•      Ý 1.

Văn bản là phương tiện  ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định.

Văn bản quản lý nhà nước là văn bản ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý và thông tin quản lý, do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các cquan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với tổ chức và công dân.

 Thể thức vb là tập hợp các thành phần cấu thành vb đc thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của nhà nước để đảm bảo giá trị pháp lý, giả trị quản lý và nhất là trang trọng cho văn bản.

+ Các yếu tố của thể thức vb là: Quốc hiệu; Tên cơ quan, tổ chức ban hành vb; Số và ký hiệu; Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành vb;Tên loại và trích yếu nội dung văn bản; Nội dung vb; Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; Dấu của cơ quan tổ chức; Nơi nhận; Các thành phần thể thức khác.

Ý 2. Ý nghĩa các yếu tố hình thành vb.

•      Quốc hiêu cho biết tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu chính trị của nhà nước ta: dân tộc độc lập, dân quyền tự do, dân sinh hạnh phúc. Chính vì vậy, trên mỗi vb, yếu tố này đc đặt ở vị trí trang trọng trên cùng góc phải, trang đầu của vb.

•      Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cho biết tên cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung văn bản, giúp cho việc giao dịch trao đổi xung quanh những vấn đề vb đặt raddc thuận tiện. Mặt khác, yếu tố này còn cho biết vị trí của cơ quan ban hành trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước.

+ Tên cơ quan phải ghi chính xác, đầy đủ, đúng như trong quyết định thành lập cơ quan và không viết tắt.

•      Số và ký hiệu vb giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm vb đc dễ dàng.

+ Số của vb thể hiện thứ tự vb đc ban hành. Ddc đánh từ số 01 và bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến 31 tháng 12 mỗi năm bằng chữ thường và chữ số Arap; các số dưới 10 phải viết thêm số 0 ở đằng trước.

•      Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản.

+ Địa danh ghi trên vb là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sơ. Đối với những đơn vị hành chính đc đặt theo tên người hay bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

+ Ngày tháng năm ban hành vb là ngày tháng năm đc thông qua hoặc đc đăng ký ban hành. Những số chỉ ngày tháng nhỏ hơn 10 và số chỉ tháng nhỏ hơn 3 thì thêm số 0 đằng trước.

•      Tên loại và trích yếu nội dung vb: là tên gọi chính thức của từng loài vb do cơ quan, tổ chức ban hành. Trừ công văn, khi ban hành vb QPPL và các loại vb khác đều phải ghi tên.

+ Tên loại vb phải phù hợp với nội dung vb, phù hợp với thẩm quyền ban hành và dùng những tên loại vb đc quy định hiện hành.

+ Trích yếu là 1 câu hay 1 cụm từ phản ánh khái quát, ngắn gọn nội dung cơ bản của vb. Yếu tố này giúp cho việc phân loại, xử ký vb nhanh chóng và lập hồ sơ chính xác.

•      Nội dung văn bản. Đay là phần trọng tâm của vb. Tùy theo nội dung của từng loại vb mà phần này có thể đc trình bày theo “ văn điều khoản” hoặc “ văn xuôi pháp luật”.

+ Nội dung của vb phải đc trình bày ngắn gọn, đầy đủ, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo vb.

•      Chức vu, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

+ Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký.

/ Văn bản phải do thủ trưởng cơ quan hay người đc uuyr quyền ký. Chức vụ ghi trên vb là chức danh lãnh đạo chính thức của nguwowig ký vb trong cơ quan, tổ chức.

/ Trường hợp người ký là thủ trưởng cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng hay đối với những vb thuộc thẩm quyền ký của cá nhân người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị.

/ Một số loại ký tên như: ký thay mặt, ký chứng thực, ký thay, ký quyền, ký thừa ủy quyền,ký thừa lệnh.

/ Chức vụ ghi trên vb do các tổ chức tư vấn như Ban, Hội đồng của nhà nước hoặc cơ quan, tổ chức ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký vb trong Ban hoặc Hội đồng đó.

/ Người ký phải kiểm tra kỹ nội dung trước khi ký; không ký trên giấy nến để in thành nhiều bản, không dùng bút chì, mực đỏ hay mực dễ phai mờ để ký.

+ Họ tên người ký.

      Đối với vb QPPL và văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và caccs danh hiệu danh dự khác, trừ văn bản của các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, nghiên cứu khoa học, trong những trường hợp cần thiết, có thể nghi thêm học hàm, hộc vị.

•      Dấu của cơ quan, tổ chức.

+ Dấu của cơ quan ban hành vb đc đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/4 đến 1/3 về bên trái chữ ký. Dấu đc đóng bằng màu đỏ tươi – màu quốc kỳ. Không đóng dấu không chỉ. Dấu phải đúng cơ quan ban hành vb. Cụm chữ ký và dấu đc trinnhf bày ở dưới phần nội dung chính, tại góc bên phải đối với vb 1 chữ ký; hoặc đc dàn đều sang cả hai góc đối với vb liên tich, trong đó vị trí của cơ quan chủ trì soạn thỏa ở góc trên bên phải.

•      Nơi nhận.

+ Phần nơi nhận ở cuối vb.

Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân cụ thể nhận vb với mục đích và trách nhiệm cụ thể. Nơi nhận ghi ngang hang phần chữ ký, ở góc trái vb, nội dung bao gồm các nhóm đối tượng: để báo cáo, để thi hành, để phối hợp, lưu.

+ Nơi đề gửi. Đây là yếu tố đặc thù của công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu trình , phiếu gửi… Yếu tố này bắt đầu bằng chữ “ kính gửi”.

•      Các thành phần thể thức khác.

+ Dấu chỉ mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần đc chuyển nhanh, vb đc xác định độ khẩn theo các mức độ: Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ. Việc đóng dấu này do người ký vb quy định.

+ Dấu chỉ mức độ mật. Trong trường hợp cần thiết vb có thể có dấu hiệu chỉ mức độ mật: Mật, Tối mật, Tuyệt mật.

+ Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ e-mail; địa chỉ trên mạng; số điện thoai; số telex; số fax đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ. Yếu tố này đc trình bày ở cuối vb bên dưới 1 gạch ngang suốt vùng trinnhf bày để phân tách với vb.

+ Các chỉ dẫn về vi phạm lưu hành như: “trả lại sau  khi họp”, “ xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ”,… Các chỉ dẫn trên có thể đc đánh máy hoặc dùng con dấu khắc sẵn để đóng lên vb hoặc dự thảo vb.

+ Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành đối với những vb cần đc quản lý chặt chx về số lượng bản phát hành.

+ Trường hợp vb có phụ lục kèm theo thì trong vb phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục vb phải có tiêu đề; vb có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải đc đánh số thứ tự bằng chữ số la mã.

+ Số trang; vb và phụ lục vb gồm nhiều trang thì từ trang thứ 2 trở đi phải đc đánh số thứ tự bằng chữ số A rập; số trang của phụ lục vb đc đánh riêng, theo từng phụ lục.

•      Thể thức bản sao. Các hình thức bản sao gồm:

+ Bản sao y bản chính là bản sao đày đủ, chính xác nội dung của vb và đc trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải đc thực hiện từ bản chính.

+ Bản trích sao là bản sao 1 phần nội dung của vb và đc trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải đc thực hiện từ bản sao chính.

+ Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của vb và đc thực hiện từ bản sao y bản chính trình bày theo và đc trình bày theo thể thức quy định.