4.Các công việc sau khi nghiên cứu hiện trạng

Trả lời:

2.5 Các công việc sau khảo sát hiện trạng  

Sau khi dùng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin và dữ liệu liên quan đến hệ thống tương lai, phân tích viên phải xử lý sơ bộ, phân loại và tổng hợp các dữ liệu thu được để tiện việc theo dõi, quản lý, phục vụ trực tiếp quá trình khảo sát và làm tư liệu cho các bước tiếp theo.

2.5.1 Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát  Dữ liệu thu thập được trong quá trình khảo sát hiện trạng là một khối các dữ liệu thô, phân tích viên phải xem lại và hoàn thiện tài liệu thu được. Công việc này bao gồm việc phân loại, sắp xếp, bổ sung,... làm cho nó trở nên đầy đủ,chính xác, cân đối, gọn gàng, dễ kiểm tra và dễ theo dõi. Phát hiện chổ thiếu để bổ sung, chổ sai để sửa chữa. Những việc cần làm là: 

 .Làm rõ các chức năng của hệ thống: qua khảo sát hoặc bằng kinh

nghiệm phân tích viên có thể xác định được các chức năng và dữ liệu của hệ thống: như các đối tượng, các điểm công tác, các hoạt động. Đối với mỗi chức năng cần làm rõ: điều kiện khởi động, kết quả thu được, thời gian thực hiện, tần số, chu kỳ, các quy tắc phải tuân thủ.

   Rà soát lại dữ liệu: ngoài các kết quả của phỏng vấn, phân tích viên nên sao chụp lại các bảng biểu, tài liệu để tách các thông tin cần sử dụng. Kiểm tra lại các thông tin sau về dữ liệu: 

  - Tên dữ liệu: do người phân tích lựa chọn

  - Định nghĩa về dữ liệu: mô tả bằng lời hoặc bằng công thức

  - Kiểu dữ liệu (số, chuỗi,...)

  - Loại: là dữ liệu cơ sở hay dữ liệu được suy từ dữ liệu khác.

  - Ràng buộc về giá trị     

2.5.2 Tổng hợp kết quả khảo sát 

Việc phỏng vấn tại các điểm công tác chưa nói lên được mối quan hệ giữa các điểm công tác với nhau như thế nào. Lúc này người phân tích cần tổng hợp lại để có được một bức tranh tổng thể của hệ thống. Việc tổng hợp được tiến hành theo hai loại: tổng hợp các xử lý và tổng hợp theo dữ liệu.

2.5.2.1 Tổng hợp các xử lý 

Mục đích của tổng hợp các xử lý là làm rõ các thiếu sót và sự rời rạc của các yếu tố liên quan đến công việc khi phỏng vấn. Có hai cách tổng hợp các xử lý: tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức và tổng hợp tách rời các yếu tố tổ chức. 

Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức

Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức sẽ kết hợp các chức năng với điểm công tác. Tổng hợp này cho phép  chúng ta kết nối  được những công việc cùng thuộc một chức năng chung nhưng liên quan đến nhiều điểm công tác.Thông qua tổng hợp này chúng ta sẽ rà soát được các khiếm khuyết của việc điều tra tại các  điểm công tác khác nhau. Tổng hợp kết hợp với yếu tố tổ chức dựa trên cơ sở lĩnh vực hoạt động trong hệ thống. Lĩnh vực hoạt động là một tập hợp các nhiệm vụ cùng liên  quan  đến một tập dữ liệu và một nhóm quy tắc quản lý. Để tách ra một lĩnh vực hoạt động cần phải:

-  Nhóm các hoạt động có mối quan hệ với nhau theo mục đích

-  Kết hợp các hành  động  đó với một tập hợp các quy tắc quản lý

chung.

-  Kết hợp các hành động đó với một tập hợp các dữ liệu chung.

  Tổng hợp tách rời các yếu tố tổ chức

Mục đích của tổng hợp loại này là làm xuất hiện mức bất biến cao nhất(mức quan niệm) của hệ thống. Nếu bỏ đi các yếu tố tổ chức (như các điểm công tác) và yếu tố kỹ thuật thì hệ thống chỉ còn lại các điểm công tác ngoài,các chức năng và thông tin về các đối tượng được xử lý.

2.5.2.2 Tổng hợp các dữ liệu 

 Mục đích của tổng hợp dữ liệu là liệt kê ra tất cả các dữ liệu có liên quan đến hệ thống nhằm xây dựng một từ điển dữ liệu chung cho toàn nhóm phân tích. Nếu không sau này có thể gây nhiều rắc rối khi xây dựng quan niệm và mã hoá hệ thống. Các mục từ đưa vào từ điển cần phải chọn lọc và chính xác hoá,loại bỏ những từ đồng nghĩa và đa nghĩa.

2.5.3 Hợp thức hoá kết quả khảo sát 

 Mục đích của việc hợp thức hoá kết quả khảo sát là nhằm xác định tính đúng đắn của thông tin và dữ liệu phản ánh yêu cầu thông tin của hệ thống và bảo đảm tính pháp lý của nó cho việc sử dụng sau này. Hợp thức hoá kết quả khảo sát bao gồm các công việc:

  - Hoàn chỉnh và trình bày các dữ liệu thu được để người sử dụng xem xét và cho ý kiến.

 - Tổng hợp các tài liệu để các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo đánh giá và bổ sung.

 - Đề đạt thêm một số quy tắc mới (như các quy tắc về an toàn hệ thống, các yêu cầu về nhân sự,...) Do đó hợp thức hoá còn mang ý nghĩa là sự thoả thuận các quy tắc mới.

 Hợp thức hóa là một khâu không thể bỏ qua, nếu không có thể sẽ đối mặt với những khó khăn không lường trước được khi triển khai dự án.