Phần 1: Kiểm toán quy trình mua hàng
và thanh toán
1.1. Khái quát về chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Chu trình thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của đơn đặt mua của người cần hàng hoá hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.
1.1.2. Chức năng của chu trình mua hàng
và thanh toán
1.1.2.1. Xử lý các đơn đặt mua hh hay dịch vụ
Bản yêu cầu sản phẩm hoặc dịch vụ được lập bởi công ty khách hàng là điểm khởi đầu của chu kỳ.
Sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng là phần chính của chức năng này vì nó đảm bảo hàng hoá và dịch vụ được mua theo các mục đích đã được phê chuẩn của công ty và nó tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các hàng hoá không cần thiết.
Một đơn đặt hàng được gửi cho người bán ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định được giao vào một ngày quy định, đơn đặt hàng là một chứng từ hợp pháp, nó được xem như một đề nghị để mua.
1.1.2.2. Nhận hàng hoá hay dịch vụ
Việc nhận hàng hoá của công ty từ người bán là một điểm quyết định trong chu trình vì đây là điểm mà tại đó hầu hết công ty thừa nhận lần đầu khoản nợ lien quan trên sổ sách của họ. Khi hàng hoá nhận được, quá trình kiểm soát thích hợp đòi hỏi sự kiểm tra mẫu mã, số lượng, thời gian đến và điều kiện.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra một bảng báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá.
1.1.2.3. Ghi nhận các khoản nợ người bán
Khi ghi nhận đúng đắn các khoản nợ của hàng hoá và dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến báo cáo tài chính và đến các khoản chi tiền mặt thực tế, do đó, phải hết sức cẩn thận để chỉ ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo số tiền đúng
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng mức của các lần mua vào và ghi chú vào sổ biên lai hoặc sổ nhật ký Các khoản phải trả.
1.1.2.4. Xử lý và ghi sổ các khoản tt cho người bán:
Đối với hầu hết các công ty, các biên lai do kế toán Các khoản phải trả lưu trữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản và bản gốc được gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu tại trong hồ sơ theo người được thanh toán.
1.1.3. Chứng từ sổ sách và các tài khoản liên quan đến chu trình:
1.1.3.1. Chứng từ sử dụng:
Yêu cầu mua: Được lập bởi bộ phận sử dụng (như bộ phận sản xuất) để đề nghị mua hàng hoá và dịch vụ.
Lệnh mua: Lặp lại các chi tiết có trong đề nghị mua, được gửi cho nhà cung cấp hàng để báo cho họ biết khách hàng sẵn sàng mua hàng hay dịch vụ để đề xuất.
Phiếu giao hàng: Được chuẩn bị bởi người cung cấp hàng. Phiếu giao nhận thường được kí bởi khách hàng để chỉ ra hàng hoá đã được nhận.
Phiếu nhận hàng: Tài liệu nhận được của người cung cấp hàng, đề nghị thanh toán cho các hàng hoá dịch vụ đã được chuyển giao.
1.1.3.2. Sổ sách sử dụng:
Nhật ký mua: Đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các hóa đơn, từng cái một, cùng với việc chỉ tên người cung cấp hàng, ngày của hoá đơn và các khoản tiền của các hoá đơn đó.
Sổ cái người cung cấp hàng: Danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi người cung cấp hàng. Tổng số của tài khoản người cung cấp hàng trong sổ cái phải bằng khoản tiền ghi ở dòng người cung cấp trong sổ cái chung.
Trích tài khoản người cung cấp hàng: Báo cáo nhận được của người cung cấp hàng (thường làm hàng tháng) chỉ ra các hoá đơn chưa thanh toán vào một ngày đặc biệt.
1.1.4. Mục tiêu kiểm toán chu trình mua hàng
và thanh toán:
Có căn cứ hợp lý - mọi khoản ghi sổ về tài khoản công nợ đều phải có chứng từ, hoá đơn hợp lý hợp lệ
Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).
Nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp dụng chính và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (giá trị, cách trình bày).
Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ, tính hiện hữu).
Các tài khoản phải trả người bán hàng bao gồm các giá trị hàng dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ khác đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hữu hiệu, tính sh).
Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).
Các giấy báo có và bút toán đều là có cơ sở
( tính hữu hiệu, tính chính xác).
1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng
và thanh toán
1.2.1. Mục đích của việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
+ Đảm bảo cho việc xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ được hợp lý.
+ Đảm bảo cho việc nhận hàng hóa dịch vụ đúng & hợp lý.
+ Đảm bảo cho việc ghi nhận các khoản nợ người bán là chính xác là hợp lý.
+ Đảm bảo cho việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng.
+ Đảm bảo cho việc xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán.
+ Đảm bảo chứng từ có sự phù hợp và trùng khớp với sổ sách.
+ Đảm bảo cho quá trình luân chuyển chứng từ được chính xác và hợp lý, hình thức thanh toán cho người bán được rõ ràng, chính xác
1.3. Chương trình kiểm toán mua hàng
và nợ phải trả người bán.
1.3.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ.
1.3.1.1. Tìm hiểu kiểm soát nội bộ
- Tìm hiểu những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mua hàng và thanh toán.
Tìm hiểu các rủi ro tiềm tàng mà doanh nghiệp không thể khắc phục được trong quá trình mua hàng và thanh toán.
- Tìm hiểu quá trình luân chuyển chứng từ của quy trình.
1.3.1.2. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát
và thiết kế các thử nghiệm cơ bản
- Kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của nợ phải trả. Đây là cơ sở để kiểm toán viên chọn lựa các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các khỏan phải trả vào thời điểm khóa sổ.
- Mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi kiểm toán viên phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái, phiếu nhập và các chứng từ không được đánh số liên tục
- Mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi kiểm toán viên nhận thấy các phiếu nhập được đánh số một cách liên tục và được lập tức thời cho mỗi hàng hóa nhập kho, các chứng từ được lập và ghi chép kịp thời vào sổ nhật ký
1.3.1.3. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
. Đối với nghiệp vụ mua hàng
Kiểm tra sự hiện diện của chứng từ trên biên lai.
Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua.
Theo dõi một chuỗi các biên lai
Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản
Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu có hóa đơn nào của người bán chưa được ghi vào sổ hay không
b. Đối với nghiệp vụ thanh toán
Thảo luận với con người và quan sát các hoạt động.
Theo dõi một chuỗi các phiếu chi. Kiểm tra các bảng cân đối với ngân hàng và quan sát quá trình chuẩn bị của chúng.
Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản và kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ .
Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu các chi phiếu có chưa được ghi vào sổ hay không.
Kiểm tra dấu hiệu của quá trình kiểm tra nội bộ
1.3.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
a. Đối với nghiệp vụ mua hàng
Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp, và sổ phụ các khoản phải trả đối với các số tiền lớn
Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ.
Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua vào.
So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua vào với số hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác.
So sánh sự phân loại với tài khoản tham chiếu theo hóa đơn của người bán.
So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán với ngày trên sổ nhật ký mua vào.
Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp với sổ phụ Các khoản phải trả vào sổ kho.
b. Đối với nghiệp vụ thanh toán
Đối chiếu các chi phiếu đã lĩnh tiền với bút toán nhật ký mua vào liên quan và kiểm tra tên và số tiền của người được thanh toán
Kiểm tra chữ ký phê chuẩn tính đúng đắn của chữ ký hậu của các phiếu chi đã lĩnh tiền và việc xóa sổ của ngân hàng.
Kiểm tra các chứng từ chứng minh như một phần cua các khảo sát nghiệp vụ mua vào.
Cân đối các khoản chi tiền mặt ghi sổ với các khoản chi tiền mặt trên bảng liệt kê của ngân hàng.
So sánh các phiếu chi đã lĩnh với sổ nhật ký mua hàng và các bút toán chi tiền mặt liên quan. Tính lại các khoản chiết khấu tiền mặt.
So sánh sự phân loại với sơ đồ tài khoản bằng cách tham chiếu với các hóa đơn của người bán và sổ nhật ký mua vào.
Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng sổ nhật ký và theo dõi các quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp và sổ phụ Các khoản phải trả.
Kiểm toán chu trình mua hàng, hàng tồn kho và giá vốn
1. Khái quát về chu trình mua hàng, hàng tồn kho và giá vốn
1.1. Nội dung của chu trình
1.1.1. Chu trình mua hàng:
- Chu trình mua vào và thanh toán gồm các quyết định và các quá trình cần thiết để có hàng hoá và dịch vụ cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
VD: Nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, vật tư điện nước, sửa chữa và bảo trì...
