d. Mô hình tự thực hiện dự án: Chủ đầu tư có đủ khả năng hoạt động sản xuất xây dựng phù hợp với yêu cầu của dự án thì được áp dụng hình thức tự thực hiện dự án. Hình thức tự thực hiện dự án chỉ áp dụng đối với các dự án sử dụng vốn hợp pháp của chính chủ đầu tư (vốn tự có, vốn vay, vốn huy động từ các nguồn khác). Khi thực hiện hình thức tự thực hiện dự án (tự sản xuất, tự xây dựng), chủ đầu tư phải tổ chức giám sát chặt chẽ việc sản xuất, xây dựng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về chất lượng sản phẩm, chất lượng công trình xây dựng.

e. Mô hình quản lý dự án đầu tư theo chức năng:

Mô hình quản lý này có đặc điểm

- Dự án đầu tư được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (tuỳ thuộc vào tính chất của dự án)

- Các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án

Mô hình quản lý này có ưu điểm sau:

- Linh hoạt trong việc sử dụng cán bộ. Phòng chức năng có dự án đặt vào chỉ quản lý hành chính và tạm thời một số mặt đối với các chuyên viên tham gia quản lý dự án đầu tư. Họ sẽ trở về vị trí cũ của mình tại các phòng chuyên môn khi kết thúc dự án.

- Một người có thể tham gia vào nhiều dự án để sử dụng tối đa, hiệu quả vốn, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm của các chuyên viên.

Mô hình này có nhược điểm:

- Vì dự án được đặt dưới sự quản lý của một phòng chức năng nên phòng này thường có xu hướng quan tâm nhiều hơn đến việc hoàn thành nhiệm vụ chính của nó mà không tập trung nhiều nỗ lực vào việc giải quyết thoả đáng các vấn đề của dự án. Tình trạng tương tự cũng diễn ra đối với các phòng chức năng khác cùng thực hiện dự án. Do đó dự án không nhận được sự ưu tiên cần thiết, không đủ nguồn lực để hoạt động hoặc bị coi nhẹ.

Hình 4. Mô hình quản lý dự án theo chức năng

g. Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án: Đây là mô hình quản lý mà các thành viên  ban quản lý dự án tách hoàn toàn khỏi phòng chức năng chuyên môn, chuyên thực hiện quản lý điều hành dự án theo yêu cầu được giao

Mô hình quản lý này có ưu điểm:

- Đây là hình thức quản lý dự án phù hợp với yêu cầu của khách hàng nên có thể phản ứng nhanh trước yêu cầu của thị trường.

- Nhà quản lý dự án có đầy đủ quyền lực hơn đối với dự án

- Các thành viên trong ban quản lý dự án chịu sự điều hành trực tiếp của chủ nhiệm dự án, chứ không phải những người đứng đầu các bộ phận chức năng điều hành.

- Do sự tách khỏi các phòng chức năng nên đường thông tin được rút ngắn, hiệu quả thông tin sẽ cao hơn.

Tuy nhiên mô hình này cũng có những nhược điểm sau:

- Khi thực hiện đồng thời nhiều dự án ở những địa bàn khác nhau và phải đảm bảo đủ số lượng cán bộ cần thiết cho từng dự án thì có thể dẫn đến tình trạng lãng phí nhân lực.

- Do yêu cầu phải hoàn thành tốt mục tiêu về thời gian, chi phí của dự án nên các ban quản lý dự án có xu hướng tuyển hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực cho hoạt động quản lý dự án.

Hình 5. Mô hình tổ chức chuyên trách quản lý dự án

h. Mô hình quản lý dự án theo ma trận: Mô hình này kết hợp giữa mô hình quản lý dự án theo chức năng và mô hình quản lý chuyên trách dự án. Từ sự kết hợp này hình thành hai loại ma trận: ma trận mạnh và ma trận yếu

Mô hình này có ưu điểm:

- Mô hình này giao quyền cho Chủ nhiệm dự án quản lý, thực hiện dự án đúng tiến độ, trong phạm vi kinh phí được duyệt.

- Các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho các dự án khác nhau.

- Khắc phục được hạn chế của mô hình quản lý theo chức năng. Khi kết thúc dự án  các thành viên ban quản lý dự án có thể trở về tiếp tục công việc cũ tại phòng chức năng của mình.

- Tạo điều kiện phản ứng nhanh hơn, linh hoạt hơn trước yêu cầu của khách hàng và những thay đổi của thị trường.

Nhược điểm của mô hình này là:

- Nếu việc phân quyền quyết định trong quản lý dự án không rõ ràng hoặc trái ngược, trùng chéo sẽ ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện dự án.

- Về lý thuyết các Chủ nhiệm dự án quản lý các quyết định hành chính, những người đứng đầu bộ phận chức năng ra quyết định kỹ thuật. Nhưng trên thực tế quyền hạn và trách nhiệm khá phức tạp. Do đó, kỹ năng thương lượng là một yếu tố rất quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.

- Mô hình này vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ trong quản lý. Vì một nhân viên có hai thủ trưởng nên sẽ gặp khó khăn khi phải quyết định thực hiện lệnh nào trong trường hợp hai lệnh từ hai nhà quản lý cấp trên mâu thuẫn nhau.

Hình 6. Mô hình quản lý dự án theo ma trận

µ Những căn cứ lựa chọn mô hình quản lý dự án đầu tư

Để lựa chọn mô hình quản lý dự án cần dựa vào những nhân tố cơ bản như quy mô dự án, thời gian thực hiện, công nghệ sử dụng, độ bất định và rủi ro của dự án, địa điểm thực hiện dự án, nguồn lực và chi phí cho dự án, số lượng dự án thực hiện trong cùng thời kỳ và tầm quan trọng của nó. Ngoài ra cũng cần phân tích các tham số quan trọng khác là phương thức thống nhất các nỗ lực, cơ cấu quyền lực, mức độ ảnh hưởng và hệ thống thông tin.

5.1.3        Mục tiêu của quản lý dự án đầu tư

a. Mục tiêu chung của quản lý dự án đầu tư là Đáp ứng tốt nhất việc thực hiện các mục tiêu của chiến lược phát triển kinh tế xã hội trong từng thời kỳ của quốc gia. Huy động đối đa sử dụng với hiệu quả cao nhất các nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước, tận dụng và khai thác tốt các tiềm năng và tài nguyên thiên nhiên, đất đai, lao động và các tiềm năng khác, bảo vệ môi trường sinh thái, chống mọi hành vi tham ô, lãng phí trong sử dụng vốn đầu tư và khai thác các kết quả của đầu tư. Đảm bảo quá trình thực hiện đầu tư, xây dựng công trình theo quy hoạch kiến trúc và thiết kế kỹ thuật được duyệt, đảm bảo sự bền vững và mỹ quan, áp dụng công nghệ xây dựng tiên tiến, đảm bảo chất lượng và thời hạn xây dựng với chi phí hợp lý.

b. Trên giác độ từng cơ sở, doanh nghiệp có vốn đầu tư, mục tiêu của quản lý đầu tư suy cho cùng là nhằm đạt được hiệu quả kinh tế tài chính cao nhất với chi phí vốn đầu tư thấp nhất trong một thời gian nhất định trên cơ sở đạt được các mục tiêu quản lý của từng giai đoạn của từng dự án đầu tư. Với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo chất lượng và mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu, dự toán, tính toán. Với giai đoạn thực hiện đầu tư, mục tiêu chủ yếu của quản lý là đảm bảo tiến độ, chất lượng với chi phí thấp nhất. Còn với giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư là nhanh chóng thu hồi đủ vốn đã bỏ ra và có lãi đối với các công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, hoặc đạt được hiệu quả kinh tế xã hội cao nhất với chi phí thấp nhất đối với các hoạt động đầu tư khác

Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng trong phạm vi ngân sách và theo tiến độ thời gian cho phép. Về mặt toán học, ba mục tiêu này liên quan chặt chẽ với nhau và có thể biểu diễn theo công thức:

C = f(P,T,S)

Trong đó:

C: Chi phí

P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả)

T: Yếu tố thời gian

S: Phạm vi dự án

Phương trình trên cho thấy chi phí là một hàm của các yếu tố: mức độ hoàn thành công việc, thời gian thực hiện và phạm vi dự án. Nói chung, chi phí của dự án tăng lên khi chất lượng hoàn thiện công việc tốt hơn, thời gian kéo dài thêm và phạm vi của dự án được mở rộng.

