•      Lược đồ dòng dữ liệu, gọi tắt là lược đồ DFD, là một công cụ đồ họa giúp PTV thực hiện việc mô hình hóa các qui trình xử lý công việc trong HT.

•       Lược đồ DFD được xây dựng từ 4 thành phần:

-        Qui trình xử lý (process).

-        Dòng dữ liệu (data flow).

-        Nơi lưu trữ dữ liệu (data store).

-        Thực thể ngoài (external entity).

•      Qui trình xử lý.

-        Là một hoạt động được thực hiện vì một lý do nào đó thuộc về công việc.

-        Hoạt động có thể được thực hiện thủ công hoặc bằng máy tính.

-        Tùy theo mức nhìn, khái quát hay chi tiết, mà một hoạt động có thể bao gồm nhiều hoạt động con.

-        Qui trình xử lý đôi khi còn được gọi là quá trình xử lý (process).

•      Dòng dữ liệu.

-        Là phần dữ liệu đơn hay tập logic gồm nhiều phần dữ liệu.

-        Được bắt đầu hoặc kết thúc tại qui trình. Tức là dòng dữ liệu đi ra từ qui trình (output của qui trình), hoặc đi vào qui trình (input của qui trình).

•      Nơi lưu trữ dữ liệu.

-        Nơi dữ liệu được lưu lại trong một thời gian. Có thể lưu dạng giấy tờ (tập chứng từ) hoặc điện tử (tập tin máy tính).

-        Dòng dữ liệu đi vào nơi lưu trữ có nghĩa là dữ liệu được thêm vào hoặc được cập nhật (thay đổi nội dung).

-        Dòng dữ liệu đi ra từ nơi lưu trữ có nghĩa là dữ liệu được truy xuất hoặc được tham khảo từ nơi lưu trữ.

•      Thực thể ngoài.

-        Là người, tổ chức hoặc hệ thống khác mà chúng tương tác với HT.

-        Tương tác theo nghĩa cung cấp thông tin cho HT hoạt động hoặc tiêu thụ thông tin do HT tạo ra.

-        Dòng dữ liệu đi ra từ thực thể ngoài có nghĩa là thực thể ngoài cung cấp thông tin.

-        Dòng dữ liệu đi đến thực thể ngoài có nghĩa là thực thể ngoài tiêu thụ thông tin.

•      Nguyên tắc phân mức.

-        Lược đồ DFD mức 0 chứa tất cả các qui trình là các thành phần trong qui trình số 0 của lược đồ bối cảnh.

-        Lược đồ DFD mức 1 chứa tất cả các qui trình là các thành phần trong các qui trình của lược đồ DFD mức 0.

-        Qui tắc đánh số khi phân mức:

4LĐ bối cảnh: Qui trình 0.

4LĐ mức 0: Qui trình 1, 2, 3, …

4LĐ mức 1: Qui trình 1.1, 1.2, 1.3, …

•      Nguyên tắc cân đối.

-        Bảo đảm các dòng dữ liệu vào ra của lược đồ DFD ở một mức nào đó phải được biểu diễn đầy đủ ở lược đồ DFD ở mức kế tiếp.

-        Các dòng dữ liệu có thể tách ra từ lược đồ DFD mức cao xuống lược đồ DFD mức thấp hơn để mô tả dữ liệu chính xác hơn.

•       Nguyên tắc phân mức được kết hợp nguyên tắc cân đối nhằm mô tả “mịn dần” các qui trình xử lý trong HT.

•      Lược đồ DFD vật lý mô tả các qui trình xử lý bao gồm cả các yếu tố thực hiện (Ai làm? Cái gì chứa dữ liệu? Dữ liệu truyền bằng cách nào?).

•       Lược đồ DFD logic mô tả các qui trình xử lý nhấn mạnh đến chức năng qui trình, bản chất dữ liệu, nơi lưu trữ dữ liệu mà không nhấn mạnh đến các yếu tố thực hiện.