Thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về XDCB trên địa bàn Hà nội được Thành phố giao; hiện nay Sở xây dựng Hà nội có 8 Phòng, ban. Biên chế Sở XDHN: 85 người.

1- Phòng Kế hoạch tổng hợp:

- Số lượng CBCC : 09 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 03 người

- Chức năng của Phòng: Giúp Giám đốc Sở các mặt công tác:

+ Quản lý công tác kế hoạch, hợp đồng kinh tế, hợp tác đầu tư, tư vấn đầu tư xây dựng, thi công xây lắp và công nghiệp VLXD ; tham gia quản lý các dự án đầu tư xây dựng thuộc các nguồn vốn đối với các đơn vị trực thuộc Sở và trong phạm vi toàn ngành theo quy định; Quản lý quy hoạch công nghiệp VLXD và đầu tư sản xuất gạch, ngói nung; theo dõi và tham gia quản lý quy hoạch xây dựng trên địa bàn Thành phố.

+ Thực hiện công tác thi đua khen thưởng; quản lý thông tin, báo chí ngành xây dựng Hà nội. Thống kê tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của ngành trên mọi lĩnh vực theo quy định.

2- Phòng Tổ chức lao động:

- Số lượng CBCC : 04 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 03 người

- Chức năng của Phòng: Giúp Giám đốc Sở các mặt công tác:

+ Nghiên cứu, đề xuất xây dựng tổ chức bộ máy quản lý của Sở và hệ thống tổ chức quản lý ngành xây dựng cuả địa phương theo phân cấp.

+ Thực hiện công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và quản lý lực lượng công chức, viên chức, công nhân của ngành xây dựng địa phương theo phân cấp.

+ Quản lý công tác lao động và tiền lương theo chế độ, chính sách của Nhà nước trong XDCB, công nghiệp VLXD, tư vấn xây dựng, kể cả hợp tác lao động với nước ngoài.

3- Phòng Thẩm định:

- Số lượng CBCC : 12 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 03 người

- Chức năng của Phòng: Giúp Giám đốc Sở các mặt công tác:

+ Tổ chức thẩm định Nhà nước về thiết kế cơ sở đối với các công trình, các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn theo quy định và phân cấp của Nhà nước, của UBND Thành phố.

+ Thẩm tra thụ lý hồ sơ sau thẩm định, lập văn bản trình cấp có thẩm quyền phê duyệt thiết kế cơ sở các công trình trên địa bàn Hà nội theo quy định và phân cấp của UBND Thành phố.

+ Tham mưu giúp Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ tư vấn thẩm định, xét duyệt cơ sở các công trình trên địa bàn theo quyết định cụ thể của UBND Thành phố.

4- Phòng Quản lý kinh tế:

- Số lượng CBCC : 05 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 02 người

- Chức năng của Phòng: Giúp Giám đốc Sở các mặt công tác:

Quản lý thống nhất các định mức kinh tế- kỹ thuật trong XDCB và công nghiệp VLXD như: Đơn giá XDCB, suất đầu tư, giá tư vấn; khảo sát, thiết kế quy hoạch, thiết kế xây dựng, v..v.. theo tiêu chuẩn Nhà nước và quy định của UBND Thành phố.

+ Nghiên cứu, soạn thảo các chế độ, chính sách về kinh tế trong XDCB, trình UBND Thành phố phê chuẩn, ban hành.

+ Tham gia Tổ chuyên gia xét thầu các công trình xây dựng trên địa bàn Thành phố.

+ Tham gia xác định giá trị doanh nghiệp để thực hiện công tác cổ phần hoá doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố.

+ Tham gia hội đồng định giá tài sản, thanh lý tài sản nhà cửa, vật kiến trúc.

+ Tham gia Ban chỉ đạo GPMB Thành phố Hà Nội.

+ Trình lãnh đạo Sở ra quyết định phê duyệt hồ sơ mời thầu, tiêu chuẩn đánh giá xếp hạng hồ sơ dự thầu các nhà thầu các gói thầu UBND Thành phố uỷ quyền.

