Câu 7:Trình bày ý nghĩa, tác dụng, cấu tạo của mục lục hồ sơ:

* Ý nghĩa: Mục lục hồ sơ là một trong những loại hình công cụ tra tìm chủ yếu trong các lưu trữ giúp cho chúng ta tra tìm hồ sơ nhanh hơn dễ nhận biết tài liệu cần tìm  nhanh chóng và chính xác là phương tiện thống kê thành phần số lượng tài liệu trong lưu trữ.

                Mục lục hồ sơ được áp dụng phổ biến trong các kho lưu trữ, có thể sử dụng để thống kê hs của 1 phông lưu trữ, với thời hạn bảo quản khác nhau, là 1 công cụ thống kê nên phải đòi hỏi đầy đủ tên các hs đưa vào mục lục và đánh số liên tục cho các hs đó, phân biệt tổ chức và thời gian của TL.

* Tác dụng:

- Giới thiệu cho độc giả thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ.

-  Thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ

- Hướng dẫn cán bộ lưu trữ sắp xếp hồ sơ trên giá theo trật tự khoa học.

- Đối với các phông trữ đã được chỉnh lý thì mục lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại trong phông.

* Cấu tạo: Mục lục hồ sơ gồm 2 phần:

- Bản kê tiêu đề các hồ sơ: Đây là phần quan trọng chủ yếu của mục lục,phần này được chia thành các  chương, mục. Đối với phông lưu trữ mà tài liệu đã được chỉnh lý và phân loại theo 1 phương án phân loại thì các cấp phân chia sẽ là các chương mục và tiểu mục của hồ sơ. Hướng dẫn về bảng thông kê các hồ sơ trong mục lục hồ sơ trong bảng kê ở các cột thứ tự hồ sơ ghi từ số 01 đễn số cuối cùng  theo hệ thống hóa một cách logic.

- Tiêu đề hồ sơ ghi theo tên gọi hồ sơ đã được viết ở ngoài bìa hồ sơ đó.

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc hồ sơ được ghi giống như trên bìa hồ sơ

- Số tờ ghi rõ số lượng tờ của hồ sơ đó

- Ghi chú: trong cột này nêu rõ tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ, bản sao, bản chính, ngôn ngữ của tài liệu.

+ STT  mục lục                                                       +Số lượng ĐVBQ

+ Phông số                                                                              + Số tờ mục lục hs

+MLHS số                                                                              + Số bản mục lục hs

+ Tên mục lục hs                                                     + Thời hạn bảo quản

+ Thời hạn tài liệu có trong MLHS         + Ghi chú

VD: Bản mục lục này gồm 35 tờ bao gồm 400 hồ sơ, Hà Nội, ngày 15 tháng 9 năm 1989

VD: Đã bổ sung thêm vào mục lục…. hồ sơ theo biêm bản số… ngày…tổng số hồ sơ hiện có….

Hà Nội, ngày…tháng…..năm…

Họ tên chức vụ người viết tổng kết.

- Tờ nhan đề của bản mục lục được ghi chú theo bản thồng kê toàn bộ mục lục của từng phông trong kho lưu trữ.

- Lời nói đầu của mục lục nêu tóm tắt lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông, kết cấu các phần chính của bản mục lục.