1. Ý nghĩa của các yếu tố hình thành lên thể thức văn bản.
_ Văn bản QLHC NN là những quy định và thông tin quản lý ( được văn bản hóa do các cơ quan quản lý hc nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ hành chính NN giữa các cơ quan hành chính NN với nhau hoặc giữa các cơ quan hành chính NN với các tổ chức vs công dân.
_ Đặc điểm của Văn bản QLHC NN:
+ được hình thành trong hoạt động của các cơ quan NN để thực thi thẩm quyền hành pháp, do cơ quan NN mà chủ yếu là cơ quan hành chính NN ban hành.
+ là phương tiện ghi lại, truyền đạt quyết định quản lý hành chính NN và thông tin quản lý.
+ Nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý hành chính NN giữa các cơ quan NN với nhau hoặc giữa cơ quan NN với các tổ chức và công dân.
+ Thẩm quyền, thủ tục ban hành và thể thức do luật định và cơ chế hoạt động của cơ quan.
+ Được đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả cưỡng chế nhà nước.
_ Thể thức của văn bản là toàn bộ yếu tố cấu thành nên hình thức bên ngoài của văn bản. Bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể.
_ Yêu cầu thể thức của văn bản:
+ Đầy đủ các yếu tố thể thức trong một văn bản. Bao gồm các thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể.
+ Thiết lập và bố trí các yếu tố trong văn bản đó 1 cách khoa học, theo đúng quy định của pháp luật hiện nay. Hiện tại là thực hiện theo Thông tư liên tịch Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
_ Nội dung và ý nghĩa của các thể thức văn bản:
(1)Quốc hiệu: Cho biết tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu chính trị của NN ta. Do vậy đặt ở vị trí trang trọng nhất là góc trên cùng bên phải. Trong đó:
+ “ Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” viết in hoa, kiểu chữ đứng đậm, cỡ chữ 12-13.
+ “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” thì in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, chữ cái đầu thì viết hoa, giữa các cụm tử có gạch ngang nhỏ, dưới có đường kẻ ngang, nét liền, độ dài = độ dài của dòng chữ.
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Cho biết tên cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung của văn bản, giúp cho việc giao dịch trao đổi xung quanh những vấn đề văn bản đặt ra được thuận tiện. Ngoài ra nó còn cho biết vị trí của cơ quan ban hành vb trong hệ thống tổ chức bộ máy NN.
+ vb của HĐND, UBNĐ các cấp không có cơ quan chủ quản cấp trên thì ghi trực tiếp tên cq mình.
+ vb thể hiện tên cơ quan chủ quản thì ghi tên cq cấp trên trực tiếp ở dòng trên, còn cơ quan ban hành ở dòng dưới.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu đứng.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành vb được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu đứng đậm; phía dưới có nét kẻ liền độ dài = 1/3 dòng chữ, đặt cân đối với dòng chữ.
(3)Số và ký hiệu: Giúp cho việc vào sổ, tìm kiếm văn bản được dễ dàng.
Số của vb thể hiện thứ tự văn bản được ban hành, đánh từ 01 và bắt đầu từ ngày 01/1 – 31/12 mỗi năm bằng chữ thường, chữ số arap; các số dưới 10 phải viết số 0 đằng trước.
Cách thiết lập yếu tố số và ký hiệu:
+ Vb QPPL: Số:…/năm ban hành/viết tắt tên loại vb – viết tắt cơ quan ban hành.
+ Vb hành chính thường: Số:…/ viết tắt tên văn loại vb – viết tắt tên cơ quan ban hành.
+ Công văn: Số:…/vt tên cq ban hành – vt tên cq soạn thảo.
(4) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành vb:
+ Địa danh: tên gọi chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở.
+ Ngày tháng năm ban hành vb: là ngày thông qua hoặc ngày ký ban hành vb.
Cả 2 yếu tố trên đều ghi bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ nghiêng, sau địa danh có dấu “,”
(5)Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại vb là tên gọi chính thức của từng loại vb do cq, tổ chức ban hành. Trừ công văn ra thì ban hành vb đều ghi tên loại. tên loại văn bản phải phù hợp với thẩm quyền bh và dùng những tên loại vb được quy định hiện hành.
Trích yếu: là 1 câu hay cụm từ phản ánh khái quát, ngắn gọn nội dung cơ bản của văn bản. Nó giúp cho việc phân loại, xử lý vb nhanh chóng và lập hs chính xác.
Tên loại vb thì trình bày canh giữa, chữ in hoa, cỡ chữ 14-15, kiểu đứng, đậm. Trích yếu nd vb được canh giữa, ngay tên loại vb, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu có dòng kẻ ngang, nét liền, độ dài bằng 1/3-1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối với dòng chữ.
Trích yếu nd công văn được trình bày dưới số ký hiệu, sau chữ viết tắt V/v bằng chữ in thường, cỡ chữ 12-13, kiểu đứng.
(6)Nội dung văn bản.
Đây là phẩn trọng tâm của vb. Tùy theo từng loại vb mà có cách trình bày riêng. Nội dung của vb phải trình bày ngắn gọn, đủ ý, đảm bảo các yêu cầu về nội dung, cũng như các yêu cầu khác của kỹ thuật soạn thảo vb.
Phần nội dung của vb trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14.
(7) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký.
+ Vb phải do thủ trưởng cq hay ng được ủy quyền ký. Chức vụ ghi trên vb là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký vb trong cơ quan, tổ chức.
+ trường hợp người ký là thủ trưởng cq, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng hay đối với vb thuộc thẩm quyền ký của cá nhân ng đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của thủ trưởng cq, dv.
+ ký Thay mặt (TM.): trường hợp vb được thảo luận tập thể và QĐ theo đa số cq,tổ chức làm việc theo chế độ tập thể thì trên chức vụ ng ký đề “ TM. Cq, tổ chức”
+ ký chứng thực: NQ, biên bản họp HĐND do chủ tịch HĐND ký chứng thực.
+ ký thay: tr hợp cấp phó ký các vb thuộc lĩnh vực phân công phụ trách thì trước chức vụ đề KT. Thủ trưởng cq, đv
+ ký quyền (Q.): ng ký là quyền thủ trưởng cơ quan, đv theo QĐ bổ nhiệm, trước chức vụ đề Q.
+ ký thừa ủy quyền (TUQ.): ng đứng đầu cq ủy quyền cho 1 cán bộ phụ trách dưới 1 cấp ký 1 số vb mà theo quy định ng đứng đầu cq phải ký. Trước chức vụ đề TUQ. Chú ý việc TUQ phải có văn bản và giới hạn thời gian.
+ ký thừa lệnh (TL) 1 số tr hợp ng đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho chánh vp, trưởng phòng hành chính or trưởng 1 số đơn vị thừa lệnh 1 số loại vb hành chính. Trước chức vụ đề TL. Thủ trưởng cq, đv.
Quyền hạn, chức vụ người ký trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm.
Họ tên người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm.
(8) Dấu của cơ quan, tổ chức.
Đóng ngay ngắn, rõ ràng trùm lên 1/3 bên trái của chữ ký. Dấu đóng màu đỏ tươi – màu quốc kỳ.
(9) Nơi nhận.
“ Nơi nhận” ở cuối vb. Xác định những cq, tổ chức, đơn vị và cá nhân cụ thể nhận vb với mục đích trách nhiệm cụ thể. Nơi nhận ghi ngang hàng phần chữ ký, ở góc trái vb, nội dung gồm:
+ Để báo cáo: là cq có quyền giám sát hđ của cq ban hành vb mà cq này phải gửi tới để bc công tác.
+ Để thi hành: các cq, tổ chức, cá nhân là đối tượng quản lý trực tiếp.
+ Để phối hợp: các đối tượng cần nhận vb để có sự phối hợp hoạt động, thông thường là các cơ quan kiểm sát, xét xử cùng cấp.
+ Lưu: bộ phận có trách nhiệm theo dõi và lưu trữ vb của cq ban hành.
Từ “ Nơi nhận” trình bày ở dòng riêng, sau đó có dấu hai chấm, bằng chữ thường, cỡ chữ 12, kiểu nghiêng, đậm.
Phần liệt kê các cq, tổ chức, đv nhận vb được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu đứng, mỗi cq một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu “ ;”. Cuối dòng thì có chữ lưu:VT.
- Nơi đề gửi: đây là yếu tố đặc thù của công văn, giấy mời, phiếu trình, phiếu gửi,… yếu tố này bắt đầu bằng chữ “ Kính gửi”.
Từ “ kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận vb được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu đứng.
(10) Các thành phần thể thức khác
- Dấu chỉ mức độ khẩn: tùy theo mức độ được chuyển nhanh, vb được xác định độ khẩn theo mức: Khẩn, Thượng khẩn, Hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ.
- Dấu chỉ độ mật: tùy theo mức độ mật của văn bản thì ta có dấu: Mật, Tối mật, tuyệt mật
- Địa chỉ cơ quan, địa chỉ email, địa chỉ website,… đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu,…
- Số trang:
- Phụ lục kèm theo
- Ký hiệu người đánh máy
- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
(11) Thể thức bản sao.
- Bản sao y bản chính
- Bản trích sao
- Bản sao lục.
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro