Câu 6. ?

I.Một số khái niệm liên quan.

Ø    Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm vb quy phạm pháp luật, vb hành chính, vb chuyên ngành (kể cả bản fax, vb đc chuyển qua mạng, vb bảo mật) và dơn, thư gửi đến cơ quan tổ chức.

Nghiệp vụ này được thực hiện dựa trên một số nguyên tắc sau:

-        Mọi văn bản đến đều phải qua văn thư cơ quan;

-        Chuyển văn bản đến cho cơ quan văn phòng trước khi phân phối cho các  đơn vị giải quyết;

-        Nguyên tắc giao nhận và giải quyết văn bản đến nhanh chóng, chính xác, và bảo mật.

Ø    Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm vb quy phạm pháp luật, vb hành chính, vb chuyên ngành( kể cả vb sao, vb nội bộ, vb mật) do cơ quan tổ chức phát hành.

Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng ký vào sổ và làm thủ tục phát hành; chỉ các văn bản đạt yêu cầu về nội dung, thể thức mới được phát hành.

II.Nội dung nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản đến.

ØTiếp nhận văn bản đến.

ØĐăng ký vb đến

ØTrình văn bản đến

ØChuyển giao văn bản đến

ØTổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

ØSao văn bản đến

1.     Tiếp nhận văn bản đến.

Văn thư cơ quan  là đầu mối tiếp nhận tất cả các văn bản  do các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan qua các nguồn bưu điện, mạng, FAX. Nội dung công việc tiếp nhận văn bản:

Kiểm tra: khi nhận văn bản, tiến hành ktra xem vb nhận có đủ số lượng hay không, phong bì vb có bị rách, bị bóc hay chưa.

Phân loại sơ bộ vb đến thường có 4 nhóm:

·        Loại có dấu chỉ mức độ khẩn, mật: Trong đó có loại khẩn thì bóc bì ngay, còn loại mật thì báo cáo với lãnh đạo văn phòng hay thủ trưởng cơ quan, nếu được phép bóc bì thì bóc phong bì và làm thủ tục đăng ký vào sổ văn bản đến. Nếu không đc giao nhiệm vụ bóc thì người có trách nhiệm bóc phong bì và gửi xuống văn thư đăng ký vào sổ đăng ký vb đến mật.

·        Loại sai thể thức: Đó là những vb nhầm địa chỉ, gửi vượt cấp, trình bày sai thể thức… Loại này không đăng ký và gửi lại nơi gửi vb, tác giả của vb và báo cáo lãnh đạo văn phòng hoặc gửi thủ trưởng cơ quan tổ chức.

·        Loại thông thường: Đối vởi những vb loại này sau khi nhận thì tiến hành bóc bì, lấy vb ra, đối chiếu số, ký hiệu văn bản  ở trong vb với số , ký hiệu ghi ngoài phong bì. Đối với những vb có ngày tháng ghi trên vb và ngày tháng nhận vb cách nhau quá xa, đơn từ khiếu nại, tố cáo thì cần giữ lại cả phong bì.

·        Loại tư liệu: Các tờ quảng cáo, giấy thông báo mang tính chất dịch vụ, thương mại… đối với loại này không đăng ký mà lưu lại 1 thời gian ngắn tại bộ phận văn thư cơ quan rồi hủy.

2.                 Đăng ký vb đến: Mục đích của việc đăng ký vb đến là để quản lý vb chặt chẽ, giúp theo dõi tiến độ xử lý, giải quyết vb đến, giúp tra tìm đc nhanh chóng. Khi đăng ký phải ghi đầy đủ thông tin cần thiết về vb vào các phương tiện đăng ký. Trước khi đăng ký phải đóng dấu lên vb. Dấu đến đc đóng góc trái dưới phần trình bày yếu tố “ số và ký hiệu vb”, trường hợp là công văn trao đổi thì dưới yếu tố “ trích yếu vb”. Trong dấu đến có các tố: Tên cơ quan nhận vb, số đến, ngày đến, chuyển, lưu hồ sơ số.