- Chu trình thường bắt đầu bằng sự khởi xướng của đơn đặt mua của người có trách nhiệm cần hàng hoá hay dịch vụ đó và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp về hàng hoá hay dịch vụ nhận được.
1.1.2. Chu trình hàng tồn kho:
Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới hình thái vật chất. Hàng tồn kho có thể được mua từ bên ngoài hoặc từ sản xuất để dùng vào mục đích sản xuất kinh doanh. Thông thường, chúng bao gồm những loại là: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa. Ngoài ra còn bao gồm một số hàng hóa thuộc quyền sở hữu của đơn vị nhưng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho đơn vị như hàng đang đi đường, hàng gửi bán....
Giá vốn hàng bán của thành phẩm, hàng hóa, lao vụ cung cấp trong kỳ. Giữa giá vốn hàng bán và hàng tồn kho có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
1.2. Đặc điểm của chu trình:
- Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của đơn vị - nhất là đối với doanh ngiệp thương mại và có thể được dự trữ ở nhiều địa điểm khác nhau
- Các khoản mục hàng tồn kho thường đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi hao mìn hữi hình và hao mòn vô hình như là mau hỏng, dễ bị lỗi thời...
- Gía trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cộng (hoặc trừ) các chi phí mua, các khoản được giảm giá, bớt giá...
- Có nhiều phương pháp khác nhau để đánh giá hàng tồn kho, vì thế sẽ dẫn đến kết quả khác nhau về lợi nhuận, về giá trị hàng tồn kho...
- Khi khóa sổ hàng tồn kho, việc tách biệt giữa các niên độ cũng là một vấn đề phức tạp đối với khoản mục này.
1.3. Mục tiêu của kiểm toán chu trình:
Mục đích chung của kiểm toán chu trình mua vào và thanh toán là đánh giá xem các số dư tài khoản có bị ảnh hưởng bởi chu trình này, có được trình bày trung thực và phù hợp với các nguyên tắc kế toán được thừa nhận hay không.
Mục tiêu đặc thù của chương trình kiểm toán mua hàng và thanh toán bao gồm các mục tiêu sau:
- Có căn cứ hợp lý - mọi khoản ghi sổ về tài khoản công nợ đều phải có chứng từ, hoá đơn hợp lý hợp lệ.
- Tất cả các chi phí mua hàng hay dịch vụ được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).
- Nguyên tắc hạch toán các chi phí được áp dụng chính và phù hợp với các chuẩn mực áp dụng trong khuôn khổ kiểm toán (giá trị, cách trình bày).
- Chia cắt niên độ được thực hiện chính xác (tính đầy đủ, tính hiện hữu).
- Các tài khoản phải trả người bán hàng bao gồm các giá trị hàng dịch vụ mua trả chậm và các khoản nợ khác đối với nhà cung cấp đã thực sự cung cấp hàng hay dịch vụ cho doanh nghiệp (tính hữu hiệu, tính sở hữu).
- Tất cả các khoản tiền đã trả được hạch toán chính xác (tính đầy đủ, tính chính xác).
- Các giấy báo có và bút toán đều là có cơ sở ( tính hữu hiệu, tính chính xác).
Đối với chu trình hàng tồn kho thì việc kiểm soát nhằm hướng tới các mục tiêu sau:
Dựa vào các mục tiêu kiểm toán tổng quát, có thể xá định mục tiêu kiểm toán đặc thù của khoản mục này như sau:
- HTK cuối kỳ phải được chứng minh rằng thật sự tồn tại và thật sự thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp
- Các nghiệp vụ HTK phải được ghi đầy đủ, đúng kỳ và được trình bày trên báo cáo tài chính.
- Việc đánh giá HTK đã tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và luật pháp, lập dự phòng giảm giá khi cần thiết
- Việc trình bày khai báo trên báo cáo tài chính trình bày đúng đắn giá trị HTK.
2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình
2.1. Mục đích kiểm soát chu trình:
- Đảm bảo cho việc xử lý các đơn đặt mua hàng hóa hay dịch vụ được hợp lý.
Ví dụ. Đảm bảo sự phê chuẩn đúng đắn nghiệp vụ mua hàng, số lượng hàng hóa là đúng theo yêu cầu, tránh cho việc mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết, trên các đơn đặt mua hàng có chữ ký của các bên có liên quan.
- Đảm bảo cho việc nhận hàng hóa dịch vụ đúng và hợp lý.
Đảm bảo cho số lượng hàng hóa, giá cả là hợp lý giữa hóa đơn và đơn đặt mua hàng. Để ngăn ngừa sự ăn cắp và lạm dụng thì điều quan trọng là hàng hóa phải được kiểm soát một cách chặt chẽ từ lúc nhận chúng cho đến khi chúng được chuyển đi. Nhân viên trong phòng tiếp nhận phải độc lập với nhân viên kho và phòng kế toán.
Mục đích của kiểm soát nội bộ trong chu trình hàng tồn kho và giá vốn hàng bán:
- Đối với quá trình kiểm soát vật chất:
Việc xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ ngăn ngừa việc mất mát, ăn cắp tài sản.Việc sử dụng các khu vực kho hàng riêng biệt, hạn chế ra vào kho nguyên vật liệu, hàng hoá, sản phẩm dở dang, thành phẩm là một thủ tục kiểm soát chủ yếu để bảo vệ tài sản.Ngoài ra trong nhiều trường hợp thì sự phân chia trách nhiệm cụ thể trong quản lý hàng tồn kho cho những cá nhân cũng hết sức càn thiết.
- Đối với quá trình kiểm soát ghi chép:
Các chứng từ được đánh số trước, được xét duyệt trước khi cho phép hàng vận động sẽ có tác dụng bảo vệ tài sản như không để sử dụng sai mục đích.Mặt khác quá trình ghi chép sổ sách hàng tồn kho phải tách biệt với người bảo vệ, quản lý tài sản. Sổ sách tổng hợp và chi tiết hàng tồn kho phải theo dõi cả về số lượng, chất lượng của hàng tồn kho đầu kỳ, nhập xuất, hàng tồn kho cuối kỳ cũng như phải rách biệt trách nhiệm của các bộ phận quản lý để có cơ sở điều tra khi phát sinh chênh lệch giữa kiểm kê và sổ sách.
2.2. Một số thủ tục kiểm soát chu trình mua hàng và hàng tồn kho
2.2.1. Quá trình hình thành đơn đặt hàng
Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt thì công ty cần lập một bộ phận mua hàng để xét duyệt mọi nghiệp vụ mua và đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lượng của nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ được mua. Như vậy, việc mua hàng luôn phải có sự phê chuẩn đúng đắn để đảm bảo rằng hàng hóa mua sẽ đúng theo mục đích của công ty tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết....
Các chứng từ mua hàng cần thiết:
- Phiếu mua hàng: Là phiếu yêu cầu cung ứng về hàng hóa của bộ phận có trách nhiệm. Phiếu này có thể được lập khi có nhu cầu đột xuất hay thường xuyên
- Đơn đặt hàng: Căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê chuẩn hành vi mua và lập đơn dặt hàng để gửi cho người bán.
Nó phải ghi rõ mọi thông tin có liên quan đến hàng hoá mà công ty có ý định mua như: số lượng, chủng loại, chất lượng, quy cách, giá cả,...
2.2.2 Nhận hàng hoá
Khi nhận hàng hoá một bộ phận nhận hàng sẽ phải kiểm tra về mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác và lập báo cáo nhận hàng, các nhân viên nhận hàng phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán, điều quan trọng là hàng hoá phải được kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến khi chuyển đi nhập.
2.2.3. Tồn trữ hàng hoá tại kho:
Là quá trình từ khi nhận hàng về được tồn trữ tại kho cho đến khi xuất ra để bán hoặc để sản xuất sản phẩm. Cần chú ý xác lập quy trình bảo quản ,tồn trữ để hàng hoá giảm hao hụt ,không bị giảm phẩm chất.
Chứng từ cần thiết khi đưa hàng tồn kho vào sản xuất là phiếu xin lĩnh vật tư. Căn cứ vào nhu cầu sản xuất, người phụ trách tại những bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, trong đó nêu số lượng, chất lượng của nguyên vật liệu cần thiết. Phiếu này được sử dụng để ghi vào sổ chi tiết và để hạch toán từ tài khoản nguyên vật liệu sang tài khoản sản phẩm dở dang.
