KN: để phục vụ công tác quản lý & công tác hạch toán kế toán, chứng từ kế toán luôn phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác, theo 1 trật tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ & loại nghiệp vụ kế toán phát sinh, tạo thành 1 chu trình gọi là sự luân chuyển của chứng từ

Các giai đoạn luân chuyển chứng từ:

- Lập chứng từ ( hoặc tiếp nhận chứng từ đã lập từ bên ngoại)

- Ktra chứng từ về nội dung, hình thức (ktra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ)

- Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ (cung cấp thông tin cho chỉ đạo nghiệp vụ, phân loại chứng từ, định khoản kế toán tương ứng với nội dung chứng tù & ghi sổ kế toán)

- Bảo quản & sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

- Lưu trữ chứng từ (theo thời gian quy định), huỷ chứng từ (khi hết hạn lưu trữ)

Các yếu tố cơ bản của chứng từ: là yếu tố bắt buộc phải có trong các loại chứng tử, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sỏ để chứng từ thực hiện chức năng thông tin về kq của nghiệp vụ. Bao gồm:

- Tên chứng từ: Khái quát loại nghiệp vự được chứng từ phản ánh

- Tên, địa chỉ đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ

- Ngày & số chứng từ. Ngày tháng ghi trên chứng từ là yếu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ & huỷ chứng từ. Số chứng từ bao gồm ký hiệu & số thứ tự của chứng từ.

- Nội dung ktế cụ thể của nghiệp vụ, cần ghi đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo tính thông dụng & dễ hiểu

- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị (viết bằng chứ & số)

- Tên & chứ ký của người chịu trách nhiệm thi hành & phê duyệt nghiệp vụ. Trên chứng từ phải có tối thiểu 2 chứ ky,những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải trực tiếp ký, ko được ký qua giấy than. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đvị kế toán thì phải có tên, chữ ký người đại diện theo PL của đơn vị & đóng dấu đvị