+ Hướng dẫn, kiểm tra các ngành, các cấp; Các cơ sở kinh tế trên địa bàn Thành phố thực hiện chế độ, chính sách về kinh tế, về giá trong XDCB; Công nghiệp VLXD và tư vấn xây dựng của Nhà nước và quy định của UBND Thành phố.

5- Phòng Quản lý Kỹ thuật - Giám định chất lượng

- Số lượng CBCC : 06 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 02 người

- Chức năng của Phòng: Giúp Giám đốc Sở các mặt công tác sau:

+ Quản lý và tổ chức thực hiện giám định Nhà nước về chất lượng các công trình xây dựng, sản phẩm VLXD trên địa bàn Hà nội theo quy định và phân cấp của Nhà nước và của UBND Thành phố .

+ Thống nhất quản lý công tác khoa học- kỹ thuật trong ngành xây dựng Hà nội. Quản lý các quy trình, quy phạm kỹ thuật về khảo sát, thiết kế, thi công xây lắp, sản xuất VLXD, thiết bị xe máy.

+ Tổ chức hướng dẫn, thụ lý hồ sơ, cấp chứng chỉ hành nghề thiết kế công trình theo quy định. Quản lý công tác an toàn và bảo hộ lao động, về sinh môi trường trong ngành xây dựng.

6- Phòng Quản lý và cấp phép xây dựng:

- Số lượng CBCC : 13 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 02 người

- Chức năng, nhiệm vụ của Phòng:

Giúp Giám đốc Sở tham gia quản lý việc thực hiện quy hoạch chi tiết xây dựng đô thị; Quản lý cấp phép xây dựng trên địa bàn Thành phố; trực tiếp thụ lý hồ sơ cấp phép xây dựng các công trình do UBND Thành phố uỷ quyền trình Giám đốc Sở quyết định, tổng hợp và báo cáo tình hình cấp phép xây dựng và quản lý xây dựng theo giấy phép trên địa bàn Thành phố.

7- Phòng Hành chính quản trị:

- Số lượng CBCC : 11 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 02 người

- Chức năng của Phòng: Giúp Giám đốc Sở các mặt công tác:

+ Thực hiện công tác hành chính, quản trị của cơ quan Văn phòng Sở.

+ Tổ chức lưu trữ và phục vụ việc khai thác toàn bộ các loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Sở theo quy định của Giám đốc Sở Xây dựng.

+ Tổ chức bảo vệ cơ quan và tổ chức đời sống công nhân viên cơ quan theo chế độ chính sách của Nhà nước.

8.Thanh tra xây dựng thành phố:

- Số lượng CBCC : 16 người

- Cán bộ lãnh đạo phòng : 03 người

- Chức năng của Thanh tra xây dựng Thành phố: thực hiện 2 chức năng:

+ Chức năng thanh tra Nhà nước theo điều 19 Pháp lệnh Thanh tra do Hội đồng Nhà nước công bố ngày 1/4/90 và Điều 5 - Nghị định số 244/HĐBT ngày 30/6/1999 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ)

+ Chức năng thanh tra chuyên ngành về xây dựng, gồm: kiểm tra, thanh tra, phúc tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về quản lý xây dựng, xử lý các vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng theo thẩm quyền do pháp luật quy định; phối hợp xử lý các vi phạm hành chính trong các lĩnh vực có liên quan, góp phần lập lại trật tự, kỷ cương và tăng cường pháp chế XHCN trong lĩnh vực quản lý trật tự xây dựng, quản lý nhà và công trình hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn Thành phố. ( theo QĐ số 126/2002/QĐ-UB ngày 20/9/2002 của UBND Thành phố Hà nội)

Theo quy định mới của một số Luật và các Nghị định như : Luật Luật Xây dựng, Luật đất đai, Nghị định số 171/2004/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 01/2004/TTLT/BXD-BNV, ngày 16/ 01/ 2004 của Bộ Xây dựng- Bộ Nội vụ và theo chỉ đao của UBND Thành phố, Sở Xây dựng đã có Tờ trình về việc xác định lại chức năng, nhiệm vụ của Sở. Tới đây, chức năng, nhiệm vụ của Sở và của các Phòng, ban Sở Xây dựng sẽ có sự thay đổi phù hợp yêu cầu, nhiệm vụ mới.

Thời gian gần đây, xung quanh vấn đề quản lý dự án (QLDA) và lựa chọn mô hình, phương thức quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình đã có rất nhiều ý kiến phân tích, đề xuất, đặc biệt là đối với các dự án xây dựng công trình giao thông.

Một số quyết định của các cơ quan chức năng liên quan đến vấn đề xác định vai trò, vị trí, quan hệ giữa các chủ thể trong dự án đầu tư xây dựng giao thông cũng đã được ban hành, tuy nhiên để giải quyết vấn đề một cách tổng quan thì vẫn còn rất nhiều vấn đề cần quan tâm và phải có một lộ trình để thực hiện.

Bản chất và các nội dung quản lý dự án

Ban quản lý dự án thực chất là một nhóm tư vấn được điều hành bởi một Chủ nhiệm điều hành dự án hay còn gọi là giám đốc dự án. Các nhiệm vụ chính của một Ban quản lý dự án là làm sao để dự án hoàn thành đảm bảo được các yêu cầu về các mục tiêu đã xác định như: Tiến độ yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng, an toàn, hiệu quả, trong phạm vi nguồn kinh phí được phân bổ v.v... Như vậy các nội dung chính mà Ban quản lý dự án cần thực hiện công tác quản lý triển khai gồm:

- Xây dựng kế hoạch quản lý tổng thể dự án: Xây dựng kế hoạch; Xác định phương thức để triển khai thực hiện kế hoạch; Đề cập những vấn đề có thể phát sinh ảnh hưởng đến việc thực hiện dự án.

- Quản lý nguồn nhân lực: Lập kế hoạch huy động và sử dụng, bố trí nhân lực cho dự án; xây dựng mối quan hệ làm việc, xác định các nhóm công việc trong dự án.

- Quản lý tiến độ tổng thể và chi tiết: Dự kiến các yêu cầu về tổng tiến độ thực hiện, xác định các mốc thời gian chính cho từng loại hình công việc, quản lý tiến độ thực hiện cho các hạng mục của dự án.

- Quản lý các loại chi phí: Xác định tổng các chi phí của dự án, tính toán các chi phí cho từng hạng mục công việc phù hợp với các bước thực hiện dự án, quản lý công tác giải ngân, xử lý các vấn đề về trượt giá trong quá trình thực hiện.

- Quản lý chất lượng: Lập kế hoạch chất lượng, quản lý giám sát việc đảm bảo chất lượng cho mỗi hạng mục công việc của dự án.

- Kiểm soát, quản lý các công việc phát sinh: Phát hiện các phát sinh, bổ sung trong quá trình thực hiện, phân tích đánh giá mức độ ảnh hưởng đến dự án để có kế hoạch và đề xuất biện pháp khắc phục các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện.

- Quản lý trang thiết bị: Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị cần thiết cho dự án; Lựa chọn các nhà thầu cung cấp và quản lý quá trình cung ứng, tiến độ cung cấp để đáp ứng yêu cầu của dự án.

- Quản lý, tiếp nhận và xử lý thông tin: Lập kế hoạch quản lý, tiếp nhận và xử lý thông tin, nội dung các báo cáo trong suốt quá trình thực hiện dự án.

- Quản lý hợp đồng: Bao gồm các loại hợp đồng tư vấn thiết kế; Hợp đồng xây dựng; Hợp đồng cung cấp trang thiết bị và các loại hợp đồng khác của dự án.

- Quản lý các phạm vi thực hiện dự án: Xác định phạm vi của dự án; Lập kế hoạch và các công việc liên quan đến phạm vi thực hiện dự án; Quản lý các thay đổi trong quá trình thực hiện.

Như vậy, vai trò và nhiệm vụ của những người làm công tác quản lý dự án phải là những người chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư như: Hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng, giá thành, an toàn và hiệu quả; Phải là người tổ chức, lập kế hoạch, điều phối, chỉ đạo và kiểm soát, quản lý các mối quan hệ giữa những nhóm, con người trong các tổ chức của dự án; Là người duy trì sự cân bằng giữa chức năng Quản lý dự án và Kỹ thuật dự án; Là những người dám đương đầu với rủi ro và tìm ra phương cách giải quyết trong quá trình quản lý dự án để thực hiện thành công dự án.

Các phương thức tổ chức, quản lý dự án

Căn cứ vào quy mô, các yêu cầu cụ thể của mỗi loại dự án có các phương thức quản lý, điều hành thực hiện khác nhau, bao gồm:

- Thuê tư vấn quản lý dự án: Chủ đầu tư tổ chức đấu thầu, thuê một đơn vị tư vấn thay mặt mình đứng ra thực hiện toàn bộ các giao dịch với các đơn vị từ thiết kế, thi công, giám sát, cung ứng thiết bị... và chịu trách nhiệm với chủ đầu tư những nội dung ký kết trong hợp đồng Quản lý dự án.

- Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Chủ đầu tư đứng ra ký kết các hợp đồng với các đơn vị tư vấn, thi công, cung ứng thiết bị, giám sát để thực hiện dự án. Các đơn vị tùy theo nội dung của hợp đồng chịu trách nhiệm với các phần công việc do mình thực hiện. Chủ đầu tư chịu trách nhiệm chung đối với các tiêu chí của dự án.

- Chủ nhiệm điều hành dự án: Chủ đầu tư lựa chọn và trình các cấp có thẩm quyền chấp thuận một tổ chức tư vấn thay mình làm chủ nhiệm điều hành dự án và tổ chức này đứng ra giao dịch ký kết các hợp đồng với các tổ chức tư vấn KSTK, xây lắp, cung ứng thiết bị v.v... đồng thời chịu trách nhiệm quản lý, giám sát toàn bộ quá trình triển khai dự án.

- Phương thức chìa khóa trao tay: Chủ đầu tư tổ chức đấu thầu lựa chọn một nhà thầu đứng ra thực hiện toàn bộ các nội dung của dự án từ thiết kế, xây dựng, giám sát, cung ứng thiết bị... và chỉ thực hiện nghiệm thu bàn giao khi dự án được hoàn thành theo đúng các nội dung ký kết trong hợp đồng tổng thầu thực hiện dự án.

- Phương thức tự thực hiện: Chủ đầu tư sử dụng lực lượng có tư cách pháp nhân trong lĩnh vực xây dựng của mình để thực hiện toàn bộ khối lượng các công việc cần thực hiện của dự án.

Lựa chọn phương pháp tổ chức QLDA phù hợp

Như những phân tích ở trên, quản lý dự án là một quá trình phức tạp và luôn có những biến đổi trong suốt quá trình thực hiện. Một dự án có được thực hiện thành công, có đạt được các tiêu chí đề ra hay không thì một trong các yếu tố mang tính quyết định là dự án có được quản lý điều hành bởi một tổ chức quản lý, điều hành có đủ năng lực và có được triển khai một cách khoa học theo một kế hoạch cụ thể cùng với đội ngũ những người làm công tác quản lý dự án có chuyên nghiệp hay không.

Các dự án đầu tư xây dựng công trình giao thông thường là dạng những công trình bao gồm các công tác xây dựng đặc thù, chịu nhiều các yếu tố chi phối như:

- Trải trên địa bàn rộng, quản lý khó khăn, huy động thiết bị và nhân lực lớn, phụ thuộc nhiều vào điều kiện địa hình, địa chất, biện pháp thi công, vị trí xây dựng, ứng dụng công nghệ mới, nguồn và khả năng cung ứng vật liệu, yêu cầu về vốn giải ngân lớn v.v...

- Phải đề cập đến các vấn đề về mặt bằng, kho xưởng, bến bãi, huy động, giải thể,... cho các loại hình công tác xây dựng khác nhau.

- Phải đề cập đến công tác đảm bảo giao thông, hệ thống đường công vụ thi công.

- Phạm vi ảnh hưởng lớn, nhiều vấn đề liên quan phải đề cập giải quyết trong quá trình thực hiện như: Thời gian xây dựng thường kéo dài dẫn đến các rủi ro cao về chi phí và các rủi ro khác; Xử lý các vấn đề kỹ thuật phức tạp liên quan đến địa hình, địa chất... trong phạm vi lớn; Tác động đến các quy hoạch, kế hoạch của địa phương.

- Thường là các dự án có tổng mức vốn đầu tư lớn, quá trình giải ngân dài, chịu nhiều yếu tố rủi ro trên nhiều phương diện do vậy quản lý các công trình xây dựng giao thông cũng đòi hỏi năng lực đặc biệt của những người làm công tác này mới đảm bảo được yêu cầu về quản lý dự án công trình xây dựng giao thông.

Một thực tế hiện nay là phương thức quản lý cùng với kinh nghiệm, năng lực quản lý dự án nhìn chung còn có những hạn chế nhất định như: Kinh nghiệm QLDA theo thông lệ quốc tế; Sự thiếu hụt lực lượng chuyên gia tư vấn QLDA trong nhiều lĩnh vực; Kỹ năng làm việc theo nhóm thấp; Hiện tượng chảy máu chất xám do tác động của nền kinh tế thị trường... cùng với những bất cập trong việc xác định vị thế, quyền hạn và trách nhiệm của các PMU đang là một thách thức với các đơn vị quản lý dự án công trình giao thông.

Việc hình thành các công ty, các doanh nghiệp tư vấn quản lý dự án chuyên nghiệp là xu thế phát triển tất yếu, tuy nhiên ngay lập tức yêu cầu có sự chuyển đổi từ các PMU trực thuộc Bộ hiện nay sang mô hình tư vấn quản lý dự án là hết sức khó khăn.

Việc đưa ra mô hình chuyển đổi mà không kèm theo các hỗ trợ ban đầu về vốn và cơ chế là khó có thể thực hiện được. Việc yêu cầu thay đổi ngay phương thức chủ đầu tư cũng sẽ nảy sinh các bất cập khi mà các đơn vị được giao nhiệm vụ chủ đầu tư trực thuộc Bộ chưa hoàn toàn có đủ năng lực cũng như chưa chuẩn bị kỹ lưỡng cho sự thay đổi này. Nếu không phân tích kỹ bản chất của quản lý dự án thì có thể sẽ có nhiều những bất cập xảy ra và việc phải xử lý hậu quả là điều khó tránh khỏi, kèm theo đó là sự lãng phí trên nhiều phương diện.

Trước mắt vẫn cần thiết duy trì phương thức quản lý theo mô hình như các PMU của Bộ để tiếp tục thực hiện các dự án đã và đang triển khai do kinh nghiệm, năng lực quản lý dự án chuyên ngành của các PMU này là chưa thể thay thế ngay bằng một mô hình tốt hơn.

Việc thực hiện công tác chuyển đổi mô hình Ban QLDA thành các doanh nghiệp, các công ty tư vấn QLDA phải có một lộ trình phù hợp và Nhà nước cần tạo hành lang pháp lý cho việc chuyển đổi này cũng như tạo điều kiện về xây dựng cơ sở hạ tầng, trụ sở làm việc, cấp vốn ban đầu rồi thu lại bằng phương thức cổ phần hoá như đối với các doanh nghiệp Nhà nước khác.

Việc đa dạng hóa các hình thức quản lý dự án, tăng cường thuê các tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ tạo điều kiện nâng cao năng lực và góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi mô hình Quản lý dự án trong đầu tư xây dựng công trình giao thông.