Người quản trị viên phải luôn đảm bảo cho hệ thống và người sử dụng có thể dùng những phân hệ và chức năng phù hợp với nhiệm vụ và vai trò của người đó trong hệ thống, nhằm đáp ứng được công việc liên quan, bảo mật thông tin đối với từng cá nhân, tránh bị lãng phí tài nguyên hệ thống. Để làm được điều này, người quản trị cần nắm rõ được nghiệp vụ, nhiệm vụ của cán cán bộ và sau đó tìm hiểu kỹ sự vận hành của hệ thống.

·         Tin học hoá công tác quản lý hành chính cũng như các hoạt động quản lý văn bản và hồ sơ công việc.

·         Chuẩn hoá các quy trình hoạt động điều hành tác nghiệp công tác điều hành, quản lý hành chính Nhà nước.

·         Tin học hoá các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm thông tin.

·         Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng CNTT vào hoạt động Quản lý và điều hành tác nghiệp.

·         Góp phần cải cách hành chính và xây dựng chính phủ điện tử trong tương lai. 

·         Dựa trên nền tảng Web-Base, do đó các đối tượng sử dụng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi. 

Hệ thống bao gồm 2 server 1 quản lý cổng ttđt của thành phố 1 quản lý các phần mềm ứng dụng của bộ phận 1 cửa

Các công việc của người 1 quản trị hệ thống cần thực hiện:

Quản lý danh mục: Danh mục là phần giúp người quản trị hệ thống quản lý và tự định nghĩa được các vấn đề liên quan tới người dùng, và dữ liệu của hệ thống.

       + xử lý hồ sơ : giúp người quản trị hệ thống quản lý và tự định nghĩa các vấn đề liên quan đến người dùng và dữ liệu của hệ thống ( bao gồm cả việc tạo mới, sửa, xóa các hồ sơ )

       + Thủ tục hành chính:  Cho phép người quản trị hệ thống đăng ký và quản lý các loại thủ tục hành chính nhà nước trên hệ thống ( bao gồm xem, chỉnh sửa, tạo mới, xóa các thủ tục hành chính ) , nhằm mục đích        cung cấp nguồn thủ tục hành chính cho cán bộ trong quá trình xử lý hồ sơ của công dân.

       + Xử lý văn bản: Là chức năng dành cho các cán bộ nghiệp vụ trong quá trình tạo mới văn bản hoặc tạo mới hồ sơ. Nhưng để đăng ký và quản lý những thông tin này thì thuộc về người quản trị hệ thống.

       + Loại văn bản: Để thuận tiện cho việc phân đọc, xử lý cho các phòng ban đơn vị, hoặc cá nhân xử lý, cần lưu các văn bản vào thành từng loại riêng.

+ Chức vụ: Để thuận lợi cho quá trình lưu thông tin của các cán bộ trong cơ quan, người quản trị hệ thống sẽ đăng ký sẵn những chức vụ trong cơ quan.

+ Phòng ban: Các phòng ban được đăng ký trong hệ thống nhằm mục đích quản lý tốt hơn thông tin về cán bộ cũng như thông tin về việc xử lý văn bản. Khi đã biết văn bản hay hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực nào sẽ dễ dàng hơn cho việc phân công xử lý đúng nhiệm vụ, chức năng và quyền hạn.

+ Cán bộ: Quản lý cán bộ là một phần quan trọng trong hệ thống, thực hiện tốt việc quản lý cán bộ sẽ giúp cho người dùng biết được cán bộ thuộc phòng ban nào, chức vụ gì, nhiệm vụ và quyền hạn công việc đang thực hiện.

       + Quyền: Là những thao tác người dùng được phép sử dụng trong hệ thống, tùy thuộc vào từng vai trò mà mỗi cán bộ sẽ được phân sử dụng những chức năng trong hệ thống cho hợp lý và đảm bảo tính bảo mật của người dùng.

+ Ngày nghỉ lễ: Mục ngày nghĩ lễ trong phần danh mục được tạo ra để định nghĩa ngày nghỉ lễ trong hệ thống, mục đích là để hệ thống tự động trừ ngày nghỉ, ngày lễ cho các cán bộ được giao xử lý việc nào đó trong hạn thời gian cố định. Được trừ bao nhiêu ngày nghỉ lễ thì thời gian xử lý công việc được cộng thêm bấy nhiêu ngày hành chính.

…….