Cũng như bất kỳ câu chuyện nào khác, một cuộc hội thoại khó nói cũng có mở đầu, phần thân và phần kết.

Một cuộc hội thoại khó nói đơn giản chỉ là một cuộc hội thoại mà bạn không muốn có. Đó có thể là một cuộc xung đột tranh luận hay đấu đá có khả năng làm gia tăng sự căng thẳng trong mối quan hệ. Hầu như chúng ta đều cố lảng tránh những điều trên và đều bị ảnh hưởng nhiều bởi sự trốn tránh này.

Nhưng bạn sẽ không phải làm vậy nữa. Ở chương này, tôi sẽ vẽ ra một khuôn khổ cho bất cứ cuộc hội thoại khó nói nào.

Bạn cần tuân theo một vài giai đoạn và trình tự nhất định để đạt được mục đích sao cho sự căng thẳng hoặc cảm xúc tiêu cực khác không bị khơi lên. Những giai đoạn nhất định sẽ tạo ra các chi tiết cho bước tiếp theo và cần được đưa ra trước khi các chi tiết khác xuất hiện.

Việc làm theo các trình tự này một cách tự nhiên sẽ khiến những vấn đề khó nói trở nên dễ dàng hơn. Bạn không cần phải nghĩ xem nên nói gì tiếp theo và bạn cũng chẳng cần phí công sức vào những giây phút căng thẳng.

Việc này cũng giúp bạn có thể giải quyết ngon lành bất cứ vấn đề nào mà vẫn làm đối phương cảm thấy an tâm, dễ chịu, được công nhận và được lắng nghe.

Cuộc hội thoại khó nói nhất không phải các cuộc hội thoại về các vấn đề lớn lao, mà ngược lại, chúng thường bao gồm những thứ làm gia tăng áp lực trong cuộc sống hàng ngày. Đó là: không rửa bát, nói về bản thân mình quá nhiều, không nhặt tất bẩn trên sàn nhà lên,...

Đó chỉ là những vấn đề đơn giản và cũng cần giải pháp như bao vấn đề khác.

Không có thời điểm nào là hoàn hảo để bắt đầu một cuộc hội thoại khó nói cả. Vậy nên giai đoạn đầu tiên chính là phá vỡ tảng băng.

Giai đoạn 1: Phá vỡ tảng băng

Mọi người đều không muốn tham gia vào những cuộc hội thoại khó nói và sẽ làm mọi thứ để tránh. Họ sẽ tránh gặp ai đó hoặc tránh đến một địa điểm nào đó, thay đổi thói quen hàng ngày chỉ để không phải gặp một số người.

Thông thường, việc phá vỡ tảng băng cũng như việc cố bắt một con lươn trơn tuồn tuột vậy. Bạn muốn nói một vài điều, nhưng người ta không cho bạn cơ hội để mở đầu.

Đó là lí do tại sao phần mở đầu của một cuộc hội thoại phức tạp cần phải rõ ràng và trực tiếp. Ngay khi bạn gặp ai đó hoặc sắp xếp một cuộc hẹn, hãy nói với họ rằng bạn có điều muốn nói. Đừng cố dụ dỗ họ bằng cách đánh lừa rằng đây chỉ là một cuộc gặp mặt thân mật thôi. Đừng treo đầu dê bán thịt chó.

Việc này giúp bạn sẵn sàng, và cũng là giúp họ có thể chuẩn bị bằng việc nghĩ xem liệu đã có chuyện gì xảy ra và họ nghĩ thế nào về vấn đề này. Chẳng có gì phải che giấu cả, vậy nên họ cũng sẽ phải thắng thắn đối mặt với bạn.

Bạn có thể mở màn rất đơn giản mà vẫn tự nhiên bằng cách nói: "Này, tớ có chuyện muốn nói với cậu". Việc bạn nói gì chẳng quan trọng lắm, vì vẫn sẽ có những ảnh hưởng nhất định mặc cho bạn cố sắp xếp câu từ ra sao. Họ vẫn sẽ hơi phòng thủ một chút, nhưng việc đó cũng đáng miễn là họ không tránh mặt bạn.

