Câu 8 :  Để đặc tả một SOW (Statement Of Work) cần điền những thông tin gì? Cho ví dụ cụ thể để minh họa.

            SOW (Statement Of Work) là bản báo cáo công việc hay là bản phát biểu những công việc mà khách hàng muốn người bán thực hiện.

Viết mộtSOW tốt là khó khăn. Thật khó để biếtchính xác những gì là cần thiết. Bên bán nêu ra các vấn đề, những lời khuyên hay chỉ dẫn cho khách hàng để có thể viết một SOW "tốt" đầy đủ những gì mà khách hàng muốn. Một SOW luôn được viết đầu tiên để có thể tránh sự mơ hồ và để phân phối phù hợp với thời gian và tiền bạc .SOW cho phépsửa khicó gì đó thay đổi. Để đặc tả một SOW cần điền những thông tin sau :

Áp dụng luôn cho ví dụ : Xây dựng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công vịêc tại Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh X (Khách hàng : Sở KHĐT tỉnh X, bên bán : công ty phần mềm P).

1.        Background (Nền tảng)

     Cung cấp cho nền tảng về tổ chức của khách hàng, các nhiệm vụ, chính sách..

VD :

- Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh X là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư bao gồm các lĩnh vực: Tổng hợp về quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội trên địa bàn tỉnh; đầu tư trong nước, nước ngoài ở địa phương;...

- Phần mềm cũ không đáp ứng được yêu cầu với cơ chế một cửa.

-Trình độ tin học của nhân viên chưa cao.

2.        Point of Contact (Điểm liên hệ)

     Điểm liên hệ của khách hàng

VD :

 Liên hệ :  Văn phòng sở kế hoạch và đầu tư tỉnh X

         - Chủ dự án giám đốc A

      ĐT : 02406336474

     Fax :

-         Hoặc phó giám đốc B

ĐT :

Fax:

3.   Task Specification (Nhiệm vụ kỹ thuật)

    Nhiệm vụ riêng lẻ mà người khách hàng muốn người bán thực hiện.

 VD :
● Phát triển và duy trì một kế hoạch dự án
● Viết đặc tả yêu cầu bao gồm hai bản phác thảo và một dự thảo cuối cùng
● Chuẩn bị hướng dẫn sử dụng của người dùng
● Viết một kế hoạch nghiệm thu
● Xây dựng và thực hiện các thủ tục nghiệm thu

4.   SOW Writers (Những người viết SOW)

Người viết SOW.

     Chú ý : người mua và người sử dụng từ hai tổ chức khác nhau, đảm bảo rằng họ cùng nhau chuẩn bị các thỏa thuận để giảm khả năng hướng trái ngược nhau cho người bán tại dự án bắt đầu.

VD :

 Người viết : Giám đốc sở kế hoạch và đầu tư , ông A  và trợ lý nghiệp vụ ông C.

5.   Task Deliverables (Nhiệm vụ phân phôi)

Chỉ định phân phôi cho mỗi công việc. Phân phôi như thường bao gồm cả hai sản phẩm và dịch vụ.  (Đoạn này thì chỉ có trời mới hiểu thôi :D)

VD: Chỉ xây dựng phần mềm áp dụng tại trụ sở của Sở.

6.   Due Dates (Do ngày)

VD : Ngày chuyển giao sản phẩm : 24/6/2012.

Đưa ra ngày giao sản phẩm cho phân phôi, nhưng hãy nhớ rằng ngày như vậy cần được đàm phán số tiền thu được của dự án.

7.  SOW Value (Giá trị)

Đưa ra chi phí mà bạn mà khách hàng có thể chi trả.

VD : Chi phí cho hệ thống là 100.000.000 VND.

8.   Life Cycle (Vòng đời)

Đưa ra chu kỳ sống của hệ thống.

VD : Hệ thống thưc hiện theo cơ chế một cửa (một cửa liên thông).

9.        Existing Seller Practices (Thực tiễn người bán hiện có)

Các chính sách, thủ tục của bên bán mà bên bán yêu cầu khách hàng tuân theo.

VD:

-         Bên công ty P sẽ không bán bản quyền cho khách hàng với mức giá bình thường đưa ra

-         Nếu khách hàng nuốn mua bản quyền sản phẩm thì phải trả chi phí mà công ty đưa ra

-         Khi thời gian thực hiện dự án đã quá 50% khách hàng ko được phép thay đổỉ điều gì quá lớn khiến dự án phải làm lại từ đầu, nếu thay đổi thì phải trả chi phí gấp đôi.

-          

10.   Change Control Board (CCB) (Ban kiểm soát thay đổi (CCB))

      Nhờ CCB tư vấn đưa ra tính khả thi cũng như những vấn đề khó khăn có thể gặp phải    trong quán trình thưc hiện dự án.

 ( CCB :Gồm các hoạt động của người quản lý dự án và người quản lý thâm niên.)

VD:

  CCB : Hệ thống cần nhiều thời gian dùng thử trước khi đưa vào hoạt động chính thức.

11.        Risk Assessment (Đánh giá rủi ro)

    Khách hàng yêu cầu người bán để thực hiện một đánh giá rủi ro để hoàn thành các công việc quy định trong thỏa thuận. Người bán giải thích các tiêu chí rủi ro cụ thể và chiến lược giảm thiểu nguy cơ tương ứng.

VD :  Công ty B phải đưa ra được bảng sau

  >>> xem anh Cau 8 - C4

12. SOW Revisions (Sửa đổi SOW)

SOW có thể phải sửa đổi  cũng như đề xuất nhiều.

VD:

-         Sửa đổi về chi phí.

-         Thời gian giao sản phẩm.

-         Thêm , sửa, xóa một số chi tiết .