2.2.4. Sản xuất sản phẩm:
Phương thức sản xuất sẽ tuỳ thuộc vào từng công ty, ví dụ: Sản xuất theo kế hoạch, theo định mức, theo nhu cầu của nền kinh tế và dự báo kinh doanh hay đơn đặt hàng...Tại các phân xưởng sản xuất khác nhau cần thiết lập các nội quy và quy trình sản xuất để theo dõi sản lượng, kiểm soát phế liệu, chất lượng, bảo vệ nguyên vật liệu...
Trong mọi công ty có hoạt động sản xuất, chế biến thì kiểm soát nội bộ đối với kiểm toán chi phí là một phần quan trọng của chức năng sản xuất. Cơ cấu kiểm soát đó giúp người quản lý vạch kế hoạch, kiểm soát và đánh giá hàng tồn kho xác thực.
2.2.5. Tồn kho thành phẩm:
Khi sản phẩm hoàn thành, các phân xưởng sản xuất sẽ chuyển cho kho thành phẩm.Ở đây cũng cần có những quy chế bảo quản, tồn trữ. Để kiểm tra nội bộ tốt, thành phẩm cần được theo dõi trên sổ chi tiết theo từng mặt hàng.
2.2.6. Tiêu thụ:
Mọi hành vi giao hàng hoặc bán sản phẩm đều phải được phê chuẩn là lập đầy đủ những thủ tục và chứng từ cần thiết:
- Đơn đặt hàng và quá trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: Trước khi hàng hoá được gửi đi, người có quyền hạn phải xét duyệt để phê chuẩn phương thức bán chịu áp dụng đối với từng khách hàng.Ở đây nếu kiểm soát nội bộ yếu kém sẽ dẫn đến gia tăng các khoản nợ khó đòi.
- Chứng từ vận chuyển: là tài liệu chứng minh hàng hoá đã được chuyển giao cho khách hàng và dùng để ghi nhận doanh thu. Chứng từ này là cơ sở để đảm bảo việc tính tiền là đúng đắn về số hàng đã gửi cho khách hàng. Các chứng từ vận chuyển phải được cập nhật thường xuyên vào sổ theo dõi hàng tồn kho.
- Hoá đơn bán hàng: Chứng minh về khoản nợ phải thu đối với người mua và là cơ sở để lập bút toán ghi Nợ TK phải thu và ghi Có TK Doanh thu bán hàng.
3. Chương trình kiểm toán chu trình mua hàng, hàng tồn kho và giá vốn
3.1. Chu trình mua hàng:
3.1.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ.
3.1.1.1. Tìm hiểu kiểm soát nội bộ
- Tìm hiểu những yếu tố có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình mua hàng và thanh toán như: Đơn đặt hàng, phương thức thanh toán ......
- Tìm hiểu các rủi ro tiềm tàng mà doanh nghiệp không thể khắc phục được trong quá trình mua hàng và thanh toán.
- Tìm hiểu quá trình luân chuyển chứng từ của quy trình.
3.1.1.2. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản.
- Kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho các cơ sở dẫn liệu chủ yếu của nợ phải trả. Đây là cơ sở để kiểm toán viên chọn lựa các thử nghiệm cơ bản cần thiết để kiểm tra các khỏan phải trả vào thời điểm khóa sổ.
- Mức rủi ro kiểm soát thấp đối với nợ phải trả là khi kiểm toán viên nhận thấy rằng các phiếu nhập được đánh số một cách liên tục và được lập tức thời cho mỗi hàng hóa nhập kho, các chứng từ được lập và ghi chép kịp thời vào sổ nhật ký, các khoản thanh toán được thực hiện đúng hạn và ghi chép kịp thời vào nhật ký và các sổ chi tiết.
- Mức rủi ro kiểm soát cao được đưa ra khi kiểm toán viên phát hiện rằng sổ chi tiết không thống nhất với sổ cái, phiếu nhập và các chứng từ không được đánh số liên tục và được sử dụng một cách tùy tiện, các nghiệp vụ mua hàng không được ghi chép mà để đến khi trả tiền mới ghi, các khoản phải trả thường thanh toán chậm trễ, quá hạn...Trong trường hợp này, kiểm toán viên phải mở rộng các thử nghiệm cơ bản để có thể xác định xem báo cáo tài chính có phản ánh trung thực mọi khoản phải trả của đơn vị vào thời điểm khóa sổ hay không.
3.1.1.3. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
ü Kiểm tra sự hiện diện của chứng từ trên biên lai.
+ Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn.
+ Kiểm tra dấu hiệu của việc hủy bỏ.
+ Kiểm tra dấu hiệu của kiểm soát nội bộ.
ü Theo dõi một chuỗi các đơn đặt mua.
+ Theo dõi một chuỗi các báo cáo nhận hàng.
ü Theo dõi một chuỗi các biên lai
+ Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ
ü Kiểm tra các thủ tục thủ công và sơ đồ tài khoản.
+ Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ
ü Kiểm tra các thủ tục thủ công và quan sát liệu có hóa đơn nào của người bán chưa được ghi vào sổ hay không
+ Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ
3.1.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản.
ü Xem xét lại sổ nhật ký mua hàng, sổ cái tổng hợp, và sổ phụ các khoản phải trả đối với các số tiền lớn và không bình thường.
+ Kiểm tra tính hợp lý và tính xác thực của các chứng từ chứng minh. Đối chiếu hàng tồn kho mua vào với các sổ sách thường xuyên.
ü Kiểm tra tính đúng đắn của chứng từ.
ü Đối chiếu một hồ sơ các báo cáo nhận hàng với sổ nhật ký mua vào.
+ Đối chiếu một hồ sơ các biêm lai với sổ nhật ký mua vào.
ü So sánh các nghiệp vụ ghi sổ trên sổ nhật ký mua vào với số hóa đơn của người bán, báo cáo nhận hàng và các chứng từ chứng minh khác.
+ Tính lại để kiểm tra tính chính xác về mặt giấy tờ của các hóa đơn của người bán kể cả các khoản chiết khấu và chi phí vận chuyển.
ü So sánh sự phân loại với tài khoảntham chiếu theo hóa đơn của người bán.
ü So sánh ngày của báo cáo nhận hàng và hóa đơn của người bán với ngày trên sổ nhật ký mua vào.
ü Khảo sát tính chính xác về mặt giấy tờ bằng cách cộng tổng số nhật ký và theo dõi quá trình chuyển sổ vào sổ cái tổng hợp với sổ phụ Các khoản phải trả vào sổ kho.
3.2. Chu trình hàng tồn kho và giá vốn
3.2.1. Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ
3.2.1.1. Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ
- Xem xét đánh giá những nhân tố chung có tầm quan trọng đặc biệt cho hàng tồn kho: năng lực của nhân viên, tổ chức các bộ phận kế toán kho, kế toán mua hàng, quản lý thành phẩm, xem xét hoạt động của kiểm toán nội bộ...
- Tìm hiểu về các rủi ro tiềm tàng trong hoạt động của khách hàng như rủi ro liên quan đến sản phẩm như do: lỗi thời, hư hỏng do quá hạn, mất phẩm chất, cạnh tranh...
- Tìm hiểu quy trình luôn chuyển chứng từ kể cả giai đoạn mua vào cho đến khi tiêu thụ sản phẩm. Tìm hiểu xem các chứng từ có được lập đúng đắn hay không? Có được ghi chính xác, đầy đủ hay không?
- Tìm hiểu các sơ đồ hạch toán, loại tài khoản sử dụng và các loại sổ sách sử dụng trong chu kỳ. Qua đó đánh giá xem các loại sổ sách này có đảm bảo cung cấp thông tin tài chính chính xác, đáng tin cậy cho công tác quản lý không? Hay có giúp cho việc kiểm tra khi cần truy cập chứng từ không?
- Hệ thống sổ sách chi tiết được mở ra có đảm bảo cung cấp số liệu chi tiết cho công việc điều hành cụ thể chưa?
- Xem xét các rủi ro liên quan đến việc đánh giá hàng tồn kho, xem xét khả năng của kế toán trong việc theo dõi và tính giá thành sản phẩm.
Tóm lại: Kiểm toán viên cần đánh giá là kiểm soát nội bộ có ngăn ngừa được việc thất thoát tài sản hay không? Có tuân thủ các nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn không?
3.2.1.2. Đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm kiểm soát
Ở mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ, đều có thể sử dụng các thử nghiệm kiểm soát liên quan để xem xét tính hữu hiệu của hệ thống.
Ví dụ như để kiểm tra sự hiện hữu hoặc phát sinh liên quan đến việc lưu kho hàng hoá thì các thử nghiệm kiểm soát là kiểm tra các phiếu nhập kho, báo cáo giao nhận hàng hoá; kiểm tra sự đính kèm giữa phiếu xuất kho với các lệnh xuất, phiếu lĩnh vật tư hay là quan sát kiểm kê hàng tồn kho, thực hiện kiểm kê lại.
3.2.1.3. Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
- Chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng, thực hiện các kiểm tra như kiểm tra về sự xét duyệt các nghiệp vụ, đối chiếu giữa đơn đặt hàng, báo cáo nhà hàng, hoá đơn người bán về số lượng và giá cả..., kiểm tra việc ghi chép trên sổ sách.
- Trong trường hợp đơn vị áp dụng phương pháp KKTX, kiểm tra hệ thống sổ chi tiết hàng tồn kho để đảm bảo sự ghi chép đầy đủ và chính xác trên sổ này.
3.2.1.4. Đánh giá lại rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm cơ bản
Sau khi đã thực hiện các thủ tục nêu trên, KTV sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu
Nếu KTV đánh giá rủi ro kiểm soát là thấp thì các thử nghiệm cuối năm có thể chỉ là đối chiếu giữa các loại sổ sách. Nếu đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát là trung bình thì có thể áp dụng thêm một số thủ tục nhằm phát hiện gian lận. Nếu đánh giá rủi ro kiểm soát là tối đa thì KTV phải mở rộng thủ tục kiểm tra chi tiết các khoản mục.
3.2.2. Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
3.2.2.1. Yêu cầu đơn vị cung cấp số liệu chi tiết hàng tồn kho, đối chiếu sổ cái và sổ chi tiết
- Xem xét tính hợp lý chung giữa các loại sổ sách hàng tồn kho bằng cách xem xét số dư tồn kho trên báo cáo tài chính và đối chiếu với sổ cái, xem xét đối chiếu số dư với số tổng cộng từ các sổ chi tiết trên bảng liệt kê hàng tồn kho
- Thực hiện các thử nghiệm về ghi chép để đảm bảo rằng hảng tồn kho trên bảng liệt kê hàng tồn kho phù hợp với các số liệu kiểm kê vật chất hàng tồn kho, sổ tổng cộng được cộng đúng và phù hợp với sổ cái.
- Thử nghiệm tính đầy đủ hàng tồn kho bằng cách đối chiếu các thẻ kho với các bảng liệt kê danh sách hàng tồn kho và đảm bảo rằng hàng tồn kho trên các thẻ kho đều được ghi chép.
- Xem xét sự phân chia của các loại nguyên vật liệu, sản phẩm đang chế tạo và thành phẩm bằng cách so sánh các thẻ kho, biên bản kiểm kê với bảng liệt kê danh sách hàng tồn kho để xem sự phân loại có được thực hiện đúng không?
- Đối chiếu các thẻ kho đã được nhận diện là không thuộc quyền sở hữu của đơn vị trong quá trình quan sát vật chất với bảng liệt kê danh sách hàng tồn kho. Xem lại các hợp đồng với bên cung ứng và với bên khách hàng..
3.2.2.2. Quan sát kiểm kê hàng tồn kho
Thực hiện các thủ tục quan sát kiểm kê hàng tồn kho, bao gồm:
ü Kiểm tra các hường dẫn về kiểm kê hàng tồn kho
ü Thực hiện kiểm kê chọn mẫu hàng tồn kho
ü Thu thập và kiểm tra thẻ kho
ü Thu thập các thông tin về khoá sổ
ü Nhận định hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời
ü Hoàn tất
Khi quan sát vất chất hàng tồn kho, kiểm toán viên cần chú ý một số vấn đề sau:
- Quan sát xem có sự chuyển dịch hàng tồn kho từ nơi này sang nơi khác không?
- Để đánh giá xem hàng tồn kho được ghi trên thẻ kho thực sự thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp hay không thì kiểm toán viên cần phải điều tra về hàng ký gửi hoặc hàng của khách còn gửi trong phạm vi kho bãi của công ty.
- Đánh giá sự chính xác của kiểm kê bằng cách kiểm tra lại các số liệu kiểm kê của doanh nghiệp để đảm bảo là số kiểm kê được ghi sổ chính xác vào thẻ kho
- So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết, điều tra các nguyên nhân của các sai phạm trọng yếu
- Khảo sát tính lạc hậu của hàng tồn kho bằng cách thẩm vấn các nhân viên phân xưởng, nhân viên quản lý, qua đó báo động những mặt hàng bị hư hỏng bị xếp vào những vị trí không thích hợp.
- Đánh giá về tính hợp lý của tỷ lệ phần trăm hoàn thành ghi trên thẻ kho của sản phẩm đang chế tạo
- Vào lúc gần hoàn tất của kiểm kê, phải theo dõi tất cả các sai lệch để đảm bảo là chúng đã được giải quyết thoả đáng.
3.2.2.3. Xem xét chất lượng hàng tồn kho
Thông qua quá trình quan sát trực tiếp hàng tồn kho, kiểm toán viên cần
- Thẩm vấn nhân viên phân xưởng , nhân viên quản lý và thủ kho về thời gian và trình tự của các lần nhập kho, xuất kho. Qua đó kiểm toán viên biết được hàng mới nhập hay nhập đã lâu và xem xét chất lượng hàng tồn kho tại các kho bãi.
- Xem xét các loại hàng tồn kho vào thời điểm cuối năm về tuổi thọ, về các đặc điểm lý, hoá, dễ hư hỏng của từng chủng loại. Xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, xắp xếp tại kho có đảm bảo, hay có phù hợp với các tiêu chuẩn hay không?
- Thẩm vấn các nhân viên kho hàng về các mặt hàng bán được nhiều nhất trong năm.
3.2.3. Kiểm tra việc đánh giá hàng tồn kho
Việc đánh giá đúng đắn hàng tồn kho là một trong những thủ tục quan trọng nhất khi kiểm toán hàng tồn kho. Trong quá trình kiểm tra việc đánh giá, có 2 vấn đề quan trọng liên quan đến việc đánh giá hàng tồn kho của khách hàng:
+ Phương pháp đánh giá đó phải được chuẩn mực, hoặc chế độ kế toán hiện hành cho phép.
+ Phương pháp đó phải được áp dụng nhất quán.
Ÿ Kiểm tra việc đánh giá hàng mua (nguyên vật liệu, hàng hoá...)
Công việc đầu tiên là xác định phương pháp đánh giá đơn vị sử dụng (nhập trước xuât trước, nhập sau xuất trước, ...)và các chi phí cấu thành giá trị hàng nhập kho (giá mua, chi phí mua hàng,chiết khấu...). Qua đó, kiểm toán viên xem xét phương pháp mà đơn vị chọn có được phép sử dụng không và áp dụng có nhất quán với năm trước hay không?
Trước hết kiểm toán viên nên kê ra các mặt hàng sẽ kiểm tra việc đánh giá, sau đó sẽ yêu cầu đơn vị cung cấp các hoá đơn của người bán có liên quan. Kiểm toán viên cần chú ý đến số lượng ghi trên hoá đơn, vì điều này ảnh hưởng lớn đến việc áp dụng phương pháp đánh giá hàng tồn kho. Để kiểm tra, tuỳ theo phương pháp đánh giá mà kiểm toán viên có cách kiểm tra thích hợp.
Trong kiểm tra đánh giá hàng tồn kho, kiểm toán viên cũng cần lưu ý đến việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Thông thường các hàng tồn kho bị giảm giá nhiều, lỗi thời, mất phẩm chất cần phải được lập dự phòng để phản ánh hàng tồn kho theo giá trị thuần tuý có thể thực hiện.
Ÿ Kiểm tra việc đánh giá hàng sản xuất (sản phẩm dở dang và thành phẩm)
Việc kiểm tra những loại này khá phức tạp, vì ngoài việc phải làm tương tư như mua hàng, kiểm toán viên còn phải tìm hiểu rõ về các chi phí cấu thành đó là:
- Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Kiểm toán viên phải kiểm tra cả đơn giá và số lượng nguyên vật liệu sử dụng. Việc kiểm tra đơn giá tương tự như việc
Những sai phạm thường gặp trong các phần hành kiểm toán
Hàng tồn kho
- Không kiểm kê HTK tại thời điểm 31/12 năm tài chính.
- Ghi nhận hàng tồn kho không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ: không ghi phiếu nhập kho, không có biên bản giao nhận hàng, không có biên bản đánh giá chất lượng hàng tồn kho.
- Xác định và ghi nhận sai giá gốc hàng tồn kho.
- Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
- Không làm thủ tục nhập kho cho mỗi lần nhập mà phiếu nhập kho gộp chung cho cả một khoảng thời gian dài.
- Không đối chiếu thường xuyên giữa thủ kho và kế toán.
- Chênh lệch kiểm kê thực tế và sổ kế toán, thẻ kho, chênh lệch sổ chi tiết, sổ cái, bảng cân đối kế toán.
- Chưa xây dựng quy chế quản lý vật tư, hàng hóa, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp.
- Công tác quản lý hao hụt, bảo quản hàng tồn kho không tốt. Vào thời điểm cuối năm, đơn vị không xem xét và kiểm soát tuổi thọ, đặc điểm lý hóa có thể dẫn đến hư hỏng của từng loại hàng tồn kho, không xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, sắp xếp tại kho để bảo đảm phù hợp với tiêu chuẩn kĩ thuật.
- Không tách biệt thủ kho, kế toán HTK, bộ phận mua hàng, nhận hàng.
- Không hạch toán trên TK 151 khi hàng về nhưng hóa đơn chưa về.
- Lập phiếu nhập xuất kho không kịp thời, hạch toán xuất kho khi chưa ghi nhận nhập kho.
- Phiếu nhập xuất kho chưa đúng quy định: không đánh số thứ tự, viết trùng số, thiếu chữ kí, các chỉ tiêu không nhất quán...
- Không lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu xuất kho, không viết phiếu xuất kho riêng cho mỗi lần xuất.
- Giá trị hàng tồn kho nhập kho khác giá trị trên hóa đơn và các chi phí phát sinh.
- Chưa lập bảng kê chi tiết cho từng phiếu nhập xuất kho.
- Quyết toán vật tư sử dụng hàng tháng chậm.
- Chưa lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn định kỳ hàng tháng, hàng quý; bảng tổng hợp số lượng từng loại nguyên vật liệu tồn kho để đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán.
- Không lập bảng kê tính giá đối với từng loại hàng tồn kho.
- Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho, mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại... nhưng vẫn hạch toán nhập kho.
- Hạch toán sai: không hạch toán theo phiếu xuất vật tư và phiếu nhập kho vật tư đã xuất nhưng không dung hết mà chỉ hạch toán xuất kho theo số chênh lệch giữa phiếu xuất vật tư lớn hơn phiếu nhập lại vật tư.
- Số liệu xuất kho không đúng với số liệu thực xuất.
- Xuất nhập kho nhưng không thực xuất, thực nhập mà ghi số liệu khống.
- Biên bản hủy hàng tồn kho kém phẩm chất không ghi rõ phương pháp kĩ thuật sử dụng để tiêu hủy.
- Hạch toán hàng tồn kho giữ hộ vào TK152 mà không theo dõi trên tài khoản ngoài bảng 002.
- Nguyên vật liệu, vật tư, hàng hóa kém chất lượng theo biên bản xác định giá trị doanh nghiệp không được xuất ra khỏi sổ sách.
- Khi lập BCTC hợp nhất HTK ở tài khoản 136,138 tại chi nhánh không được điều chỉnh về TK 152.
- Không hạch toán phế liệu thu hồi. Nguyên vật liệu xuất thừa không hạch toán nhập lại kho.
- Hạch toán sai: HTK nhập xuất thẳng không qua kho vẫn đưa vào TK 152, 153.
- Không hạch toán hàng gửi bán, hay hạch toán chi phí vận chuyển, bốc xếp vào hàng gửi bán, giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng, chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
- Phương pháp tính giá xuất kho, xác định giá trị sản phẩm dở dang chưa phù hợp hoặc không nhất quán.
- Phân loại sai TSCĐ là hàng tồn kho (công cụ, dụng cụ), không phân loại nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa.
- Phân bổ công cụ, dụng cụ theo tiêu thức không phù hợp, không nhất quán; không cóa bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ xuất dung trong kì.
- Không trích lập dự phòng giảm giá HTK hoặc trích lập không dựa trên cơ sở giá thị trường, lập dự phòng cho hàng hóa giữ hộ không thuộc quyền sở hữu của đơn vị. Trích lập dự phòng không đủ hồ sơ hợp lệ.
- Chưa xử lý vật tư, hàng hóa phát hiện thừa, thiếu khi kiểm kê.
- Chưa theo dõi chi tiết từng loại vật tư, nguyên vật liệu, hàng hóa...
- Chưa đối chiếu, kiểm kê, xác nhận với khách hàng về HTK nhận giữ hộ.
- Hạch toán nhập xuất HTK không đúng kì.
- Đơn giá, số lượng HTK âm do luân chuyển chứng từ chậm, viết phiếu xuất kho trước khi viết phiếu nhập kho.
- Xuất kho nội bộ theo giá ấn định mà không theo giá thành sản xuất.
- Xuất kho nhưng không hạch toán vào chi phí.
- Xuất vật tư cho sản xuất chỉ theo dõi về số lượng, không theo dõi về giá trị.
- Không theo dõi riêng thành phẩm và phế phẩm theo tiêu thức kế toán và tiêu thức kĩ thuật, chưa xử lý phế phẩm.
- Hạch toán tạm nhập tạm xuất không có chứng từ phù hợp hoặc theo giá tạm tính khi hàng về chưa có hóa đơn nhưng đã xuất dùng ngay, tuy nhiên chưa tiến hành theo giá thực tế cho phù hợp khi nhận được hóa đơn.
- Không theo dõi hàng gửi bán trên TK hàng tồn kho hoặc giao hàng gửi bán nhưng không kí hợp đồng mà chỉ viết phiếu xuất kho thông thường.
Hàng gửi bán đã được chấp nhận thanh toán nhưng vẫn để trên TK 157 mà chưa ghi nhận thanh toán và kết chuyển giá vốn.
- Hàng hóa, thành phẩm ứ đọng, tồn kho lâu với giá trị lớn chưa có biện pháp xử lý.
- Không quản lý chặt chẽ khâu mua hàng, bộ phận mua hàng khai khống giá mua (giá mua cao hơn giá thị trường).
- Công cụ, dụng cụ báo hỏng nhưng chưa tìm nguyên nhân xử lý hoặc vẫn tiếp tục phân bổ vào chi phí.
CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
1. Khái niệm hàng tồn kho
Theo Chuẩn mực kế toán số 02, hàng tồn kho là những tài sản:
a. Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường;
b. Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang;
c. Nguyên liệu, vật liệu, công dụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.
Hàng tồn kho bao gồm:
-Hàng hoá mua về để bán: hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi gia công chế biến;
-Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán;
-Sản phẩm dở dang:sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa nhập kho thành phẩm;
-Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường.
-Chi phí dịch vụ dở dang
2. Đặc điểm và các tài khoản sử dụng
2.1 Đặc điểm
2.2 Các tài khoản sử dụng
3. Xác định giá trị hàng tồn kho
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho.
Phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
Phương pháp tính giá thành sản phẩm.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
Trình bày báo cáo tài chính.
4. Một số sai phạm tiềm tàng phổ biến đối với hàng tồn kho
Xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng và đơn đặt hàng không do người có thẩm quyền ký duyệt dẫn đến việc mua hàng không phù hợp với yêu cầu, không đúng thời điểm gây lãng phí.
Người chịu trách nhiệm mua hàng thông đồng với nhà cung cấp mua hàng với giá cao để hưởng hoa hồng.
Người mua hàng kiêm nhiệm việc nhận hàng, do đó họ cấu kết với nhà cung cấp và nhận hàng không đúng quy cách, kém phẩm chất..., hay việc phân công người nhận hàng không có trình độ chuyên môn về chất lượng, cả hai trường hợp đều gây thiệt hại cho quá trình sản xuất, kinh doanh của công ty.
Kho không được kiểm tra chặt chẽ, do đó thủ kho dễ dàng tráo đổi hàng hoá trong kho vì lợi ích các nhân. Ngoài ra, do không được kiểm tra và tổ chức bảo quản tốt, hàng hoá trong kho dễ bị hư hỏng, giảm phẩm chất.