Bạn cần phải chọn trận chiến của mình thật cẩn thận. Hãy dám chắc điều bạn định nói thực sự quan trọng. Hãy suy xét kĩ về hậu quả lâu dài của cuộc hội thoại này. Mối quan hệ của bạn có lẽ sẽ tạm thời bị ảnh hưởng bởi cuộc nói chuyện mà bạn chuẩn bị tham gia vào, kể cả khi bạn làm mọi thử thật đúng đắn và tinh tế. Hãy dám chắc rằng bạn không bỏ qua bước này vì nó thực sự cần thiết.

Phá vỡ tảng băng để tạo ra một sự thoải mái nhất định. Ngay từ lúc bắt đầu, bạn nên để đối phương biết rõ là họ đang trong một cuộc tranh luận thông qua ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, lời nói và những tín hiệu phi ngôn ngữ. Bạn mong rằng đối phương cũng sẽ góp sức để tìm ra môt giải pháp chung.

Bạn cần phải có thái độ rõ ràng với đối phương rằng nếu có giải pháp thì sẽ chẳng còn vấn đề gì nữa. Bạn tuyệt nhiên không nên tỏ ý trách móc họ ở bất kỳ mức độ nào. Bằng việc tìm kiếm sự hợp tác và chọn tông giọng phù hợp cho buổi thảo luận, bạn sẽ có thể phá vỡ tảng băng một cách hợp lý.

Giai đọan 2: Nêu rõ vấn đề của bạn

Đây là giai đoạn mà mọi người thường đánh mất khả năng có được một cuộc hội thoại nghiêm túc.

Sau khi đã chuẩn bị một buổi gặp mặt cốt để bàn luận những điều khó nói, việc tám chuyện bỗng trở nên vô ích. Khi cả hai bên đều ngồi xuống, hãy bắt đầu bàn luận việc bạn vẫn canh cánh trong lòng.

Hãy yêu cầu đối phương không cắt ngang, vì bạn sẽ nói thật nhanh gọn thôi.

Bạn nên mở lời trước, vì bạn là người xác định tinh thần chung của cuộc hội thoại, và nếu làm theo những gì được viết trong chương sách này, cuộc hội thoại của bạn sẽ mang tính hợp tác và hòa bình. Việc mở lời trước cũng cho phép bạn phàn nàn theo cách mà lỗi lầm được chia đều cho cả hai bên, trong khi đối phương có thể không thấy như vậy. Nhận lỗi trước là một yếu tố quyết định khiến đối phương dễ dàng chấp nhận điều bạn nói.

Tuy nhiên, bạn phải làm sao để đối phương không cảm thấy bị tấn công bất ngờ.

Hãy cố cưỡng lại ham muốn được lôi ra cả một danh sách bất tận những vấn đề bạn gặp phải với đối phương. Đây không phải thời điểm thích hợp để làm việc đó và làm vậy cũng không giúp bạn đạt được mục đích của mình. Hãy tập trung chủ yếu vào điều cần được giải quyết. Giữ cho danh sách các vấn đề cúa bạn thật ngắn gọn, cô đọng và đánh trúng vào vấn đề.

Cố gắng đừng đề cập đến những vấn đề này một cách dài dòng và vòng vèo. Bạn càng vòng vo tam quốc bao nhiêu, đối phương càng dễ nghĩ rằng bạn đang sỉ nhục, phán xét họ, và mọi thứ sẽ chỉ trở nên khó khăn hơn cho chính bạn. Bạn rất dễ giẫm phải bãi mìn này khi nói về các chủ đề nhạy cảm.

Đầu tiên, hãy phân định rạch ròi giữa mục đích và kết quả.

Hãy để đối phương hiểu rõ rằng bạn không có ý định phán xét điều họ muốn làm hay những lỗi lầm mà họ đã gây ra đều là những việc ngoài ý muốn.

Ví dụ tôi đưa ra trong chương này là một cuộc hội thoại giả thiết về nhiệm vụ quản gia. Trong ví dụ này, bạn có thể phân biệt giữa mục đích và kết quả bằng việc nói thẳng thắn: "Tôi biết bạn không cố ý làm bẩn nhà cửa và bạn cũng muốn giữ nhà cửa sạch sẽ."

Câu nói này truyền đạt rất rõ ràng rằng bạn coi đối phương như một người đồng minh. Bạn biết rằng họ cũng góp phần giữ nhà cửa sạch sẽ. Bạn để họ biết chắc rằng cả hai bên đều có chung mong muốn và đều biết rõ giá trị của căn nhà ngăn nắp. Nói cách khác, hẳn phải có hiểu lầm gì ở đây vì rõ ràng hai người có cùng một mục đích.

