24) Nêu cấu trúc của một bài thuyết trình kỹ thuật? Những điểm cần lưu ý đặc biệt khi thuyết trình bằng máy tính?

Trả lời :

24.1. Cấu trúc của một bài thuyết trình kỹ thuật.

Các bạn cần nhắc lại một điều là trước khi viết mỗi từ của bài thuyết trình, bạn phải xác định những mục tiêu cần đạt của bài thuyết trình, khán giả nghe thuyết trình thuộc những đối tượng nào, và những ràng buộc khi thuyết trình là gì. Ràng buộc chính đối với bài thuyết trình là khoảng thời gian được giành cho bài nói của bạn. Trong lĩnh vực kỹ thuật, phần lớn các bài thuyết trình bạn trình bày sẽ bị ràng buộc về thời gian. Chìa khóa cho bài thuyêt trình thành công là tôn trọng thời giờ của người nghe bạn nói và sử dụng thời gian của họ một cách khôn ngoan.

Cấu trúc chung của một bài thuyết trình gồm : Phần giới thiệu/tình hình chung hay phần khái quát, phương pháp, kết quả, thảo luận, và các kiến nghị. Bài thuyết trình kỹ thuật hiếm khi có phần tóm tắt, tổng quan vấn đề, hoặc gồm danh mục tài liệu tham khảo.

24.2. Các điểm cần lưu ý.

Trình diễn sử dụng máy tính nhanh chóng trở thành phổ biến nhất cho các thuyết trình. Khi thuyết trình sử dụng máy tính, bạn nên chú ý đến màu sắc, cỡ chữ, và tính linh hoạt của chúng.

Khi thiết kế bài thuyết trình bằng máy tính, bạn nên theo các bước sau :

1. Bạn chọn màu phù hợp có trong bảng phối màu. Hãy bắt đầu với màu có sẵn trong bảng. Chọn từ 2 đến 4 màu, và sủ dụng chúng cho toàn bộ file trình chiếu. Nếu bạn bị hạn chế về cảm xúc màu sắc hoặc có vấn đề về thị giác, bạn có thể nhờ một người bạn nhận xét việc chuẩn bị ban đầu của bạn.

2. Sử dụng một ít họ phông chư. Bạn có thể chọn cỡ chữ, và kiểu chữ để tạo nên một kiểu chữ của bạn, nhưng lưu ý việc sử dụng quá nhiều họ phông chữ là lãng phí, và rắc rối.

3. Hết sức cẩn thận với việc cho hiển thị các nội dung trong cùng một slide. Một số diễn giả sáng tác sự di chuyển các nội dung rất phản cảm cho khán giả. Tránh lạm dụng điều này trừ khi bạn hiểu rõ người nghe muốn gì.

25) Trình bày nguyên tắc thiết kế slide trình diễn :

a) Chứa nội dung chỉ gồm các chữ hoặc các kí hiệu, phương trình?

b) Chứa các dữ liệu?

c) Chứa các đồ thị, hình vẽ?

Trả lời :

25.1. Nguyên tắc thiết kế slide trình diễn với nội dung chỉ gồm các chữ hoặc các ký hiệu, phương trình.

Slide chữ nên càng ít chữ càng tốt, chỉ đủ truyền đạt thông tin quan trọng. Bạn sẽ không được hoan nghênh khi dùng một slide toàn chữ : Khán giả sẽ đọc nội dung có trên màn hình thay vì họ quan sát những điều bạn trình bày - bạn có thể chứng minh nhận xét một thí nghiệm đơn giản : Hãy bố trí hai màn hình với hai slide, một slide toàn chữ và một sllide chứa thông tin ngắn gọn trước một nhóm khoảng 20 người hoặc hơn một chút, bạn sẽ thấy khán giả chú ý nhìn và nghe bạn nói nhiều hơn khi bạn sử dụng dạng thứ hai. Nói một cách khác, bạn muốn kiểm soát nội dung và trình bày thuyết trình cho khán giả từ chính bạn, chứ không phải là khán giả có thể tự tìm lấy.

Đôi khi, ký hiệu hoặc phương trình có thể được sử dụng thay cho các từ bằng chữ. Việc chọn phương trình hoặc chữ phụ thuộc vào khán giả.

Các slide chữ có hình dạng phù hợp với hình dạng các công cụ trực quan trợ giúp. Sẽ rất thuận lợi cho người nghe nếu slide chữ có định dạng phù hợp với định dạng của phương tiện sứ dụng. Sự phù hợp này còn có nghĩa là cỡ chữ càng lớn càng tốt. Với các slide chữ, nên sử dụng cỡ phông chữ lớn. Phần mềm trình chiếu có thể trợ giúp việc đảm bảo nhất quán định dạng trình chiếu nhất quán.

Ngoài ra bạn cần chú ý đến việc viết tắt, việc viết tắt hay ký hiệu cho phép ta có thể sử dụng cỡ phông chữ lớn hơn. Các mạo từ, giới từ và từ phụ cần được loại bỏ để tránh việc người nghe thuyết trình sẽ đọc nội dung slide thay cho nghe nội dung do diến giả thuyêt trình.

25.2. Các slide chứa dữ lìệu.

Các slide chứa dữ liệu gồm các bảng hoặc số liệu. Trong các buổi thuyết trình, điểm then chốt là các bảng chỉ chứa đựng các dữ liệu cần thiết (theo nội dung của bài nói). Nhiều diễn giả đôi khi photocopy như sau: "Tôi biết các bạn không thể đọc được tất cả các con số trong bảng này, nhưng lưu ý rằng tỷ số truyền 20:1 là tối ưu". Nếu muốn nói cho người nghe biết tỷ số truyền tối ưu là 20:1, bạn hãy thiết kế một slide số liệu chuyên dụng cho nội dung này. Bạn có thể tạo nên các bảng chuyên dụng cho những vấn đề mà bạn muốn nhấn mạnh.

25.3. Các slide chứa đồ thị, hình vẽ.

Sử dụng một cách tối ưu nhất các đồ thị và hình vẽ, để truyền đạt hiệu quả nhất các thông tin mà ta muốn cho khan giả biết. Nên sử dụng những hình ảnh quen thuộc, những đồ thị cơ bản nhất để truyền đạt thông tin. (bổ xung thêm)