Thủ kho thông đồng với các trưởng bộ phận sản xuất, xuất kho vật liệu, công cụ..., hay nhân viên ở các phân xưởng lấy cắp vật tư, thành phẩm tại phân xưởng sản xuất để đem ra ngoài bán.
Khi giao hàng cho người vận chuyển không làm biên bản giao hàng, do đó người vận chuyển có thể đổi hàng của doanh nghiệp.
Các chứng từ không được đánh số trước, liên tục gây ra sự trùng lắp, nhầm lẫn. Số liệu kế toán không được theo dõi liên tục, hàng ngày gây ra áp lực công việc vào mỗi kỳ báo cáo, dẫn đến việc ghi nhầm số liệu, ghi trùng lắp các nghiệp vụ phát sinh.
Doanh nghiệp sử dụng phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho không nhất quán giữa các thời kỳ để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho và kết quả kinh doanh theo ý muốn.
5. Kiểm soát nội bộ đối với hàng tồn kho
5.1 Kiểm soát vật chất
5.2 Kiểm soát quá trình ghi chép
5.3 Các thủ tục kiểm soát
6. Mục tiêu của việc kiểm toán hàng tồn kho
7. Quy trình kiểm toán hàng tồn kho
7.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ
7.2 Xác lập mức trọng yếu và đánh giá rủi ro kiểm toán
7.3 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát
7.4 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản
2. Quy trình kiểm toán hàng tồn kho tại công ty AASC
2.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trên lý thuyết là hai bước riêng biệt và có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên trên thực tế hai bước này được tiến hành lồng vào nhau, trong khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng, kiểm toán viên cũng đồng thời đánh giá được hệ thống này vận hành ra sao và tiến hành lập chương trình kiểm toán cho phù hợp.
AASC cũng xây dựng cho mình một chương trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp các kiểm toán viên thực hiện dễ dàng hơn trong công việc này. Đối với khoản mục hàng tồn kho, thông qua các câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên có cái nhìn tổng quan về cách tổ chức kho bãi, cách thức quản lý trong sản xuất, quy trình mua hàng, bán hàng. Các thông tin này là cơ sở cho kiểm toán viên ước lượng được rủi ro kiểm soát, rủi ro tiềm tàng, phạm vi của các thủ tục kiểm toán.
Dưới đây là các câu hỏi đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của AASC, cung cấp các thông tin cần thiết cho một quy trình kiểm toán hàng tồn kho:
2.1.1 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với kho hàng
Đây là các câu hỏi cung cấp các hiểu biết về tổ chức kho bãi; cách bảo vệ kho; cách tổ chức và bảo quản hàng hoá, cách bổ nhiệm nhân sự ở kho, các phương pháp kiểm soát hàng nhập vào và xuất ra.
2.1.2 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng
Bán hàng và mua hàng là hai quy trình liên quan đến nhiều khoản mục, thông qua tìm hiểu hai quy trình này, người kiểm toán sẽ khái quát được chính sách mua bán hàng và cách thức kiểm soát của đơn vị để đảm bảo là nghiệp vụ mua bán thực tế xảy ra; được xét duyệt rõ ràng; hàng thực mua, thực nhập; hàng mua vào được kiểm nhận đầy đủ, đúng quy cách.
2.1.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình mua hàng
2.1.4 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quản lý sản xuất
Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là hai thông tin mà nhà quản lý đặc biệt quan tâm, nó phản ánh tính hiệu quả và chất lượng của các công việc hoàn thành, phản ánh năng lực sản xuất, tay nghề của công nhân, khả năng sinh lời của các sản phẩm. Qua tìm hiểu cách thức quản lý sản xuất kiểm toán viên có thêm những hiểu biết về cách kiểm soát chi phí của nhà quản lý, tìm ra ưu nhược điểm của hệ thống quản lý này để khoanh vùng kiểm toán.
2.2 Đánh giá rủi ro kiểm toán và xác lập mức trọng yếu
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ sở, nền tảng cho kiểm toán viên đánh giá rủi ro kiểm toán. Nếu doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt thì rủi ro kiểm soát và rủi ro tiềm tàng thấp, kiểm toán viên sẽ thu hẹp cỡ mẫu và mức sai sót trọng yếu tăng lên. Ngược lại, doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ yếu kém thì dẫn đến rủi ro kiểm toán cao, trường hợp này kiểm toán viên sẽ hạ mức sai sót có thể chấp nhận xuống và mở rộng các thử nghiệm chi tiết. Vấn đề đặt ra mức sai sót có thể chấp nhận được xác định như thế nào? Có nhiều cách để xác định mức trọng yếu. Mỗi công ty thiết lập riêng cho mình một chương trình xác định mức trọng yếu.
AASC cũng có một chương trình xác định mức trọng yếu riêng biệt. Dựa trên các thông tin trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, chương trình tự xác định mức trọng yếu cho từng khoản mục và mức trọng yếu cho tổng thể báo cáo tài chính.
2.3 Thử nghiệm kiểm soát
Dựa trên hiểu biết về kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp kiểm toán viên tiến hành các thử nghiệm kiểm soát. Tuy nhiên trên thực tế, do thời gian kiểm toán có hạn nên kiểm toán viên thường bỏ qua thử nghiệm kiểm soát và đi thẳng vào thực hiện các thử nghiệm cơ bản. Trong quá trình thực hiện các thử nghiệm cơ bản kiếm toán viên cũng đồng thời thực hiện thử nghiệm kiểm soát ( thử nghiệm đôi ).
2.4 Chương trình kiểm toán hàng tồn kho
2.4.1 Chứng kiến kiểm kê
Chứng kiến kiểm kê hàng tồn kho là một trong những thủ tục kiểm soát then chốt của đơn vị nhằm xác định số lượng và chất lượng hàng tồn kho. Kết quả kiểm kê có ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính của đơn vị. Do đó trên phương diện kiểm toán báo cáo tài chính, việc chứng kiến quá trình kiểm kê của kiểm toán viên là một thủ tục rất hữu hiệu và quan trọng, có thể cung cấp những bằng chứng đáng tin cậy về các mục tiêu đảm bảo sự hiện hữu, đầy đủ và đánh giá đối với hàng tồn kho.
Hiểu được tầm quan trọng của kiểm kê hàng tồn kho, AASC đã xây dựng cho mình một chương trình chứng kiến kiểm kê. Trong chương trình nêu rõ mục tiêu của công việc, các bước công việc cần thực hiện và mỗi bước tiến hành đều có hướng dẫn cụ thể giúp cho quá trình kiểm kê đạt hiệu quả và phản ánh trung thực hàng tồn kho của doanh nghiệp được kiểm toán, ngoài ra còn cung cấp cho kiểm toán viên những hiểu biết về đặc điểm hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, cách thức tổ chức kho hàng có hợp lý, cách bảo quản hàng hoá tốt hay không, cách thức bảo vệ và kiểm soát kho có chặt chẽ hay không.
2.4.2 Hàng tồn kho và dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Theo BCTC khoản mục hàng tồn kho bao gồm: 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159 và 611 (đối với kiểm kê định kỳ ), do đó khi kiểm toán thì các tài khoản này sẽ được kiểm tra. Tuy nhiên, theo chương trình kiểm toán của AASC, thì khoản mục hàng tồn kho được tách làm hai phần riêng biệt : hàng tồn kho và dự phòng giảm giá hàng tồn kho (151, 152, 153, 155, 156, 157, 159) ; chi phí sản xuất, tính giá thành, sản phẩm dở dang (621, 622, 627, 154).
Mỗi chương trình kiểm toán đều đưa ra các mục tiêu cần đạt đến của công việc, nhiều bước làm việc, mỗi bước đều được hướng dẫn cụ thể, rõ ràng những công việc cần thực hiện, các tài liệu cần thu thập, các điểm cần chú ý, các dấu hiệu bất thường, những mục tiêu thoả mãn. Ngoài ra, chương trình còn đưa ra nhiều bước thay thế khi một số bước công việc không thực hiện được tại thời điểm kiểm toán nhằm bảo đảm công việc kiểm toán được thực hiện có hiệu quả cao nhất. Tuỳ theo đặc điểm, tình hình của doanh nghiệp và kinh nghiệm xét đoán của từng người, kiểm toán viên sẽ lựa chọn cách thức kiểm cho phù hợp. Kết cấu của một chương trình kiểm toán đều có mục tiêu cần đạt được, thủ tục phân tích, thử nghiệm chi tiết, phần kết luận.
2.4.3 Chi phí sản xuất, tính giá thành, sản phẩm dở dang
4.1 Bảo vệ hàng tồn kho
4.1.1 Rủi ro
Hàng tồn kho có thể bị mất cắp và việc mất cắp có thể được che dấu. Một khả năng khác là công nhân có thể huỷ bỏ hoặc dấu kín những sản phẩm có lỗi để tránh bị phạt về những sản phẩm đó.
4.1.2 Giải pháp
Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho) khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ).
Nên cất giữ vật tư và thành phẩm vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền mới có khoá mở chỗ đó.
Giống như cách kiểm soát tiền mặt, mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.
Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có thể kết hợp với phiếu xuất hàng.
Hàng tồn kho, bao gồm cả sản phẩm dở dang, phải được dán nhãn và theo dõi ở quy mô lô hàng nhỏ nhất có thể được và ở mỗi công đoạn sản xuất nhỏ nhất có thể được - để có thể dễ dàng phát hiện ra bất kỳ hàng hoá nào thất lạc. Hệ thống theo dõi thường bao gồm sổ sách kế toán, sổ sách sản xuất và một số loại nhãn hoặc mã vạch trên hàng hoá.
Khi di chuyển sản phẩm dở dang giữa các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất, phiếu lưu chuyển sản phẩm cần được chuyển giao giữa các tổ trưởng của các địa điểm hoặc công đoạn sản xuất đó.
Ít nhất là hàng tháng công ty nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra kỹ càng.
Kiểm soát Mua hàng
3.1 Chỉ người có thẩm quyền mới lập phiếu đề nghị mua hàng 3.1.1 Rủi ro Người không có thẩm quyền có thể vẫn đề nghị mua hàng được. 3.1.2 Giải pháp Công ty nên chuẩn hoá và đánh số trước các phiếu đề nghị mua hàng của từng phòng ban đề nghị mua hàng như là một biện pháp kiểm soát các phiếu đề nghị mua hàng hiện tại để đảm bảo rằng hàng đề nghị mua được đặt hàng và hàng được nhận chính xác. Phiếu này phải được người có thẩm quyền ký duyệt và phải được đối chiếu đến tài khoản trên sổ cái để người đề nghị mua hàng có trách nhiệm về ngân sách chi. Việc mua hàng chỉ được tiến hành khi trình phiếu đề nghị mua hàng được uỷ quyền. 3.2 Ngăn chặn gian lận trong việc đặt hàng nhà cung cấp 3.2.1 Rủi ro Nhân viên mua hàng gian lận trong việc đặt hàng chẳng hạn đặt hàng mà nhân viên này sử dụng cho mục đích riêng và có thể trình hoá đơn để được thanh toán liên quan đến khoản mua hàng hư cấu đó. 3.2.2 Giải pháp Nên tách biệt chức năng đề nghị mua hàng và chức năng đặt hàng. Nói cách khác, mọi việc mua hàng chỉ do phòng thu mua tiến hành và phòng thu mua phải độc lập với các phòng khác. Phòng thu mua chỉ nên đặt hàng nhà cung cấp khi nhận được phiếu đề nghị mua hàng tiêu chuẩn đã được người có thẩm quyền ký duyệt. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và tham chiếu đến số của phiếu đề nghị mua hàng, và cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hoá/dịch vụ, số lượng, giá cả, quy cách, v.v.... Các liên của đơn đặt hàng này nên được chuyển đến phòng nhận hàng, phòng kế toán và phòng đề nghị mua hàng để giúp kiểm tra nhận hàng và thanh toán sau đó. 3.3 Kiểm soát việc nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp 3.3.1 Rủi ro Nhân viên mua hàng có thể chọn nhà cung cấp mà không bán hàng hoá/dịch vụ phù hợp nhất hoặc ở mức giá thấp nhất có thể vì nhân viên này nhận tiền hoa hồng không được phép từ nhà cung cấp. 3.3.2 Giải pháp Công ty nên áp dụng cách thức đòi hỏi ít nhất ba báo giá từ ba nhà cung cấp độc lập đối mỗi khi mua hàng hoặc với mỗi khoản mua hàng trên một mức nào đó. Công ty nên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng để tránh tình trạng một người có quan hệ với một số nhà cung cấp nhất định trong một thời gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp dụng một chính sách kỷ luật chặt chẽ khi phát hiện nhân viên nhận tiền hoa hồng không được phép và nên định kỳ tiến hành kiểm tra việc này. Công ty cũng nên áp dụng cách thức mà các phòng đề nghị mua hàng định kỳ cho ý kiến phản hồi về hoạt động của phòng thu mua. 3.4 Nhận đúng hàng 3.4.1 Rủi ro Nhân viên nhận hàng có thể nhận sai hàng - chẳng hạn như hàng hoá sai về số lượng, chất lượng hay quy cách. 3.4.2 Giải pháp Nên tách biệt chức năng nhận hàng với chức năng đề nghị mua hàng, khi có thể được, và chức năng đặt hàng. Nhân viên nhận hàng, thường là thủ kho ở một số công ty, chỉ nên nhận hàng khi đã nhận được đơn đặt hàng hợp lệ do phòng thu mua gửi đến. Những biên bản nhận hàng được đánh số từ trước nên được lập mỗi khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Nhân viên nhận hàng nên thực hiện các biện pháp thích hợp để đo lường hàng hoá nhằm đảm bảo hàng hoá thực nhận đồng nhất với đơn đặt hàng về từng quy cách. Một nhân viên kiểm tra chất lượng độc lập nên hỗ trợ việc nhận hàng nếu các quy cách quá phức tạp mà nhân viên nhận hàng không thể đánh giá chính xác được. Biên bản nhận hàng nên có một mục chỉ rõ đã kiểm tra chất lượng, nếu thấy phù hợp. Một liên của biên bản nhận hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên được gửi cho phòng kế toán để làm chứng từ hạch toán và gửi cho phòng đề nghị mua hàng để làm bằng chứng về quy trình mua hàng đã hoàn thành. 3.5 Ngăn chặn hoá đơn đúp hoặc hoá đơn giả do nhà cung cấp phát hành 3.5.1 Rủi ro Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp. 3.5.2 Giải pháp Khi công ty nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, tất cả các hoá đơn nên được đánh số theo thứ tự để việc sau đó việc kiểm tra về tính liên tục của các số hoá đơn có thể giúp xác định việc tất cả các hóa đơn nhận được đã được hạch toán. Một biện pháp kiểm soát tốt cũng bao gồm việc đóng dấu lên hoá đơn để ghi rõ số tham chiếu của đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng, mã tài khoản, nếu phù hợp, và tên viết tắt của nhân viên thực hiện việc kiểm tra này. Việc này sẽ giúp ích cho quá trình đối chiếu chứng từ. Kế toán nên kiểm tra các chi tiết của hoá đơn so với đơn đặt hàng và biên bản giao hàng liên quan và lưu giữ chung các chứng từ này. Việc này đảm bảo là tất cả các hoá đơn, vốn là cơ sở để thanh toán cho nhà cung cấp, sẽ liên quan đến những giao dịch mua hàng hợp lệ và nhận đúng hàng. 3.6 Thanh toán mua hàng chính xác 3.6.1 Rủi ro Khi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền mặt có thể có thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo hoặc cho người giả mạo hoặc hoá đơn bị thanh toán hai lần liền. 3.6.2 Giải pháp Phòng kế toán, hoặc đối với một số công ty là bộ phận công nợ phải trả của phòng kế toán, nên lưu giữ một danh sách các ngày đến hạn thanh toán. Khi đến hạn, kế toán phải trình không chỉ hoá đơn mà cả đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng cho người có thẩm quyền ký duyệt thanh toán. Phòng mua hàng nên có trách nhiệm thông báo cho phòng kế toán về bất kỳ thay đổi gì liên quan đến việc mua hàng mà có thể dẫn đến thay đổi thanh toán, chẳng hạn như thời hạn thanh toán, chiết khấu, hàng mua bị trả lại, v.v..... Ngoài ra, bất kỳ thay đổi nào như thế cần sự uỷ quyền thích hợp trước khi thay đổi việc thanh toán. Tất cả các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được đánh số trước. Hoá đơn đã thanh toán nên được đóng dấu "Đã thanh toán" và số thứ tự của các séc, uỷ nhiệm chi và phiếu chi tiền mặt nên được ghi lại.