Thứ hai, chú trọng vào nguyên nhân và các dấu hiệu.

Tập trung vào lí do tại sao có những hiện tượng cứ lặp đi lặp lại. Đối với ví dụ về vấn đề vệ sinh nhà cửa, một cách khá hợp lý để nói điều này là: "Tôi vẫn luôn cố tìm ta lý do tại sao việc này cứ lặp đi lặp lại, vì tôi nghĩ rằng chúng ta có chung suy nghĩ. Có lẽ dạo gần đây bạn bận quá nên không có thời gian dọn dẹp đúng không? Tôi hiểu mà."

Cách nói này không nhấn mạnh vào mục đích để nhà cửa bừa bộn của đối phương. Thay vào đó, nó hướng hành vi này đến một phạm vi khác trung gian hơn, là mệt mỏi vì công việc.

Bước thứ ba, hãy sử dụng câu nói "Tôi..." một cách khéo léo.

Thực chất đây là cách để nói "bạn" theo hướng đỡ làm mất lòng nhau hơn. Ví dụ, bạn có thể nói: "Tôi tự thấy mình cũng khá chăm chỉ làm việc nhà, nhưng dạo này nhà cửa vẫn không được như tôi mong muốn."

Câu nói này nêu bật lên quan điểm, cảm xúc của bạn cũng như thực tế mà bạn nhận được nhưng theo một cách không hề gây khó chịu. Sau đó, bạn hãy nhanh chóng củng cố cho câu nói "Tôi..." bằng những ví dụ cụ thể.

Đây là bước không thể thiếu. Bạn không thể cứ thế khép lại cuộc hội thoại với cảm xúc của mình được. Có thể cảm xúc của bạn không dựa trên thực tế. Có thể chẳng có bằng chứng cụ thể nào cho kết luận của bạn cả. Có thể sự quy chụp của bạn là hoàn toàn sai.

Bạn có thể nói: "Ví dụ như phòng khách ở tầng dưới toàn đồ của bạn, nên tôi thấy hơi hoang mang."

Hãy dám chắc rằng bạn nói câu đó kèm theo một biểu cảm hoang mang và khó hiểu... Đấy mới là cảm xúc mọi người mắc phải khi đối mặt với một vấn đề cần được giải quyết, chứ không phải khi buộc tội ai đó. Biểu cảm này cũng giúp thể hiện bạn không hề giận dữ, chỉ hoang mang mà thôi.

Giai đoạn 3 : Đối phương hỏi đáp

Bạn đã đưa ra vấn đề của bản thân rồi, giờ là lúc lắng nghe câu trả lời của đối phương.

Tuy nhiên, lắng nghe không có nghĩa là bạn chỉ ngồi một chỗ và gật gù. Bạn nên tạo ra một không gian an toàn cho sự mềm yếu, khuyến khích họ mở lòng và xóa bỏ mọi cảnh giác.

Bạn cần phải biết trước rằng họ sẽ xử lông lên phòng vệ và cảm thấy bị làm cho bề mặt.

Bạn có thể dung hòa không khí này bằng cách nói một vài câu nhằm tạo ra bầu không khi đủ thoải mái để đôi bên có thể mở lòng và sẵn sàng thừa nhận lỗi sai. Ví dụ: "Tôi biết thỉnh thoảng tôi cũng quên không dọn dẹp, có lúc tôi còn bận đến nỗi không tắm rửa và đánh răng cơ. Tôi chỉ muốn tìm cách nào để cả hai đều cảm thấy thoải mái thôi."

Bạn tự nhận một phần lỗi sai về phía mình. Bạn tự nhận rằng: "Không hoàn toàn là lỗi cúa bạn, thỉnh thoảng tôi cũng làm loạn hết cả lên." Bạn cũng cho họ một cơ hội để thể hiện quan điểm của họ về vấn đề này.

Yếu tố thứ hai giúp bạn lắng nghe hiệu quả hơn chính là thêm vào sự công nhận về mặt cảm xúc cũng như logic. Ví dụ, bạn có thể nói"Tôi hiểu cảm giác mệt mỏi và căng thẳng vì công việc là như thế nào. Tôi hiểu bạn m. Dĩ nhiên rồi, bạn cũng chẳng còn lựa chọn nào khác ngoài làm ít việc nhà đi một chút. Cứ vài tuần một tôi cũng phải làm như thế 1 lần. Cũng hợp lý thôi."

Khi làm như vậy, bạn để đối phuong biểt rằng bạn hiểu những gì họ đang trải qua, nhưng cũng không khiến thực tế khách quan rằng nhà cửa đang rất bừa bộn bị mất đi. Việc này sẽ tạo không gian cho một cuộc hội thoại trưởng thành và hiệu quả để cả hai bên có thể hợp tác tìm ra giải pháp.

Tất nhiên, đừng chen ngang, hãy để họ tự lấp đầy các khoảng lặng và luôn gìữ biểu cảm trmg lập để khuyến khích họ lên tiếng.

Lắng nghe hoàn toàn không hề dễ dàng, mà còn là một phần khó nhằn vì ở đây, bạn sẽ tìm ra được vấn đề thực sự. Lắng nghe không có nghĩa là bị động. Nhìn chung, hãy tóm tắt lại những gì họ vừa nói để tạo cảm giảc hai bên đều thấu hiểu nhau. Họ sẽ công nhận hoặc sửa lại điều bạn nói và bổ sung thêm.

Đừng đưa ra lời khuyên hay kiến nghị giải pháp cho đến giai đoạn tiếp theo.

Giai đọan 4: Tìm ra câu chuyện trung gian

Một khi bạn đã tạo ra được không gian an toàn và cũng đã lắng nghe câu trả lời của đối phương, thì mọi thứ đều như được bày sẵn trền bàn.

Mỗi bên đều có câu chuyện riêng của mình, và giờ đây trách nhiệm của cả hai bên là hợp tác như Sherlock Holmes và Watson để tìm ra câu chuyện trung gian.

Ví dụ, bạn có thể nói: "Thực lòng mà nói tôi tưởng bạn đang giận dỗi gì tôi và cố tình để nhà cửa bừa bộn, nhưng bạn chỉ là đang căng thẳng vì dự án lớn ở chỗ làm thôi và không có thời gian cho việc nhà."

Nói như vậy sẽ nhắc nhở mọi người liên quan rằng: "Này, chúng ta đứng trên cùng một con thuyền và đang cố giải quyết vấn đề cùng nhau. Không có kẻ xấu người tốt ở đây. Chúng ta đang cố tìm ra một giải pháp có lợi cho cả đôi bên."

Một khi tìm ra được rồi, hãy đi đến một giải pháp hoặc thỏa hiệp để đôi bên đều cảm thấy mình ra về thắng lợi.

Giai đọan 5: Định huớng giải pháp

Sau khi đã tìm ra được giải pháp trung gian, hoặc ít nhất một lời giải thích mà đôi bên đều thấy hợp lý, bạn cần phải đi đến hành động.

"Làm sao để chúng ta có thể dám chắc điêu tương tự sẽ không xảy ra?"

Mỗi bên nên đề xuất một danh sách những điều họ có thể làm trong tương lai để cải thiện tình trạng này hoặc ngăn không để nó tiếp tục xảy ra.

Ví dụ, bạn có thể chú trọng vào việc điều chỉnh khái niệm sạch sẽ của bản thân thấp xuống một chút, hoặc đối phương có thể cân nhắc việc thuê một người giúp việc khi họ đặc biệt mệt mỏi.

Việc này sẽ giúp họ thay đổi và đạt được điều mà cả đôi bên mong đợi.

Chú ý

Hãy dám chắc bạn làm theo đầy đủ các giai đoạn kể trên trong một cuộc đối thoại trực tiếp.

Đừng bao giờ làm vậy thông qua email. Cũng tuyệt đối không giải quyết qua điên thoại. Những vấn đề này cần được giải quyết mặt đối mặt, vì bạn cần phải đưa ra những dấu hiệu cá ngôn từ và phi ngôn từ tới đối tượng mà bạn nói chuyện cùng. Rất nhiều biểu cảm, tông giọng hay những dấu hiện quan trọng khác không thể được cảm nhận khi giao tiếp qua tin nhắn, email hoặc trò chuyện qua mạng.

Chuyện gì sẽ xảy ra nếu bạn vướng phải tranh cãi với ai đó trên Internet? Kể cả khi bạn không thất bại, hay thậm chí giành chiến thắng tuyệt đối, thì đó cũng vẫn là một thảm họa.

Hãy cố hết mức có thể để ngồi lại vởi
nhau và giải quyết vấn đề.