Ba yếu tố: thời gian, chi phí, và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kì đối với từng dự án. Muốn đạt được kết quả tốt đối với mục tiêu này thì thườn phải “hy sinh” một hay hai mục tiêu kia. Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu. Đánh đổi mục tiêu dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn mục tiêu kia trong điều kiện thời gian và không gian cho phép, nhằm thực hiện tốt nhất tất cả các mục tiêu dài hạn của quá trình quản lý dự án. Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thì không phải đánh đổi mục tiêu. Tuy nhiên kế hoạch thực thi công việc dự án thường có những thay đổi do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan khác nhau nên việc đánh đổi mục tiêu là một kỹ năng quan trọng của nhà quản lý dự án.

5.1.4        Lĩnh vực quản lý dự án

Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm 9 lĩnh vực chính cần được xem xét, nghiên cứu (theo viện nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế - PMI) là:

Các nội dung của 9 lĩnh vực quản lý dự án.

Lập kế hoạch tổng quan

- Lập kế hoạch

- Thực hiện kế hoạch

- Quản lý những thay đổi

Quản lý phạm vi

- Xác định phạm vi dự án

- Lập kế hoạch phạm vi

- Quản lý thay đổi phạm vi

Quản lý thời gian

- Xác định công việc

- Dự tính thời gian

- Quản lý tiến độ

Quản lý chi phí

- Lập kế hoạch nguồn lực

- Tính toán chi phí

- Lập dự toán

- Quản lý chi phí

Quản lý chất lượng

- Lập kế hoạch chất lượng

- Đảm bảo chất lượng

- Quản lý chất lượng

Quản lý nhân lực

- Lập kế hoạch nhân lực, tiền lương.

- Tuyển dụng, đào tạo

- Phát triển nhóm

Quản lý thông tin

- Lập kế hoạch quản lý thông tin

- Xây dựng kênh và phân phối thông tin

- Báo cáo tiến độ

Quản lý hoạt động cung ứng, mua bán

- Kế hoạch cung ứng

- Lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức đấu thầu

- Quản lý hợp đồng, tiến độ cung ứng

Quản lý rủi ro dự án

- Xác định rủi ro

- Đánh giá mức độ rủi ro

- Xây dựng chương trình quản lý rủi ro đầu tư

1.  Lập kế hoạch tổng quan: là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự logic, là việc chi tiết hóa các mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình thực hiện những công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ.

2.  Quản lý phạm vi dự án: là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án cần được thực hiện, công việc nào nằm ngoài phạm vi của dự án.

3.  Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành.

4.  Quản lý chi phí dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí.

5.  Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư.

6.  Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu của dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào.

7.  Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau.

8.  Quản lý rủi ro là việc nhận diện các nhân tố rủi ro của dự án, lượng hóa mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro.

9.  Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ, thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ… cần thiết cho dự án.

5.1.5        Cán bộ quản lý dự án đầu tư

µ Chức năng của cán bộ quản lý dự án đầu tư

Cán bộ quản lý dự án giữ một vai trò rất quan trọng trong cơ cấu tổ chức dự án. Những chức năng cơ bản cần có của cán bộ quản lý dự án là:

- Lập kế hoạch dự án: Mục đích của lập kế hoạch là đảm bảo thực hiện mục tiêu của dự án và chỉ ra phương pháp để đạt các mục tiêu đó một cách nhanh nhất. Cán bộ quản lý dự án phải  quyết  định  cái  gì  cần  làm,  mục  tiêu  và  công  cụ  thực  hiện  trong  phạm  vi  giới  hạn  về nguồn lực.

- Tổ chức thực hiện dự án: Cán bộ quản lý dự án có nhiệm vụ quyết định công việc được thực hiện như thế nào. Họ có trách nhiệm lựa chọn, đào tạo các thành viên của nhóm dự án, báo cáo kết quả và tiến trình thực hiện dự án của nhóm cho cấp trên, thông tin cho cả nhóm để cùng biết và có kế hoạch cho giai đoạn sau nhằm huy động và sắp xếp hợp lý các nguồn lực, vật tư, thiết bị và tiền vốn. Tổ chức thực hiện dự án nhằm phối hợp hiệu quả giữa các bên tham gia, phân định rõ vai trò và trách nhiệm cho những người tham gia dự án.

- Chỉ đạo hướng dẫn: Sau khi nhận nhiệm vụ quản lý, cán bộ quản lý dự án chỉ đạo và hướng dẫn, uỷ quyền, khuyến khích động viên, phối hợp mọi thành viên trong nhóm thực hiện tốt dự án, phối hợp các lực lượng nhằm đảm bảo thực hiện thành công dự án.

- Kiểm tra giám sát: Cán bộ quản lý dự án có chức năng kiểm tra giám sát sản phẩm dự án, chất lượng, kỹ thuật, ngân sách và tiến độ thời gian. Kiểm tra giám sát là một quá trình 3 bước bao gồm: đo lường, đánh giá và sửa chữa. Cần xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện, các mốc thời gian và dựa vào đó để so sánh đánh giá tình hình thực hiện dự án, đồng thời phải xây dựng một hệ thống thông tin hữu hiệu để thu thập và sử lý số liệu .

- Chức năng thích ứng: Trong hoạt động, cán bộ quản lý dự án thường xuyên phải đối đầu với những thay đổi, từ đó dẫn đến những kế hoạch, các hành động, chuẩn mực thực hiện cũng thay đổi theo và do vậy cần linh hoạt thích ứng với môi trường.

µ Kỹ năng của cán bộ quản lý dự án đầu tư

- Kỹ năng lãnh đạo: Đây là kỹ năng cơ bản của cán bộ quản lý dự án để chỉ đạo, định hướng, khuyến khích và phối hợp các thành viên cùng thực hiện dự án. Kỹ năng này đòi hỏi các cán bộ quản lý dự án có những phẩm chất cần thiết, có quyền lực nhất định để đạt mục tiêu dự án.

- Giao tiếp và thông tin trong quản lý dự án: Cán bộ quản lý dự án có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hành động giữa các bộ phận chức năng và những cơ quan liên quan để thực hiện công việc dự án nên rất cần thiết phải thông thạo kỹ năng giao tiếp. Cán bộ quản lý dự án cần giỏi kỹ năng thông tin, kỹ năng trao đổi tin tức giữa các thành viên dự án và những người liên quan trong quá trình triển khai dự án.

- Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Để phối hợp  mọi cố gắng nhằm thực  hiện thành công dự án  buộc  các  cán  bộ  quản lý dự án  phải  có  kỹ  năng thương lượng giỏi với cấp trên và các phòng chức năng để giành được sự quan tâm của cấp trên và giành đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động dự án.

- Kỹ năng tiếp thị và quan hệ với khách hàng: Một trong những nhiệm vụ quan trọng của cán bộ quản lý dự án là trợ giúp trong hoạt động Marketing. Làm tốt công tác tiếp thị sẽ giúp cho việc duy trì được khách hàng hiện tại, tăng thêm khách hàng tiềm năng.

- Kỹ năng ra quyết định: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện thiếu thông tin và có nhiều thay đổi. Để ra được quyết định đúng đắn và kịp thời cần đến nhiều kỹ năng tổng hợp của cán bộ quản lý dự án.

Cán bộ quản lý dự án lý tưởng phải là người có đủ các tố chất cần thiết liên quan đến kỹ năng quản trị, trình độ chuyên môn kỹ thuật và tính cách cá nhân. Cán bộ quản lý dự án có những đặc điểm khác nhau cơ bản so với cán bộ quản lý chức năng.

Những điểm khác nhau cơ bản giữa nhà quản lý dự án và nhà quản lý chức năng:

Nhà quản lý chức năng

Nhà quản lý dự án

Là một chuyên gia giỏi trong lĩnh vực chuyên môn họ quản lý

Là người có kiến thức tổng hợp, hiểu biết nhiều lĩnh vực chuyên môn, có kinh nghiệm phong phú

Tạo kỹ năng phân tích (cách tiếp cận phân tích)

Mạnh về kỹ năng tổng hợp (sử dụng cách tiếp cận hệ thống)

Như một đốc công, một người giám sát kỹ thuật về lĩnh vực chuyên sâu

Là một nhà tổ chức, phối hợp mọi người, mọi bộ phận cùng thực hiện dự án

Chịu trách nhiệm lựa chọn công nghệ

Chịu trách nhiệm đối với công tác tổ chức, tuyển dụng cán bộ, lập kế hoạch, hướng dẫn và quản lý dự án.

5.2  Nhiệm vụ và cơ chế quản lý dự án đầu tư

5.2.1        Nhiệm vụ của công tác quản lý dự án đầu tư

µ Nhiệm vụ quản lý về phía Nhà nước:

- Xây dựng các chiến lược phát triển, kế hoạch định hướng; cung cấp thông tin, dự báo để hướng dẫn đầu tư. Xây dựng kế hoạch định hướng cho các địa phương và vùng lãnh thổ làm cơ sở hướng dẫn đầu tư cho các nhà đầu tư.

- Xây dựng luật pháp: quy chế và các chính sách quản lý đầu tư như luật xây dựng, luật thuế, luật đầu tư, luật bảo vệ môi trường, luật đất đai, luật đấu thầu...

- Tạo môi trường kinh tế thuận lợi và quy định khuôn khổ pháp lý cho hoạt động đầu tư thông qua các kế hoạch định hướng, dự báo thông tin, luật pháp và chính sách đầu tư.

-  Điều  hoà  thu  nhập  giữa  chủ  đầu  tư,  chủ  thầu xây dựng,  người  lao  động và các lực lượng dịch vụ, tư vấn, thiết kế... phục vụ đầu tư. Có chính sách đãi ngộ thoả đáng đối với người lao động trong lĩnh vực thực hiện đầu tư. Tổ chức các doanh nghiệp Nhà nước để tham gia điều tiết thị trường và thực hiện đầu tư vào lĩnh vực chỉ có Nhà nước mới đảm nhiệm. Xây dựng chính sách cán bộ lĩnh vực đầu tư, quy định chức danh và tiêu chuẩn cán bộ; quy hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ và xử lý vấn đề cán bộ thuộc thẩm quyền Nhà nước.

- Thực hiện sự kiểm soát của Nhà nước đối với toàn bộ hoạt động đầu tư, chống các hiện tượng tiêu cực trong đầu tư.

- Đảm bảo đáp ứng đòi hỏi phát triển của đất nước theo đường lối mà các Đại hội Đảng đã vạch ra, chuyển biến nền kinh tế Việt Nam sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa một cách hợp lý.

- Vận dụng kinh nghiệm của các nước vào hoàn cảnh Việt Nam để xây dựng luật lệ, thể chế và phương thức quản lý đầu tư phù hợp với yêu cầu của quản lý nền kinh tế nói chung và mở rộng quan hệ với các nước khác trong lĩnh vực đầu tư.

- Đề ra các giải pháp quản lý sử dụng vốn cấp phát cho đầu tư từ ngân sách, từ khâu xác định chủ trương đầu tư, phân phối vốn, quy hoạch, thiết kế và thi công xây lắp công trình. Quản lý việc sử dụng các nguồn vốn khác để có các biện pháp thích hợp nhằm đảm bảo sự cân đối tổng thể toàn bộ nền kinh tế.

-  Đề  ra  các  biện  pháp  nhằm  đảm  bảo  chất  lượng  các  công  trình  xây  dựng,  đảm  bảo quyền lợi của người tiêu dùng và an toàn cho xã hội.

- Quản lý đồng bộ hoạt động đầu tư từ khi bỏ vốn đến khi thanh lý các tài sản do đầu tư tạo ra.

- Có chủ trương đúng đắn trong hợp tác đầu tư với nước ngoài, chuẩn bị nguồn lực về tài chính, vật chất, lao động cho hợp tác đầu tư với nước ngoài.

µ Nhiệm vụ quản lý của các đơn vị cơ sở

- Tổ chức thực hiện từng công cuộc đầu tư cụ thể của dơn vị theo dự án đã được duyệt thông qua các hợp đồng ký kết với các đơn vị có liên quan theo pháp luật hiện hành.

- Quản lý sử dụng nguồn vốn đầu tư từ khi lập dự án, thực hiện đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư theo yêu cầu đề ra trong dự án được duyệt.

- Quản lý chất lượng, tiến độ và chi phí của hoạt động đầu tư ở từng giai đoạn khác nhau, từng hoạt động khác nhau của dự án và toàn bộ dự án.

Quản lý đầu tư về phía Nhà nước và về phía các cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ cần được phân biệt cho rõ nhằm tránh tình trạng Nhà nước vừa là trọng tài vừa là vừa là người thực hiện

µ Sự khác nhau căn bản giữa quản lý đầu tư về phía Nhà nước và về phía các cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ

- Về thể chế quản lý: Nhà nước là chủ thể quản lý chung nhất hoạt động đầu tư của đất nước, còn các cơ sở sản xuất kinh doanh là chủ thể quản lý hoạt động đầu tư ở đơn vị mình.

- Về phạm vi và quy mô: quản lý Nhà nước ở tầm vĩ mô bao quát chung, quản lý của doanh nghiệp chỉ bó hẹp ở phạm vi từng doanh nghiệp riêng lẻ.

- Về mục tiêu: quản lý của Nhà nước các hoạt động đầu tư nhằm mục tiêu chủ yếu là bảo vệ quyền lợi của quốc gia, bảo vệ những lợi ích chung nhất cho mọi thành viên trong cộng đồng, đặc biệt là các lợi ích dài hạn. Các cơ sở sản xuất kinh doanh dịch vụ xuất phát chủ yếu từ lợi ích trực tiếp của mình trong khuôn khổ pháp luật do Nhà nước quy định.

- Về phương hướng và nội dung phát triển đầu tư: Nhà nước chỉ đề ra các chiến lược và kế hoạch định hướng, đưa ra các dự báo và thông tin về tình hình thị trường, nhu cầu đầu tư, điều tiết lợi ích cho toàn xã hội.

Trên giác độ quản lý của doanh nghiệp, cơ sở: các doanh nghiệp, cơ sở phải nghiên cứu phát hiện các cơ hội đầu tư của mình, lập các dự án cho các công cuộc đầu tư cụ thể, tự chịu trách nhiệm về hiệu quả kinh tế tài chính của công cuộc đầu tư, được hưởng các lợi ích xứng đáng và chịu sự điều tiết lợi ích của Nhà nước.

Đối với các công cuộc đầu tư từ vốn ngân sách thì vai trò quản lý của Nhà nước cụ thể và trực tiếp hơn, tuy nhiên cũng không được quá chi tiết vì không thể quản lý chi tiết được và vi phạm quyền tự chủ cơ sở.

Quản lý Nhà nước tạo ra môi trường đầu tư thuận lợi cho các nhà đầu tư thông qua các chiến lược, kế hoạch định hướng, luật pháp, quy chế thông tin và điều hoà lợi ích xã hôi. Còn các chủ đầu tư là cơ sở được hoạt động trong môi trường và các khuôn khổ pháp luật do Nhà nước tạo ra.

- Về phương pháp quản lý: quản lý Nhà nước đóng vai trò hướng dẫn, hỗ trợ, giám sát kiểm tra, các cơ sở là người bị quản lý và bị kiểm tra. Nhà nước quản lý vừa bằng quyền lực thông qua pháp luật và quy định hành chính có tính bắt buộc, vừa bằng các biện pháp kinh tế thông qua các chính sách đầu tư. Doanh nghiệp quản lý bằng phương pháp kinh tế và nghệ thuật tiến hành đầu tư là những đơn vị tự chủ, có tư cách pháp nhân, bình đẳng trước pháp luật, chịu sự kiểm tra của cơ quan Nhà nước.

- Về tài chính cơ quan quản lý Nhà nước về đầu tư hoạt động bằng nguồn vốn cấp phát từ ngân sách, còn doanh nghiệp hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính bằng vốn tự có, tín dụng hoặc vốn cấp phát đối với các công cuộc đầu tư do ngân sách cấp phát.

5.2.2        Cơ chế quản lý dự án đầu tư

Cơ chế quản lý đầu tư là sản phẩm chủ quan của chủ thể quản lý đầu tư trên cơ sở nhận thức vận dụng các quy luật khách quan, chủ yếu là các quy luật kinh tế, phù hợp với các đặc điểm và điều kiện cụ thể quản lý (chủ đầu tư) để điều khiển hoạt động đầu tư. Cơ chế quản lý đầu thư thể hiện các hình thức tổ chức quản lý và phương pháp quản lý. Các bộ phận cấu thành chủ yếu của cơ chế quản lý đầu tư là hệ thống tổ chức bộ máy quản lý và quá trình điều hành quản lý, hệ thống kế hoạch đầu tư, hệ thống quản lý tài sản của đầu tư, hệ thống các chính sách và đòn bẩy kinh tế trong đầu tư, hệ thống pháp luật có liên quan đến đầu tư; các quy chế, thể lệ quản lý kinh tế khác trong đầu tư.

5.3  Nguyên tắc và phương pháp quản lý dự án đầu tư

5.3.1        Nguyên tắc quản lý dự án đầu tư

- Nhà nước thống nhất quản lý đầu tư xây dựng đối với tất cả các thành phần kinh tế về mục tiêu, chiến lược phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch và kế hoạch phát triển ngành, lãnh thổ, quy hoạch và kế hoạch xây dựng đô thị và nông thôn; quy chuẩn và tiêu chuẩn xây dựng, lựa chọn công nghệ, sử dụng đất đai tài nguyên, bảo vệ môi trường sinh thái, thiết kế kỹ thuật, kiến trúc, xây lắp, bảo hiểm, bảo hành công trình và các khía cạnh xã hội khác của dự án. Riêng các dự án sử dụng vốn ngân sách thì Nhà nước còn quản lý về các mặt thương mại, tài chính và hiệu quả kinh tế của dự án.

- Đảm bảo thực hiện đúng trình tự đầu tư xây dựng theo 3 giai đoạn là chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc xây dựng đưa dự án vào khai thác sử dụng.

- Phân định rõ chức năng quản lý Nhà nước ở tầm vĩ mô với chức năng quản lý ở tầm vi mô của cơ sở, chức năng quản lý Nhà nước và chức năng quản lý sản xuất kinh doanh. Quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan quản lý Nhà nước, chủ đầu tư, các tổ chức tư vấn, các doanh nghiệp có liên quan trong quá trình thực hiện đầu tư.

5.3.2        Các phương pháp quản lý dự án đầu tư

1. Phương pháp giáo dục: Nội dung của các biện pháp giáo dục bao gồm giáo dục về thái độ lao động, ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm, khuyến khích phát huy sáng kiến, thực hiện các biện pháp kích thích sự say mê hăng hái lao động, giáo dục về tâm lý tình cảm lao động, về giữ gìn uy tín đối với người tiêu dùng. Các vấn đề này đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực đầu tư do những đặc điểm của hoạt động đầu tư (lao động vất vả, di động luôn đòi hỏi tính tự giác trong lao động cao để đảm bảo chất lượng công trình tránh tình trạng phá đi làm lại gây thất thoát, lãng phí,...)

2. Phương pháp hành chính: Là phương pháp được sử dụng trong quản lý cả lĩnh vực xã hội và kinh tế của mọi nước. Đây là cách thức tác động trực tiếp của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý bằng những văn bản, chỉ thị, những quy định về tổ chức. Ưu điểm của phương pháp này là góp phần giải quyết trực tiếp và nhanh chóng những vấn đề cụ thể, nhưng cũng dễ dẫn đến tình trạng quan liêu máy móc, bộ máy hành chính cồng kềnh và độc đoán. Phương pháp hành chính trong quản lý được thể hiện ở hai mặt: Mặt tĩnh thể hiện ở những tác động có tính ổn định về mặt tổ chức thông qua việc thể chế hoá tổ chức (gồm cơ cấu tổ chức và chức năng quản lý) và tiêu chuẩn hoá tổ chức (định mức và tiêu chuẩn tổ chức). Mặt động của phương pháp là sự tác động thông qua quá trình điều khiển tức thời khi xuất hiện và các vấn đề cần giải quyết trong quá trình quản lý.

3. Phương pháp kinh tế: Là sự tác động của chủ thể quản lý vào đối tượng quản lý bằng  các  chính  sách  và  đòn  bẩy  kinh  tế  như  tiền  lương,  tiền  thưởng,  tiền  phạt,  giá  cả,  lợi nhuận, tín dụng, thuế,... Khác với phương pháp hành chính dựa vào mệnh lệnh, phương pháp kinh tế thông qua các chính sách và đòn bẩy kinh tế để hướng dẫn, kích thích, động viên và điều chỉnh các hành vi của những đối tượng tham gia quá trình thực hiện đầu tư theo mục tiêu nhất định của nền kinh tế xã hội. Như vậy, phương pháp kinh tế trong quản lý đầu tư chủ yếu dựa vào lợi ích kinh tế của đối tượng tham gia vào quá trình đầu tư với sự kết hợp hài hoà lợi ích của Nhà nước, xã hội với lợi ích của tập thể và cá nhân người lao động trong lĩnh vực đầu tư.

4. Vận dụng tổng hợp các phương pháp quản lý trên đây trong quản lý hoạt động đầu tư. áp dụng phương pháp này cho phép nâng cao hiệu quả của quản lý trong hoạt động đầu tư

5. Áp dụng phương pháp toán học: Để quản lý hoạt động đầu tư có hiệu quả, bên cạnh các biện pháp định tính cần áp dụng các biện pháp định lượng, đặc biệt là phương pháp toán kinh tế. Phương pháp toán kinh tế được áp dụng trong hoạt động quản lý đầu tư bao gồm phương pháp toán thống kê; Mô hình toán kinh tế.

5.3.3        Một số công cụ quản lý dự án đầu tư

-Hệthốngluậtcóliênquanđếnhoạtđộngđầutưnhưluậtđầutư,luậtcôngty,luậtxây dựng,luậtđấtđai,luậtbảovệmôitrường,luậtlaođộng,luậtbảohiểm,luậtthuế,luậtphásản vàmộtloạtcácvănbảndướiluậtkèm theovềquảnlýhoạtđộngđầutưnhưcácquychếquản lýtàichính,vậttư,thiếtbị,laođộng,tiềnlương,sửdụngđấtđaivàtàinguyênthiênnhiên khác,...

-Cácchínhsáchvàđònbẩykinhtếnhưchínhsách,giácả,tiềnlương,xuấtkhẩu,thuế, tài  chính  tín  dụng,  tỷ  giá  hối  đoái,  thưởng  phạt  kinh  tế,  chính  sách  khuyến  khích  đầu  tư, những quy định về chế độ hạch toán kế toán, phân phối thu nhập...

- Các định mức và tiêu chuẩn quan trọng có liên quanđến lợi ích của toàn xã hội.

- Quy hoạch tổng thể và chi tiết của ngành và địa phương về đầu tư và xây dựng.

- Các kế hoạch định hướng và kế hoạch trực tiếpvề đầu tư.

- Danh mụccácdự án đầu tư.

-Cáchợpđồngkýkếtvớicáccánhânvàđơnvịhoànthànhcáccôngviệccủaquátrình thực hiện dựán.

- Tài liệu phân tích đánhgiá kết quả vàhiệu quảcủa hoạt độngđầu tư.

-Cácthôngtinvềtìnhhìnhcungcầu,kinhnghiệmquảnlý,giácả,luậtphápcủaNhà nước và các vấn đề có liên quan đến đầu tư.

5.3.4        Phương tiện quản lý dự án đầu tư

Đểquảnlýhoạtđộngđầutư,ngoàiviệcphảisửdụngcáccôngcụtrênđâyphảicócác phươngtiệnquảnlý.Trongđiềukiệntiếnbộkhoahọckỹthuậthiệnnay,cácnhàquảnlýđầu tưsửdụngrộngrãihệthốnglưutrữvàxửlýthôngtinhiệnđại(cảphầncứngvềphầnmềm), hệthốngbưuchínhviễnthông,thôngtinliênlạc,cácphươngtiệnđilạitrongquátrìnhđiều hành và kiểm tra hoạt động của từng dự án đầu tư.