Các hệ số hoạt động xác định tốc độ mà một công ty có thể tạo ra được tiền mặt nếu có nhu cầu phát sinh. Rõ ràng là một công ty có khả năng chuyển đổi hàng dự trữ và các khoản phải thu thành tiền mặt nhanh hơn sẽ có tốc độ huy động tiền mặt nhanh hơn. Các hệ số sau đây và việc tính toán được thiết lập dựa trên giả định rằng một năm có 360 ngày.

a. Hệ số thu hồi nợ trung bình

Việc tìm ra kỳ thu hồi nợ bán hàng trung bình của một công ty sẽ cho bạn biết công ty đó phải mất bao lâu để chuyển các khoản phải thu thành tiền mặt. Lưu ý rằng doanh số bán thu tiền ngay được loại khỏi tổng doanh thu.

Kỳ thu hồi nợ trung bình = Các khoản phải thu/Doanh số bán chịu hàng năm/360 ngày

Ví dụ: Kỳ thu hồi nợ trung bình

Nếu bảng cân đối kế toán của một công ty cho biết số liệu của các khoản phải thu là $700.000 và báo cáo thu nhập của nó cho biết doanh số bán chịu là $5.500.000, thì:

Kỳ thu hồi nợ trung bình = $700.000 / $5.500.000/360 ngày = 45,5

Cũng như các hệ số khác, kỳ thu hồi nợ trung bình phải được xem xét trong mối liên hệ với các thông tin khác. Nếu chính sách của công ty là bán chịu cho khách hàng trong vòng 38 ngày thì thời hạn 45,8 ngày cho thấy là công ty gặp khó khăn trong việc thu hồi nợ đúng hạn và cần xem xét lại chính sách bán chịu của mình. Ngược lại, nếu chính sách thông thường của công ty là ấn định thời hạn thu hồi nợ là 55 ngày, thì thời hạn trung bình 45,8 ngày cho thấy chính sách thu hồi nợ của công ty là có hiệu quả. Cần nhớ rằng hệ số thu hồi nợ trung bình chỉ là một số trung bình và có thể dẫn đến sự hiểu nhầm.

Ví dụ, xem xét công ty A và B, có cùng giá trị các khoản phải thu nhưng có thời biểu thu hồi nợ khác nhau.

Bảng 4. Thời hạn cần thiết để thu hồi nợ

% nợ thu hồi được trong 10 ngày

% nợ thu hồi được trong 30 ngày

% nợ thu hồi được trong 60 ngày

Công ty A

10

30

60

Công ty B

60

30

10

Bảng 4 cho thấy tỷ lệ các khoản phải thu của hai công ty thu hồi được trong mỗi thời hạn. Rõ ràng, Công ty B ở vào vị trí tốt hơn vì 60% các khoản phải thu của công ty này đã được thu trong vòng 10 ngày, so với mức chỉ là 10% của công ty A. Nếu công ty A và công ty B có chung một số lượng khách hàng và cùng một lượng các khoản phải thu thì thời hạn thu hồi nợ trung bình của hai công ty này sẽ giống nhau. Nhưng việc phân bổ các kỳ thu hồi nợ lại là yếu tố không được đề cập đến trong hệ số, rõ ràng điều này đã khiến cho Công ty B có lợi thế hơn nếu chỉ nhìn trên bảng hệ số thu hồi nợ trung bình. Một lần nữa cần phải nhắc lại, các hệ số tài chính là hữu ích, nhưng phải thật cẩn trọng khi diễn giải chúng.

b. Hệ Số thanh toán trung bình

Đối lập với các khoản phải thu là các khoản phải trả. Để tìm ra thời hạn thanh toán trung bình đối với các khoản phải trả, rất đơn giản bạn chỉ cần làm tương tự như đã làm đối với các khoản phải thu, tức là chia các khoản phải trả cho tiền mua hàng chịu mỗi năm.