MUA HÀNG VÀ THỦ TỤC THANH TOÁN
I- Mục tiêu
Thủ tục Thanh Toán nhằm để hướng dẫn các bộ phận về chính sách và các thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp và người được thanh toán.
II- Qui định chung
1. Bộ Phận Phụ Trách Mua Hàng có trách nhiệm thu thập các chứng từ sau đây để nộp cho Bộ Phận kế toán khi yêu cầu thanh toán:
- Hóa đơn nhà cung cấp
- Phiếu Nhận Hàng (hoặc Biên Bản Cung Cấp Dịch Vụ)
- Đơn Đặt Hàng hoặc Hợp Đồng, biên bản thanh lý hợp đồng (nếu có)
- Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng
2. Bộ Phận kế toán có trách nhiệm thực hiện việc thanh toán theo những điều khoản đã được ký kết và theo chính sách của Công ty. Trong bất kỳ trường hợp nào, thời gian xứ lý cho một nghiệp vụ thanh toán sớm nhất là một (1) ngày, nhưng tiêu chuẩn là ba (3) ngày tính từ khi nhận đầy đủ hồ sơ thanh toán.
3. Tất cả việc mua hàng hoặc dịch vụ có giá trị trên 100,000VND, thì phải có hóa đơn tài chính. Các trường hợp mua hàng hoặc dịch vụ dưới 100,000VND thì chỉ cần biên nhận thanh toán hoặc hóa đơn bán lẻ (có ghi tên người bán, địa chỉ và chữ ký). Các trường hợp ngoại lệ phải được Kế koán trưởng hoặc Giám Đốc chấp thuận trước khi thực hiện.
4. Tất cả các khoản thanh toán trên 5,000,000VND cho nhà cung cấp phải được thực hiện dưới hình thức chuyển khoản. Các trường hợp ngoại lệ sẽ do Kế toán trưởng hoặc Giám Đốc quyết định.
5. Các hoá đơn có giá trị từ 10.000.000đ trở lên phải được thực hiện trên cơ sở có hợp đồng mua bán, biên bản thanh lý hợp đồng. Trường hợp đặc biệt (không thể ký kết hợp đồng) phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
6. Thủ tục ký duyệt phải tuân thủ đúng theo Thẩm Quyền Ký Duyệt của Công ty.
7. Để thực hiện chức năng thanh toán và kiểm soát một cách hiệu qủa, các kế toán viên cần phải:
- Hiểu rõ chức năng và trách nhiệm của từng phòng ban trong Công ty;
- Hiểu rõ qui trình lưu chuyển chứng từ giữa các bộ phận.
- Kiểm tra tính chính xác, hợp lý và bản chất các khoản thanh toán hoặc chi phí.
8. Các chỉ tiêu đo lường tính hiệu qủa của thủ tục là:
· Thời gian trung bình từ lúc duyệt chứng từ đến lúc thanh toán.
· Thời gian trung bình xư lý hóa đơn, chứng từ.
· Số lần sai sót
· Giá trị sai sót
· Số lần than phiền của nhà cung cấp.
9. Các chứng từ thanh toán và liên quan phải được đóng dấu "ĐÃ THANH TOÁN" ngay khi việc thanh toán được thực hiện xong.
SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT
III- Thủ tục chi tiết
Bước 1: Tập hợp chứng từ thanh toán và chuẩn bị Phiếu đề nghị thanh toán
1. Bộ Phận Phụ Trách Mua Hàng có trách nhiệm tập hợp và kiểm tra chứng từ để yêu cầu thanh toán :
- Hóa đơn nhà cung cấp
- Phiếu Nhận Hàng (hoặc Biên Bản Cung Cấp Dịch Vụ)
- Đơn Đặt Hàng hoặc Hợp Đồng (nếu có)
- Phiếu Yêu Cầu Mua Hàng
- Phiếu nhập kho có chữ ký xác nhận của thủ kho và người phụ trách.
2. Bộ Phận Phụ Trách Mua Hàng chuẩn bị Phiếu đề nghị thanh toán hoặc phiếu thanh toán tạm ứng, đính kèm với các chứng từ gốc liên quan nêu ở bước 1.
3. Phiếu đề nghị thanh toán phải được kiểm tra và ký duyệt bởi Trưởng Bộ Phận trước khi được chuyển qua cho Bộ Phận Kế Toán.
4. Phiếu đề nghị thanh toán và các chứng từ liên quan sẽ được tiếp tục chuyển qua cho Bộ Phận Kế Toán để xử lý thanh toán.
(*) Ghi chú:Ttrong một số trường hợp, Bộ Phận Kế Toán có thể tiến hành các thủ tục thanh toán trực tiếp. Trong những trường hợp này, Kế toán viên sẽ lập phiếu đề nghị thanh toán.
Bước 2: Kiểm tra chứng từ thanh toán
5. Khi kế toán viên nhận hồ sơ thanh toán, sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác, hợp lý và hiệu lực của hóa đơn nhà cung cấp và các chứng từ liên quan căn cứ theo Qui định và chính sách của Công ty.
6. Trong trường hợp có phát sinh sai sót hoặc chứng từ không đầy đủ, thất lạc, Kế toán có thể giải quyết như sau:
- Đối với sai phạm trên hóa đơn, thì yêu cầu Bộ Phận Phụ Trách Mua Hàng liên lạc với nhà cung cấp để điều chỉnh hoặc phát hành hóa đơn mới tùy theo mức độ sai phạm;
- Đối với chứng từ không đầy đủ, thì yêu cầu Bộ Phận Yêu Cầu Thanh Toán cung cấp thêm chứng từ cần thiết;
- Nếu mất chứng từ, thì yêu cầu các bộ phận liên quan lấy bản copy từ nhà cung cấp hoặc lập biên bản mất có chữ ký cần của các bên liên quan.
Bước 3: Ghi nhận khoản phải trả và lưu trữ
7. Sau khi chứng từ thanh toán đã đầy đủ và hợp lệ, Kế toán viên sẽ ghi nhận khoản phải trả và lưu chứng từ vào Hồ Sơ Thanh Toán theo ngày đáo hạn (trong trường hợp mua hàng có qui định thời hạn hưởng chiết khấu).
Bước 4: Duyệt thanh toán
8. Căn cứ vào ngày đáo hạn thanh toán, Kế toán viên sẽ trình Phiếu đề nghị thanh toán cùng với các chứng từ liên quan cho Kế Toán Trưởng duyệt kiểm tra lần cuối cùng.
9. Sau khi các hồ sơ thanh toán đã được Kế Toán Trưởng duyệt sẽ được chuyển cho Tổng Giám Đốc duyệt căn cứ theo Thẩm Quyền Ký Duyệt của Công ty.
10. Các hồ sơ thanh toán không được duyệt, sẽ được giữ lại để giải quyết.
Bước 5: Thực hiện thanh toán cho người cung cấp/thụ hưởng
11. Nếu thanh toán thực hiện thông qua ngân hàng, thì kế toán sẽ chuẩn bị Ủy Nhiệm Chi và lấy chữ ký của người có thẩm quyền. Nếu thanh toán bằng tiền mặt, kế toán sẽ chuẩn bị Phiếu Chi Tiền Mặt ,lấy chữ ký của Kế Toán Trưởng và Tổng Giám Đốc trên cơ sở Phiếu đề nghị thanh toán đã được duyệt.
12. Thủ Qũy sẽ tiến hành thực hiện thanh toán cho người thụ hưởng qua ngân hàng hoặc chi bằng tiền mặt, lấy chữ ký người nhận tiền (nếu chi bằng tiền mặt) và đóng dấu "ĐÃ THANH TOÁN" trên phiếu đề nghị thanh toán, chứng từ chi tiền, hóa đơn và các chứng từ liên quan.
Đối với Phiếu Chi Tiền Mặt:
· 1 liên cho người nhận tiền
· 1 liên cho Kế Toán ghi nhận nghiệp vụ
· 1 liên để Thủ Quỹ lưu
Bước 6: Ghi nhận bút toán thanh toán và lưu trữ chứng từ
13. Sau khi hoàn tất việc thanh toán, Thủ Quỹ sẽ chuyển lại chứng từ thanh toán và các chứng từ liên quan khác cho Kế toán viên.
14. Trên cở sở chứng từ thanh toán và hóa đơn, Kế toán ghi sổ kế toán.
15. chứng từ thanh toán và các chứng từ liên quan sẽ được lưu trữ tại Bộ Phận Kế Toán.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro