Đặt văn bản tại đây...Chương 2 : BẢNG DỮ LIỆU (TABLE)

1.Khái niệm:

Bảng (Table): Là thành phần cơ bản trong cơ sở dữ liệu của MS Access. Đây là đối tượng quan trọng nhất, dùng để nghi nhận dữ liệu. Trong một bảng gồm có nhiều cột và nhiều hàng.

Trường (Field): Mỗi trường (cột) trong một bảng chỉ chứa một loại dữ liệu duy nhất. Trong một bảng phải có ít nhất một trường.

Mẩu tin (Record): Là một thể hiện dữ liệu của các trường trong bảng. Trong một bảng có thể có zero mẩu tin (bảng trắng) hoặc có nhiều mẩu tin (đã được nhập dữ liệu).

2. Tạo bảng

Để tạo ra một bảng mới, bạn cần phải có một tập tin cơ sở dữ liệu lưu trữ bảng đó.

Nếu tập tin cơ sở dữ liệu đã tồn tại, thực hiện lệnh File/Open để mở tập tin đó.

Nếu chưa có tập tin cơ sở dữ liệu nào, ta cần phải tạo ra một tâp tin cơ sở dữ liệu mới. Thực hiện lệnh File - New, chọn mục Blank Database để tạo ra tập tin cơ sở dữ liệu mới.

Có nhiều cách để tạo bảng, ở đây ta chỉ học cách tao table bằng Design View.

Trong cửa sổ Database click vào biểu tượng Table

Click vào nút New.

Chọn Design View, chọn OK (hình 2.1)

Khi đó xuất hiện hình 2.2

Đây là cửa sổ thiết kế cấu trúc của 1 Table gồm các mục chính:

+ Field Name: Là tên trường (Field). Tên trường phải tuân theo quy định:

Tên trường có độ dài từ 1-64 ký tự

Chấp nhận khoảng trắng.

Không phân biệt chữ hoa chữ thường

ÄNên nhập tên theo tiêu chí: Ngắn gọn, dễ nhớ, gợi nghĩa, và không có khoảng trắng.

+ Data Type: là kiểu dữ liệu cần lưu trữ. Chọn kiểu từ ComboBox Data type

+ Description: là chú thích tên trường ( không bắt buộc)

+ Field Properties: là phần mô tả các thuộc tính của Field .

+ General: là phần định dạng dữ liệu cho trường có tên trong cột Field Name.

+ Lookup: là phần quy định dạng hiển thị / nhập dữ liệu cho Field .

Ví dụ : Tạo một Field mới có tên là MSSV có kiểu dữ liệu là text, và phần mô tả là "Ma so sinh vien" cùng các định dạng trong phần General như hình 2.2.

+ Xác định thuộc tính của bảng .

Sau khi thiết kế hoặc chỉnh sửa xong, chúng ta phải lưu lại cấu trúc của Table.

Để lưu lại cấu trúc Table, hoặc Click vào nút trên thanh công cụ chuẩn (Standard) hoặc vào Menu File -> Save hoặc sử dụng phím nóng Ctrl-S để lưu lại.

Nhập tên cho Table trong hộp thoại Save as như hình 2.3 (trong trường hợp Table mới tạo, chưa đặt tên).

Hình 2-3

Lưu ý: Nếu Table chưa được đặt khóa chính thì Access sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo như hình 2.4.

Hình 2-4

+ Nhấn nút để trở lại cửa sổ thiết kế, tiến hành đặt khoá chính cho Table.

+ Nhấn nút để lưu mà không cần đặt khóa chính, chúng ta có thể đặt sau.

+ Nhấn nút để Access tự tạo thêm cho chúng ta một trường mới khoá chính có tên là ID, kiểu Autonumber.

Muốn nhập dữ liệu, từ cửa sổ Database chọn Open, hoặc Click chuột phải vào tên bảng, menu tắt như hình 2.5 xuất hiện, và sau đó chọn Open

Các mục chọn trên menu tắt có ý nghĩa như sau:

Open: Mở bảng ở chế độ bảng dữ liệu (Datasheet View)

Design View: mở bảng ở chế độ thiết kế.

Print: In dữ liệu ở bảng hiện hành ra máy in mặc định.

Cut: Xoá bảng hiện hành, tạo bảng sao trong clipboard.

Copy: Chép bảng hiện hành vào clipboard.

Save as: Lưu Table với tên khác.

Export: Lưu bảng dưới dạng cấu trúc khác (Foxpro, Excel...)

Create shortcut: tạo 1 shortcut trên màn hình. Khi double Click vào shortcut, sẽ mở Access cùng bảng trong chế độ database view.

Delete: Xóa bảng hiện hành.

Rename: Đổi tên bảng hiện hành.

Properties: Hiển thị bảng thuộc tính của bảng hiện hành.

Một số giới hạn cần lưu ý:

Các điểm giới hạn Giới hạn tối đa

Tổng số ký tự trong tên của Table (Ví dụ: Supplies) 64

Tổng số ký tự trong tên của Field (Ví dụ: CustomerCode) 64

Tổng số Field trong một Table 225

Tổng số Tables có thể mở cùng lúc 1024

Kích thước tối đa của một Table 1 GB

Tổng số ký tự trong field kiểu Text (chuỗi ký tự) 255

Tổng số ký tự trong field kiểu Memo (memory) 65535

Kích thước tối đa của một field kiểu OLE Object 1 GB

Tổng số Indexes (chỉ mục) trong một Table 32

Tổng số Fields trong một Index 10

Tổng số ký tự trong câu thông báo lỗi khi kiểm tra không thỏa điều kiện (Validation Text) 255

Tổng số ký tự trong công thức kiểm tra (Validation Rule) 2048

Tổng số ký tự trong phần mô tả (Discription) 255

Tổng số ký tự trong một mẩu tin (Record) 2000

Tổng số ký tự trong qui định thuộc (Property setting) 255