Thời hạn thanh toán trung bình = Các khoản phải trả /Tiền mua hàng chịu hàng năm/360 ngày

Tuy nhiên, tiền mua hàng chịu hàng năm không được đề cập trong một báo cáo tài chính. Để có được số liệu này, phải dự tính tỷ lệ giá trị hàng hoá được mua chịu.Ví dụ: Tính toán thời hạn thanh toán trung bình

Giả định rằng số liệu các khoản phải trả của công ty là 275.000 USD. Nếu giá mua hàng là 3.000.000 USD và dự tính là 80% hàng hoá này được mua chịu, thì thời hạn thanh toán trung bình là bao nhiêu? Số tiền mua chịu hàng năm sẽ là 2.400.000 USD 3.000.000 x 0.80. Bây giờ, thời hạn thanh toán trung bình đối với các khoản phải trả có thể được tính như sau:

Thời hạn thanh toán trung bình = $275.000 / 0,80 x $3.000.000/360 ngày

Thời hạn thanh toán trung bình đối với các khoản phải trả của công ty là 41,3 ngày. Bất kỳ thời hạn nào ngắn hơn có nghĩa là người bán dành cho công ty một khoản chiết khấu hoặc người bán cho rằng công ty đang trong tình trạng rủi ro cao nên đã đưa ra các điều khoản chặt chẽ hơn về thời hạn thanh toán nợ. Bất kỳ thời hạn nào dài hơn cũng có nghĩa là công ty đã nhận được các điều khoản tín dụng ưu đãi, hay công ty là một "người trả chậm", tức là công ty đang sử dụng những người cung cấp nguyên vật liệu như một nguồn tài trợ.

Người bán, nói chung bao giờ cũng muốn nhận được tiền càng sớm càng tốt, thường tính toán hệ số này nhằm biết được bao lâu thì họ có thể thu hồi tiền của mình từ công ty. Do việc thanh toán chậm thường có lợi cho công ty nên nhà quản lý- người kiểm soát việc thanh toán có nhiệm vụ phải làm cân bằng hai thái cực lợi ích giữa nhà cung cấp và công ty.

Nếu thời hạn thanh toán trung bình của ngành vượt quá hệ số của công ty thì nhà quản lý có thể tìm ra lý do tại sao việc mua chịu của công ty lại bị hạn chế và phải làm gì để có được thời hạn mua chịu dài hơn từ những nhà cung cấp.

c. Hệ số hàng lưu kho

Tỷ lệ doanh số hàng đã bán trên hàng lưu kho là quan trọng đối với công ty bởi vì hàng lưu kho là loại tài sản ít tính lưu hoạt nhất trong tài sản lưu động. Vì công ty phải dùng vốn để duy trì lượng hàng lưu kho nên công ty sẽ được lợi khi bán càng nhanh càng tốt lượng hàng này để giải phóng tiền mặt cho các mục đích sử dụng khác.

Hệ số hàng lưu kho = Giá trị hàng đã bán tính theo giá mua / Giá trị hàng lưu kho trung bình

Ví dụ: Hệ số hàng lưu kho

Nếu giá trị hàng hoá bán hàng năm của một công ty là $3.000.000 tính theo giá mua và giá trị hàng lưu kho trung bình là $300.000, thì tỷ lệ hàng đã bán trên hàng lưu kho của công ty này sẽ là 10 lần.

Hệ số hàng lưu kho = $3.000.000 / $300.000 = 10 lần

Số liệu này phải được so sánh với hệ số trung bình của ngành trước khi đưa ra bất kỳ một bình luận nào, vì các hệ số của từng ngành khác nhau rất lớn. Các công ty bán hàng hoá dễ hỏng, như rau tươi, thường có tỷ lệ hàng đã bán trên hàng lưu kho rất cao, trong khi hệ số này tại một công ty sản xuất đèn ngủ sẽ thấp hơn nhiều. Tuy nhiên, nếu hệ số của một công ty thấp hơn hệ số trung bình của ngành, thì nhà quản lý cần kiểm tra xem tại sao hàng lưu kho lại luân chuyển quá chậm như vậy.

Cần thận trọng khi xem xét tỷ lệ hàng đã bán trên hàng lưu kho. Tỷ lệ hàng đã bán trên hàng lưu kho cao không phải bao giờ cũng có nghĩa việc bán hàng của công ty có hiệu quả. Hệ số hàng đã bán trên hàng lưu kho có thể rất cao khi công ty liên tục hết hàng dự trữ vì công ty không sản xuất đủ hoặc không mua đủ hàng hoá. Trong trường hợp này, hệ số cao thực tế lại cho thấy việc lập kế hoạch hay việc quản lý hàng dự trữ tồi. Do đó, trừ khi đã nghiên cứu kỹ chính sách về hàng lưu kho của một công ty, việc sử dụng chỉ riêng một hệ số này chưa thể cung cấp đủ thông tin về khả năng huy động tiền mặt của công ty.