Mười sự cố in ấn thường gặp và cách xử lý

Để giúp bạn tránh những sự cố trong khi in ấn, bài viết này sẽ điểm qua một số trường hợp trục trặc thường gặp nhất và hướng khắc phục chúng. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ sử dụng chiếc máy in, một trong những công cụ không thể thiếu trong công việc thường ngày ở văn phòng, một cách hiệu quả hơn.

1/Không có gì xuất hiện khi bạn cố in

Không thể in bất cứ nội dung gì là sự cố in thông thường nhất nhưng cách khắc phục thường cũng đơn giản nhất: Bạn phải kiểm tra để xem dây nguồn của máy in đã được cắm vào ổ điện, máy in đã được bật và nối với máy tính hay chưa (!).

2/Các lề và các ngắt dòng trên các trang của bạn đều không thích hợp

Các lề của bạn quá rộng hoặc bạn in trên giấy có kích cỡ không chính xác (rất hay gặp nếu bạn nhận tài liệu từ một người khác). Trong trường hợp này hãy chọn File/Page Setup, nhấn tab Paper trong hộp thoại Page Setup và sau đó xem trong mục Paper Size để biết loại giấy Word sẽ dùng để in tài liệu. Nếu bạn thấy mục Paper Size là "A4 210x297mm" thì đây là một tiêu chuẩn kích cỡ giấy ngoại. Nhấp Cancel trong hộp thoại Page Setup và thực hiện các bước sau đây để giải quyết vấn đề này :

+. Chọn Tools/Options để mở hộp thoại Options.

+. Chọn tab Print.

+. Chọn hộp kiểm Allow A4/Letter Paper Resizing nếu nó chưa được chọn và nhấp OK.

+. In tài liệu của bạn

3. Bạn gặp sự cố trong việc in một tài liệu dài mà bạn đã chia thành các phần

Việc in các tài liệu đã được tổ chức thành các phần riêng biệt là điều rắc rối, đặc biệt nếu mỗi phần có sơ đồ đánh số riêng của nó (ví dụ, các trang trong phần thứ nhất của tài liệu - phần mục lục chẳng hạn - không được đánh số). Việc biết trang nào mà bạn đang xem và các trang nào để in có thể là điều khó khăn. Thanh Status cho bạn biết rằng bạn đang ở trang 8 nhưng tiêu đề trên trang 8 lại cho thấy rằng bạn đang ở trang 5 (trang thứ 5 trong phần hai). Vì thế, nếu một tài liệu được tổ chức thành các phần có cách đánh số trang khác nhau, hãy in lần lượt từng phần một.

4. Các Fonts có diện mạo không thích hợp

Trước tiên, bạn hãy xem tài liệu từ cửa sổ Print Layout để bạn có thể thấy các font hiển thị như thế nào. Nếu chúng không hiển thị đúng thì có thể tài liệu của bạn chứa các font mà máy in của bạn không hỗ trợ. Hãy thay thế các font này bằng các font TrueType. Những font này có các mẫu tự "TT" kế bên tên của chúng trên menu Font, có đặc điểm là hiển thị giống nhau khi được xem trên màn hình và khi được in ra giấy.

5. Hình ảnh không được in ra

Máy tính của bạn có thể thiếu bộ nhớ. Thử tắt máy, khởi động lại máy tính và in lại. Nếu như vậy vẫn không được gì, hãy kiểm tra những khả năng dưới đây :

+ Chọn File/Print và nhấp nút Options trong hộp thoại Print. Trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đảm bảo hộp kiểm Drawing Object đã được chọn.

+ Cũng trong hộp thoại Print thứ hai, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Draft Output để yêu cầu Word in các tài liệu với ít định dạng hơn. Tùy chọn này dùng để làm việc với các tài liệu trong giai đoạn sửa bản in.

6. Một trang trống được in tại cuối tài liệu

Trang trống được in ra bởi vì bạn để lại một vài đoạn trống ở cuối tài liệu. Nhấn CTRL+ END để đi đến cuối tài liệu, nhấp nút Show/Hide để xem các ký hiệu định dạng đoạn ở cuối văn bản và xoá các ký hiệu này.

7. Header và Footer xuất hiện không chính xác

Nếu header và footer của bạn không nằm vừa trên trang, không có đủ chỗ trống trong lề dành cho header hay footer hoặc chúng nằm trong phần không in ra của trang. Để tạo nhiều chỗ trống hơn cho các header và footer, hãy chọn File/Page Setup, chọn tab Margin trong hộp thoại Page Setup và phóng to lề trên và lề dưới. Đi đến tab Layout và tăng khoảng cách From Edge để header và foooter không bị đẩy vào phần không in của trang.

8. Word không cho bạn chọn lệnh File -> Print

Nếu lệnh File/Print mờ đi trên máy tính của bạn và bạn không thể chọn lệnh này là do máy tính của bạn không biết rằng nó được liên kết với một máy in. Hãy cài đặt lại máy in.

9. Bạn không thể in các đường viền trang

Hầu hết các máy in không thể in text hay hình ảnh nằm quá gần mép của trang. Theo mặc định, các đường viền nằm gần mép của trang, đây là lý do tại sao máy in của bạn không thể xử lý chúng. Hãy thực hiện các bước sau đây để giải quyết sự cố này :

+. Chọn Format/Borders and Shading. Hộp thoại Borders and Shading xuất hiện

+. Chọn tab Page Boder

+. Nhấp nút Options để mở hộp thoại Borders and Shading Options.

+. Bên dưới Margin, nhập các kích cỡ (tính theo điểm ảnh) lớn hơn vào các hộp Top, Bottom, Left và Right để di chuyển các đường viền hơi ra xa khỏi mép của trang.

+. Nhấp OK hai lần.

10. Máy in của bạn in quá chậm

Tốc độ in phụ thuộc vào tốc độ xử lý các yêu cầu in tài liệu. "In ở chế độ nền " nghĩa là Word có thể in các tệp trong khi bạn thực hiện những tác vụ khác - định dạng một tài liệu hay nhập văn bản chẳng hạn. Bằng cách tắt chế độ in nền, bạn yêu cầu Word dành tất cả nguồn tài nguyên của nó vào tác vụ in và kết quả các tài liệu sẽ được in nhanh hơn. Tuy nhiên, điểm bất lợi là bạn không thể thực hiện công việc nào cả trên tài liệu khi nó đang được in ra.

Thực hiện các bước sau nếu bạn muốn tắt cơ chế in trong nền

- Chọn Tools/Options.

- Chọn tab Print trong hộp thoại Options.

- Hủy chọn hộp kiểm Background Printing và nhấp OK.

Một số lời khuyên khi sử dụng máy in để phục vụ cho việc in ấn

- Bạn nên chọn mua chủng loại giấy in theo đúng yêu cầu của sách hướng dẫn đi kèm, không nên mua những giấy in kém chất lượng (như quá mỏng chẳng hạn) vì giấy chất lượng kém dễ bị kẹt trong khi in. Không nên để giấy in trong môi trường ẩm ướt vì như vậy khi in có thể sẽ có các đốm mực trên giấy.

- Luôn cập nhật trình điều khiển (driver) cho máy in từ website của nhà sản xuất để cải thiện hoạt động của máy in như sửa lỗi các sự cố in ấn trong máy và có thêm nhiều tính năng mới.

- Luôn dành thời gian vệ sinh máy in hàng tuần, không để bụi bẩn bám vào máy in hay giấy vụn sót lại trong máy vì nó sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy và nhất là bạn phải giữ cho đầu in (printhead) luôn được sạch.

Hy vọng qua bài viết này công việc in ấn của bạn được suôn sẻ và trôi chảy hơn.

Nguyễn Minh Luân - Nguyễn Thị Bích Nhung

(CLB Tin Học NiT - Trường ĐH Công nghiệp TP. Hồ Chí Minh)

Email: [email protected]

Tối ưu hình ảnh cho màn hình LCD

Tác giả: Minh Phúc

Theo PCWorld, VietNamNet

Phải dành phần lớn thời gian của mình làm việc trên máy tính, bạn cảm thấy quá mệt mỏi, và không thoải mái khi làm việc với màn hình CRT cũ kĩ. Sở hữu màn hình LCD cho công việc của mình không phải là yêu cầu quá cao bởi giá cả và chủng loại màn hình LCD rất đa dạng, phong phú, phù hợp với mọi yêu cầu của người sử dụng.

Tuy nhiên, để hiệu chỉnh màn hình LCD sao cho thích hợp, tối ưu nhất thì lại hoàn toàn khác biệt so với màn hình CRT, mặc dù những thiết lập cấu hình cũng không có nhiều khác biệt lắm so với CRT. Bài viết này sẽ giúp bạn đọc tối ưu hình ảnh, đạt chất lượng tốt nhất với màn hình LCD.

Cài đặt driver cho card đồ hoạ mới nhất

Trước hết, để đạt chất lượng hình ảnh tốt nhất như mong muốn, một phần rất lớn còn phụ thuộc vào card đồ hoạ và chipset của máy tính. Hãy đảm bảo chắc chắn bạn đã cập nhật trình điều khiển (driver) cho card màn hình mới nhất, đó là cách đơn giản và nhanh nhất để tối ưu chất lượng hình ảnh. Để nâng cấp, hãy tải driver mới nhất về từ trang chủ của nhà sản xuất và thực thi file cài đặt (.exe).

Trong một số trường hợp, bạn cần phải thực hiện cài đặt bằng tay. Trong Windows XP, nhấn chuột phải vào My Computer, chọn Properties, và chọn Hardware, Device Manager, và nhấn đúp vào mục "Display adapters". Tiếp theo, lựa chọn Update Driver trong thẻ Driver.

Lưu ý: Một số trình điều khiển yêu cầu khởi động lại PC. Bạn cũng không nên tải các bản beta của những trình điều khiển này. Chúng đang được thử nghiệm và rất có thể gây ra những lỗi không mong muốn.

Đọc văn bản rõ nét hơn với ClearType

Chức năng ClearType trong Windows XP.

Windows XP hỗ trợ công nghệ ClearType cho phép làm phông chữ hiển thị trơn tru và rõ nét hơn đối với các văn bản trên màn hình LCD. Để sử dụng công nghệ này, hãy nhấn Appearance -> Display Properties -> chọn Effects, và đánh dấu vào lựa chọn Use the following method to smooth screen fonts, nhấn vào ClearType từ menu đổ xuống. Nhấn OK để hoàn thành.

Cập nhật DirectX mới nhất

DirectX là một công nghệ của Windows nhằm nâng cao khả năng đồ hoạ và âm thanh. Hãy cập nhật phiên bản DirectX mới nhất ( DirectX 9.0c). Bạn có thể download dễ dàng phiên bản DirectX mới nhất tại trang chủ của Microsoft. Để biết mình đang sử dụng phiên bản DirectX nào, hãy nhấn Start->Run, và gõ dxdiag và nhấn Enter. Tiếp theo nhấn vào tab System để xem phiên bản bạn đang dùng.

Độ phân giải màn hình

Trong màn hình CRT, độ phân giải màn hình là những con số dots, pixel, để biểu thị hình ảnh trên màn hình. Bạn có thể tăng độ phân giải lên cao hơn, hoặc chỉnh xuống thấp tuỳ theo ý mình mà không làm ảnh hưởng tới chất lượng hình ảnh. Tuy nhiên, điều này lại hoàn toàn không đúng với LCD. Màn hình LCD sẽ hiển thị đẹp nhất và đem lại chất lượng cao nhất chỉ với một độ phân giải chuẩn.

Hầu hết các màn hình LCD 15" đều có độ phân giải chuẩn 1024x768, trong khi đó, những màn hình 17" hoặc 19" cho độ phân giải tối ưu là 1280x1024. Khi điều chỉnh độ phân giải chuẩn này sẽ làm giảm chất lượng hình ảnh, kích thước ảnh thay đổi, hoặc dẫn tới méo ảnh, mất pixel... Tuy nhiên, có một ngoại lệ là khi tăng hay giảm độ phân giải chỉ bằng một nửa độ phân giải chuẩn thì chất lượng hình ảnh vẫn khá tốt. Chẳng hạn, độ phân giải nguyên thuỷ là 1600x1200 là khi giảm xuống 800x600 thì chất lượng hình ảnh đạt chất lượng tốt và không bị méo.

Chất lượng màu

Màn hình càng hiển thị được nhiều màu thì độ trung thực của hình ảnh càng cao. Hầu hết PC đều yêu cầu hỗ trợ thiết lập màu cao nhất, thường là chế độ 32 bit màu. Nhưng nếu đang sử dụng đồ hoạ tích hợp thì điều này có thể làm giảm hiệu năng máy tính, hãy giảm lượng màu xuống còn 24 bit hoặc 16 bit để tăng tốc cho hệ thống.

Tần số làm tươi (Refresh rate) và thời gian đáp ứng (response time)

Màn hình CRT thường bị nhấp nháy, gây mỏi mắt và khó chịu cho người sử dụng, nguyên nhân có thể là do đặt tần số làm tươi quá thấp. Lời khuyên hữu ích cho người sử dụng là nên đặt độ phân giải mà màn hình hỗ trợ tần số làm tươi tối thiểu ở mức 72 Hz để tránh mỏi mắt.

Tuy nhiên, với màn hình LCD, màn hình bị nhấp nháy không phải là vấn đề bởi thiết bị này không làm tươi toàn bộ màn hình mà chỉ thay đổi điểm ảnh. Tần số làm tươi chỉ ở 40 Hz cho tới 60 Hz đối với màn hình LCD cũng đủ tốt. Một vấn đề cần khác cần phải chú ý đối với người sử dụng màn hình LCD mà đặc biệt là các game thủ lại là thời gian đáp ứng của màn hình. Tần số đáp ứng là khoảng thời gian cần thiết để một điểm ảnh cần phải được chuyển từ đen sang trắng và lại chuyển sang đen. Những màn hình LCD cũ thường có thời gian đáp ứng chậm hơn 20 ms nhưng gần đây những màn hình LCD mới có thời gian đáp ứng nhanh hơn rất nhiều, màn hình cao cấp có thời gian đáp ứng là 12 ms hoặc thấp hơn.

Tinh chỉnh bằng các nút điều khiển

Khi sử dụng màn hình LCD hoặc CRT, đừng ngại mò mẫm các nút điều chỉnh của nó. Những thiết lập thích hợp có thể đem lại hình ảnh sắc nét và tuyệt vời hơn rất nhiều so với thiết lập sẵn từ nhà sản xuất.

Màn hình LCD thường dễ dàng điều chỉnh hơn nhiều so với CRT. Rất hiếm khi bạn phải điều chỉnh màn ảnh sang bên trái, bên phải, đi lên hay xuống dưới... giống như CRT. Mặc dù vậy, màn hình LCD cũng hỗ trợ nút bấm hoặc thiết lập tự điều chỉnh vị trí của màn ảnh. Cuối cùng, màn hình LCD thường yêu cầu ít tinh chỉnh màu sắc hay độ tương phản khi lựa chọn ở độ phân giải chuẩn.

Độ sáng và độ tương phản

Thiết lập độ sáng quản lý cường độ sáng của màn hình. Màn hình LCD thường sáng hơn màn hình CRT, vì vậy tăng độ sáng có thể là không cần thiết và đem lại kết quả không mong muốn. Điều chỉnh độ tương phản sử dụng biểu đồ màu xám như các chương trình như DisplayMate để đem lại khả năng thể hiện màu xám tốt nhất. Màn hình LCD thường gây mất những chi tiết tối ở cuối dải màu này.

Sắc thái và độ ấm của màu

Có hai loại nguồn sáng khác nhau là loại nguồn sáng trắng-xanh lạnh và nguồn sáng trắng-đỏ nóng. Hầu hết các màn hình đều đưa ra ít nhất 3 lựa chọn và sắc thái hoặc độ ấm của màu dựa theo nguồn sáng vị trí đặt màn hình. Những thiết lập này được đặt nhãn là Mode1 , Mode 2, Mode 3 tương ứng với Cao, Trung bình và Thấp. Ngoài ra, các nhà sản xuất thường đặt độ ấm của màu sắc dựa theo độ Kelvin(K). Thông thường thiết lập chuẩn là 9300K hoặc trung tính với 6500K và sắc thái hơi đỏ với 5000K. Rất nhiều loại LCD cho phép người sử dụng tinh chỉnh màu sắc bằng cách cân bằng 3 màu cơ bản đỏ, xanh da trời, và xanh lá cây.

Chuẩn đoán bệnh cho LCD

Màn hình LCD thường dễ duy trì và bảo dưỡng hơn màn hình CRT. Tuy vậy, trước khi mua sắm và sử dụng bạn cần chú ý tới những 2 "căn bệnh" khá phổ biến của LCD:

Màn hình trống

Nếu đèn nguồn vẫn sáng mà lại không hiển thị hình ảnh, hãy kiểm tra kết nối giữa màn hình LCD và PC để kiểm tra chắc chắn rằng màn hình vẫn nhận được tín hiệu video. Nếu cáp tín hiệu video vẫn được cắm cả hai đầu, hãy thử kết nối màn hình khác vào PC để đảm bảo rằng cáp hoặc card đồ hoạ vẫn hoạt động tốt. Nếu màn hình thứ hai hiển thị tốt, rất có thể màn ảnh của LCD đã bị hỏng. Nếu màn hình LCD vẫn còn thời gian đang bảo hành hãy đem ra trung tâm bảo hành.

Điểm chết trên màn hình LCD

Hầu hết các nhà sản xuất màn hình LCD đều không thể cam đoan rằng không có những điểm chết trong các sản phẩm của họ. Những điểm chết này thường gây khó chịu cho người sử dụng nhưng số điểm ảnh chết cho phép của mỗi màn hình là từ 3 cho đến 10 điểm chết. Chính vì vậy, khả năng đổi màn hình mới khi có điểm chết là rất khó khăn. Do đó, trước khi mua màn hình LCD, bạn hãy bật màn hình lên và quan sát thật kĩ xem có điểm chết nào không trước khi mua hàng.

Tự bảo trì máy vi tính

Trong quá trình sử dụng máy vi tính, bạn nên bỏ ra một chút thời gian để chăm sóc nó. Một số thao tác đơn giản có thể giúp máy chạy nhanh và êm hơn, cũng như có thể phòng tránh những hư hỏng

Những việc nên làm thường xuyên là:

- Lau chùi và tra dầu cho quạt: Trong các thiết bị của máy vi tính thì quạt dễ bị đóng bụi và gây tiếng ồn nhất. Để lau chùi, trước tiên bạn phải tháo quạt ra, sau đó dùng một chổi lông mềm quét sạch bụi xung quanh và trên cánh quạt. Chú ý, bạn không nên dùng khí nén để thổi bụi trên các cánh quạt, vì tốc độ thổi của khí nén có thể làm cánh quạt quay quá tốc độ giới hạn và làm hỏng quạt. Để tra dầu cho quạt thì trước tiên bạn dùng vít hay vật nhọn nào đó tháo nắp nhựa đậy trên quạt (có một số quạt không có nắp này), tiếp theo gỡ miếng bảo vệ ra, sau đó nhỏ duy nhất một giọt dầu vào lỗ chính giữa của quạt, rồi đậy kín lại là xong.

- Làm sạch các bộ phận bên trong: Công việc này nên làm ít nhất hai lần mỗi năm. Đầu tiên, bạn mở thùng máy ra và dùng khí nén để thổi vào các góc khuất của máy trước, sau đó bạn mới thổi tới các phần còn lại, nếu không có dụng cụ thổi khí nén thì bạn có thể dùng chổi lông mềm để lau chùi cũng được, sau đó lấy quạt gió thường để thổi sạch bụi còn bám vào máy. Bạn cũng cần làm sạch bộ phận tản nhiệt của CPU và các bộ tản nhiệt khác. Tháo quạt CPU ra, sau đó lấy khí nén hay chổi lông làm sạch các cánh tản nhiệt, giúp CPU giải nhiệt tốt hơn.

- Đặt máy ở vị trí thoáng mát: Đặt máy vi tính cao hơn mặt đất ít nhất 30 cm và xa tường ở khoảng cách tương tự. Chú ý không nên đặt máy ở góc tường và trong phòng kín vì nó có thể làm không khí trong phòng nóng lên và gây nóng máy! Bạn cũng nên tránh để chó, mèo đến gần máy vì lông của nó có thể bay vào máy tính, quạt, bàn phím...

- Thường xuyên kiểm tra hệ điều hành: Tốt nhất là nên nâng cấp nó lên phiên bản mới nhất, cũng như tải các bản update để vá các lỗ hổng.

- Chạy Defragment cho ổ cứng: Thực hiện thao tác này ít nhất một lần mỗi tháng nhằm sắp xếp lại các dữ liệu trên ổ cứng, giúp máy chạy nhanh hơn. Để chạy Defragment thì bạn vào phần: Start\programs\accessories\system tools\disk defragmenter.

- Loại bỏ các chương trình chạy ở chế độ Startup: Quá nhiều chương trình ở chế độ Startup sẽ làm máy vi tính của bạn chạy chậm trong quá trình khởi động. Để bỏ bớt có hai cách: 1- Bỏ dấu chọn chạy ở chế độ Startup ngay trên chính chương trình đó (nếu có); 2- Vào Start/Run, gõ lệnh là msconfig, tiếp theo nhấn OK. Trong phần này bạn nhấp vào Tab Startup, tiếp theo bỏ dấu chọn các chương trình cần bỏ và nhấn OK là xong.

- Chạy Disk Cleanup: Nên thực hiện thường xuyên nhằm loại bỏ bớt các file không cần thiết để tăng dung lượng trống của ổ cứng, giúp máy tính chạy nhanh hơn. Để chạy nó bạn vào: Start\programs\accessories\system tools\disk cleanup.

- Tìm và loại bỏ Spyware: Có thể dùng chương trình như Spybot Search & Destroy để loại bỏ.

- Quét virus: Nên làm thường xuyên với một số chương trình như Norton Antivirus, Mc Afee, Bkav, D32... đồng thời luôn luôn cập nhật các phiên bản diệt virus mới nhất.