Câu 14. Phân tích các bước chính trong hệ thống thông tin quản lý : Xác định nhu cầu thông tin

 Xác định nguồn thông tin tổng quát

 Xác định nguồn thông tin cụ thể

 Xây dựng hệ thống thu thập thông tin

 Theo dõi môi trường kinh doanh

Dự báo diễn biến môi trường kinh doanh

 Lập bảng tổng hợp môi trường kinh doanh

 Phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội và nguy cơ

Đề ra chiến lược phản ứng

Theo dõi và cập nhật hệ thống thông tin quản lý

Xác định nhu cầu thông tin

• Xác định được phạm vi vấn đề cần phân tích

• Xây dựng được một mô hình, để căn cứ vào đó mà thu thập.

• Xác định rõ các thông tin cần thiết cho việc sọan thảo quyết định.

• Thu thập thông tin về môi trường vĩ mô, môi trường tác nghiệp và môi trường nội tại

• Bảng tổng hợp điều hòa môi trường vĩ mô.

• Bảng tổng hợp môi trường tác nghiệp.

• Bảng tổng hợp môi trường nội tại.

• Bảng tổng hợp thông tin về đối thủ cạnh tranh.

• Bảng tổng hợp thông tin về khách hàng.

• Bảng tổng tổng hợp thông tin về người cung cấp.

Xác định nguồn thông tin

tổng quát

Có bốn nguồn thông tin tổng quát

• Nguồn thông tin thứ cấp nội bộ.

• Nguồn thông tin thứ cấp bên ngoài.

• Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ.

• Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài.

• Nguồn thông tin thứ cấp:

• Thông tin thứ cấp là các thông tin có sẳn từ nhiều nguồn, được thu thập theo một mục đích nào đó

• Nguồn thông tin sơ cấp:

• thu thập được nhờ vào các nghiên cưú, khảo sát ban đầu.

• Nhằm cung cấp thông tin tốt phục vụ cho việc soạn thảo quyết định.

• Thí dụ: chứng từ thu tiền, biên lai bán hàng , báo cáo công nợ, báo cáo kế toán , báo cáo sản xuất và các đánh giá về nhân sự.

Nguồn thông tin sơ cấp nội bộ

• Nhân viên bán hàng là những người đầu tiên biết được thông tin về các đề xuất cạnh tranh mới. Người mua hàng có thể nghe được thông tin về các công nghệ mới có giá trị thương mại, sớm hơn các nhà khoa học. Những nguồn này có thể cung cấp các thông tin giá trị cho công ty.

Nguồn thông tin sơ cấp bên

ngoài

• Phục vụ cho việc giải quyết một vấn đề nhất đinh, hoặc soạn thảo quyết định có thể thu thập được từ các nguồn khác nhau, như khách hàng, người cung cấp, đối thủ cạnh tranh hoặc các đối tượng khác .

• Nguồn thông tin sơ cấp bên ngoài, chỉ được sử dụng đến nếu như ba nguồn thông tin khác nói trên không cung cấp đủ thông tin cần thiết

Các nguồn thông tin:

a. Thông tin về cạnh tranh

b. Thông tin về nguồn nhân công

c. Thông tin về sản xuất

d. Thông tin về nghiên cứu phát triển

e. Thông tin về tài chính

f. Thông tin về marketing

g. Thông tin về nền nếp tổ chức

Theo dõi môi trường kinh doanh

• Công việc quan trọng trong hệ thống thu thập dữ liệu là, phổ biến thông tin.

• Công ty cần đảm bảo sao cho các kênh truyền đạt thông tin nội bộ luôn luôn mở. Khi một kênh thông tin bị khép kín, do một nguyên nhân nào đó, thì có thể sinh ra các vấn đề nghiêm trọng.

Dự báo diễn biến môi trường kinh doanh

a. Quan điểm của chuyên gia

b. Phép ngoại suy xu hướng

c. Liên hệ xu hướng

d. Mô hình năng lượng

e. Phân tích ảnh hưởng chéo

f. Xây dựng kịch bản

g. Dự báo mức độ nguy hiểm

Phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội và nguy cơ

• Ma trận cơ hội

• Ma trận nguy cơ

• Mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội và nguy cơ

Đề ra chiến lược phản ứng

• Đề ra các biện pháp chiến lược đáp lại các nguy cơ hoặc cơ hội phát sinh trong môi trường kinh doanh. Trong các phản ứng chiến lược có thể áp dụng là, “không phản ứng” nếu cơ hội hoặc nguy cơ tác động nhỏ. Các cách phản ứng khác là căn cứ vào chiến lược mới, các mục tiêu mới để thực hiện. Phát huy điểm mạnh, tận dụng cơ hội, khắc phục điểm yếu, hạn chế nguy cơ.

Theo dõi và cập nhật hệ thống

thông tin quản lý

• Theo dõi hệ thống thông tin quản lý, để đảm bảo chắc chắn là hệ thống này hoạt động theo dự kiến.

• Nhà quản trị luôn phải ra quyết định, mặc dù các thông tin liên quan bị thiếu nghiêm trọng, ít khi người ra quyết định có trong tay đầy đủ các thông tin cần thiết, nhưng cũng cần phải có các thông tin cốt yếu.

• Nhà quản trị có thể bị phân tán do quá nhiều thông tin.

• Chất lượng thông tin thường bị giảm so với yêu cầu của người ra quyết định, hoặc phân tích thông tin không được chính xác, như vậy có thể tạo ra các tín hiệu giả

• Nhà quản trị chiến lược xây dựng được hệ thống thu thập thông tin có ý nghĩa, để giúp cho việc ban hành các quyết định quản trị chính xác.

• Khi có sự thay đổi môi trường xảy ra, hệ thống chiến lược cần phải được điều chỉnh.

• Mức độ điều chỉnh chiến lược phụ thuộc vào mức độ thay đổi của môi trường.