+ Sổ đăng ký vb đến bao gồm các loại sổ đăng ký vb quy phạm pháp luật, sổ đăng ký bảo mật, sổ đăng ký vb thông thường, sổ đăngký đơn, thư; sổ chuyển giao vb.

3.                 Trình vb đến:Tất cả các vb đến, sau khi đã đăng ký, tùy theo chế độ văn thư của từng cơ quan tổ chức, cán bộ phụ trách công tác văn thư phải trình bày ngay cho chánh văn phòng xem xét, nghiên cứu để quyết định hướng giải quyết. Lãnh đạo văn phòng, hoặc phòng hành chính ghi ý kiến chuyển văn bản đến các cá nhân, đơn vị giải quyết.Văn thư cơ quan căn cứ vào ý kiến chuyển vb đó mà chuyển giao vb đến từng cá nhân, đơn vị trong thời gian sớm nhất.

 Đối với những cơ quan, tổ chức nhỏ, có thể trình xin ý kiến chuyển vb đến trực tiếp thủ trưởng cơ quan và thủ trưởng cơ quan, tổ chức cho ý kiến chuyển vb.

4.     Chuyển giao vb đến.

+ Văn thư cơ quan có trách nhiệm chuyển giao vb đến đúng đối tượng xử ký theo ý kiến của lãnh đạo văn phòng hoặc thủ trưởng cơ quan.  Người nhận vb phải đăng ký đầy đủ vào sổ nhân tài liệu. Đối với những cơ quan lớn, có nhiều đơn vị đóng không cùng 1 chỗ thì mỗi đơn vị có sổ giao nhận riêng.

+ Việc chuyển giao những vb có dấu mật phải chý ý khi chuyển thì chuyển cả phong bì có dấu hiệu mật đến người nhận xử lý. Nếu cơ quan nào có số lượng vb mật nhiều thì làm sổ chuyển giao vb mật riêng. Trường hợp vb mật ít, thì sử dụng chung sổ chuyển giao vb thường, nhưng phải thêm cột ghi mức độ mật.

5.     Tổ chức giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến.

+ Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời những vb đến. Căn cứ nội dung của vb đến, thủ trưởng cơ quan giao cho đơn vị, hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết vb đến theo thời hạn đc pháp luật quy định hoặc theo quy định riêng của từng cơ quan tổ chức.

+ Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể giao cho lãnh đạo văn phòng, phòng hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết vb đến. Lãnh đạo văn phòng, phòng hành chính thường xuyên thông báo những vb đến và tiến độ giải quyết vb đến tại các cuộc họp giao ban của cơ quan, tổ chức. Qua đó nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị, cá nhân đc giao nhiệm vụ giải quyết vđ liên quan đến nội dung vb đến và xử lý các thông tin phản hồi để báo cáo lãnh đạo cơ quan có biện pháp giải quyết hoặc điiều chỉnh kịp thời. Dối với cán bộ văn thư chuyên trách phải theo dõi thường xuyên báo cáo với lãnh đạo văn phòng, phòng hành chính để xử lý những vđ nảy sinh đôt xuất.

6.     Sao vb đến.

+ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, thường xuyên phải thực hiện sao vb đến. Sao vb đến để cho các đối tượng cần đc biết. Hiên nay, theo quy định của pháp luật có 3 hình thức sao vb:

Sao y bản chính là sao đầy đủ, chính xác nội dug của vb từ bản chính.

Sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của vb, đc thực hiện từ bản sao y bản chính.

Trích sao là 1 phần nội dung của vb từ bản chính.

+ Các bản sao bằng cách photocopy có cả dấu đến và không trình bày đúng thể thức sao thì chỉ có giá trị thông tin tham khảo, không có giá trị pháp lý.

+Những vb đến đc sao tại văn thư, vb  đến chính thức làm gốc để sao thì lưu giữ lại văn thư cơ quan. Ngoài ra, trong việc sao vb còn đc thực hiện sao các vb không phải là phổ biến chính sách, pháp luật rộng rãi, như sao vb để giải quyết các công việc thì cũng phải thực hiện thể thức sao theo quy định, nhưng văn thư cơ quan không lưu vb nguồn để sao.

III. Nội dung quản lý vb đi.

ØĐăng ký vb đi.

ØChuyển giao vb đi.

ØSắp xếp và lưu vb.

1.     Đăng ký vb đi.

Đăng ký vb đi là việc ghi chép 1 số thông tin cần thiết của vb đi như: số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung của vb…vào những phương tiện đăng ký( như sổ đăng ký vb đi, thẻ, máy vi tính..). Đăng ký vb đi còn nhằm quản lý chặt chẽ vb của cơ quan và tra tìm vb đc nhanh chóng.

Yêu cầu khi đăng ký vb đi phải gi đầy đủ và chính xác các yếu tố cần thiết có trong các phương tiện đăng ký. Trước khi đăng ký vb, vb phải đc ktra lại lần cuối về trình bày thể thức của vb, thẩm quyền ban hành vb.

Ngoài ra khhi đăng ký vb đi cần hoàn thiện các thủ tục khi phát hành vb như:

·                    Ghi số lên vb: số của vb là số đăng ký thứ tự của vb trong năm, tính từ ngày thứ 01 tháng 01 năm đó. Những cơ quan, tổ chức hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số vb theo nhiệm kỳ.

·                    Ghi ngày tháng năm lên vb: Là ngày tháng năm vb đc ký ban hành. Ngày tháng năm của vb ghi bằng số Ả rập và phải ghi rõ rang, chính xác( đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 thì thêm số 0 ở đằng trước.

·                    Đăng ký vb đi: Việc đăng ký vb đi đc thực hiện trên các phương tiện, như sổ, máy vi tính. Đối với những cơ quan, tổ chức dùng sổ và số lượng vb nhiều thì trong 1 năm lập nhiều loại sổ đăng ký vb đi khác nhau đối với mội loại vb, thường là: Sổ đăng ký vb đi(mật), sổ đăng ký vb đi (thường), sổ đăng ký vb đi(vb QPPL).

2.     Chuyển giao vb đi.

Tất cả vb đi phải đc đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.

·        Việc gửi vb đi phải đúng nơi nhận đã ghi trên vb.

·        Những vb có dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển tùy theo mức độ khẩn.

·        Tất cả các loại vb gửi ra ngoài đều phải có phong bì. Do vậy, phải thực hiện các công việc như chọn phong bì, trình bày phong bì, dán phong bì và làm thủ tục gửi đi.

3.     Sắp xếp và lưu vb.

Vb đc ban hành phải lưu lại ít nhất 02 bản, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư cơ quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ đã trực tiếp soạn thỏa vb đó. Tại tập lưu vb ở bộ phận văn thư cơ quan, các vb đc sắp xếp theo thứ tự số vb đã đc đăng ký theo sổ đăng ký vb đi hoặc trong máy vi tính.

Liên hệ thực tế.

Ưu điểm:

§     Nhiều cơ quan đơn vị tuyển chọn những người đào tạo chính quy về công tác văn thư.

§     Nhận thức của CBCC về sọan thảo văn bản, văn thư, kỹ thuật làm văn bản, hồ sơ cao hơn trước. Giúp cho thủ trưởng cơ quan ban hành quyết định, kiểm soát văn bản, văn thư, hồ sơ tốt hơn trước.

§     Nhiều cơ quan, đơn vị áp dụng CNTT vào soạn thảo văn bản, sắp xếp hồ sơ…

§     Trang thiết bị phươn tiện mới hiện đại hơn.

Hạn chế:

§     Cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan còn rất chậm.

§      Công tác văn bản, văn thư, hờ sơ còn rườm rà.

§     Soạn thảo văn bản còn dài dòng, gây khó khăn cho nhân dân.

§      Kỹ thuật soạn thảo văn bản chưa cao, dẫn đến sửa chữa, bổ sung,sửa đổi văn bản liên tục.

§     Khâu văn thư nhiều lúc chưa đúng quy trình.Đặc biệt quá trình bảo mật

Giải pháp:

§     Tích cực hơn nữa trong ứng dụng CNTT.

§     Tiếp tục bồi dưỡng kiến thức văn bản, hồ sơ cho CBCC.

§     Thực hiện tốt việc kiểm soát văn bản, hồ sơ. Đặc biệt công tác bảo mật.

§     Xây dưng chương trình cải cách hành chin trong tất cả các cơ quan, đơn vị.

§     Trang bị phương tiện hiện đại đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản.

ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.     Ưu điểm

1.1            Kết quả đạt được trong hoạt động quản lý & giải quyết văn bản đến và văn bản đi

Một là, trong quá trình hoạt động nhìn chung các nhân viên văn thư đã đáp ứng được yêu cầu thực tế đặt ra, phục vụ đắc lực cho yêu cầu quản lý, cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác cho các phòng ban

Hai là, Việc quản lý vb đến, vb đi được nvien văn thư thực hiện đúng theo quy trình của chính phủ và của UBND quận/huyện đề ra. Tất vả các vb đến thuộc diện phải đăng ký vb đều được đóng dấu đến, gắn phiếu xử lý vb, trực tiếp gia vb đến ban lãnh đạo và các phòng ban có thẩm quyền giải quyết, theo dõi thực hiện qvb qua sổ đăng ký vb. Vb đi luôn được kiểm tra thể thức, nhân viên văn thư trả lại vb cho đơn vị, phòng ban đã soạn thảo để chỉnh sưả. Do đó đã không xảy ra tình trạng thất lạc, bỏ xót vb trong quá trình đăng ký hay lưu trữ vb

Đối với những vb mật, nv văn thư đảm bảo quản lý nghiêm ngạt theo đúng quy định, không xảy ra tình trạng rò rỉ thông tin.

Ba là, UBND quận A đã áp dụng cơ chế một cửa trong hoạt động công tác văn thư. Thực hiện cơ chế ủy nhiệm, phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm giải quyết công việc cho các cá nhân, phòng ban vì vậy số lượng công việc mang tính chuyên môn nghiệp vụ được giải quyết đáng kể, tăng quỹ thời gian cho chủ tịch và phó chủ tịch UBND tập trung quảu quyết các lĩnh vực quan trọng nhưu hoạch định chiến lược phát triển kinh tế- Xh, quy hoạch đô thọ, XD củng cố chính quyền….

Trách nhiệm của các phòng ban trong việc tiếp nhận và giải quyết vb được nâng cao, hạn chế tính tùy tiện về hình thức, kỹ thuật,  nội dung phát hành vb .. giúp hiệu lực pháp lý vb tăng lên.

1.2   Trong UwD CNTT

Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của UBND quận A nói chung và hoạt động của phòng văn thư nói riêng làm cho các nội dung hành chính được công khai hóa đến mọi công dân, tổ chức, qiamr phiềm hà giữa công chức vs công dân

Thủ tục hành chính được đơn giản hóa, thời gian giải quyết công việc theo yêu cầu công dân được rút ngắng, long tin trong nhân dân được củng cố, nâng cao trách nhiệm, chất lượng cán bộ, công chức, nhân viên đang làm việc trong UBND. Việc ứng dụng CNTT  đặc biệt là đưa phần mềm quản lý vb vào hoạt động, mối quan hệ giữa các phòng ban được củng cố, tăng cường.

Ứng dụng cntt không chỉ được áp dụng trong soạn thảo vb mà còn được áp dụng trong hoạt động quản lý Vb đến , vb đi và trao đổi thông tin qua mạng. Do đó hình thành phong cách làm việc mới, có hiệu quả cao, tạo điều kiện để tra cứu thông rin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải quyết công việc.

1.3   Về cơ sở vật chất:

Nhìn chung, phòng văn thư… đã được trang bị tương đối đầy đủ phương tiện làm việc như máy vi tính, máy photo,máy fax, máy scan, điện thoại… cũng với các vật tư văn phòng phẩm khác. Việc đánh máy, in tài liệu, nhân bản tuân theo đúng quy định do đó không xảy ra tình trạng in, photo thừa tránh gây lãng phí cho quận/huyện

1.4   Về phía cán bộ công chức

Phần lớn nhân viên phòng văn thư đều có trình độ chuyên môn, trẻ tuổi, nhiệt tình, cẩn thận, tỷ mỉ,có trách nhiệm cao trong cong việc, luôn cố gắng khắc phục khó khăn để hoàn thành công việc được giao.

Nhân viên văn thư thường xuyên được cuet tham gia các khóa đào tạo về quản lý nhà nước, về nghiệp vụ văn thư và hiện đại hóa công tác văn thư trong cơ quan NN … để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Đa số nhân viên biết ứng fungj thành thạo máy vi tính và các máy móc thiết bị khác trong phòng để giải quyết công việc

2.     Nguyên nhân thành công

Có được những thành tích trên trong quá trình hoạt động của phòng văn thư là do:

Ban lãnh đạo UBND quận thường xuyên chỉ đạo hạo động công tác văn thư theo đúng chủ trương đường lối của NN

UBND quận đã xây dựng và tổ chức thành công mô hình một cửa, đẩy mạnh UD CNTT đổi mới cách thức làm việc của nhân viên văn thư nói riêng và các phòng ban trong UBND quận nói chung

UBND quận đã xây dựng được quy chế làm việc hợp lý, khoa học

Trình độ quản lý, lãnh đọa văn phòng, trình độ chuyên môn của đội ngũ chuyên viên văn phòng và nhân viên văn thư ngày càng được củng cố.

3.     Những mặt còn hạn chế

Số lượng vb chưa tuân thủ đúng quy định về nội dung, thể thức

Việc lấy số vb thỉnh thoảng còn nhầm lẫn, sai sót

Đăng ký vb đi bằng sổ đăng ký còn tẩy xóa

Nhiều vb gửi đến không qua bộ phận văn thư, văn bản không được đăng ký hoặc sau đó được chuyển trở lại văn thư để đăng ký gây mất thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải quyết công việc.

 Chất lượng trang thiết bị , máy móc chưa đảm bảo thường xuyên xảy ra tình trạng lỗi mạng, virus tấn công máy tính, máy photo máy in bị hỏng, mực in chưa đều…/ thiếu máy hủy tài liệu.

Chuyển giao vb thỉnh thoảng còn chậm

Chưa có biện pháp xử lý  thích đáng với vb sai thể thức, nội dung

Vb quản lý hoạt động văn thư còn chồng chứo

Chưa có chế độ phụ cấp cho nhân viên văn thư

ØNguyên nhân của những hạn chế trên chủ yếu là do:

Chưa nhận thức đúng vai trò, vị trí của công tác văn thư

Khổi lượng công việc nhiều trong khi phòng văn thư chỉ có 2 nhân viên làm công tác văn thư

Mặc dù thường xuyên được tham gia các lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn xong trình độ, năng lực làm việc của nhân viên văn thư mộ số mặt còn hạn chế.

4.     Giải pháp

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư:

Trong giai đoạn hiện nay việc nâng cao hiệu quả công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu, nó không chỉ góp phần giải quyết công việc nội bộ của cơ quan, đơn vị mà còn đánh giá chất lượng của hệ thống hành chính=>>> để công tác văn thư ngầy càng hoàn thiện hơn cần tiến hành một số giải pháp:

a.     Nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác văn thư

Lãnh đạo văn phòng  phải thường xuyên nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên làm công tác văn thư thông qua việc phối hợp với trường chính trị, học viện hành chính mở các lớp tập huấn, các khóa học về quản lý hành chính hàng năm cho các phòng ban, cán bộ nhân viên làm công tác soạn thảo vb và nhân viên

Cần bổ sung thêm số lượng nhân viên, bổ sung nhân viên được đào tọa cơ bản , có kiến thức chuyên sâu, nghiệp vụ vững vàng về công tác văn thư làm công tác văn thư để lượng văn bản và tài liệu của văn phòng được giải quyết nhan h chóng, chính xác, kịp thời

Việc cử nhân viên văn thư đi học phải có trọng tâm, cần phải xác định đúng nội dung ưu tiên trong bồi dưỡng, đào tạo. Mỗi cán bộ, nhân viên ngoài bổ sung kiên thức về trình độ còn phải bổ sung thêm kiến thức về vi tính để đáo ứng yêu cầu công việc

Đổi mới nhận thức của nhân viên văn thư về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của hoạt động văn thư

Đẩy mạnh công tác kiểm tra đánh giá trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên văn thư theo quý để bố trí đúng người, đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá trình độ chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên văn thư theo quý để bố trí đúng người đúng việc, đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ.

Đẩy mạnh việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, quy trách nhiệm từ lãnh đọa cho đến nhân viên tránh tình trạng đùn đẩy công việc, trách nhiệm tập thể trong hoạt động văn thư.

b.     Tăng cường chính sách đãi ngộ nâng cao đời sống cho nhân viên làm công tác văn thư

Sự quan tâm về vật chất cũng như tinh thần cho nhân viên văn thư sẽ là nguồn động viên rất lớn cho họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao.

Đồng thời xây dựng cơ chế thi đua, khen thưởng để động viên kích thích tính năng động tích cực và nâng cao hiệu quả công rác văn thư, cũng như áp dụng cơ chế kỷ luật đối với những hành vi vi phạm quy định nhà nước về công tác văn thư của nhân viên làm công tác văn thư.

c.      Tăng cường đầu tư hệ thống trang thiết bị theo hướng hiện đại hóa phục vụ công tác văn thư

Văn phòng hàng ngày luôn nhận và chuyển giao văn bản ở nhiều nơi. Do đó số lượng văn bản và hồ sơ rất lơn cần phải được bảo quản nhưng cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư còn nhiều hạn chế, chưa có tính thống nhất. Hiện nay các trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của công tác văn thư đã được sử dụng từ lâu. Vì vậy văn phòng cần có kế hoạch thay thế hoặc bổ sung những thiết bị , vật dụng cần thiết.

Cần phải tăng cường ngân sách đầu tư trang thiết bị phục vụ hoạt động của công tác văn thư. Đầu tư phải chú trọng đến chất lượng và hiệu quả chứ không phải đầu tư một cách bừa bãi, tùy tiện

d.     Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn thư

Hiện nay, công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và tác động sâu rộng đến mọi mặt cuộc sống. Việc ứng dụng cntt trong hoạt động văn thư là điều tất yếu. Nó cho phép nâng cao năng suất lao động của nhân viên văn thư.

ứng dụng cntt vào công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo, giúp lãnh đạo ra quyết định đúng đắn, kịp thời, chính xác. Hiện nay máy vi tính đang được sử dụng phổ biến trong công tác văn thư như soạn thảo văn bản, đăng ký, lập hồ sơ công văn giấy tờ đến việc tra cuwusm nghiên cứu tài liệu góp phần tạo ra hệ thống thông tin liên hoàn, đồng bộm tảo a sự liên kết nhịp nhàng  giữa phòng văn thư với các phòng ban chuyên môn khác.

e.      Thường xuyên kiểm tra hoàn chỉnh công tác văn thư tại …

Để đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện tốt ngoài những biện pháo kể trên, văn phòng phải thường xuyên tiến hành kiểm tra số văn bản được chuyển đến, số văn bản  ban hành và tài liệu lưu trữ xem có đúng quy trình hay không. Nếu không đúng phải kịp thời chỉnh sửa cho phù hợp. Thông qua công tác kiểm tra hoạt động văn thư nói riêng và hoạt động các phòng ban chuyên môn nói chung, nhân viên văn thư sẽ rút ra được những hạn chế để từ đó có giải pháp khắc phục kịp thời.