Câu 10: Phân tích các hình thức truyền thông và chiều truyền thông trong tổ chức.

Khái niệm tổ chức:

Trong xã hội, con người thường phải liên kết lại thành những tổ chức để tiến hành hoạt động chung. Tổ chức là tập hợp người có cơ cấu nhất định, cùng tiến hành hoạt động nào đó vì lợi ích chung.

Các hình thức truyền thông trong các tổ chức:

Trong một tổ chức, giữa các thành viên luôn tồn tại 2 loại mối quan hệ: chính thức và không chính thức. Tương ứng với 2 loại mối quan hệ này là 2 hình thức truyền thông. Truyền thông không chính thức và truyền thông chính thức.

+ Truyền thông chính thức:

Là truyền thông theo hình thức được quy định, hoặc bản thân quá trình truyền thông là 1 một bộ phận của công việc.

Ví dụ: giám đốc báo cáo tình hình sx, kinh doanh trong năm tại hội nghị, 2 nhân viên gặp gỡ và trao đổi với nhau thông tin để cùng thực hiện cv mà giám đốc giao cho họ.

Những hình thức truyền thông phổ chính thức phổ biến là: tờ rơi, báo cáo, thông báo, biên bản…

Truyền thông chính thức đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của tổ chức. Thông qua truyền thông chính thức mà các chỉ thị, mệnh lệnh, yêu cầu của lãnh đạo được truyền xuống cho cấp dưới để thi hành và ngược lại, những kiến nghị, đề xuất của cấp dưới được chuyển lên cho lãnh đạo xem xét…

+ Truyền thông không chính thức:

Là quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp không chính thức, người phát đi thông điệp chỉ với tư cách cá nhân, không thay mặt hay đại diện cho bất kỳ ai.

Truyền thông không chính thức không những thỏa mãn nhu cầu xã hội của các thành viên mà còn có thể giúp ích cho hoạt động của tổ chức, vì đây là hình thức truyền thông nhanh và hiệu quả.

Chiều truyền thông:

-          Truyền thông từ trên xuống: Bắt đầu từ người lãnh đạo rồi theo từng cấp bậc cán bộ mà tới nhân viên. Bằng các hình thức như thông báo, mệnh lệnh, đánh giá, nhận xét… ví dụ như lãnh đạo thông báo cho cấp dưới biết nhiệm vụ, chính sách, chế độ của tổ chức… có khi chỉ là việc lãnh đạo viết thư thăm hỏi tình hình sức khỏe của cấp dưới.

-          Truyền thông từ dưới lên: trong quá trình thực thi nhiệm vụ được giao, cấp dưới phải báo cáo lên cấp trên tình hình thực hiện nhiệm vụ, những vấn đề nảy sinh, những đề xuất của cấp dưới.

-          Truyền thông theo chiều ngang: là quá trình trao đổi thông tin giữa những người cùng cấp. Truyền thông theo chiều ngang có lợi là tiết kiệm thời gian và thuận tiện cho việc phối hợp công tác, phát huy tính sáng tạo của cấp dưới, tuy nhiên sẽ làm suy yếu ảnh hưởng, vai trò của người lãnh đạo.