Câu 1 : Khái niệm, đặc điểm chung cơ bản của các loại hình tổ chức, các hoạt động cơ bản của tổ chức, một số loại hình tổ chức. Cho ví dụ minh hoạ

* Khái niệm : Là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung. Ví dụ : Một gia đình, một doanh nghiệp, một trường đại học, một cơ quan nhà nước, một đơn vị quân đội, một tổ chức tôn giáo, một đội thể thao

* Đặc điểm chung :

_ Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây chính là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không còn lý do để tồn tại

_ Mọi tổ chức đề là những đơn vị tổ chức xã hội bao gồm nhiều người (một tập thể).Những người đó có chức năng nhất định trong hoạt động của tổ chức, có quan hệ với nhau trong những hình thái cơ cấu nhất định

_ Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt mục đích-các kế hoạch. Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục đích, không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển có hiệu quả

_ Mọi tổ chức phải thu hút và phân bổ các nguồn lực cần thiết để đạt được mục đích của mình. Các tổ chức, bất kỳ loại gì, vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận, lớn hay nhỏ, đều dùng đến bốn nguồn lực chủ yếu : nhân lực, tài lực, vật lực và thông tin

_ Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với mọi tổ chức khác. Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc và thông tin từ những nhà cung cấp; cần hoạt động trong khuân khổ quản trị vĩ mô của Nhà nước; cần hợp tác hoặc cạnh tranh với các doanh khác; cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm và dịch vụ của họ

_ Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn nhân lực khác để đạt được mục đích với mục tiêu cao. Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức có thể sẽ gặp lúng túng

* Các hoạt động cơ bản của tổ chức :

_ Tìm hiểu và dự báo những cu thế biến động của môi trường để trả lời cho những cấu hỏi : Môi trường đòi hỏi gì ở tổ chức? Môi trường tạo ra cho tổ chức những cơ hội và thách thức nào? Trong thế giới ngày nay, hoạt động nghiên cứu và dự báo mô trường được coi là hoạt động tất yếu đầu tiên của mọi tổ chức

_ Tìm kiếm và huy động các nguồn vốn cho hoạt động của tổ chức. Đó có thể là nguồn vốn của những người tạo nên tổ chức, nguồn vốn có từ hoạt động có hiệu quả của tổ chức hay nguồn vốn vay

_ Tìm kiếm các yếu tố đầu vào của quá trình tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức như nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, nhân lực...và chọn lọc, thu nhận các yếu tố đó

_ Tiến hành tạo ra các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức - tổ chức sản xuất

_ Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cho các đối tượng phục vụ của tổ chức - các khách hàng

_ Thu được lợi ích cho tổ chức và phân phối lợi cho những người tạo nên tổ chức và các đối tượng tham gia vào hoạt động của tổ chức

_ Hoàn thiện, đổi mới các sản phẩm, dịch vụ, các quy trình hoạt động cũng như tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới, các quy trình hoạt động mới

_ Đảm bảo chất lượng các hoạt động các sản phẩm, dịch vụ của tổ chức

Câu 2 : Khái niệm quản trị, đặc điểm chung của quản trị

* Khái niệm : Là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường

* Đặc điểm chung :

_ Để quản trị đựơc phải tồn tại một hệ quản trị bao gồm hai phân hệ :

+ Chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị nhằm dẫn dắt đối tượng quản trị đi đến mục tiêu. Chủ thể có thể là một người, một bộ máy quản trị gồm nhiều người, một thiết bị

+ Đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị

_ Phải có một hoặc tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng quản trị. Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của quản trị. Đó cũng chính là căn cứ quan trọng nhất để chủ thể tiến hành các tác động quản trị

_ Quản trị bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều. Quản trị là một quá trình thông tin. Chủ thể quản trị phải liên tục thu thập dữ liệu về môi trường và về hệ thống, tiến hành chọn lọc, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định-một dạng thông tin đặc biệt nhằm tác động lên các tác động quản trị của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất khác để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình

_ Quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi. Đứng trước những thay đổi của đối tượng quản trị cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp, chủ thể quản trị không chịu bó tay mà vẫn có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả thông qua việc điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phương pháp, công cụ và hoạt động của mình

Câu 3 : Khái niệm quản trị tổ chức. Tại sao nói quản trị tổ chức vẫn mang tính phổ biến, vừa mang tính đặc thù. Cho ví dụ.

*Khái niệm quản trị tổ chức :

_Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường

_ Có 3 dạng quản trị chính ;

+ Quản trị giới vô sinh

+ Quản trị giới sinh vật

+ Quản trị xã hội loài người

_ Quản trị tổ chức là 1 dạng của quản trị trong xã hội loài người

 Quản trị tổ chức là quản trị lập kế hoạch , tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra các nguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức với kết qủa cao trong điều kiện môi trường luôn biến động .

*Nói quản trị trị tổ chức vẫn mang tính phổ biến, vừa mang tính đặc thù :

_ Vì quản trị tổ chức là 1 dạng của quản trị (nó thuộc quản trị xã hội loài người ) nên mang những đặc điểm chung của quản trị. Đó là :

+ Để quản trị được phải tồn tại 1 hệ quản trị bao gồm 2 phân hệ : chủ thể quản trị và đối tượng quản trị. Chủ thể quản trị là tác nhân tạo ra các tác động quản trị nhằm dẫn dẵn đối tượng quản trị đi đến mục tiêu. Chủ thể có thể là 1 người, 1 bộ máy quản trị quản trị gồm nhiều người, 1 thiết bị. Đối tượng quản trị tiếp xúc các tác động của chủ thể quản trị. Đây có thể là các yếu tố thuộc giới vô sinh, giới sinh vật hoặc con người.

+ Phải có 1 hoặc 1 tập hợp mục đích thống nhất cho cả chủ thể và đối tượng quản trị. Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của tồn tại của quản trị . Đó cũng chính là căn cứ quan trọng nhất để chủ thể tiến hành các tác động quản trị.

+ Quản trị bao giờ cũng liên quan đến việc trao đổi thông tin nhiều chiều. Quản trị là 1 quá trình thông tin. Chủ thể quản trị phải liên tục thu thập dữ liệu về môi trường và hệ thống, tiến hành chọn lọc thông tin, xử lý thông tin, bảo quản thông tin, truyền tin và ra các quyết định- một dạng thông tin đặc biệt nhằm tác động lên các đối tượng quản trị. Còn đối tượng quản trị phải tiếp nhận các tác động của chủ thể cùng các đảm bảo vật chất khác để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình.

+ Quản trị bao giờ cũng có khả năng thích nghi. Đứng trước những thay đổi của đối tượng quản trị cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp, chủ thể quản trị không chịu bó tay mà vẫn có thể tiếp tục quản trị có hiệu quả thông qua việc điều chỉnh, đổi mới cơ cấu, phưong pháp, công cụ và hoạt động của mình .

_ Mỗi 1 dạng quản trị có đặc trưng riêng và quản trị tổ chức cũng vậy. Đặc trưng của quản trị tổ chức được xem trên 2 phương diện

+ Tổ chức- kỹ thuật : Phương diện này nhằm trả lời các câu hỏi :

./ Làm quản trị là làm gì ?

Cho dù là người đứng đầu 1 công ty, 1 vụ viện hoặc 1 bộ phận bên trong tổ chức, mọi nhà quản trị đều thực hiện những quyết định bao gồm :

Lập kế họach : là quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hoạt động thích hợp để đạt mục tiêu.

Tổ chức : là quá trình xây dựng những hình thái cơ cấu nhất định để đạt mục tiêu và đảm bảo nguồn nhân lực theo cơ cấu.

Lãnh đạo : là quá trình chỉ đạo và thúc đẩy các thành viên làm việc 1 cách tốt nhất vì lợi ích của tổ chức.

Kiểm tra : là quá trình giám sát và chấn chỉnh các hoạt động để đảm bảo việc thực hiện theo các kế hoạch.

./ Đối tượng chủ yếu của quản trị học là gì ?

Đối tượng chủ yếu và trực tiếp của quản trị là những mối quan hệ con người bên trong và bên ngoài tổ chức. Chủ thể quản trị tác động lên con người, thông qua đó mà tác động đến các yếu tố vật chất và phi vật chất khác. Quản trị tổ chức là quản trị con người, biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung của tổ chức để đi tới mục tiêu

./ Quản trị được tiến hành thế nào ?

Quản trị là những quản trị được liên tục theo thời gian .

./ Mục đích của quản trị tổ chức là gì ?

Là tạo ra giá trị gia tăng cho tổ chức và các thành viên của nó .

+ Kinh tế - xã hội :

Phương diện này nhằm trả lời cho câu nhằm trả lời cho câu hỏi

./ Tổ chức được thnàh lập và hoạt động vì mục đích gì ?

Các tổ chức đựơc những thể nhân, pháp nhân, lực lượng khác nhau tạo ra nhằm thực hiện các mục đích khác nhau.

 Mỗi tổ chức có 1 mục đích riêng

./ Ai nắm quyền lãng đạo và điều hành tổ chức ?

./ Ai nắm quyền sở hữu , người đó nắm quyền lãnh đạo tổ chức và họ sẽ quyết định những người nắm quyền điều hành tổ chức

./ Ai là đối tượng và khách thể quản trị ?

Đối tuợng quản trị là những người và những nguồn lực được thu hút vào hoạt động của tổ chức .

./ Giá trị gia tăng tạo ra được phân phối như thế nào còn phụ thuộc vào mục đích của tổ chức .

Với những yếu tố trên thì phương diện kinh tế - xã hội thể hiện đặc trưng của quản trị trong từng tổ chức.

Câu 4 : Khái niệm chức năng quản trị. Các chức năng quản trị phân theo quá trình quản trị và phân theo hoạt động của tổ chức. Lấy ví dụ ở 1 loại hình tổ chức cụ thể .

*Khái niệm chức năng quản trị :

Để quản trị, chủ thể quản trị phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau. Những loại công việc quản trị nảy gọi là các chức năng quản trị. Như vậy, các chức năng quản trị những loại công việc quản trị khác nhau, mang tính độc lập tương đối, hình thành trong quản trị chuyên môn hoá hoạt động quản trị .

* Hiện nay, các chức năng quản trị thường được xem xét theo 2 cách tiếp cận :

_ Các chức năng quản trị phân theo quá trình quản trị :

Mọi quá trình quản trị thường được tiến hành theo những chức năng cơ bản

.) Lập kế hoạch

.) Tổ chức

.) Lãnh đạo

.) Kiểm tra

Đây là những chức năng chung nhất đối với mọi nhà quản trị không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xã hội dù ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên cung nhất không có nghĩa là đồng nhất. ở những xã hội khác nhau, những lĩnh vực khác nhau, những tổ chức khác nhau, những cấp bậc khác nhau vẫn có sự khác nhau về mức độ quan trọng, sự quan tâm cũng như phương thức thực hiện các chức năng chung này .

_ Các chức năng quản trị phân theo hoạt động của tổ chức :

+ Quản trị lĩnh vực marketing

+ Quản trị lĩnh vực nghiên cứu và phát triển

+Quản trị sản xuất

+ Quản trị tài chính

+ Quản trị nguồn và lực

+ Quản trị chất lượng

+ Quản trị các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức : thông tin, pháp lý, đối ngoại

Những chức năng này là cơ sở để xây dựng cơ cấu tổ chức. Như vậy lĩnh vực quản trị được hiểu như các hoạt động đựơc sắp xếp trong những bộ phận nào đó của cơ cấu tổ chức và được thự hiện bởi các nhà quản trị chức năng .

Câu 5 : Vai trò của quản trị tổ chức.Tại sao nói quản trị là 1 khoa học, 1 nghệ thuật và là 1 nghề có ý nghĩa thực hiện của việc hiểu biết những khái niệm này.

_ Khái niệm: Quản trị tổ chức là quá trình lập kế hoạch, tổ chức lãnh đạo nhằm đạt được mục tiêu đề ra với kết quả và hiệu quả cao.

* Vai trò của quản trị tổ chức :

_ Quản trị giúp các tổ chức và các thành viên của nó thấy rõ mục đích và hướng đi của mình. Đây là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi con người và tổ chức, giúp tổ chức thực hiện được mục đích (sứ mệnh) của mình, đạt được những thành tích ngắn hạn, tồn tại và phát triển không ngừng.

_Quản trị phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể (đó là nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin) để tạo nên tính trồi để thực hiên mục đích của tổ chức với hiệu quả cao.

_ Điều kiện môi trường luôn biến động 1 cách nhanh chóng những biến đổi này thường tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ. Quản trị giúp các tổ chức thích nghi được với môi trường, nắm bắt tốt hơn các cơ hội, tận dụng hết các cơ hội và giảm thiểu tác động tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến ĐKMT. Không những thế, quản trị tốt còn làm cho tổ chức có được những tác động tích cực đến môi trường, góp phần bảo vệ môi trường

* Quản trị là 1 khoa học, 1 nghệ thuật, 1 nghề. ý nghĩa:

+ Quản trị là 1 khoa học:

_ Tính khoa học của quản trị biểu hiện ở chỗ quản trị có đối tượng nghiên cứu là các quan hệ phát sinh trong quá trình hoạt động của quản trị tổ chức, đó là quan hệ giữa xã hội và môi trường pháp lý, nhà nước, với cấp trên, với xu thế văn hoá,với các tổ chức khác...

_Quản trị được coi là 1 khoa học do quản trị có đối tượng nghiên cứu là các quy luật và các hệ thống quy luật trong quản trị (quy luật kinh tế, công nghệ, xã hội) đó là cơ sở hình thành lên các nguyên tắc và phương pháp quản trị.

_ Quản trị là khoa học vì nó có các nguyên tắc và phương pháp ổn định đòi hỏi phải vận dụng nhanh vào thực tiễn. Nó đòi hỏi người quản trị phải vận dụng được thành tựu của nhiều bộ môn khoa học khác, nếu 1 nhà quản trị nhận thức và vận dụng tốt trong quá trình quản trị tổ chức sẽ giúp cho tổ chức đạt kết quả mong muốn, ngược lại sẽ phải gánh chịu những hậu quả khôn lường.

+ Quản trị là 1 nghệ thuật:

_ Tính nghệ thuật của quản trị xuất phát từ tính đa dạng, phong phú, muôn hình muôn vẻ của các sự vật hiện tượng trong kinh tế- xã hội và trong quản trị.

_ Tính nghệ thuật của quản trị còn xuất phát từ bản chất của quản trị tổ chức: Thực chất quản trị tổ chức là quản trị con người, đó là nghệ thuật dùng người, là nghệ thuật cao hơn hẳn các loại hình nghệ thuật khác.

_ Con người là tổng hoà của các mối quan hệ xã hội, nó là động lực sinh ra các quan hệ lợi ích, vì vậy phải kêt hợp hài hoà các loại lợi ích. Trong mỗi con người luôn luôn tồn tại 2 mặt tích cực và tiêu cực. Vì vậy, người làm quản trị phải biết khai thác triệt để mặt tích cực và hạn chế tới mức thấp nhất mặt tiêu cực

_ Nghệ thuật quản trị còn phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhà quản trị, vào cơ may vận rủi vì nghệ thuật gắn liền với xử lý tình huống

+ Quản trị là 1 nghề:

_ Đặc điểm này được hiểu theo nghĩa có thể đi học nghề, tham gia các hoạt động quản trị nhưng có thành công hay không? Có giỏi nghề hay không? lại phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như :

+ Yếu tố người dạy : Có thực tâm truyền nghề hay không, trình độ người dạy như thế nào?

+ Yếu tố người học : Có nhu cầu hay không? Năng khiếu và lương tâm nghề nghiệp của người học nghề ra sao?

Như vậy muốn quản trị có kết quả thì trứơc tiên nhà quản trị tương lai phải được phát hiện năng lực, được đào tạo về nghề nghiệp, kiến thức, kỹ năng, tay nghề, kinh nghiệm, 1 cách chu đáo để phát hiện, nhận thức 1 cách chuẩn xác đầy đủ các quy luật khách quan, đồng thời có phương pháp nghệ thuật thích hợp nhằm tuân thủ đúng các đòi hỏi của các quy luật đó.

Câu 7 : Quy luật là gì ? Hoạt động quản trị chịu sự tác động của các loại quy luật nào ? Trình bày một số quy luật kinh tế và tâm lý cần chú ý vận dụng trong quản trị và QTKD

* Khái niệm quy luật : Là mối liên hệ bản chất, tất yếu, phổ biến, bền vững thường xuyên lặp đi lặp lại của các sự vật và hiện tượng trong những điều kiện nhất định

*Hoạt động quản trị chịu sự tác động của các loại quy luật :

_ Quy luật tự nhiên-kỹ thuật

_ Quy luật kinh tế-xã hội : Là các mối liên hệ bản chất, tất nhiên, phổ biến, bền vững, lặp đi lặp lại của các hiện tượng và các quá trình kinh tế-xã hội trong những điều kiện nhất định .

+ Đặc điểm :

./ Chỉ tồn tại và hoạt động thông qua các hoạt động của con người

./ Có độ bền vững kém hơn các loại quy luật khác

+Tiền đề vận dụng :

./ Nhận thức được quy luật kinh tế (bằng thực tế và bằng lý luận)

./ Phải giải quyết đúng vấn đề sở hữu và lợi ích của con người và xã hội

./ Phải phát huy vai trò điều hành, quản trị của các nhà lãnh đạo tổ chức

_ Quy luật tâm lý : Là các mối liên hệ tất nhiên, phổ biến, bản chất,về mặt tâm lý của con người, đám đông, xã hội trong hoạt động quản trị

_ Các quy luật tổ chức quản trị

* Một số quy luật cần chú ý vận dụng trong quản trị và QTKD :

_ Quy luật kinh tế :

+ Quy luật phổ biến : Là quy luật về sự quản lý về sự phù hợp giũa quan hệ sản xuất với tính chất và trình độ của lực lượng sản xuất; quy luật sản xuất và nhu cầu ngày càng tăng... Phải nhận thức đúng quy luật này, tránh những sai lầm trong quản trị, trong tổ chức, trong phân phối

 Phá bỏ những quan hệ sản xuất, hình thức tổ chức phù hợp

 Kìm hãm và phá hoại sản xuất

+ Quy luật chung : là quy luật sản xuất hàng hoá tồn tại trong một số hình thái kinh tế-xã hội không chỉ riêng của chủ nghĩa xã hội

+ Quy luật giá trị :

./Nội dung của quy luật là sản xuất và trao đổi phải trên cơ sở thờ gian lao động xã hội cần thiết để sản xuất và tái sản xuất ra hàng hoá đó

./ Nó có tác dụng : Điều tiết sản xuất và lưu thông, kích thích khoa học kỹ thuật và lực lượng phát triển, giảm bớt sự phân biệt giàu nghèo

+ Quy luật lưu thông tiền tệ :

M = (P * Q) : V

M : Lượng tiền phát hành cần thiết cho lưu thông

P : Mức giá cả hàng hoá, dịch vụ

Q : Khối lượng hàng hoá, dịch vụ đem ra lưu thông

V :Vòng quay trung bình của đồng tiền cùng loại

+ Quy luật cung cầu hàng hoá, dịch vụ : Nơi nào có nhu cầu thì nơi đó cũng xuất hiện luồng cung ứng hàng hoá, dịch vụ để hoàn thành mối quan hệ cung-cầu.

Vai trò của quy luật : Giải thích rõ nhất vì sao giữa giá trị và giá cả thị trường lại không ăn khớp với nhau tạo điều kiện cho quy luật giá trị có cơ chế hoạt động

 Tóm lại các quy luật này có ý nghĩa đối với việc thực hiện chức năng quản trị ở cả 2 tầm : quản trị kinh tế vĩ mô của nhà nước và quản trị kinh tế vĩ mô của các doanh nghiệp, tổ chức. Các quy luật này luôn tạo ra những áp lực mạnh mẽ, liên tục đối với tổ chức. Sự ganh đua, cạnh tranh khiến tổ chức có các chiến lược, nhằm duy trì vị thế, c ơ hội phát triển

_ Các quy luật tâm lý : Các quy luật tâm lý thể hiện trong tổ chức, năng khiếu, nhu cầu, lợi ích, cách suy nghĩ, ứng xử, động cơ... và cuối cùng thể hiện ra hành vi trước các quyết định quản trị, để phát huy tính sáng tạo của mỗi cá nhân và sức mạnh cộng đồng đòi hỏi, người lãnh đạo phải nắm vững và vận dụng các quy luật tâm lý để nâng cao hiệu quả và trình độ quản trị.

Câu 8 : Khái niệm nguyên tắc quản trị ? Phân tích các nguyên tắc đó. Liên hệ thực tiễn

* Khái niệm nguyên tắc : Là các quy tắc chỉ đạo, những tiêu chuẩn hành vi mà các cơ quan quản trị và các nhà quản trị phải tuân thủ trong quá trình quản trị

* Các loại nguyên tắc :

_ Nguyên tắc chung :

+ Mối liên hệ ngược : Trong quá trình quản trị chủ thể quản trị phải nắm được hành vi của đối tượng thông qua thông tin phản hồi của đối tượng về các hành vi đó

+ Bổ sung ngoài : Đối với những tổ chức phức tạp để mô tả đầy đủ tổ chức phải bổ sung việc mô tả tổ chức bằng các ngôn ngữ khác lấy từ ngoài tổ chức

 Chủ nghĩa quản trị muốn nắm được đối tượng trong quản trị thì phải có đủ thời gian, phải thông qua nhiều lần, nhiều cách tác động khác nhau, tránh chủ quan duy ý chí

+ Độ đa dạng cần thiết : Khi hành vi của đối tượng rất đa dạng và ngẫu nhiên, để điều khiển phải có 1 hệ thống các tác động điều khiển với độ đa dạng tương ứng để hạn chế độ bất định trong hành vi đối tượng

+ Tập trung dân chủ : Một tổ chức phức tạp, muốn quản trị, chủ thể cần phải phân cấp việc quản trị cho các phân hệ, mỗi phân hệ cần phải có 1 chủ thể quản trị, với những quyền hạn, nhiệm vụ nhất định

+ Khâu xung yếu : Chủ thể phân biệt tập trung vào những khâu xung yếu để tăng cường độ hoàn thiện và hạn chế khả năng đổ vỡ cho tổ chức

+ Thích nghi với môi trường : Tổ chức phải biết tận dụng tiềm năng của môi trường để biến thành nội lực của mình

_ Các nguyên tắc quản trị các tổ chức kinh tế-xã hội :

+ Tuân thủ luật pháp và thông lệ xã hội : Luật pháp tạo ra pháp lý chung cho tổ chức. Xã hội cung cấp những nguồn lực, tiêu thụ những hàng hoá dịch vụ được sản xuất ra

 Các thông lệ xã hội có những tác động nhiều mặt trực tiếp đến hoạt động của các tổ chức kinh doanh

+ Tập trung dân chủ : Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ và tối ưu giữa tập trung và dân chủ; dân chủ phải thực hiện trong khuôn khổ tập trung

+ Kết hợp hài hoà các loại lợi ích : Sẽ không có sự thống nhất giữa mục đích, giữa hành động nếu không có sự thống nhất về lợi ích và nhu cầu. Có nhiều loại lợi ích cần được thoả mãn

 Phải kết hợp hài hoà các loại lợi ích. Nếu chỉ quan tâm đến người lao động mà sao nhãng lợi ích của tập thể và của xã hội thì chủ nghĩa cá nhân sẽ phát triển. Thậm chí dẫn đến tham nhũng đặc quyền, đặc lợi ở 1 số người có chức quyền

+ Chuyên môn hoá và hợp tác hoá : Trong quản trị, hoạt động quản trị phải giao cho những người có kinh nghiệm, có trình độ được đào tạo. Nhưng họ phải ý thức được mối quan hệ của họ với những người khác và bộ phận khác thuộc bộ máy chung của tổ chức

+ Dám mạo hiểm : Là sự phiêu lưu có tính toán để tìm ra các giải pháp độc đáo, nhất là các giải pháp công nghệ để cho ra đời sản phẩm mới, phát minh mới về quản trị, thành tưụ mới. Nó phải đi đôi với dám chịu trách nhiệm, phải tự tin, phạm sai lầm vẫn không nao núng. Mạo hiểm và tự tin là mẹ đẻ ra tất cả các của cải vật chất trên đời

+ Hoàn thiện không ngừng : Quản trị là 1 quá trinh năng động và đổi mới không ngừng. Người quản trị phải biết khai thác các thông tin có lợi từ mọi nguồn để kịp thời có đối sách tận dụng thời cơ. Sự thành công của các nhà quản trị , sự sống của tổ chức còn phụ thuộc phần lớn vào những chiến lược đổi mới hữu hiệu

+ Tiết kiệm và hiệu quả : Người quản trị phải có quan điểm hiệu quả đúng đắn, biết phân tích hiệu quả trong từng tình huống khác nhau, biết đặt lợi íchcủa tổ chức lên trên lợi ích cá nhân. Giảm chi phí là 1 cách tăng hiệu quả. Vì vậy đòi hỏi nhà quản trị phải đưa ra các quyết định quản trị sao cho với 1 lượng chi phí nhất định có thể tạo ra nhiều giá trị sử dụng và lợi ích nhất để phục vụ cho con người .

Câu 9 : K/n quyết định quản trị. Các bước ra quyết định

_ K/n: Quyết định QT là những hành vi sáng tạo of chủ thể quản trị nhằm định ra mục tiêu, chương trình& t/c hđộng of tổ chức để giải quyết 1 vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động kquan và ptích t.tin về tổ chức & môi trường đây là sự lựa chọn nhiều knăng để giải quyết 1 vđề cụ thể dựa trên các yêu cầu có tính quy luật.

Mỗi qđịnh QT nhằm trả lời cho 1 or 1 số câu hỏi sau: tổ chức cần làm gì? khi nào làm cái đó? Làm trong bao lâu? ai làm? làm ntn?

* Các qđịnh QT:

_ Theo time: dài hạn >5 năm/ trung hạn 15 năm/ ngắn hạn <1năm.

_ Theo pvi điều chỉnh: toàn cục/ bộ phận

_ Theo t/c : chuẩn mực/ riêng biệt.

_ Theo tầm quan trọng: chiến lược/ chiến thuật/ tác nghiệp

_ Theo cấp QT: cấp cao ( do GĐ ra qđịnh)/ cấp trung gian ( do QT viên chức năng: trưởng phòng ra qđịnh)/ cấp cơ sở( do Quản trị tviên cơ sở: quản đốc, tổ trưởng ra qđịnh)

_ theo lĩnh vực hđộng: qđịnh qtrị nhân lực; tài chính; công nghê; nghiên cứu và triển khai; SX; hđộng M; đối ngoại.

* Các bước ra qđịnh:

Sơ đồ:

ra VB lập k.hoạch tuyên truyền

qđịnh th/h qđ người gthích qđ

th/ hiệnktra  điều chỉnhtổngkết

qđịnh việc th/h qđ qđịnh th/h qđ

các bước:

_ Ra VB qđịnh: phần lớn qđ QT được thể hiện dưới dạng VB. Sau khi lực chọn pán để ra qđịnh, qđịnh được sẽ thể hiện dưới dạng VB để trở thành VB QT. Phần ndung of VB qđịnh thể hiện phương án đã lựa chọn, phần hthức và thể thức VB theo quy định of luật pháp.

_ Lập kế hoạch tổ chức thực hiện qđịnh:

+ Việc tổ chức phải cụ thể chi tiết, tuỳ theo t/c & mức độ phức tạp of nvụ đã đề ra mà phân công việc cho từng đtượng & các khoảng time. K.hoạch phải nêu rõ : ai làm, khi nào bắt đầu? Lúc nào kthúc, ptiện thực hiện, kphí hđộng, tiến độ thực hiện, địa vị or cá nhân chịu trách nhiệm.

+ Cần chú ý đến tuyển chọn cán bộ: số lượng cần thiết, chuyên môn thích hợp, có uy tín.

+ K.hoạch tổ chức phải năg động sao cho vào 1 thời gian & tại 1 thời điểm qđịnh có thể tập trung được lực lượng chủ yếu.

_ Tuyên truyền & gthích qđịnh : Khi bắt đầu thực hiện KH cần phải tuyên truyền, giải thích cho những người tham gia về ND, ý nghĩa, tầm quan trọng of qđịnh.

_ Thực hiện qđịnh theo kế hoạch : Kế hoạch được xđịnh, qđịnh triển khai thực hiện trên thực tế, bộ máy thực hiện được vận hành, nguồn lực được huy động, công việc được triển khai

_ Kiểm tra việc thực hiện qđịnh:

+ công việc này có vai trò qtrọng vì 2 lý do:

1) Kiểm tra sẽ có tđộng tới hvi of con người, nâng cao trách nhiệm of họ & động viên họ thực hiện bằng những hđộng nằm trong kế hoạch đã vạch ra.

2) Tiến hành kiểm tra sẽ thúc đẩy sự thực hiện kịp thời & có trình tự các nvụ đã đặt ra.

+ Tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ đem lại cho qtrình thực hiện qđịnh sự linh hoạt  mục đích of việc kiểm tra ko chỉ để kịp thời để ra những biện pháp khắc phục những sai sót, mà qtrọng hơn là ngăn ngừa việc xảy ra những lệch lạc, sai sót, tận dụng được những thời cơ có lợi

+ Kiểm tra tốt sẽ tạo được sự liên kết ngược có hiệu lực nếu ko sẽ ko giải quyết kịp thời các vđề đang xuất hiện, ko khắc phục được các khâu yếu.

_ Điều chỉnh quyết định:

+ Nguyên nhân: Do nguyên nhân bên ngoài : Có những thay đổi đột ngột/ do có sai lâmà nghiêm trọng trong bản thân qđịnh & 1 số nguyên nhân khác.

+ Ko nên do dự trong việc điều chỉnh qđịnh khi qđịnh đó đã hết hiệu lực hoặc đã trở thành 1 nhân tố kìm hãm.

+ Người quản trị tổ chức phải có bản lĩnh, phải chú ý tới việc sửa đổi qđịnh, tránh để tình trạng qđịnh quá vô lý, gây nên tâm trạng chán chường cho người thi hành; cần chú ý những sửa đổi nhỏ ko căn bản sẽ tạo nên sự xáo trộn về mặt tổ chức  gây mất ổn định và dẫn đến những thiệt hại lớn hơn so với ko sửa đổi quyết định.

_ Tổng kết thực hiện quyết định : Bất kể các qđịnh có được thực hiện đầy đủ & đúng hạn hay ko đều cần tổng kết các kết quả thực hiện quyết định từ đó sẽ rút ra đựoc những kinh nghiệm cho những quyết định sau. Qúa trình tổng kết cần xem xét tất cả các giai đoạn công tác, phân tích rõ những thành công, những thiếu sót, sai lầm, phát hiện các tiềm năng chưa được sử dụng. Khi tổng kết cần xây dựng kế hoạch, lựa chọn thông tin cần thiết, so sánh chỉ tiêu cần đạt, tìm ra nguyên nhân thành công, thất bại, đánh giá tổng hợp.

Câu 10 : Phương pháp cá nhân ra quyết định & phương pháp ra quyết định tập thể. Các biện pháp nâng cao hiệu quả ra quyết định tập thể?

a) Khái niệm phương pháp ra quyết định : Là các cách thức mà chủ thể qđịnh dùng để thực hiện 1, 1 số or tất cả các bước của quy trình đề ra quyết định. Chủ thể quyết định là các cá nhân or tập thể có trách nhiệm đưa ra quy định quá trình, đó là những nhà lãnh đạo, tập thể các nhà quản trị or đại diện or toàn thể tổ chức.

Phương pháp cá nhân ra quy định:

_ Đó là phương pháp do cá nhân tự mình đưa ra quyết định mà ko cần ý kiến tập thể & các chuyên gia. Phương pháp này sẽ có hiệu quả trong điều kiện vấn đề cần quy định ko quá phức tạp, việc xây dựng vấn đề ko quá khó khăn.

_ Người ra quy định cần là người có nhiều kiến thức, kinh nghiệm trong việc ra quy định. Các quy định loại này ko đòi hỏi những tiêu chuẩn đánh giá phương án, nhà qủan trị chỉ cần dựa vào các thủ tục, quy tắc, chính sách để ra quyết định.

+ Thủ tục là 1 loạt những bước liên quan với nhau để xử lý những vấn đề thuờng xuyên xảy ra trong tổ chức

Ví dụ thủ tục cho SV nhập học, đăng ký KD, cấp phép xdựng.

+ Quy tắc là những chuẩn mực mà các thành viên trong tổ chức phải thi hành. Các quy tắc có thể là những quy phạm pháp luật, các thông lệ, quy định mà tập thể thống nhất.

Ví dụ: SV được nghỉ phép 20% số giờ học trên lớp, các chuyên viên 3 năm / lần được tăng bậc lương...

+ Chính sách là những phương châm, chủ trương những hướng dẫn chung cho việc xủ lý các vấn đề trong tổ chức. Chính sách khác thủ tục, quy tắc ở chỗ đòi hỏi khi ra quy định phải có sự linh hoạt sáng tạo.

ví dụ: c/s khuyến khích nhân tài trong SV, c/s giá cả...

_ Trong qúa trình tự ra quyết định : Cá nhân các nhà quản trị có thể sử dụng kinh nghiệm phân tích theo mô hình để ra quyết định.

Phương pháp ra quyết định tập thể :

_ Phương pháp ra quyết định cá nhân có hạn chế do đó các nhà qtrị thường sử dụng phương pháp ra quyết định tập thể. Ra quyết định tập thê là phương pháp ra quyết định mà ngưòi lãnh đạo ko thể dựa vào kinh nghiệm, kiến thức của mình mà còn dựa vào kinh ngiệm, kiến thức của tập thể để đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về quyết định được đưa ra. Những hình thức ra quyết định tập thể: có sự tham gia of hội đồng tư vấn, nhóm nghiên cứu chuyên gia...

*Ưu điểm :

+ Đảm bảo tính dân chủ of tổ chức

+ Thu hút đựoc sáng kiến of nhiều người, đặc biệt là of các chuyên gia.

+ Đảm bảo cơ sở tâm lý - XH cho các qđịnh.

* Nhược điểm :

+ Tốn thời gian

+ Dễ bị chi phối bởi 1 or 1 số người trong hội đồng tư vấn đến kết luận of tập thể

+ Trách nhiệm of ngưòi ra quyết định ko rõ ràng.

* Biện pháp : Trong qúa trình thảo luận, thực hiện các bước of qúa trình đề ra quyết định tập thể có thể áp dụng 1 trong số các KT: động não, nhóm danh nghĩa, Delphi

_ Động não là kỹ thuật dùng trong qtrình tìm tòi sáng kiến của mọi người tham gia thảo luận về quyết định gì : Trong 1 cuộc thảo luận có những người tham gia, ngưòi chủ toạ phát biểu 1 cách rõ ràng các vấn đề để mọi người hiểu, tất cả các thành viên tự do nêu ý kiến trong khoảng thời gian nhất định, ko được phê bình ý kiến của nhau, các ý kiến đều được ghi lại và phân tích sau. kiểm tra này có nhược điểm là ý kiến mọi ảnh người trong cuộc họp dễ bị ảnh hưởng lẫn nhau.

_ Kỹ thuật nhóm danh nghĩa : Không chỉ được dùng để tìm ra sáng kiến mà còn đi đến kết luận của cuộc họp. Kỹ thuật này là : Các thành viên trong nhóm có mặt tại cuộc họp chủ toạ sẽ phát biểu nhiệm vụ cuộc họp. Các thành viên viết ra giấy suy nghĩ của họ. Từng thành viên đọc những điều họ viết thảo luận đánh giá ý kiến từng người. Từng ngưòi độc lập cho biết thứ tự các ý kiến theo mức độ đúng đắn of chúng. ý kiến nào có thứ bậc cao nhất sẽ đựoc lựa chọn

_ Kỹ thuật delphi : Kỹ thuật ra quyết định theo nhóm khi các thành viên không được triệu tập tới cuộc họp đây là kỹ thuật phức tạp, tốn thời gian. Nó giống kiểm tra nhóm danh nghĩa nhưng các thành viên không ngỗi trực diện với nhau. Nó gồm các bước:

1) Vấn đề đựoc xđịnh và các thành viên đưa ra ý kiến trong phiếu câu hỏi đã được chuẩn bị kỹ

2) Mỗi thành viên hoàn thành phiếu câu hỏi 1 cách độc lập và nặc danh

3) Kết quả được 1 trung tâm thu lại trong kết quả đã xử lý

4) Sau khi xem xét kết quả, các thành viên nhận lại được yêu cầu cho biết ý kiến của họ. Kết quả khi này là họ thường đưa ra ý kiến mới có sự thay đổi so với ý kiến lúc đầu. Cứ tiếp tục thể hiện như vậy cho đến khi có sự thống nhất ý kiến.

 Phương pháp ra quyết định tập thể thường được sử dụng trong điều kiện thiếu thông tin, nhà qủan trị không đủ cơ sở để đưa ra quyết định

Câu 12 : Vai trò của hệ thống thông tin và thông tin. Các nguyên nhân gây ra thông tin không chính xác ? Biện pháp giải quyết .

* Khái niệm thông tin và hệ thống thông tin ;

_ Thông tin là những dữ liệu đã được phân tích và xử lý. Thông tin, từ cách nhìn của quá trình phản ánh, còn được hiểu là những tin tức mới, được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giả quyết 1 nhiệm vụ nào đó .

_ Hệ thống thông tin là tổng hợp con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng truyền thông để thực hiện việc thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin, và quản lý các hoạt động chuyển hoá các nguồn dữ liệu thành các sản phẩm thông tin .

* Vai trò của hệ thống thông tin và thông tin :

_ Thông tin rất quan trọng bởi lữ nó được xem như vừa là yếu tố đầu vào không thể thiếu, vừa là nguồn dự trữ tiềm năng của bất kỳ một tổ chức nào

_ Tuy vậy, thông tin bản thân nó không có mục đích tự thân. Với sự trợ giúp của hệ thống thông tin, người quản trị có thể truy tìm thông tin cần thiết trong khoảng thời gian và chi phí hợp lý.

_ Ngày nay, công nghệ thông tin đã làm thay đổi nhiều cách thức hoạt động của các tổ chức, nó đã trở thành một bộ phận hữu cơ trong hoạt động của các tổ chức. Nó đóng 3 vai trò lớn :

+ Hỗ trợ cho các hoạt động được thực hiện

+ Nâng cao năng lực ra quyết định cho các nhà quản trị

+ Tăng cường khả năng cạnh tranh của tổ chức

Câu 13 : Khái niệm và vai trò của lập kế hoạch. Hệ thống kế hoạch của tổ chức. Các bớc lập kế hoạch. Lấy ví dụ thực tế

* Khái niệm :

_ Là 1 loại ra quyết định đặc thù để xác định 1 tơng lai cụ thể mà các nhà quản trị mong muốn cho tổ chức của họ

_ Là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn phơng thức hành động nhằm đạt đợc mục tiêu

_ Là hoạch định tất cả các công việc quản trị liên quan đến việc chuẩn bị cho tơng lai

* Vai trò của lập kế hoạch :

_ Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và trọng yếu đối với tất cả các nhà quản trị

_ Công cụ đắc lực trong việc hỗ trợ các các thành viên của mình

_ Làm giảm độ bất định của doanh nghiệp đối với môi trờng và giúp doanh nghiệp tận dụng đợc các cơ hội 1 cách tốt hơn

_ Là công cụ của quá trình ra quyết định

_ Làm giảm bớt sự chồng chéo và những hành động lãng phí không cần thiết

_ Thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo tiền đề cho công tác kiểm tra

* Hệ thống kế hoạch của tổ chức:

a) Theo cấp kế hoạch :

_ Kế hoạch chiến lợc : Kế hoạch dài hạn do những ngời đứng thiên về định tính hơn về định lợng hay đa ra 1 mục tiêu chung nhất mà tổ chức cần đạt đợc trong 1 tơng lai gần

_ Kế hoạch tác nghiệp : Chi tiết hoá mục đích chung mà kế hoạch chiến lợc đã đề ra

b) Theo hình thức thực hiện :

_ Chiến lợc là 1 loại kế hoạch đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức

_ Chính sách là những quy định chung

_ Thủ tục : Là công việc nào đó đợc lặp đi lặp lại trong tổ chức

_ Quy tắc : Giải thích hành động vào đợc làm, hành động nào không đợc làm, quy tắc ẩn định thời gian không cho phép sự lựa chọn khi ẩn định chúng

_ Chơng trình : bao gồm 1 số các mục đích, các chính sánh thủ tục, quy tắc các nhiệm vụ đợc giao, các bớc phải tiến hành, các nguồn lực có thể huy động và các yếu tố khác

_ Ngân quỹ : Là bản tờng trình các kết quả mong muốn đợc biểu thị bởi các con số

c) Theo thời gian :

_ Dài hạn : từ 5 năm trở lên

_ Trung hạn : 15 năm

_ Ngắn hạn : dới 1 năm

* Các bớc lập ra kế hoạch :

_ Nghiên cứu và dự báo : Vĩ mô và vi mô

_ Phát triển các tiền đồ, các chính sách có thể áp dụng địa bàn hoạt động,quy mô hoạt động sản phẩm công nghệ.

_ Xây dựng các phơng án.

_ Đánh giá các phơng án

_ Lựa chọn các phơng án

Ví dụ thực tế minh hoạ :

Một doanh nghiệp A muốn sản xuất một sản phẩm nớc hoa mới ra thị trờng. Qúa trình lập kế hoạch đợc bắt đầu với việc các doanh nghiệp cho tiến hành việc nghiên cứu về thị trờng nớc hoa trong nớc, các loại nớc hoa trên thị trờng các u điểm và nhợc điểm.Từ đó so sánh và đánh giá sản phẩm đó, từ đó dự đoán đợc các kết quả, các yếu tố không chắc chắn và đa ra các phơng án đối phó

Sau đó doanh nghiệp, các mục tiêu nh về lợi nhuận thu đợc, rồi mục tiêu về thị phần, doanh số bán hàng trong đợt bán hàng đầu tiên, trong 1 thàng, 1 năm. Đây là những mục tiêu đợc xác định là hàng đầu tiên. Doanh nghiệp cũng sẽ đề ra các mục tiêu về sự hiệu quả của tổ chức : nh sự quan tâm tới sản phẩm nh thế nào, sự phát triển của loại nớc hoa đó nh thế nào

Dựa trên các dự báo về thị trờng nớc hoa, về khả năng cạnh tranh của nớc hoa của mình...đây là những tiền đề của doanh nghiệp phát triển xây dựng kế hoạch. Ngoài ra còn có các tiền đề là kinh phí sản xuất, công nghệ, giá cả chung...

Khi đã có những thông tin, đã có những tiền đề thì doanh nghiệp đi đến việc đề ra các phơng án cụ thể. Doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc họp để các thành viên đa ra các phơng án của họ. Các phơng án đó về việc sản xuất loại nớc hoa , việc phân phối, tiếp thị...Sau đó lựa chọn các phong án thích hợp và bổ sung để chúng hoàn thiện

Dựa vào các mục tiêu trớc đây đã đề ra, doanh nghiệp sẽ đánh giá các phơng án đó, cũng sẽ không thể lệch với các tiền đề đã xác định

Cuối cùng sẽ lựa chọn một vài phơng án khả thi nhất. Và đi tới việc phân bổ các nhân lực vào từng công việc, các nguồn tài chính vào từng phần sản xuất và bán hàng. Doanh nghiệp có thể xây dựng các kế hoạch khác phụ trợ

Câu 14 : Khái niệm cơ cấu tổ chức. Đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm của các mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng, theo sản phẩm, theo địa dư, theo khách hàng, theo ma trận .

* Khái niệm cơ cấu tổ chức :

Cơ cấu tổ chức (chính thức) là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khách nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định .

* Đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm của các mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng, theo sản phẩm, theo địa dư, theo khách hàng, theo ma trận :

1. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng :

_ Đặc điểm :

+Tương đối dễ hiểu

_ ưu điểm :

+ Hiệu qủa tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính lặp đi lặp lại hàng ngày

+ Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề

+ Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu

+ Đơn giản hoá việc đào tạo

+ Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên

+ Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

_ Nhược điểm :

+ Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các chi tiêu và chiến lược

+Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng

+ Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn quá hạn hẹp ở các cán bộ quản trị chung

+ Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất

2.Các mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm, địa dư, khách hàng, đơn vị chiến lược.

_ Đặc điểm :

_ ưu điểm :

+Tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt

+ Việc phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn

+ Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị chung

+ Các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm

+ Có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định

+ Sử dụng được lợi thế nguồn lực của các địa phương khách nhau

_ Nhược điểm :

+ Sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến có thể dẫn đến phản hiệu quả

+ Có khó khăn trong việc thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn tổ chức

+ Cần nhiều người có năng lực quản trị chung

+ Có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập chung trở nên khó khăn

+ Làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản trị cao nhất

3. Mô hình tổ chức theo ma trận :

_ Đặc điểm :

_ ưu điểm :

+ Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng

+ Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu

+ Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản trị và chuyên gia

+ Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường

_ Nhược điểm :

+ Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh

+ Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể trùng lắp tạo ra các xung đột

+ Cơ cấu phức tạp và không bền vững

+ Có thể gây tốn kém

Câu 15 : Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức. Cấp quản trị và tầm quản trị. Muốn xác định tầm quản trị phù hợp, cần tìm hiểu các mối quan hệ nào? Liên hệ thực tế.

* Các loai quyền hạn trong cơ cấu tổ chức

_ Khái niệm quyền hạn trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết dịnh gắn liền với 1 vị trí (hay chức vụ) quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức

_ Quyền hạn trực tuyến : Là quyền hạn cho phép người quản trị tự đưa ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới

_ Quyền hạn tham mưu : Sản phẩm của các nhà quản trị là các quyết định. Còn sản phẩm của các cố vấn tham mưu là các lời khuyên, nhiệm vụ của các cán bộ tham mưu là điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích, đưa ra các ý kiến tư vấn cho những nhà quản trị trực tiếp mà họ có trách nhiệm phải quản trị

 Sản phẩm lao động của các cán bộ tham mưu là các lời khuyên

Hiện nay vai trò của tham mưu ngày càng tăng, cùng với tính phức tạp ngày càng cao của các hoạt động trong các tổ chức và môi trường. Vì vậy phải kết hợp hài hoà giữa trực tuyến và tham mưu. Và tuân thủ các yêu cầu :

+ Nhận thức đúng mối quan hệ quyền hạn

+ Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu và làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ trong đời sống tổ chức

+ Bảo đảm cho tham mưu có đủ thông tin

+ Đảm bảo tham mưu toàn diện

_ Quyền hạn chức năng : Là quyền trao cho 1 cá nhân ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

+ Nếu nguyên lý thống nhất vô điều kiện, quyền kiển soát các hoạt động này chỉ thuộc về những người phụ trách trực tuyến. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, quyền hạn này được người phụ trách chung giao cho 1 cán bộ tham mưu hay 1 người quản lý 1 bộ phận

 Giao phó quyền hạn chức năng

+ Phạm vi quyền hạn chức năng : Việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức năng là rất quan trọng để duy trì tính toàn vẹn của các cương vị quản trị, mệnh lệnh của người quản lý trực tuyến

* Cấp quản trị và tầm quản trị :

_ Nguyên nhân có cấp quản trị trong tổ chức là bởi các giới hạn của tầm quản trị

_ Tầm quản trị là số người và bộ phận mà 1 nhà quản trị có thể kiểm soát có hiệu qủa

Tầm quản trị rộng sẽ cần ít cấp quản trị và ngược lại tầm quản trị hẹp sẽ cần nhiều cấp quản trị

* Muốn xác định tầm quản trị phù hợp, ta cần tìm hiểu các mối quan hệ :

_ Tầm quản trị và trình độ của các cán bộ quản trị có quan hệ tỷ lệ thuận

Liên hệ thực tế :

Giám đốc của công ty A có trình độ học vấn và kinh nghiệm hơn tổ trưởng của xí nghiệp B, nên giám đốc công ty A có nhiều thuộc cấp hơn tổ trưởng xí nghiệp B

 Nhà quản trị có trình độ cao sẽ có tầm quản trị rộng và ngược lại.

_ Tính phức tạp của hoạt động quản trị và tầm quản trị có quan hệ tỷ lệ nghịch

Liên hệ thực tế :

Tổ trưởng của 1 xí nghiệp may gia công giày có số thuộc cấp cao hơn đội trưởng của phòng thiết kế của công ty khác

 Với công việc quản trị ổn định, không phức tạp như việc quản lý những người công nhân xí nghiệp may thì tầm quản trị có thể lớn và công việc quản trị như ở phòng thiết kế thay đổi thường xuyên, giàu sáng tạo thì tầm quản trị lại nhỏ lại

_ Trình độ và ý thức tôn trọng và tuân thủ mệnh lệnh của cấp dưới với tầm quản trị có quan hệ tỷ lệ thuận

Liên hệ thực tế : Thuộc cấp càng được đào tạo tốt và có ý thức cao thì càng cần ít quan hệ tác động giữa cấp trên và cấp dưới do đó mỗi hoạt động quản trị ít phức tạp tầm quản trị lớn

VD : Công ty A, trưởng phòng xuất nhập khẩu có đội ngũ đông nhân viên có ý thức và hoạt động công tác tốt

_ Tầm quản trị và sự rõ ràng trong xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận

Liên hệ thực tiễn : ở một nhóm bán hàng của công ty C, đội ngũ nhân viên được xác định rõ ràng nhiệm vụ là bán hàng cho các đại lý phân phối, trưởng nhóm này nhận thấy công việc quản trị trở nên đơn giản hơn và hiệu quả hơn

 Tầm quản trị lớn hơn tầm quản trị của một người chủ đại lý, anh ta có 2 nhân viên họ kiêm cả việc bán, quảng cáo, vận chuyển hàng...

_ Năng lực của hệ thống thông tin có ảnh hưởng tới tầm quản trị 1 hệ thống có khả năng cung cấp và truyền đạt thông tin cũng như quyết định 1 cách nhanh chóng, chính xác,đầy đủ, sẽ giúp ngắn khả năng cấp trên với cấp dưới

Câu 16 : Vai trò của công tác phối hợp. Các công cụ phối hợp. Liên hệ thực tiễn

* Khái niệm : Phối hợp là qúa trình liên kết hoạt động của những con người, bộ phận, phân hệ và hthống riêng rẽ nhằm thực hiện có kết quả, hiệu quả các mục tiêu chung của tổ chức

* Vai trò :

_ Công tác phối hợp giúp con người nhận thức được vai trò của mình trong tổng thể tránh xu hướng theo đuổi những lợi ích riêng thay vì hướng tới mục tiêu chung

_ Mục tiêu của phối hợp đạt được sự thống nhất hoạt động của các bộ phận bên trong và bên ngoài tổ chức

* Các công cụ phối hợp :

_ Các kế hoạch : Chiến lược, chính sách, chương trình, dự án ngân sách, quy tắc, thủ tục

 hệ thống của con người và các bộ phận sẽ ăn khớp với nhau nhờ tính thống nhất của các mục tiêu và các phương thức hành động

_ Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế-kỹ thuật, đảm bảo phối hợp nhờ :

+ Chuẩn hoá các kết quả

+ Chuẩn hoá các quy trình

+ Chuẩn hoá các cá nhân

_ Các công cụ cơ cấu :

_ Giám sát trực tiếp : Phối hợp đựoc thực hiện bởi người quản trị qua việc trực tiếp giám sát công việc và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới phải thực hiện

_ Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản trị với những phưong tiện cơ bản

+ Phương diện kỹ thuật

+ Phương diện chức năng ngôn ngữ

+Phương diện hành vi

+ Văn hoá tổ chức

Liên hệ thực tế : Để đưa ra được một sản phẩm mới ra thị truờng của 1 doanh nghiệp thì đầu tiên doanh nghiệp phải có các kế hoạch cụ thể cho từng tổ hoạt động. Phòng thiết kế phảI kết hợp với phòng tổ chức sản xuất để đưa ra các kế họach, các chiến lược, các ý tưởng để tạo thành sản phẩm. Sau khi sản xuất được sản phẩm thì phòng marketing có trách nhiệm quảng bá sản phẩm và bán hàng, liên hệ với khách hàng qua các phương tiện hoặc qua các đối tác bán hàng để bán đựơc sản phẩm của mình. Cả quá trình này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ hoạt động của các phòng của doang nghiệp bằng các công cụ và phương tiện mà tổ chức có để công việc được diễn ra thống nhất, tạo hiệu quả cao nhất

Câu 17 : Đặc điểm, ưu, nhược điểm, điều kiện áp dụng các kiểu cơ cấu tổ chức sau :Cơ cấu trực tuyến,cơ cấu chức năng,cơ cấu khung,cơ cấu trực tuyến-chức năng,cơ cấu trực tuyến-tham mưu.

* Cơ cấu trực tuyến :

_ Đặc điểm : Một lao động thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu hoàn toàn trách nhiệm về hệ thống do mình phụ trách mọi vấn đề được giả quyết theo đường thẳng

_ ưu điểm : Thực hiện tốt chế độ 1 thủ trưởng, trách nhiệm cá nhân rõ ràng, mỗi cấp dưới chỉ thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp

_ Nhược điểm : Đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, không tận dụng được các chuyên gia giúp việc. Triệt để tính sáng tạo của cấp dưới. Đây là 1 vấn đề rất khó khăn.

_ Điều kiện áp dụng : Khi trong tổ chức chỉ sử dụng chủ yếu mối quan hệ quyền hạn trực tuyến

* Cơ cấu chức năng :

_ Đặc điểm : Các bộ phận, các phòng bán chức năng có quyền ra mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ. Cho các phân xưởng, bộ phận sản xuất

_ưu điểm : Tận dụng điều kiện các chuyên gia trong quá trình ra quyết định. Giảm được gánh nặng cho những nhà quản trị cấp trên

_ Nhược điểm : Không tuân thủ chế độ 1 thủ trưởng. Trách nhiệm cá nhân không rõ ràng

* Cơ cấu trực tuyến-chức năng (1 loại hình cơ cấu phổ biến ở VNam)

_ Đặc điểm : Các phòng chức năng, các chuyên gia có nhiệm vụ tham mưu giúp việc, theo dõi, nghiên cứu đề xuất, tư vấn cho thủ trưởng không có quyền giao mệnh lệnh cho các bộ phận sản xuất, các đơn vị cơ sở chỉ nhận mệnh lệnh chính, thư từ thủ trưởng của doanh nghiệp, các ý kiến của những người quản lý các chức năng đối với các bộ phận, các cơ sở sản xuất chỉ có tính chất tư vấn về nghiệp vụ

_ ưu điểm : Thực hiện tốt chế độ 1 thủ trưởng, trách nhiệm cá nhân rõ ràng, mỗi cấp dưới chỉ được thực hiện mệnh lệnh của cấp trên trực tiếp

Giống đặc điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng. Đồng thời nó giảm được những nhược điểm của 2 loại chức năng này

_ Nhược điểm : Đòi hỏi mất nhiều thời gian để tổ chức các cuộc hẹn, hội nghị. Phải chọn lựa những ý kiến nhiều khi trái ngược nhaucủa các bộ phận chức năng nên làm chậm trễ quá trình giao quyết định

_ Điều kiện áp dụng : Khi trong tổ chức sử dụng mối quan hệ quyền hạn trực tuyến, tham mưu và chức năng

* Cơ cấu trực tuyến tham mưu : Về cơ bản giống cơ cấu trực tuyến chức năng, chỉ khác là các bộ phận chức năng được thay bằng 1 nhóm tham mưu gọn nhẹ hơn và không áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ, công việc chức năng không phức tạp, có đủ chuyên gia, có đủ trình độ chuyên môn cao

Câu 18 : Các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

Các yếu tố anh hưởng đến cơ cấu tổ chức là :

_ Chiến lược của tổ chức

_ Quy mô và hoạt động phức tạp trong hoạt động của tổ chức

_ Công nghệ

_ Thái độ của ban lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân viên

1. Chiến lược:

Chiến lược và cơ cấu tổ chức là 2 mặt không thể tách rời nhau trong quản trị hiên đại

_ Cơ cấu tổ chức được năm trong chiến lược

_ Cơ cấu tổ chức sẽ phải được thay đổi khi có sự thay đổi của chiến lược động lực khiến các tổ chức phải thay đổi cơ cấu là sự kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong công việc thực hiện chiến lược. Để đảm bảo sự tương thích với chiến lược thường trải qua các bước sau .

+ Xây dựng chiến lược mới

+ Phát sinh các vấn đề quản trị

+ Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đế suất và triển khai

+ Đạt được thành tích mong đợi

( sự thay đổi chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộc phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức)

Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu tổ chức :

Chiến lược

- Kinh doanh đơn ngành nhgề

- Đa dạng hoạt động dọc theo dây chuyền SX

- Đa dạng hoá các ngành nhgề có mối QH rất chặt chẽ

- Đa dạng hoá các ngành nhgề có mối QH không chặt chẽ

- Đa dạng hoá các hoạt động độc lập

Cơ cấu tổ chức

- Chức năng

- Chức năng với các bộ phận phụ trợ vận hành những đơn vị lợi ích

- Đơn vị chiến lược

- cơ cấu hỗn hợp với những phương thức tổ chức áp dụng cụ thể cho từng bộ phận

- Công ty mẹ nắm giữ cổ phần

Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cơ cấu tổ chức

Tổ chức có quy mô lớn , thực hiện những h động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá , tiêu chuẩn hoá , hình thức hoá cao hơn , nhưng lại ít tập trung hơn các tổ chức nhỏ thực hiện những hoạt động không quá phức tạp

2. Công nghệ

Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thể ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức

VD : Các tổ chức chú trọng đến công nghệ cao thường có tầm quản trị thấp . Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cường được khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công nghệ

Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử dụng:

_ Các cán bộ quản trị cấp cao có học vấn vafkinh nghiệm về kỹ thuật

_ Các cán bộ quản trị chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu

_ Của tổ chức về mặt công nghệ

_ Cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối 1 cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ

3. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực đội ngũ nhân lực

Thái độ của lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ chức :

_ Các cán bộ quản trị theo phương thức truyền thống thường thích sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức năng vớ hệ thống thứ bậc, họ ít khi vận dụng các hình thức tổ chức theo ma trận hay mạng lưới ,hướng tới sự kiểm soát tập trung, họ cũng không muốn sử dụng các mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược.

_ Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên. Nhân lực có trình độ, kỹ năng cao thường hướng tới các mô hình quản trị mở, các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật có tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức có nhiều tổ đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức theo chức năng , vì các mô hình như vậy có sự phân định nhiệm vụ rõ dàng hơn và tạo cơ hội để liên kết những đối tượng có chuyên môn tương đồng .

4,.Môi trường

Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độ thay đổi có ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ồn định, tổ chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập trung với những chỉ thị, nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang lại hiệu quả cao. Ngược lại những tổ chức muốn thành công trong điều kiện môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quết định mang tính chất phi tập trung với các thể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chức năng .

Câu 19 : Khái niệm, phân loại, vai trò, những yêu cầu đối với cán bộ quản trị. Các phong cách làm việc cơ bản của cán bộ quản trị (đặc điểm, ưu, nhược, điều kiện áp dụng)

* Khái niệm cán bộ quản trị :

Cán bộ quản trị là những người thực hiện các chức năng quản trị nhằm đảm bảo cho tổ chức đạt được những mục đích của mình với kết quả và hiệu quả cao

*Phân loại cán bộ quản trị : Chủ yếu theo hai tiêu chí:

_ Theo cấp quản trị :

_ Theo phạm vi của hoạt động quản trị

Theo cấp quản trị, được chia làm 3 loại:

+ Cán bộ quản trị cấp cao: Là những người chịu quản trị toàn diện đối với tổ chức. Họ có quyền : Quyết định chiến lược hoặc có ảnh hưởng lớn đến các quyết định chiến lược, quyết định các chính sách và chỉ đạo các mối quan hệ của tổ chức với môi trường

+ Cán bộ quản trị cấp trung: Là người chịu trách nhiệm quản trị những bộ phận và phân hệ của tổ chức

+ Cán bộ quản trị cáp cơ sở : là những chịu trách nhiệm trước công việc của những người lao động trực tiếp

* Vai trò của cán bộ quản trị :

_ Vai trò liên kết bao hàm những công việc trực tiếp với những người khác. Nhà quản trị là người đại diện cho đơn vị mình trong các cuộc gặp mặt chính thức; tạo ra và duy trì động lực cho người lao động nhằm hướng cố gắng của họ tới mục tiêu chung của tổ chức, đảm bảo mối quan hệ với các đối tác

_ Vai trò thông tin bao hàm sự trao đổi thông tin với những người khác. Nhà quản trị tìm kiếm những thông tin, chia sẻ thông tin với những người trong đơn vị và chia sẻ thông tin với những người bên ngoài

_Vai trò quyết định bao hàm việc ra quyết định để tác động lên con người. Nhà quản trị tìm kiếm những cơ hội để tận dụng, xác định vấn đề để giải quyết, chỉ đạo việc thực hiện quyết định, phân bố nguồn lực cho những mục đích khách nhau và tiến hành đàm phán với những đối tác

* Những yêu cầu đối với cán bộ quản trị :

_ Những yêu cầu về kỹ năng quản trị :

+ Kỹ năng kỹ thuật :

+ Kỹ năng thực hiện các mối quan hệ con người :

1. Đánh giá đúng con người, có khả năng thấu hiểu và thông cảm với những tâm tư, tình cảm, nguyện vọng của con người

2. Có khả năng dành quyền lực và tạo ảnh hưởng

3. Mềm dẻo trong hành vi, có kỹ năng giao tiếp và đàm phán

4. Sử dụng một cách có nghệ thuật các phương pháp lãnh đạo con người

5. Có khả năng xây dựng và làm việc theo nhóm

6. Có khả năng duy trì các cuộc họp

7. Giải quyết tốt các mâu thuẫn trong tập thể

8. Quản trị có hiệu quả thời gian và sự căng thẳng của bản thân mình, không để các vấn đề cá nhân làm ảnh hưởng đến công việc chung

+ Kỹ năng nhận thức :

_ Yêu cầu về phẩm chất :

+ ước muốn làm công việc quản trị

+ Nhà quản trị phải là người có văn hoá

+ Có ý chí

* Các phong cách làm việc cơ bản của cán bộ quản trị :

_ Phong cách cưỡng bức :

+ Đặc điểm : Là phong cách làm việc trong đó nhà quản trị chỉ dựa vào kiến thức, kinh nghiệm, quyền hạn của mình để tự đề ra các quyết định rồi bắt buộc cấp dưới phải thực hiện nghiêm minh, không được thảo luận hay bàn bạc gì thêm

+ ưu điểm : Giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và giữ được bí mật ý đồ

+ Nhược điểm : Sẽ triệt tiêu tính sáng tạo của mọi người trong tổ chức

+ ĐKAD : Đặc biệt cần thiết khi tổ chức hay bộ phận mới thành lập, khi có nhiều mâu thuẫn và xung đột phát sinh trong hệ thống khi cần giải quyết những vấn đề khẩn cấp và cần giữ bí mật

_ Phong cách dân chủ :

+ Đặc điểm : Rất quan tâm thu hút tập thể tham gia thảo luận để quyết định các vấn đề của đơn vị, thực hiện rộng rãi chế độ uỷ quyền

+ ưu điểm : Phát huy được tính sáng tạo của đội ngũ nhân lực và tạo được bầu không khí phấn khởi, nhất trí trong tập thể

+ Nhược điểm : Có thể làm chậm quá trình ra quyết định dẫn đến mất thời cơ

+ ĐKAD : Với khả năng và trình độ ngày càng cao của đội ngũ nhân lực, phong cách dân chủ ngày càng được sử dụng rộng rãi và trở thành phong cách làm việc có hiệu quả nhất đối với các cán bộ quản trị ở hầu hết các tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp

_ Phong cách tự do :

+ Đặc điểm : Người quản trị có phong cách này tham gia rất ít vào công việc tập thể, thường chỉ xác định các mục tiêu cho đơn vị mà mình phụ trách rồi để cho các cấp dưới tự do hành động để đi đến mục tiêu

+ ưu điểm : Tạo ra khả năng chủ động sáng tạo tối đa cho con người

+ Nhược điểm : Dễ đưa tập thể tới tình trạng vô chính phủ và đổ vỡ

+ ĐKAD : Chỉ có thể áp dụng có hiệu quả đối với những đơn vị có các mục tiêu độc lập, rõ ràng và có đội ngũ nhân lực có kỹ năng và ý thức kỷ luật cao.

Câu 20: Học thuyết phân cấp nhu cầu của Abraham Maslow.Thuyết về sự công bằng và vận dụng các học thuyết này trong quản trị.

Học thuyết phân cấp nhu cầu của Abaham Maslow :

Theo ông Maslow (nhà tâm lý học người Mỹ), nhu cầu của con người phù hợp với sự phân cấp từ nhu cầu thấp đến nhu cầu cao nhất.Khi một nhóm nhu cầu được thoả mãn thì loại nhu cầu này ko còn la động cơ thúc đẩy nữa

_ Nhu cầu sinh lý (vật chất) là những nhu cầu cơ bản để có thể duy trì bản thân cuộc sống con người (thức ăn, đồ mặc, nước uống, nhà ở...) A Maslow quan niệm rằng khi những nhu cầu này chưa được thoả mãn tới mức độ cần thiết để có thể duy trì cuộc sống thì những nhu cầu khác sẽ ko thúc đẩy đươc mọi người.

_ Nhu cầu về an toàn là nnhhững nhu cầu tránh sự nguy hiểm về thân thể và sự đe doạ mất việc, mất tài sản.

_ Nhu cầu xã hội ( về liên kết và chấp nhận) do con người là thành viên của xã hội nên họ cần được những người khác chấp nhận .

_ Nhu cầu được tôn trọng : theo A Maslow, khi con người bắt đầu thoả mãn nhu cầu được chấp nhận là thành viên trong xã hội thì họ có xu thế tự trọng và mong muốn được người khác tôn trọng.

_ Nhu cầu tự hoàn thiện : A Maslow xem đây là nhu cầu cao nhất trong cách phân cấp của ông. Đó là sự mong muốn để dạt tới chỗ mà một con người có thể đạt tới .Tức là làm cho tiềm năng của một người đạt tới mức tối đa và hoàn thành được một mục tiêu nào đó.

Như vậy theo học thuyết này, thì trước tiên các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến các nhu cầu vật chất, trên cơ sở đó mà nâng dần lên các nhu cầu bậc cao.

Học thuyết về sự công bằng

Con người trong hệ thống muốn được đối xử một cách công bằng, họ có xu hướng so sánh những đóng góp và phần thưởng của bản thân với những người khác. Khi so sánh , đánh giá co thể có 3 trường hợp xảy ra:

_ Nếu con người cho rằng họ được đối xử ko tốt, phần thưởng la ko xứng đáng với công sức họ đã bỏ ra thì họ sẽ bất mãn và từ đó họ sẽ làm việc ko hết khả năng và thậm chí họ sẽ bỏ việc.

_ Nếu họ tin rằng họ được đói xủ đúng,phần thưởng và đãi ngộ là tương xứng với công sức của họ đã bỏ ra thì họ sẽ duy trì múc năng suất như cũ.

_ Nếu con ngưòi nhận thức rằng phần thưởng và đãi ngộ là cao hơn so với điều mà họ mong muốn họ sẽ làm việc tích cực hơn, chăm chỉ hơn.Song trong trường hợp này, họ có xu hướng giảm giá trị của phần thưởng.

Một điều khó khăn là con người thường có xu hướng đánh giá cao công hiến của mình và đánh giá phần thưởng mà người khác nhận được.

Khi đối mặt với sự ko công bằng con người thường có xu hướng chấp nhận, chịu đựng hoặc chống đối.Song nếu họ phải đối mặt với sự ko công bằng lâu dài thì họ sẽ bỏ việc,Do đặc điểm này người lãnh đạo phải luôn luôn quan tâm tới nhận thức con người trong hệ thống về sự công bằng, ko thể để xuất hiện các bất công trong hệ thống.

Câu 21 : Khái niệm, đặc điểm, ưu, nhược điểm của phương pháp hành chính

1.Phương pháp giáo dục :

a. Khái niệm : Là cách tác động vào nhận thức và tình cảm của con người trong hệ thống nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ trong việc thực hiện nhiệm vụ

b. Đặc điểm :

_ Dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật tâm lý, đặc trưng của nó là tính thuyết phục, tức là làm cho con người phân biệt được phải trái, đúng sai, đẹp xấu, thiện ác, từ đó nâng cao tính tự giác làm việc và sự gắn bó với hệ thống

_ Các phương pháp giáo dục thường xuyên sử dụng kết hợp với các phương pháp khác

c.ưu điểm : Có tác động bền vững góp phần tạo ra niềm tin động viên con người hăng hái làm việc ngay cả khi khó khăn

d. Nhược điểm : Dễ trở thành phù phiếm, không có tác dụng đối với kẻ lười, kẻ thực dụng, mất rất nhiều thời gian làm cho quá trình ra quyết định chậm

2.Phương pháp hành chính :

a. Khái niệm : Phương pháp hành chính là cách tác động trực tiếp của người lãnh đạo lên tập thể những người lao động dưới quyền bằng cách quyết định dứt khoát mang tính bắt buộc đòi hỏi mọi người trong hệ thống phải chấp hành nghiêm ngặt, nếu vi phạm sẽ bị xử lý kịp thời thích đáng .

b. Đặc điểm : Tác động trực tiếp thông qua ban hành điều lệ hoạt động của tổ chức và thông qua mệnh lệnh của người lãnh đạo .

c. ưu điểm:

_ Xác lập trật tự kỷ cương và trật tự trong hệ thống

_ Là khâu nối các phương pháp quản trị khác lại

_ Giải quyết các vấn đề nhanh, dứt điểm

_ Đảm bảo được bí mật

d. Nhược điểm:

_ Hay sảy ra việc lạm dụng các kỷ luật hành chính dẫn tới việc quản trị hành chính quan liêu, độc đoán, chuyên quyền, làm việc máy móc, sử dụng mệnh lệnh hành chính thiếu cơ sở khoa học, theo ý muốn chủ quan, bộ máy hành chính cồng kềnh.

3. Phương pháp kinh tế :

a. Khái niệm : là các phương pháp tác động gián tiếp vào các đối tượng quản trị, thông qua các lợi ích kinh tế để cho đối tượng bị quản trị tự lựa chọn phương án hoạt động có hiệu quả nhất trong phạm vi hoạt động của họ mà không cần phải sủ dụng .

b. Đặc điểm:

_ Tác động lên các đối tượng quản trị không bằng cưỡng bức hành chính mà bằng các lợi ích

_ Các phương pháp kinh tế chấp nhận có thể có những giải pháp kinh tế khác nhau cho cùng một vấn đề

_ Khi sử dụng phương pháp kinh tế, chủ thể quản trị phải biết tạo ra những tình huống, những điều kiện lợi ích cá nhân và phân hệ phù hợp với lợi ích chung của cả hệ thống .

c. ưu điểm:

_ Giảm khối lượng công việc quản trị cho các nhà lãnh đạo

_ Kích thích mang tính chủ động sáng tạo, tạo ra động lực thúc đẩy con người hoạt động .

d. Nhược điểm : Dễ dẫn đến chủ nghĩa cá nhân, lợi ích cục bộ .

Kết Luận : Trong thực tế phải vận dụng tổng hợp các phương pháp vì các phương pháp là sự vận dụng của các quy luật kinh tế mà các quy luật kinh tế phải vận dụng tổng hợp , do đó các phương pháp phải sử dụng tổng hợp. Vì con người là tổng hoà các mối quan hệ xã hội, nên các phương pháp tác động đến con người cũng phải là phương pháp tổng hợp.

Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm có một giới hạn tác dụng nhất định, vận dụng tổng hợp các phương pháp sẽ hạn chế đc nhược điểm của từng phương pháp. Việc vân dụng phương pháp nào là đúng phương pháp nào là phụ phải phụ thuộc vào từng hoàn cảnh cụ thể

Câu 22 : Đặc điểm, ưu, nhược điểm của hệ thống kiểm tra phản hồi và hệ thống kiểm tra dự báo. Nên áp dụng hệ thống kiểm tra nào ? Vì sao ?

*Hệ thống kiểm tra phản hồi :

_ Đặc điểm : Các nhà quản trị đo lường kết quả thực tế, so sánh các tiêu chuẩn để đi tới kết quả mong muốn

_ưu điểm : Kiểm tra kỹ lưỡng trong 1 thời gian dài nên thường cho kết quả chính xác cụ thể

_ Nhược điểm :

+ Gây tốn kém cho doanh nghiệp

+ ít có tác dụng với việc nâng cao chất lượng của quá trình tạo ra các kết quả đó

+ Kiểm tra kết quả cuối cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giá co giai đoạn kế hoạch sauNhược điểm là độ trễ thời gian của hệ thống kiểm tra chỉ dựa trên những mối liên hệ ngược từ đầu ra tính không hiệu quả cảu các dữ liệu lịch sử

* Kiểm tra dự báo :

_ Đặc điểm : Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau. Trong hệ thống kiểm tra dụ báo sẽ giám sát đầu vào và quá trình thực hiện. Nếu không đảm bảo thì những đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn

_ ưu điểm : Những tác động của điều chỉnh sẽ được thực hiện trước khi điều ra của hệ thống bị ảnh hưởng. Hệ thống kiểm tra này khắc phục được tất cả nhược điểm của kiểm tra phản hồi

* Chúng ta nên áp dụng hệ thống kiểm tra trên hệ thống kiểm tra phản hồi có quá nhiều nhược điểm. Còn kiểm tra dự báo khắc phục được hết những nhược điểm đó. Nó đáp ứng đòi hỏi của các nhà quản trị là cần một hệ thống kiểm tra có thể báo cho họ những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định

Câu 23 :Vai trò của kiểm tra. Những giai đoạn của quá trình kiểm tra.Liên hệ thực tế và cho ví dụ minh hoạ.

*Vai trò của kiểm tra.

-Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị .Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch,chương trình và dự án;tính tối ưu của cơ cấu tỏ chức quản lý;tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tiến tới mục tiêu của mình.

-Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Trong thực tế những kế hoạch tôt nhất cũng có thể ko được thực hiện như ý muốn.Các nhà quản trị cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai làm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện,sửa chữa các sai làm đó trước khi chung trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch.

-Kiểm tra đảm bảo thực thi quyền lực quản lý của người lãnh đạo hệ thống.Nhờ kiểm tra , các nhà quản trị có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp.

-Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường.Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản trị luôn nắm được bức tranh toàn cảnh về mooi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của hệ thống.

-Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới.Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh.