Câu 1: Hãy trình bày nội dung việc xác định giới hạn phông lưu trữ: xác định phông lưu trữ là giới hạn thời gian của tài liệu phông lưu trữ cụ thể, khi xác định giới hạn phông lưu trữ phải căn cứ vào thời gian bắt đầu và kết thúc hoạt động của cơ quan thường được thể hiện bằng văn bẳn pháp luật( nghị định, quyết định…) Các yếu tố ảnh hưởng dến

* Sự thay đổi về chế độ chính trị: Sự thay đổi đó thường gắn liền với diễn biến cách mạng, các cơ quan thuộc bộ máy của chính quyền cũ bị xóa bỏ, bộ máy nhà nước được thành lập làm xuất hiện hàng loạt cơ quan mới.

VD: cuộc tổng tiến công năm 1975 đánh đổ bộ máy chính quyền Mỹ Ngụy ở các tỉnh phía Nam, kéo theo sự ra đời hàng loạt cơ quan chính quyền cách mạng dân chủ nhân dân, hình thành những phoonng lưu trữ mới.

* Sự thay đổi về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

VD: Ngày 21/ 2/ 1960 Ủy ban thường vụ Quốc hội đã có nghị quyết 15/NQ- TVQH phê chuẩn Nghị quyết của hội đồng Chính phủ về việc tách cục Thống kê Trung Ương ra khỏi Ủy ban kế hoạch nhà nước đặt thành cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ lấy tên là Tổng cục thống kê. Tài liệu của Tổng cục Thống kê là 1 phông lưu trữ mới.

đến việc thay đổi chức năng nhiệm vụ của các cơ quan, đó là  những căn cứ quan trọng ảnh hưởng đến giới hạn hoạt động của các đơn vị hình thành phông

*Sự thay đổi về địa giới hành chính:

Trường hợp này thường diễn ra ở các cơ quan cấp hành chính đia phương như cấp tỉnh, cấp huyện…

Để thực hiện được việc phân phông trong 1 kho lưu trữ đòi hỏi phải có kiến thức về lịch sử vn. Đối với từng khối tài liệu lưu trữ phải nghiên cứu thận trọng lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông  lưu trữ. Công báo hàng năm và phải nghiên cứu trực tiếp tài liệu lưu trữ, để hiểu biets hình thức tổ chức cấu tạo,bên trong của từng khối tài liệu.

Xác định giới hạn phông lưu tữ cũng là nôi dung trong việc phân phông lưu trữ ở các kho lưu trữ, đối với những đơn vị hình thành phông thì việc xác định giới hạn phông sẽ diễn ra trong quá trình dài của việc tổ chức tài liệu của phông đó.