câu 16 :Cấu trúc của một biên bản CCB có dạng như thế nào? Nêu tóm tắt các mục trong biên bản CCB?

Cấu trúc của một biên bản CCB gồm các phần chính sau:

-         Một thông tin để nhận dạng và ngày tháng lập biên bản: được hiển thị trên đầu biên bản để mọi người có thể biết được nguồn gốc của cuộc họp.

-         Thời gian diễn ra cuộc họp

-         Một danh sách những người tham dự và các tổ chức liên quan: để ghi lại những người đã tham gia trong quá trình đưa ra quyết định.

-         Một danh sách các tổ chức không cử đại diện đến cuộc họp: để ghi lại những quan điểm không được đưa ra trong quá trình đưa ra quyết định.

-         Các hoạt động của cuộc họp

-         Các công việc cần thực hiện đối với mỗi chủ để được đưa ra.

-         Tình trạng của biên bản cuộc họp trước đó bao gồm tất cả các chỉnh sửa cần thiết : để đảm bảo rằng các dấu vết của biên bản CCB là đúng và chính xác.

-         Thời gian và địa điểm của cuộc họp tiếp theo: để mọi người thấy được lịch trình của cuộc họp tiếp theo.

-         Một danh sách những người nhận được bản sao của biên bản: để báo cho mỗi người biết những người đã nhận được thông tin trong các cuộc họp (và mở rộng dự án đến những người bên ngoài cuộc họp CCB nếu muốn).

Việc ghi lại tình hình các biên bản của cuộc họp trước là đặc biệt quan trọng với mục đích truy xuất nguồn gốc. các biên bản nên hiển thị  để thấy rằng các biên bản của cuộc họp trước đã đúng như được ghi nhận hoặc chúng được chỉnh sửa cụ thể và đã được chấp nhận như sửa chữa.

Một bản sao phải được phát cho mỗi người tham gia cuộc họp. Các bản sao cũng nên được gửi cho những thành viên của CCB không có mặt tại cuộc họp và đến các nhà quản lý cấp cao phù hợp.

Với mỗi chủ đề trong cuộc họp được thảo luận và đưa ra quyết định, thư ký của cuộc họp ghi lại các quyết định đó. Khi thư kí không chắc chắn rằng quyết định có được cuộc họp đưa ra hay không, người thư kí có thể dừng việc ghi biên bản đến khi biết chắc rằng quyết định đó được đưa ra. Cuối cuộc họp thư kí tổng hợp lại các quyết định được đưa ra và các công việc cần thực hiện.