CHƯƠNG 1

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN SỬ DỤNG TRONG KIỂM TOÁN

1.1. CƠ SỞ DẪN LIỆU

1.1.1. Khái niệm

Điều 14- chuẩn mực Kiểm toán số 500- Bằng chứng Kiểm toán ghi rõ: “Cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính là căn cứ của các khoản mục và thông tin trình bày trong thông báo tài chính do Giám đốc (hoặc người đứng đầu) đơn vị chịu trách nhiệm lập trên cơ sở các chuẩn mực và chế độ kế toán quy định”.

Để hiểu rõ thêm về khái niệm này ta đi sâu vào quy trình hoạt động của doanh nghiệp, quy trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế của doanh nghiệp để phân tích.

* Trong một doanh nghiệp, một tổ chức kinh tế hàng ngày hàng giờ xảy ra vô số sự kiện kinh tế gồm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện khác. Ví dụ:

- Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quan hệ giữa đơn vị với các khách hàng như: mua, bán vật tư, tiêu thụ sản phẩm và nó kéo theo các quan hệ trao đổi như các nghiệp vụ thu, nhận vật tư hàng hoá kéo theo nghĩa vụ trả tiền và chi trả tiền cho khách hàng về các tài sản, vật tư… đã nhận. Nghiệp vụ cung cấp hàng hoá, vật tư… cho khách hàng kéo theo sự đổi lấy lời hứa chi trả tiền trong tương lai … và các khoản thu từ khách hàng về sản phẩm hàng hoá vật tư, lao vụ, dịch vụ đã cung cấp.

- Các sự kiện liên quan đến môi trường hoạt động:

- Các quy định của chính phủ (Chính sách thuế, chính sách tài chính, giá cả, tiền tệ) kéo theo việc thay đổi các chi phí và nghĩa vụ chi trả.

- Thiên tai, bão lũ… kéo theo chi phí, tổn thất, mất mát và nghĩa vụ chi trả

- Các sự kiện liên quan đến quy trình công nghệ chế biến của doanh nghiệp kéo theo:

+ Sự dịch chuyển của vật tư, tài sản trong công nghệ chế biến.

+ Sự dịch chuyển hao mòn tài sản, công vụ.

- Những quyết định về nghiệp vụ của Ban giám đốc kéo theo những thay đổi

- Những điều chỉnh, đính chính sai lầm (điều chỉnh hoá đơn sai) cũng kéo theo những thay đổi…

* Tất cả các sự kiện kép theo các sự trao đổi nhưng không phải sự kiện kinh tế nào cũng được phản ánh vào các báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

* Một sự kiện kinh tế bất kỳ muốn được phản ánh vào báo cáo tài chính thì phải:

- Trước hết: Phải được công nhận, phải được chứng minh là có thật (Thông qua việc lập chứng từ kinh doanh để chứng minh và có căn cứ pháp lý vững chắc).

Khi đã  được công nhận chúng sẽ được phê chuẩn và cho phép.

- Tiếp theo đó: chúng đòi hỏi những bước xử lý tiếp như: phân loại, tính toán, đánh giá.

- Tiếp đó chúng được tổng hợp rồi ghi vào sổ cái.

- Các số dư trên sổ cái sẽ được phản ánh vào báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Như vậy

:

Việc chuyển hoá các số liệu và sự kiện kinh tế khác vào báo cáo tài chính được thực hiện thông qua một quá trình “xử lý” thông qua hệ thống kế toán để: tính toán, phân loại, ghi chép, cộng dồn… qua nhiều “đầu mối” (bộ phận) hình thành nên những tập hợp thông tin.

- Một tập hợp thông tin có được từ quá trình “xử lý” được gọi là một cơ sở số liệu, cuối cùng sẽ được phản ánh thành bộ phận, khoản mục trong báo cáo tài chính của đơn vị trên cơ sở các nguyên tắc kế toán đối với việc ghi chép và trình bày số liệu trên báo cáo tài chính.

- Căn cứ của những khoản mục thông tin đã trình bày trên báo cáo tài chính là một cơ sở dẫn liệu.

- Cơ sở dẫn liệu là sự khẳng định một cách công khai hoặc ngầm định của chủ doanh nghiệp (HĐQT, Ban Giám đốc) về sự trình bày của các bộ phận trên báo cáo tài chính.

Ví dụ

:

- Trên bảng cân đối kế toán ngày 31/12/2002 của DN X.

Phần A: Tài sản lưu động

Mục tiền mặt: 150 Trđ

Như vậy DN (Ban giám đốc) khẳng định 150 Tr đ trên bảng cân đối kế toán có cơ sở dẫn liệu sau:

- Tiền mặt hiện đang có: 150 Tr đ (số hiện hữu)

- Số tiền có chính xác trong kỳ này (đến 31/12): 150 Tr đ

- Số báo cáo đầy đủ (ngầm định): 150 Tr đ

- Số tiền trên là tiền của đơn vị (quyền của doanh nghiệp): 150 Tr đ

- Số tiền trên được trình bày, công bố rõ ràng trên báo cáo tài chính:150 Tr đ 

Để lập nên các báo cáo tài chính là trách nhiệm của chủ doanh nghiệp (Giám đốc, Hội đồng quản trị…)

- Để đạt được mục đích Kiểm toán toàn diện báo cáo tài chính, đưa ra các ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính của đơn vị, kiểm toán viên phải xem xét kiểm tra riêng biệt các bộ phận, khoản mục của chúng.

- Mục tiêu kiểm toán từng bộ phận của báo cáo tài chính là nhằm thu thập đầy đủ chứng cứ xác đáng về mọi khía cạnh là cơ sở xác nhận cho từng bộ phận được kiểm toán.

- Các cơ sở dẫn liệu là những giải trình của nhà quản lý về những khoản mục trên báo cáo tài chính. Những cơ sở dẫn liệu này xuất phát từ các nguyên tắc Kế toán đối với việc ghi chép và báo cáo số liệu trên các báo cáo tài chính.

1.1.2. Tiêu chuẩn của cơ sở dẫn liệu

Cơ sở dẫn liệu của báo cáo tài chính phải có các tiêu chuẩn sau:

+ Hiện hữu: Một tài sản hay một khoản nợ phản ánh trên báo cáo tài chính thực tế phải tồn tại (có thực) vào thời điểm lập báo cáo.

+ Quyền và nghĩa vụ: Một tài sản hay một khoản nợ phản ánh trên báo cáo tài chính đơn vị phải có quyền sở hữu hoặc có trách nhiệm hoàn trả tại thời điểm lập báp cáo tài chính.

+ Phát sinh: Một nghiệp vụ hay một sự kiện đã ghi chép thì phải đã xảy ra có liên đến đơn vị trong thời kỳ xem xét.

+ Đầy đủ: Toàn bộ tài sản, toàn bộ nợ, nghiệp vụ hay giao dịch đã xảy ra có liên quan đến báo cáo tài chính phải được ghi chép hết các sự kiện có liên quan.

- Đánh giá: Một tài sản hay một khoản nợ được ghi chép theo giá trị thích hợp trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được thừa nhận).

- Chính xác: Một nghiệp vụ hay một sự kiện được ghi chép theo đúng giá trị của nó, doanh thu hay chi phí được ghi nhận đúng kỳ, đúng khoản mục, đúng về toàn học.

- Trình bày và công bố: Các khoản mục được phân loại, diễn đạt và công bố phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc được chấp nhận).

Các cơ sở dẫn liệu có nhiều song với những tiêu chuẩn trên người ta có thể khái quát, phân loại trên 3 điểm chính:

a.

Có thật

:

- Sự tồn tại: tài sản, công nợ, vốn chủ sở hữu… được phản ánh trên báo cáo tài chính là thật sự tồn tại.

- Sự phát sinh: các nghiệp vụ ghi chép thật sự xảy ra.

- Quyền lợi và nghĩa vụ: tài sản trên bảng cân đối kế toán phải thuộc sở hữu của đơn vị, các khoản nợ đang có nghĩa là tồn tại, phải thanh toán.

b.

Đã tính toán và đánh giá

- Đo lường: Các nghiệp vụ được ghi chép theo đúng số lượng  và số tiền.

- Đánh giá: tài sản công nợ, vốn chủ sở hữ, thu nhập và chi phí phải dược đánh giá theo đúng các nguyên tắc kế toán, được chấp nhận phổ biến.

c.

Đã ghi chép và cộng dồn:

- Số dư các khoản mục đã được xác định đúng trên số liệu các nghiệp vụ đã ghi chép đầy đủ.

- Đúng kỳ: Doanh thu, chi phí xác định đúng kỳ.

Như vậy: Khái quát cơ sở dẫn liệu bằng những điểm cơ bản chính sau:

Sự trình bày và cung cấp thông tin của các bộ phận trong báo cáo tài chính: Có thật; đã tính toán và đánh giá; Đã fhi chép và cộng dồn.

1.2.HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.2.1. Khái niệm

Là hệ thống các biện pháp trong quản lý gồm toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm điều hành các hoạt động của đơn vị và kiểm tra toàn diện việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, chấp hành chính sách thể lệ của Nhà nước và các quy định cảu đơn vị.

Mục 10 chuẩn mực kiểm toán số 400 ghi rõ:

“hệ thống kiểm soát nội bộ là quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và quy định để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản”.

Hệ thống Kiểm soát nội bộ bao gồm: Môi trường Kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.

- Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục  kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính

- Môi trường kiểm soát: Là những nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động cảu thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị.

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh mẽ hỗ trợ đáng kể cho các thủ tục kiểm soát cụ thể. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh không đồng nghĩa với hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh. Môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

Hệ thống Kiểm soát nội bộ bao gồm kiểm soát về quản lý và kiểm soát về kế toán. Kiểm soát kế toán gọi là kiểm soát nội bộ.

1.2.2. Mục đích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Điều khiển và quản lý kinh doanh một cách có hiệu quả.

Mang lại sự đảm bảo chắc chắn là các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và các quyết định đó.

Phát hiện kịp thời các rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.

Ngăn chặn các sai phạm và gian lận trong kinh doanh.

Ghi chép kế toán đầy đủ chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.

Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.

Bảo vệ tài sản của đơn vị, không bị sử dụng lãng phí, gian lận, không hiệu quả.

Đảm bảo các thông tin trung thực, hợp lý, tin cậy, không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích.

1.2.3. Các nhân tố ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ

1.2.3.1. Đặc thù quản lý

Muốn nói đến đặc thù của doanh nghiệp, cách quan lý (quan điểm) của người quản lý đối với tình trạng báo cáo tài chính, cũng như đối với những rủi ro trong kinh doanh (nói nôm na: Cách quản lý của ông chủ , ông giám đốc chi phối đến cách làm việc của những người thừa hành, những người được giao kiểm soát nội bộ).

Một số ông chủ, ông giám đốc chú ý quá mức đến việc có một báo cáo tài chính tốt và nhấn mạnh đến việc hoàn thành kế hoạch lợi nhuận, những người này sẵn sàng mạo hiểm để lấy lợi nhuận cao. Ví dụ: Sẵn sàng trốn thuế tính sai số thuế phỉa nộp, sẵn sàng điều chỉnh các khoản mục chi phí tồn kho… để có chỉ tiêu cao về lợi nhuận…

Ngược lại: một số nhà quản lý (Chủ tịch HĐQT, giám đốc) lại có thái độ hết sức dè dặt và thận trọng.

Các quan điểm làm việc như vậy của nhà quản lý  có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị cũng như độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Nếu giám đốc có tính quyết toán thường đem lại hiệu quả trong kinh doanh nhưng cũng có khi mạo hiểm trong việc chấp hành luật lệ. Vì vậy đòi hỏi người kiểm soát phải cẩn thận kỹ lưỡng, giúp giám đốc tranh sai lầm, khi kiểm toán cần phải xem xét kỹ lưỡng, trãnh rủi ro.

Nếu giám đốc dè dặt, thận trọng: Hiệu quả thấp vì hay lỡ thời cơ, người kiểm soát phải chỉ cho Giám đốc những chỗ mất thời cơ. Gặp trường này khi kiểm toán sẽ ít rủi rõ cho người kiểm toán.

1.2.3.2. Cơ cấu tổ chức

Muốn nói sự phân công chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong đơn vị

Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc uỷ quyền và phân công trách nhiệm.

Cơ cấu tổ chức được thiết kế sao cho có thể ngăn ngừa sự sai phạm các chính sách, thủ tục, quy chế kiểm soát và loại bỏ những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai lầm và gian lận.

Ví dụ: Không phân công cho một phòng hay một bộ phận thực hiện từ A đến Z một hoạt kinh doanh, như vậy khó kiểm soát nội bộ (VD: ở công ty NSTPHD…).

Không phân công chồng là thủ trưởng, con là kế toán, vợ là Thủ quỹ.

Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn phải nhấn mạnh đến tính hiệu quả của việc bộ phận quản lý cao nhất của đơn vị đối với các nghiệp vụ đặc biệt khi doanh nghiệp hoạt động phân tán, bị chia cắt về mặt địa lý.

Để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, phải tuân thủ các nguyên tắc sau: Thiết lập được sự điều  hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót một lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận:

Thực hiện sự phân chia ba chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản.

Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.

1.2.3.3. Chính sách nhân sự

Muốn nói trình độ cán bộ, tuổi đời, bố trí cán bộ.

Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt khen thưởng, kỷ luật các nhân viên.

Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng cán bộ nhân viên có năng lực và có đạo đức.

1.2.3.4. Công tác kế hoạch

Bao gồm một hệ thống kế hoạch sản xuất - tài chính, cũng như phương án chiến lược cảu bộ phận quản lý cao nhất.

Kế hoạch chiến lược sản xuất kinh doanh giúp cho đơn vị hoạt động đúng hướng và có hiệu quả. Công tác kế hoạch được tiến hành nghiêm túc và khoa học cũng sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu, có ý nghĩa đối với việc điều hành sản xuất kinh doanh và đánh giá hiệu quả của các bộ phận.

Nếu kế hoạch có ý nghĩa người ta so sánh thực tế với kế hoạch.

Nếu kế hoạch không có ý nghĩa việc so sanh không có ý nghĩa.

1.2.3.5. Hệ thống kế toán

Là hệ thống dùng để ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển các số liệu vào sổ cái, sổ tổng hợp, lập các báo cáo về nghiệp vụ phát sinh.

Hệ thống kế toán ở đơn vị bao gồm:

Hệ thống chứng từ ban đầu và cách vận dụng hệ thống chứng từ ban đầu

Hệ thống sổ kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán.

Hệ thống báo cáo kế toán (bao gồm cả báo cáo Tài chính và báo cáo kế toán nội bộ).

- Tổ chức bộ máy  kế toán.

- Quy trình kế toán các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính.

Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị.

Hệ thống kế toán là một mắt xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Nếu hệ thống này tốt: Thực hiện đúng quy định của nhà nước và kế toán thì các thông tin trên báo cáo tài chính sẽ hợp lý và đáng tin cậy, ít rủi ro.

1.2.3.6. Bộ phận kiểm toán nội bộ(Kiểm soát nội bộ về kế toán)

Là một nhân tố cơ bản trong môi trường kiểm soát.

Bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ

Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để điều chỉnh, bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và có hiệu lực hơn.

Tuy nhiên, bộ phận Kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng tốt nếu:

- về tổ chức: Bộ phận Kiểm toán nộ bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó. Đồng thời phải được giao quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với bộ phần được kiểm tra (không thể là một bộ phận nằm trong phòng kế toán, dưới sự điều hành cảu kế toán trưởng).

- về nhân sự: Bộ phận kiểm toán nội bộ phải có các nhân viên có đủ khả năng đủ để thực hiện nhiệm vụ.

1.2.3.7. Các nhân tố bên ngoài

Gồm hệ thống pháp luật, các cơ quan chức năng của nhà nước, các đoàn thanh tra, kiểm toán, các chủ nợ… Những nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, thủ tục kiểm soát.

1.2.4. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ

1.2.4.1. Nguyên tắc phân công phân nhiệm

- Công việc là trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức.

- Mục đích của nó là không để một cá  nhân hay bộ phận nào thực hiện mọi mặt (từ A

®

Z) của một nghiệp vụ.

- Trong một chế độ nhiều người làm việc, các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận  khó xảy ra hơn.

- Việc phân công phân nhiệm còn tạo sự chuyên môn hoá giúp cho việc kiểm tra và thúc đẩy nhau trong công việc.

1.2.4.2.Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Chỉ ra một số chức năng không được kiêm nhiệm như:

- Thủ quỹ không được kiêm kế toán

- KTV không có quan hệ ruột thịt với Giám đốc hoặc kế toán trưởng.

- kế toán trưởng không được có quan hệ ruột thịt với Giám đốc…

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm xuất phát từ sự đòi hỏi phải tách biệt về trách nhiệm trong mối quan hệ với sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận, khó phát hiện.

1.2.4.3. Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn

- ban lãnh đạo công ty phải có nguyên tắc, quy chế làm việc.

- Có sự phân công chịu trách nhiệm về từng lĩnh vực.

- Phân công quyền được ký các văn bản, các chứng từ gốc.

(Theo sự uỷ quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao trách nhiệm quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn, tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà không làm mất tính tập trung của đơn vị).

- Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn được giao.

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều được uỷ quyền cho các cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp.

- Có hai xu hướng:         Uỷ quyền phê chuẩn rộng

                                      Uỷ quyền phê chuẩn hẹp

1.2.5. Các lĩnh vực kiểm soát nội bộ.

- Kiểm soát hoạt động SXKD (Thị trường, nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm).

- Kiểm soát an toàn lao động, chính sách tiền lương, tiền thưởng bảo vệ lợi ích của người lao động.

- Kiểm soát an toàn của cơ quan nói chung, tài sản tiền vốn (nói riêng).

- Kiểm soát việc chấp hành chính sách chế độ trong mọi lĩnh vực và chấp hành những quy định của đơn vị…

Các lĩnh vực kiểm soát trên có thể chia thành hai loại: Kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát.

1.2.5.1. Kiểm soát trực tiếp

Là các thủ tục và quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu của các bộ phận cấu thành trong báo cáo tài chính.

Kiểm soát trực tiếp bao gồm 2 loại hình cơ bản.

- Kiểm soát xử lý:

Là loại kiểm soát được đặt ra để kiểm tra việc xử lý các giao dịch, tức là kiểm tra lại những công việc mà nhờ chúng các giao dịch được công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo.

- Kiểm soát bảo vệ tài sản

Là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo sự an toàn của tài sản và thông tin trong đơn vị. Các trọng điểm nhằm vào mục đích này gồm:

+ Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là việc bảo quản các ghi chép về tài sản sản.

+ Hệ thống an toàn và vật chắn

+ kiểm kê hiện vật, việc xác nhận của bên thứ ba.

1.2.5.2. Kiểm soát tổng quát

Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường máy tính hoá, kiểm soát tổng quát thuộc về chức năng kiểm soát của phòng điện toán, muốn đánh giá kiểm soát trong trường hợp này tất nhiên cũng phải sử dụng các chuyên gia am hiểu sâu sắc về máy tính.

* Để việc kiểm soát nội bộ tốt thì phải:

- Xây dựng quy chế tài chính của công ty.

- Làm tốt công tác lập kế hoạch, tính đúng đắn của các chỉ tiêu kế hoạch.

- Thực hiện kiểm soát về kế toán (Kiểm toán nội bộ): Các doanh nghiệp nên tiến hành kiểm toán nội bộ để kiẻm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc, vào sổ kế toán có đúng không? lập báo cáo tài chính có đúng không? Người kiểm toán viên nội bộ phải ký tên trên các báo cáo tài chính.

1.2.6. Ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

- Những người làm kiểm toán nội bộ rất am hiểu tình hình thực tế của đơn vị nên họ có thể nắm bắt được các hoạt động và kịp thời phát hiện ngăn chặn những hành vi gian lận và sai sót.

- Nhược điểm: Những người làm kiểm toán nội bộ đang bị gắn quyền lợi với những nhà quản lý  của doanh nghiệp, họ tiến hành kiểm soát việc chấp hành chính sách chế độ và những quy định do chính những người quản lý trong doanh nghiệp đề ra, nhưng những quyết định liên quan đến sai phạm cũng do chính những người quản lý thực hiện.

Kết luận

- Các kiểm toán viên phải nghiên cứu và đủ hiểu biết về Hệ thống kế toán và “hệ thống kiểm soát nội bộ” của đơn vị khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán thích hợp có hiệu quả. Kiểm toán viên phải sử dụng khả năng xét đoán chuyên môn của mình để đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát, rủi ro kiểm toán là cơ sở cho việc lựa chọn các thủ tục kiểm toán, phương pháp kiểm toán thích hợp, nhằm giảm rủi ro kiểm toán xuống thấp tới mức có thể chấp nhận được.

- Môi trường kiểm soát của đơn vị mạnh hay yếu, mức độ rủi ro kiểm soát cao hay thấp sẽ quyết định nội dung, phạm vi, quy mô các phương pháp kiểm toán.

1.3. TRỌNG YẾU VÀ RỦI RO

1.3.1. Trọng yếu  (ghi chú: CMKT 320)

1.3.1.1. Khái niệm

 (Theo CMKT số 320): Trọng yếu là một thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin hoặc của một số liệu kế toán trong báo cáo tài chính. Thông tin dược côi là trọng yếu có nghĩa là thiếu thông tin đó hoặc thiếu tính chính xác của thông tin đó sẽ ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng báo cáo tài chính. mức trọng yếu tuỳ thuộc vào tầm quan trọng và tính chất của thông tin hay tâm cỡ và bản chất của các sai sót trong các thông tin tài chính được đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể, nếu dựa vào các thông tin sai sót này để xét đoán thì sẽ không chính xác hoặc sẽ rút ra những kết luận sai lầm.

Mức trọng yếu là một ngưỡng, một điểm chia cắt chứ không phải là nội dung trong thông tin cần phải có. Tính trọng yếu cảu thông tin phải xem xét trên cả phương diện định lượng và định tính.

1.3.1.2. Phân tích tính trọng yếu

Mục tiêu của Kiểm toán báo cáo tài chính là xác định độ tin cậy của các thông tin trên báo cáo tài chính, là để cho Kiểm toán viên và các công ty Kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận xem báo cáo tài chính có được lập trên cơ sở chuẩn  mực và chế độ kế toán hiện hành, có tuân thủ pháp luật liên quan, và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không. Tuy nhiên, không có một văn bản quốc gia hoặc quốc tế nào là trọng yếu. Việc xác định mức trọng yếu là công việc xét đoán mang tính nghề nghiệp của Kiểm toán viên. Xác định tính trọng yếu chỉ đạo người Kiểm toán viên trong những trường hợp cụ thể  và từng trạng thái của doanh nghiệp. Khi đánh giá những sai sót dược coi là trọng yếu kiểm toán viên phải xem xét cả 2 mặt định lượng và định tính cảu sai sót. Về mặt định lượng thông tin sai sót chiếm tỷ lệ đáng kể trong tổng thể, nhưng tỷ lệ bao nhiêu thì lại tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ  thể và kinh nghiệm nghề nghiệp của kiểm toán viên. Về mặt định tính: Sai sót làm thay đổi cục diện hoặc bản chất của vấn đề.

Ví dụ: Việc không chấp hành chế độ kế toán hiện hành có thể được coi là sai sót

trọng yếu, việc tính thiếu doạn thu 5 Tr đ được coi là sai sót trọng yếu ..v..v.. dẫn đến việc trình bày sai các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, làm cho người sử dụng thông tìn hiểu sai bản chất vấn đề hoặc trong báo cáo tài chính không thuyết minh những vấn đề có liên quan đến hoạt động liên tục của doanh nghiệp.

Việc tính tăng hoặc giảm khấu hao 5 Tr đ có thể chấp nhận được và không coi là sai sót trọng yếu.

“Kiểm toán viên phải xác định tính trọng yếu khi:

a. Xác định nội dung, lịch trình, phạm vi của các thủ tục Kiểm toán.

b. Đánh giá những ảnh hưởng của những sai sót”.

Điều 09 CMKT số 320 ghi rõ: Khi lập kế hoạch kiểm toán, Kiểm toán viên phải xem xét đến các nhân tố có thể làm phát sinh những sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính. Đánh giá của Kiểm toán viên về mức trọng yếu liên quan đến số dư TK và các giao dịch chủ yếu sẽ giúp Kiểm toán viên xác định được tài khoản mục cần kiểm tra và quyết định nên áp dụng thủ tục kiểm toán nào (chọn mẫu hay phân tích) việc đánh giá mức trọng yếu liên quan đến số dư tài khoản và các giao dịch chủ yếu sẽ giúp kiểm toán viên lựa chọn những thủ tục kiểm toán thích hợp và việc kết hợp các thủ tục kiểm toán thích hợp đó với nhau sẽ làm giảm rủi ro kiểm toán tới mức độ có thể chấp nhận được.

Ngoài ra:

- Kiểm toán viên cần xem xét tới khả năng có nhiều sai sót nhỏ nhưng khi tổng hợp lại có ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính. Một sai sót trong thủ tục hạch toán cuối tháng sẽ trở thành sai sót trọng yếu, tiềm tàng nếu như sau sót đó cứ tiếp tục tái diễn vào cuối tháng.

- Kiểm toán viên cần xem xét tính trọng yếu trên cả phương diện mức độ sai sót tổng thể của báo cáo tài chính trong mối quan hệ với mức độ sai sót chi tiết của số dư các tài khoản, của các giao dịch và các thông tin trình bày trên báo tài chính. Tính trọng yếu cũng có thể chịu ảnh hưởng của các nhân tố khác như các quy định pháp lý hoặc các vấn đề liên quan đến các khoản mục khác nhau của báo cáo tài chính và mối quan hệ giữa các khoản mục đó. Quá trình xem xét có thể phát hiện ra nhiều mức trọng yếu khác nhau tuỳ theo tính chất của các vấn đề được đặt ra trong báo cáo tài chính được Kiểm toán”.

1.3.1.3. Vận dụng tính trọng yếu trong kiểm toán.

Có 5 bước liên quan chặt chẽ với nhau khi vận dụng tính trọng yếu:

Bước 1: Ước lượng sơ bộ về tính trọng yếu.

Bước 2: Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các bộ phận.

Bước 3: Ước tính tổng số sai sót trong từng bộ phận.

Bước 4: Ước tính sai số kết hợp.

Bước 5: So sánh sai sót tổng hợp ước tính với ước lượng ban đầu

               (Hoặc đã điều chỉnh) về tính trọng yếu.

*Ước lượng sơ bộ về tính trọng yếu

Sự ước lượng ban đầu về tính trọng yếu là lượng tối đa mà Kiểm toán viên tin rằng, ở mức đố các báo cáo tài chính có thể bị sai, nhưng vẫn chưa ảnh hưởng đến các quan điểm và các quyết định của những người sử dụng thông tin

Việc xét đoán và ước lượng sơ bộ về tính trọng yếu là công việc xét đoán nghề nghiệp mang tính chủ quan của Kiểm toán viên.

Sau đây là các yếu tố ánh hưởng đến xét đoán tính trọng yếu:

a) Yếu tố đặc thù và tương đối: Tính trọng yếu là một khái niệm tương đối hơn là một khái niệm tuyết đối. Một sai số có quy mô nhất định có thể là trọng yếu đối với một công ty nhỏ, nhưng có thể lại là không trọng yếu ở một công ty lớn hơn. Việc xây dựng một chuẩn mực chung về tính trọng yếu áp dụng chung cho tất cả các khách hàng được kiểm toán là điều không thể được.

b) yếu tố định lượng của tính trọng yếu:

Nói chung, người ta đồng ý rằng, quy mô sai sót là một nhân tố quan trọng để xem xét các sai sót có trọng yếu hay không. Sai sót về tổng lợi tức thuần trước thuế từ hoạt động kinh doanh thường là cơ sở quan trọng nhất để quyết định cái gì là trọng yếu, vì nó được xem như một khoản mục thông tin then chốt nhất đối với người sử dụng. Các sai sót về tài sản lưu động, tổng cộng tài sản, nợ ngắn hạn phải trả, vốn cổ động… cũng là những cơ sở quan trọng để xét đoán tính trọng yếu.

c) Yếu tố định tính (chất lượng) của tính trọng yếu

Mặc dù thông thường kiểm toán viên lập kế hoạch kiểm toán để tìm ra các sai sót nghiệm trọng về mặt định lượng, nhưng trên thực tế, kiểm toán viên phải xét đoán và đánh giá cả về trị giá (số lượng) và bản chất (chất lượng) của bất cứ sai sót nào đã phát hiện ra. Một số sai sót luôn phải coi là trọng yếu bất chấp về số lượng là bao nhiêu. Sau đây là các thí dụ về yếu tố chất lượng phải được xem xét trong khi ước lượng ban đầu về tính trọng yếu:

- Các sai sót liên quan đến quy tắc thường được xem là quan trọng hơn những sai sót vô ý có cùng một số tiền, vì chúng ảnh hưởng đến sự trung thực và độ tịn cậy đối với các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như các cá nhân có liên quan khác. Vì vậy, một gian lận của các nhà quản lý dù với một số tiền rất nhỏ cũng là một sai phạm trọng yếu.

- Các sai sót có ảnh hưởng đến thu nhập. Thí dụ, nếu thu nhập trong khoảng 5 năm trước kiểm toán thường tăng 3% trở lên, nhưng thu nhập trong năm kiểm toán lại bị giảm xuống 1%, thì sự thay đổi xu hướng này có thể là trọng yếu. Tương  tự, một sai số làm cho một khoản lỗ được báo cáo như khoản lãi (hoặc ngược lại) cũng là một vấn đề phải quan tâm.

Ngoài ra, xét về định tính, các sai phạm có thể làm nảy sinh các vấn đề liên quan khác. Một số sai sót rất nhỏ nhưng có tính dây chuyền làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến báo cáo tài chính cũng có thể là một vấn đề trọng yếu.

Như phần trên đã nói, việc xét đoán tính trọng yếu là công việc phán xét mang tính nghề nghiệp của kiểm toán viên. Tuy nhiên, các công ty Kiểm toán chuyên nghiệp thường đề ra các đường lối chỉ đạo tính trọng yếu  để chỉ  đạo các kiểm toán viên, cũng như để thống nhất quan điểm đối với các khách hàng của mình.

Ví dụ: Những chỉ đạo về tính trọng yếu của công ty Kiểm toán ViệtNam

1. Tổng kết hợp các sai sót hoặc bỏ sót trong báo cáo tài chính cao hơn 3% thì được xem là trọng yếu. Tổng kết hợp sai sót hoặc sai sót thấp hơn 1% được coi là không trọng yếu. Tổng kết hợp sai sót hoặc sai sót quy tắc nằm giữa 1% và 3% cần xét đoán về mặt nghiệp vụ để xác định tính trọng yếu cảu chúng.

2. Sai sót từ 1 % đến 3% phải được đánh giá trong mối quan hệ với cơ sở thích hợp. Nhiều khi phải có nhiều cơ sở so sánh các sai sót. Dưới đây là những hướng dẫn khi lựa chọn cơ sở thích hợp.

a. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: Tổng các sai sót kết hợp trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bình thường phải từ 1% đến 5% của tổng lợi tức là hoạt động kinh doanh trước thuế. Tỷ lệ này có thể không thích hợp trong năm mà thu nhập đột nhiên cao hoặc thấp. Khi tổng lợi tức của 1 năm được xem không có tính đại diện thì tốt hơn nên thay thế bởi một cơ sở có tính chất đại diện về thu nhập nhiều hơn. Thí dụ tổng lợi tức từ hoạt động kinh doanh bình quan của 3 năm, tổng lợi tức bình quân cảu ngành… có thể được dùng như một cơ sở.

b. Bảng cân đối kế toán: Các sai sót trên Bảng cân đói kế toán phải được đánh giá ngay từ đầu đối với  tài sản lưu động, nợ phải trả ngắn hạn và tổng số tài sản. Đối với tài sản lưu động và nợ phải trả ngắn hạn đường lối chung từ 1% đến 3% . Đối với tổng số tài sản đường lối chỉ đạo là từ 1% đến 3%.

3. Các yếu tố số lượng phải được đánh gia một cách kỹ lượng trong tất cả các cuộc kiểm toán. Trong nhiều trường hợp chúng quan trọng hơn đường lối chỉ đạo áp dụng cho báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Bảng cân đối kế toán. Mục đích sử dụng của các báo cáo tài chính và bản chất của thông tin trên các báo cáo đó kể cả các lỗi ghi chú, thuyết minh… phải được đánh giá kỹ lưỡng.

* Sử dụng văn bản chỉ đạo việc vận dụng ước lượng ban đầu về tính trọng yếu của công ty Kiểm toán Việt Nam vào trường hợp cụ thể số liệu cụ thể của Công ty A.

Công ty A có tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh thể hiện trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Bảng cân đối kế toán như sau:

Công ty A

Biểu 1: Mẫu số B01/DN

TRÍCH BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN

Ngày 31/12/2005

Đơn vị tính: Trđ

TT

CHỈ TIÊU

MÃ SỐ

SỐ

ĐẦU NĂM

SỐ

CUỐI KỲ

TÀI SẢN

A

TSLĐ VÀ ĐẦU TƯ NGẮN HẠN

100

21821

25087

I

Tiền

110

4659

1025

1

Tiền mặt tại quỹ (cả NP)

111

1.280

529

2

Tiền gửi ngân hàng

112

3379

496

II

Các khoản ĐTTC ngắn hạn

120

0

0

III

Các khoản phải thu

130

11977

15455

1

Phải thu khách hàng

131

2446

2811

2

Trả trước cho người bán

132

2733

2208

3

Thuế giá trị gia tăng được khấu trừ

133

1242

2337

4

Phải thu nội bộ

134

4148

7047

5

Phải thu khác

138

1407

1052

IV

Hàng tồn kho

140

4217

7204

1

Nguyên liệu vật liệu tồn kho

142

249

422

2

Công cụ dụng cụ trong kho

143

287

363

3

Chi phí SXKD dở dang

144

2098

3352

4

Thành phẩm tồn kho

145

1538

2889

5

Hàng hoá tồn kho

146

45

178

6

Hàng gửi đi bán

147

0

0

V

Tài sản lưu động khác

150

968

1402

1

Tạm ứng

151

368

802

2

Chi phí trả trước

152

0

0

3

Chi phí chờ kết chuyển

153

0

0

4

Tài sản thiếu chờ xử lý

154

600

600

VI

Chi sự nghiệp

0

0

B

TSCĐ VÀ ĐẦU TƯ DÀI HẠN

200

6839

8165

I

TSCĐ

210

4415

7219

1

TSCĐ hữu hình

211

4248

7052

Nguyên giá

212

7823

11167

GTHM luỹ kế

213

(3575)

(4115)

2

TSCĐ vô hình

217

167

167

Nguyên giá

218

167

167

GTHM luỹ kế

219

0

0

II

Các khoản ĐTTC dài hạn

220

0

0

III

Chi phí XDCB dở dang

230

2424

946

TỔNG CỘNG TÀI SẢN

250

28660

33252

NGUỒN VỐN

A

NỢ PHẢI TRẢ

300

19935

24457

I

Nợ ngắn hạn

310

17024

22396

1

Vay ngắn hạn

311

6820

10328

2

Nợ dài hạn đến hạn trả

312

160

160

3

Phải trả người bán

313

2038

1579

4

Người mua trả tiền trước

314

1171

642

5

Thuế và các khoản phải nộp NN

315

898

898

6

Phải trả CNV

316

0

0

7

Phải trả nội bộ

317

4148

7047

8

Các khoản phải trả phải nộp khác

318

1789

1742

II

Nợ dài hạn

320

2911

2061

1

Vay dài hạn

321

2911

2061

2

Nợ dài hạn khác

322

0

0

III

Nợ khác

330

0

0

1

Chi phí phải trả

331

0

0

2

Tài sản thừa chờ xử lý

332

0

0

3

Ký quỹ, ký cược dài hạn

333

0

0

B

NGUỒN VỐN CHỦ SỞ HỮU

400

8725

8796

I

Nguồn vốn quỹ

410

8830

8901

1

Nguồn vốn kinh doanh

411

8749

8749

2

Chênh lệch đánh giá tại TS

412

0

0

3

Chênh lệch tỷ giá

413

0

0

4

Quỹ ĐTPT

414

0

0

5

Quỹ dự phòng tài chính

415

0

0

6

Lợi nhuận chưa phân phối

416

(2889)

(2828)

7

Nguồn vốn ĐTXDCB

417

2875

2875

II

Nguồn kinh phí, quỹ khác

420

0

0

1

Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm

421

0

0

2

Quỹ khen thưởng phúc lợi

422

0

0

3

Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ

425

0

0

TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN

430

28660

33252

Công ty A

Biểu 2: Mẫu số B02/DN

BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

QUÝ IV NĂM 2005

Đơn vị tính: Triệu đồng

Chỉ tiêu

Mã số

Kỳ trước

Kỳ này

Luỹ kế từ đầu năm

1. Doanh thu bán hàng và cung cấp DV

01

9556

10912

45907

Trong đó

: Doanh thu hàng XK

02

8845

9291

41231

2. Các khoản giảm trừ (03=05+06+07)

03

0

0

0

+ Chiết khấu thương mại

04

0

0

0

+Giảm giá hàng bán

05

0

0

0

+ Hàng bán bị trả lại

06

0

0

0

+ Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp

07

0

0

0

3. Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ (10 = 01-03)

10

9556

10912

45907

4. Giá vốn hàng bán

11

9082

10517

43066

5. Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20 = 10-11)

20

474

395

2841

6. Doanh thu hoạt động tài chính

21

0

0

11

7. Chi phí tài chính

22

0

0

0

8. Chi phí bán hàng

24

285

190

2024

9. Chi phí QLDN

25

171

173

757

10. Lợi nhuận thuần từ hoạt động KD

30

18

32

71

11. Thu nhập khác

31

0

0

0

12. Chi phí khác

32

0

0

0

13. Lợi nhuận khác (40 = 31- 32)

40

0

0

0

14. Tổng lợi nhuận trước thuế (50=30+40)

50

18

32

71

15. Chi phí thuế TNDN hiện hành

51

0

0

0

16. Chi phí thuế TNDN hoãn lại

17. Lợi nhuận sau thuế (60=50-51)

60

18

32

71

Kiểm toán viên có thể quyết định ước lượng ban đầu về tính trongj yếu của Công ty A như sau:

Biểu số 3

Đơn vị tính: Tr.đ

Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu

Tối thiểu

Tối đa

Tỷ lệ

Số tiền

Tỷ lệ

Số tiền

1. Lợi nhuận trước thuế

1%

0,7

5%

3,5

2. Tài sản lưu động

1%

250

3%

752

- Tiền mặt

1%

5,3

3%

15,9

- Các khoản phải thu

1%

154

3%

463

- Hàng hoá tồn kho

1%

72

5%

360

3. Tài sản cố định

1%

72

3%

216

- Nguyên giá TSCĐ

1%

111

3%

335

- Xây dựng cơ bản dở dang

1%

9,45

3%

28

4. Tổng cộng tài sản

1%

332

3%

997

5. Nợ phải trả

1%

224

2%

489

- Nợ ngân hàng

0,5%

51

1%

103

- Phải trả người bán

1%

15

3%

47

- Thuế và các khoản nộp NS

1%

9

2%

18

+ Thuế V.A.T

0,5%

1%

+ Thuế thu nhập doanh nghiệp

2%

5%

*Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các bộ phận

.

Số ước tính ban đầu về tính trọng yếu được phân bổ cho từng bộ phận, khoản mục trên báo cáo tài chính, hình thành mức độ trọng yếu của từng khoản mục bộ phận (gọi là sai sót có thể bỏ qua).

Hầu hết các sai sót trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh đều có ảnh hưởng tương tự như trên Bảng cân đối kế toán. Do đó, kiểm toán viên có thể phân bố ước lượng ban đầu về tính trọng yếu hoặc cho các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán. Vì số lượng ghi trên các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán thường ít hơn số lượng ghi trên khoản mục của báo cáo kết quả kinh doanh. Và hầu hết các thể thức kiểm toán tập trung vào các khoản mục trên bảng cân đối nên thích hợp hơn cả là phân bổ tính trọng yếu cho các khoản mục trên Bảng cân đối kế toán.

Việc phân bổ ước lượng về tính trọng yếu được tiến hành cho cả hai phía sai sót.

Sai số theo hướng lớn hơn, tức là số liệu trên sổ lớn hơn thực tế và sai số theo hướng nhỏ hơn tức là số liệu trên sổ nhỏ hơn thức tế. Cơ sở chủ yếu để tiến hành phân bổ là:

- Kinh nghiệm của các kiểm toán viên:

- Chi phí kiểm toán đối với các khoản mục (có khoản mục tốn nhiều thời gian, công sức và chi phí kiểm tra, có khoản mục tốn ít chi phí).

Đây là một quá trình mang tính chủ quan.

*Ước tính tổng số sai sót trong từng bộ phận

Khi tiến hành kiểm toán từng khoản mục bộ phận của báo cáo tài chính, kiểm toán viên dựa trên những sai sót phát hiện được trong mẫu để ước tính sai sót của toàn bộ một khoản mục bộ phận.

* Ước tính sai số kết hợp của báo cáo tài chính

Trên cơ sở sai sót dự kiến của từng khoản mục, bộ phận, kiểm toán viên tổng hợp sai sót dự kiến của tất cả các khoản mục trên báo cáo tài chính.

*So sánh ước tính sai số tổng hợp với sai số ước lượng ban đầu

Sai số ước tính tổng hợp của toàn bộ báo cáo tài chính sẽ được so sánh với sai số ước lượng ban đầu về tính trọng yếu của toàn bộ báo cáo tài chính. Việc so sánh này cho phép đánh giá toàn bộ các sai sót trong các khoản mục có vượt qua giới hạn về mức trọng yếu trong toàn bộ báo cáo tài chính hay không. Kết hợp với việc so sánh sai sót dự kiến và sai sót có thể bỏ qua ở từng khoản mục kiểm toán viên quyết định lập báo cáo kiểm toán “chấp nhận toàn bộ”, “Chấp nhận từng phần” hoặc báo cáo kiểm toán “trái ngược” đối với các báo cáo tài chính đã được kiểm toán.

Giả sử thông qua kiểm toán mẫu sai sót dự kiến của từng khoản mục trên báo cáo tài chính của Công ty được  xác định như sau:

Biểu số 4

Đơn vị tính: triệu đồng

Chỉ tiêu

Sai số có thể bỏ qua

Sai số dự kiến

Tối thiểu

Tối đa

1. Lợi nhuận trước thuế

0,7

3,5

500

2. Tài sản lưu động

250

752

1.500

- Tiền mặt

5,3

15,9

50

- Các khoản phải thu

154

463

1050

- Hàng hoá tồn kho

72

360

400

3. Tài sản cố định

72

216

260

- Nguyên giá TSCĐ

111

335

160

- Xây dựng cơ bản dở dang

9,45

28

100

4. Tổng cộng tài sản

332

997

1760

5. Nợ phải trả

224

489

500

- Nợ ngân hàng

51

103

70

- Phải trả người bán

15

47

430

- Thuế và các khoản nộp NS

9

18

0

+ Thuế V.A.T

+ Thuế thu nhập doanh nghiệp

Ước lượng ban đầu về trọng yếu

563

1489

Tổng hợp sai sót dự kiến

2.260

Tổng hợp sai sót dự kiến là 2.260 tr đ, cao hơn ước lượng sai sót tối đa ban đầu là 1489 triệu đồng nên báo cáo tài chính của doanh nghiệp là không thể chấp nhận được.

1.3.2. Rủi ro Kiểm toán

 Rủi ro kiểm toán được hiểu là những rủi ro mà Kiểm toán viên và Công ty Kiểm toán có thể mắc phải khi đưa ra những ý kiến nhận xét không thích hợp về tính hợp lý trung thực về báo cáo tài chính của đơn vị.

Chẳng hạn: KTV có thể đưa ra ý kiến nhận xét hoàn hảo về một báo cáo tài chính, rằng báo cáo tài chính là trung thực, là hợp lý trong khi báo cáo tài chính này có những sai sót nghiêm trọng.

- Rủi ro kiểm toán bao gồm 3 bộ phận rủi ro.

1.3.2.1. Rủi ro tiềm tàng

Là rủi ro tiềm ẩn, vốn có do khả năng của từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính chứa đựng sai sót trọng yếu khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp, mặc dù có hay không có hệ thống kiểm soát nội bộ.

Rủi ro này bất chấp cả hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp có mạnh đến đâu thì gian lận và sai sót vấn cứ xảy ra (khi kiểm toán, nguyên tắc là phải dự vào hệ thống kiểm toán nội bộ của đơn vị, những sai sót đã vượt qua hệ thống kiểm soát nội bộ, Kiểm toán viện dưa vào số liệu của kiểm soát nội bộ dẫn đến có kết luận nhận xét sai lầm).

Rủi ro tiềm tàng phụ thuộc vào những yếu tố sau:

* Bản chất kinh doanh của khách hàng

- Công việc sản xuất, kinh doanh, bản chất của sản phẩm dịch vụ; cơ cấu vốn, môi trường kinh tế, địa điểm hoạt động.

Ví dụ: Sản phẩm kinh doanh là nông sản thành phẩm

®

dễ sai sót do thiếu hụt tự nhiên, địa điểm hoạt động rộng

®

dễ sai sót.

- Các nhân tố ảnh hưởng đến ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đang hoạt động (các điều kiện kinh tế và cạnh tranh, những thay đổi công nghệ, chính sách tiếp thị, chiếc lược cạnh tranh then chốt).

Ví dụ

: Để cạnh tranh, doanh nghiệp phải thay đổi công nghệ, doanh nghiệp chưa tính toán hết hoặc tính trước mức quá lớn chi phí vào chi phí sản xuất kinh doanh…

* Bản chất của các bộ phận, khoản mục được Kiểm toán (các khoản mục và loại nghiệp vụ kinh doanh, tính chủ quan của hệ thống kế toán đối với từng loại nghiệp vụ, khoản mục của báo cáo tài chính).

Ví dụ

:

Khoản mục chi phí sản phẩm dở dang chứa đựng nhiều thông tin dữ liệu cộng dồn

®

dễ chứa đựng những sai sót và gian lận.

Khoản mục phải thu của khách hàng chứa đựng những rủi ro từ phía khách hàng.

* Bản chất của hệ thống kế toán và thông tin trong đơn vị (mức độ sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính, tính hiệu quả hay phức tạp của phần mềm kế toán máy, bản chất phương pháp kế toán đang áp dụng).

Ví dụ:

Doanh nghiệp lớn áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ

®

áp dụng .

Việc đánh giá mức độ rủi ro tiềm tàng thường được bắt đầu với việc kiểm điểm xem kiểm toán viên đã biết được những gì về công việc kinh doanh và bản chất kinh doanh của đơn vị. Điều này có thể chứa đựng bất cứ thông tin gì từ kiến thức về kế hoạch chiến lược của một công ty lớn đến những thông tin về từng loại nghiệp vụ của một dơn vị nhỏ. Nó cũng bao gồm:

·

Những thông tin về hiểu biết về ngành nghề mà công ty đang hoạt động như quy trình công nghệ cơ cấu vốn, các đơn vị phụ thuộc, phạm vi địa lý, hoạt động  theo mùa…

·

Các nhân tố ảnh hưởng tới lĩnh vực hoạt động của đơn vị như: Biến động về kinh tế, về cạnh tranh, thay đổi thị trường mua, thị trường bán…

·

Các yếu tố liên quan đến con người như:

- Sự liêm khiết, kinh nghiệm và hiểu biết của Ban Giám đốc cũng như sự thay đổi thành phần Ban quản lý xảy ra trong niên độ kế toán.

- Trình độ và kinh nghiệm chuyên môn của Kế toán trưởng, các nhân viên kế toán chủ yếu, của Kiểm toán viên nội bộ và sự thay đổi (nếu có) của họ.

- Những áp lực bất thường đối với Ban Giám đốc, đối với kế toán trưởng, nhất là những hoàn cảnh thúc đẩy Ban Giám đốc, Kế toán trưởng phải trình bày báo cáo tài chính không trung thực.

Nếu Kiểm toán viên không lý giải được những vấn đề thuộc bản chất kinh doanh của khách hàng, họ có thể sẽ không nhận biết và không xác định được những khu vực rủi ro quan trọng.

- Yêu cầu trên đòi hỏi Kiểm toán viên phải có những hiểu biết về tình hình kinh doanh (quy định tại chuẩn mực KT số 310).

1.3.2.2. Rủi ro kiểm soát

Là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp không phát hiện ra được và không ngăn chặn được những gian lận và sai sót, không sửa chữa kịp thời.

Việc xây dựng và duy trì một hệ thống kiểm soát nội bộ là bổn phận và trách nhiệm của lãnh đạo đơn vị. Tuy nhiên, rủi ro kiểm soát vẫn xuất hiện và khó tránh khỏi vì tính hạn chế có tính chất bản chất của bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào. Các hạn chế cố hữu của hệ thống kiểm soát nội bộ là:

- Yêu cầu thông thường của các nhà quản lý là các chi phí cho việc kiểm tra phải có hiệu quả. Tức chi phí cho việc kiểm soát phải ít hơn nhưng lợi ích mà hệ thống đó mang lại. Điều này dẫn đến việc người ta ít kiểm soát vì sợ tốn chi phí

- Hầu hết các biện pháp kiểm soát đều có hướng tập trung vào các nghiệp vụ đã thấy trước thường xuyên lặp đi, lặp lại, chứ không tập trung vào các nghiệp vụ đột xuất, bất thường. (Các nhà kiểm soát thường làm theo lối mòn vì vậy không có khả năng phát hiện cái mới).

- Các khả năng sai phạm của con người.

Vì thiếu thận trọng, sao nhãng sai  lầm trong xét đoán hoặc hiểu sai các chỉ dẫn (hay gặp đối với nhân viên có tuổi, không cập nhất kiến thức, nhân viên mới)

- Việc điều hành kiểm tra, kiểm soát có thể bị phá vỡ do không phát hiện ra được do có sự thông đồng của thành viên Ban quản lý với bên ngoài hoặc với nhân viên trong đơn vị.

- Các trách nhiệm cá nhân trong điều hành, kiểm tra bị lợi dụng (ví dụ các thanh viên trong ban lãnh đạo gian lận và vi phạm các quy chế).

- Các thủ tục và biện pháp kiểm soát trở nên lỗi thời, không thích hợp vì điều kiện thực tế đã thay đổi, và sự tuân thủ các thủ tục có thể không nghiêm túc.

Kiểm toán viên phải hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soát nội bộ đơn vị, đánh giá chính xác mức độ rủi ro kiểm soát để vạch kế hoạch Kiểm toán và xây dựng trình tự, phương pháp Kiểm toán thích hợp.

- Sự hiểu biết về hệ thống kiểm soát nôị bộ, sự đánh giá xác đáng rủi ro kiểm soát, cùng với sự đánh giá rủi ro tiềm tàng cũng như mọi cân nhắc khác sẽ giúp cho Kiểm toán viên.

- Xác định được các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra trong báo cáo tài chính.

- Xem xét các nhân tố tác động đến khả năng để xảy ra các sai sót nghiêm trọng.

- Thiết kế phương pháp kiểm toán cơ bản thích hợp.

* Trong quá trình tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, Kiểm toán viên cần nắm chắc cấu trúc của hệ thống kiểm soát nội bộ, cũng như tính thích hợp và hiệu quả của chúng, thông qua các biện pháp kiểm tra “từ đầu đến cuối” của một hệ thống đối với từng loại nghiệp vụ.

- Kiểm toán viên cũng cần có hiểu biết đầy  đủ về môi trường kiểm soát, để có thể đánh giá về Ban giám đốc và ban quản trị. Tư duy quản lý phong cách, điều hành, sự hiểu biết và các hành động của họ đối với công tác kiểm soát (có Giám đốc dung túng cho nhân viên, có Giám đốc lơ là trong kiểm soát, có Giám đốc vì non yếu về trình độ mà không có những biện pháp kiểm soát…).

- Kiểm toán viên phải là một chuyên gia lành nghề về kế toán có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán của đơn vị để xác định và hiểu được.

+ Các loại nghiệp vụ lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. (Các doanh nghiệp hiện nay kinh doanh tổng hợp

®

phải xem xét những hoạt động lớn vì nó ảnh hưởng trọng yếu đến báo cáo tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh).

+ Các nghiệp vụ đó được bắt đầu như thế nào?

+ Các ghi chép kế toán, các chứng từ và tài khoản chi tiết trong báo cáo tài chính.

+ Thể lệ về kế toán và báo cáo tài chính (Gồm cả việc số liệu được xử lý bằng máy tính như thế nào).

- Kiểm toán viên cũng cần xác định đã hiểu biết gì về hệ thống kiểm soát để quyết định xem cần phải hiểu biết gì nữa cho việc lập kế hoạch kiểm toán.

- Các kiểm toán viên nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ phân tích các rủi ro kiểm soát như một phần của việc thẩm định đối với báo cáo tài chính. Sự đánh giá của Kiểm toán viên về rủi ro kiểm soát cũng như rủi ro tiềm tàng, sẽ ảnh hưởng đến nội dung, thời gian và phạm vi của các phương pháp Kiểm toán.

- Đánh giá rủi ro kiểm soát, thực chất là quá trình đánh giá tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với việc phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót nghiêm trọng trong báo cáo tài chính.

Sau khi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, Kiểm toán viên cần đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát đối với các cơ sở dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc đánh giá rủi ro kiểm soát là:

- Tính phức tạp và mới của các loại giao dịch (Kinh doanh thương mại thường phức tạp).

- Khối lượng và cường độ của các loại giao dịch (Kinh doanh thương mại khối lượng và cường độ giao dịch lớn).

- Nhân lực (số lượng và chất lượng) của hệ thống kiểm soát nội bộ (Nay giảm biên chế và yêu cầu của hiệu quả kinh doanh nên việc bố trí nhân lực làm công việc này ít).

- Các trình tự và thủ tục kiểm soát nội bộ.

- Tính thích hợp và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.

* Kiểm toán viên thường đánh giá rủi ro kiểm soát ở mức độ cao đối với 1 hay tất cả các cơ sở dẫn liệu khi Kiểm toán viên tin rằng:

+ Các thủ tục và các biện pháp kiểm soát của đơn vị đối với một hay tất cả các cơ sở dẫn liệu đó là không đầy đủ và không hiệu quả (không có tác dụng).

+ Hoặc khi kiểm toán viên không có đủ cơ sở đánh giá tác dụng của các thủ tục, biện pháp kiểm soát của đơn vị.

* Kiểm toán viên thường đánh giá rủi ro kiểm soát là thấp khi:

+ Xác định các thủ tục, các biện pháp kiểm soát của đơn vị liên quan đến cơ sở dẫn liệu là có tác dụng, có khả năng phát hiện và ngăn chặn các gian lận và sai sót.

+ Kiểm toán viên có điều kiện, có kế hoạch tiến hành các thử nghiệm để khẳng định sự đánh giá của mình về hệ thống kiểm soát.

1.3.2.3. Rủi ro phát hiện

Là rủi ro xảy ra sai sót trọng yếu trong từng nghiệp vụ, từng khoản mục trong báo cáo tài chính khi tính riêng rẽ hoặc tính gộp mà trong quá trình kiểm toán, Kiểm toán viên đã không phát hiện được những gian lận và sai sót nghiêm trọng hiện có trong số dư tài khoản hoặc các loại nghiệp vụ (Điểm 06-CM 400) (Thể hiện sự yếu kém của Kiểm toán viên).

- Mức độ rủi ro phát hiện có quan hệ trực tiếp đến phạm vi Kiểm toán và các phương pháp Kiểm toán đã thực thi trong quá trình kiểm toán. Nói chung, phạm vi Kiểm toán càng rộng, các phương pháp kiểm toán càng thích hợp, chặt chẽ, công việc Kiểm toán càng tuân thủ các chuẩn mực và nguyên tắc Kiểm toán thì mức độ rủi ro phát hiện càng thấp và ngược lại.

- Tuy nhiên, một số rủi ro phát hiện vẫn thường xảy ra, cho dù có kiểm tra 100% số dư tài khoản hoặc loại nghiệp vụ, vì Kiểm toán viên có thể đã lựa chọn và áp dụng phương pháp kiểm toán không phù hợp, áp dụng sai các phương pháp, hoặc giải thích sai các kết quả kiểm toán.

1.3.2.4. Mối quan hệ giữa các loại rủi ro trong Kiểm toán

- Các loại rủi ro tiềm tàng và rủi ro Kiểm soát tồn tại độc lập khách quan đối với các thông tin tài chính.

- Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát nằm ngay trong chức năng hoạt động kinh doanh và môi trường quản lý hoạt động của doanh nghiệp cũng như trong bản chất cảu các số dư tài khoản và các loại nghiệp vụ.

- Rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát nằm ngoài phạm vi Kiểm toán, chúng tồn tại dù có hay không có công việc kiểm toán. Tuy nhiên, Kiểm toán viên đánh giá xác đáng các rủi ro này, nếu công việc kiểm toán tiến hành tốt thì có thể hạn chế rủi ro phát hiện đến mức có thể chấp nhận được và do đó rủi ro kiểm toán cũng sẽ giảm đi đến mức có thể chấp nhận được.

- Mối quan hệ này là mối quan hệ tỷ lệ nghịch chẳng hạn Kiểm toán viên tin rằng rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát ở mức cao thì Kiểm toán viên phải áp dụng các biện pháp và dự kiến rủi ro phát hiện thấp để rủi ro kiểm toán thấp và có thể chấp nhận được. Ngược lại khi đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát được đánh giá ở mức độ thấp thì Kiểm toán viên có thể dự kiến rủi ro phát hiện cao mà vẫn hạn chế rủi ro kiểm toán ở mức độ chấp nhận được.

Qua nghiên cứu các loại rủi ro, có thể thấy rằng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị và công việc kiểm toán mà kiểm toán viên thực thi, thực chất là các biện pháp phát hiện ngăn chặn các rủi ro trong Kiểm toán.

1.3.3. Mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro

Là quan hệ tỷ lệ nghịch:  Nếu mức trọng yếu được chấp nhận cao, rủi ro trong Kiểm toán thấp và ngược lại.

Phân tích

: Vì khi giá trị sai sót có thể bỏ qua tăng lên thì khả năng xảy ra sai sót có thể giảm xuống. Ngược lại, giảm mức trọng yếu có thể chấp nhận được, rủi ro trong Kiểm toán có thể tăng lên.

Mối quan hệ này có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định nội dung, phạm vi và thời gian của các thủ tục Kiểm toán. Chẳng hạn, khi lập xong chương trình kiểm toán chi tiết, Kiểm toán viên phát hiện ra rằng mức trọng yếu phải thấp hơn, do đó rủi ro kiểm toán sẽ tăng lên. Để bù lại, kiểm toán viên phải tăng cường phạm vi kiểm toán và lựa chọn các phương pháp kiểm toán hữu hiệu hơn để có thể giảm rủi ro phát hiện xuống mức có thể chấp nhận được.

Chuẩn mực kiểm toán 320 (Điểm 10) ghi rõ: “Khi lập kế hoạch kiểm toán, Kiểm toán viên phải xem xét đến các nhân tố có thể làm phát sinh những sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính. Đánh giá của Kiểm toán viên về mức trọng yếu liên quan đến số dư các tài khoản và các loại giao dịch chủ yếu sẽ giúp kiểm toán viên xác định được những khoản mục cần được kiểm tra và quyết định nên áp dụng thủ tục chọn mẫu hau thủ tục phân tích”. Việc đánh giá mức trọng yếu liên quan đến số dư tài khoản và các loại giao dịch chủ yếu sẽ giúp kiểm toán viên lựa chọn dược những thủ tục kiểm toán thích hợp và việc kết hợp các thủ tục kiểm toán thích hợp đó với nhau sẽ làm giảm rủi ro kiểm toán tới mức độ có thể chấp nhận được.

1.4. GIAN LẬN VÀ SAI SÓT

1.4.1. Gian lận

Là những hành vi chủ ý lừa dối, sửa đổi, xuyên tạc các thông tin kinh tế tài chính do một hay nhiều người trong Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên hoặc bên thứ ba thực hiện nhằm mục đích tham ô, biển thủ, che giấu tài sản, làm ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Gian lận biểu hiện dưới các dạng sau:

+ Ghi chép các nghiệp vụ không đúng sự thật.

+ Xử lý chứng từ theo ý muốn chủ quan, sửa đổi, xuyên tạc, làm giả chứng từ liên quan đến báo cáo tài chính làm sai lệch báo cáo tài chính.

+ Che giấu, cố ý bỏ sót các thông tin, tài liệu nghiệp vụ kinh tế làm sai lệch báo cáo tài chính.

+ Cố ý áp dụng sai các chuẩn mực, nguyên tắc, phương pháp và chế độ kế toán, chính sách tài chính.

+ Biển thủ tài sản.

+ Cố ý tính toán sai về số học.

1.4.2. Sai sót

Là những nhầm lẫn và sai sót không cố ý có ảnh hưởng tới số liệu kế toán, báo cáo tài chính như:

- Lỗi về tính toán số học hay ghi chép sai.

- Bỏ sót hay ghi trùng nghiệp vụ kinh tế.

- Áp dụng sai các nguyên tắc, phương pháp và chế độ kiểm toán.

- Hiểu sai, làm sai các khoản mục, các nghiệp vụ kinh tế dẫn đến định khoản vào các tài khoản sai không cố ý.

1.4.3. Những nhân tố ảnh hưởng đến mực độ gian lận và sai sót

- Giám đốc hoặc người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc ngăn ngừa, phát hiện và xử lý các gian lận và sai sót trong đơn vị thông qua việc xây dựng và duy trì thực hiện thường xuyên hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp.

- Do hạn chế vốn có của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ nên khó có thể loại trừ hoàn toàn khả năng xảy ra gian lận và sai sót.

- Ngoài các hạn chế trong thiết kế và thực hiện hệ thống kế toán, hệ thống kiểm toán nội bộ còn có những tình huống hoặc sự kiện làm tăng rủi ro do gian lận và sai sót gồm:

+ Những vấn đề liên quan đến tính chính trực hoặc năng lực của Ban Giám đốc.

+ Các sức ép bất thường đối với đơn vị.

+ Các nghiệp vụ và sự kiện không bình thường.

+Những khó khăn liên quan đến thu thập đầy đủ bằng chứng kiểm toán thích hợp.

+ Những nhân tố từ môi trường tin học liên quan đến các tình huống và sự kiện trên.

Ví dụ về những tình huống mà các sự kiện này được nêu ở phụ lục số 01-Chuẩn mực kiểm toán số 240.

1.4.3.1. Những vấn đề liên quan đến tính chính trực hoặc năng lực của Ban giám đốc.

Các ví dụ thuộc lĩnh vực này gồm:

- Công tác quản lý bị một hay một nhóm người độc quyền nắm giữ, thiếu sự giám sát có hiệu lực của Ban giám đốc hoặc Hội đồng Quản trị.

- Cơ cấu tổ chức của đơn vị Kiểm toán phức tạp và có những rắc rối không cần thiết.

- Có sự bất lực trong sửa chữa những yếu kém của hệ thống kế toán và hệ thống Kiểm toán nội trong trong khi những yếu  kém này hoàn toàn có thể sửa chữa được.

- Thay đổi thường xuyên Kế toán trưởng hoặc người có trách nhiệm của bộ phận kế toán tài chính.

- Thiếu nhiều nhân viên kế toán trong một thời gian dài.

- Bố trí người làm kế toán không đúng chuyên môn hoặc người bị pháp luật nghiêm cấm.

- Có sự thay đổi thường xuyên chuyên gia tư vấn pháp luật hoặc Kiểm toán viên.

- Cán bộ quản lý, cán bộ tài chính kế toán có thu nhập cao.

1.4.3.2. Các sức ép bất thường trong đơn vị hoặc từ bên ngoài

- Ngành nghề kinh doanh gặp khó khăn, số đơn vị phá sản ngày càng tăng.

- Thiếu vốn kinh doanh do lỗ hoặc do mở rộng quy mô doanh nghiệp quá nhanh.

- Mức thu nhập giảm sút.

- Doanh nghiệp cố ý hạch toán tăng lợi nhuận nhằm khuyếch trương hoạt động.

- Đầu tư quá nhanh vào ngành nghề mới hoặc loại sản phẩm mới làm mất cân đối tài chính.

- Doanh nghiệp bị lệ thuộc quá nhiều vào một số sản phẩm, một số khách hàng.

- Sức ép về tài chính từ những nhà đầu tư hoặc các cấp quản lý đơn vị.

- Sức ép đối với nhân viên kế toán phải hoàn tất báo cáo tài chính trong một thời gian quá ngắn.

1.4.3.3. Các nghiệp vụ và sự kiện bất thường

- Các nghiệp vụ đột xuất, đặc biệt xảy ra vào cuối niên độ kế toán có tác động đến doanh thu, chi phí và kết quả.

- Các nghiệp vụ hoặc phương pháp xử lý kế toán phức tạp.

- Các nghiệp vụ đối với các bên hữu quan (các bên được coi là hữu quan nếu một có khả năng điều hành kiểm soát bên kia hoặc có ảnh hưởng nhiều đến bên kia trong quá trình quyết định điều hành hoặc quyết định về tài chính).

- Chi trả cho các dịch vụ quá cao so với những dịch vụ được cung cấp. (Ví dụ: phí luật sư, tư vấn, đại lý, quảng cáo…)

1.4.3.4. Các vấn đề liên quan đến thu nhập bằng chứng kiếm toán

- Tài liệu kế toán không đầy đủ hoặc không được  cung cấp kịp thời. Ví dụ không thu thập đủ chứng từ, phát sinh chênh lệch lớn giữa sổ và báo cáo, những nghiệp vụ ghi chép sai hoặc để ngoài sổ sách kế toán.

- Lưu trữ tài liệu không đầy đủ về các sự kiện và các nghiệp vụ kinh tế. Ví dụ: chứng từ không được phê  duyệt, thiếu những tài liệu hỗ trợ cho những nghiệp vụ lớn và bất thường.

- Có chênh lệch lớn giữa sổ kế toán của đơn vị với xác nhận của bên thứ ba, mâu thuẫn giữa những bằng chứng Kiểm toán không giải thích được sự thay đổi của các chỉ số hoạt động.

- Ban Giám đốc từ chối cung cấp giải trình hoặc giải trình không thoả mãn yêu cầu của kiểm toán viên.

1.4.3.5. Nhân tố từ môi trường tin học

- Không lấy được thông tin từ máy tính.

- Có thay đổi trong chương trình máy tính nhưng không lưu tài liệu, không được phê duyệt và không được kiểm tra.

- Thông tin tài liệu in từ máy vi tính không phù hợp với báo cáo tài chính.

- Các thông tin inh ra từ máy vi tính mỗi lần một khác nhau.

1.5. BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN

(Quy định tại CM 500- Bằng chững Kiểm toán )

1.5.1. Khái niệm

Kết thúc quá trình Kiểm toán ở một doanh nghiệp, Kiểm toán viên phải bày tỏ ý kiến của mình về những báo cáo tài chính của doanh nghiệp được Kiểm toán. Để những ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính cảu doanh nghiệp có giá trị pháp lý và có tính thuyết phục, Kiểm toán viên thu thập và đánh giá các bằng chứng Kiểm toán đầy đủ và thích hợp.

Chuẩn mực kiểm toán số 500 quy định: “Kiểm toán viên và công ty Kiểm toán phải thu thập đầy đủ các bằng chứng kiểm toán thích hợp để làm cơ sở đưa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị được Kiểm toán” (Mục 02).

Bằng chứng Kiểm toán là “Tất cả các tài liệu, thông tin do Kiểm toán viên thu thập được liên quan đến cuộc Kiểm toán và dựa trên các thông này Kiểm toán hình thành nên ý kiến của mình” (Mục 05).

Như vậy: Bằng chứng Kiểm toán bao gồm các tài liệu, chứng từ, sổ kế toán báo cáo tài chính và các tài liệu thông tin từ các nguồn khác. Các bằng chứng kiểm toán sẽ giúp cho Kiểm toán viên rút ra các kết luận hợp lý làm căn cứ vững chắc để đưa ra những ý kiến nhận xét về báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Ví dụ rất rõ ràng là báo cáo Kiểm toán “Sản phẩm” cuối cùng của một cuộc Kiểm toán sẽ không có giá trị, thiếu tính thuyết phục nếu không dựa trên các bằng chứng kiểm toán thích hợp.

1.5.2. Các loại bằng chứng Kiểm toán

Trong  thực tế có nhiều loại bằng chứng kiểm toán khác nhau. Để giúp cho việc nghiên cứu, xét đoán và sử dụng bằng chứng Kiểm  toán được tiện lợi và hữu hiệu có thể phân loại bằng chứng Kiểm toán theo nhiều cách khác nhau. Song phổ biến hơn cả là hai cách phân loại sau:

1.5.2.1. Phân loại bằng chứng kiểm toán theo nguồn gốc

Phân loại báo cáo Kiểm toán theo nguồn gốc là căn cứ vào nguồn gốc của thông tin tài liệu có liên quan đến báo cáo tài chính mà Kiểm toán viên thu thập trong quá trình Kiểm toán.

Theo cách phân loại này, bằng chứng Kiểm toán được chia thành:

*Bằng chứng Kiểm toán do Kiểm toán viên tự khai thác thu thập được bằng cách:

- Kiểm kê tài sản thực tế.

- Tính toán lại các biểu tính toán của doanh nghiệp.

- Quan sát thực tế hệ thống kiểm soát nội bộ.

- Thẩm tra phỏng vấn…

*Bằng chứng kiểm toán do khách hàng (Đơn vị được Kiểm toán cung cấp).

- Các chứng từ hoá đơn.

- Các ghi chép kế toán, các báo cáo kế toán.

- Giải thích bằng lời, bằng văn bản của các cán bộ nghiệp vụ và cán bộ lãnh đạo…

* Bằng chứng Kiểm toán do bên thứ ba cung cấp

- Các số liệu thống kê chuyên ngành.

- Các chứng từ hoá đơn bên ngoài: Hoá đơn bán hàng, giấy báo nợ, báo có của ngân hàng.

- Các tài liệu, biên bản làm việc của cơ quan tài chính, thuế hải quan…

- Xác nhận của bên thứ ba (người bán, khách hàng)

- Các tài liệu, bằng chứng do chuyên gia cung cấp.

1.5.2.2. Phân loại bằng chứng kiểm toán theo loại hình

* Các bằng chứng vật chất

Là các bằng chứng mà Kiểm toán viên thu thập được trong quá trình thanh tra hoặc quá trình kiểm kê các tài sản hữu hình như: hàng tồn kho, tài sản cố định hữu hình, tiền mặt, các loại chứng khoán.

Thuộc loại này gồm có các biên bản kê hàng tồn kho, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, biên bản kiểm kê chứng khoán, biên bản kiểm kê tài sản cố định hữu hình.

Các bằng chứng kiểm toán vật chất có độ tin cậy cao nhất vì bằng chứng vật chất được đưa ra từ việc kiểm tra trực tiếp để xác minh tài sản có thực hay không.

*Các bằng chứng tài liệu

Là các bằng chứng mà Kiểm toán viên thu thập được qua việc cung cấp tài liệu, thông tin của các bên liên quan theo yêu cầu của Kiểm toán viên. Thuộc loại này gồm:

- Các ghi chép kế toán và ghi chép nghiệp vụ của doanh nghiệp.

- Các báo cáo kế toán .

- Các bản giải trình của các nhà quản lý doanh nghiệp.

Các chứng từ tài liệu do bên ngoài cung cấp (văn bản, giấy xác nhận, các báo cáo của bên thứ ba có liên quan đến báo cáo tài chính của doanh nghiệp được Kiểm toán như báo cáo của cơ quan thuế, cơ quan hải quan, Ngân hàng, khách hàng…).

- Các tài liệu tính toán lại của Kiểm toán viên: Như tính lại giá của các hoá đơn, tính lại mức trích khấu hao TSCĐ, tính giá thành, phân bổ chi phí, khoá sổ kế toán, quá trình lấy số liệu để lập báo cáo kế toán .

(Các bằng chứng này cũng có tính thuyết phục nhưng độ không cao bằng các bằng chứng vật chất).

* Các bằng chứng thu thập qua phỏng vấn

Là các báo cáo do Kiểm toán viên thu thập được thông qua việc xác minh, điều tra bằng cách phỏng vấn những người có liên quan đến tài chính của doanh nghiệp được Kiểm toán.

Thuộc loại này là các ghi chép của Kiểm toán viên hoặc những dẫn chứng dưới những hình thức như băng ghi âm… mà Kiểm toán viên có được thông quan các cuộc phỏng vấn những người quản lý, người thứ ba như: Khách hàng, người bán, chủ đầu tư… về những chi tiết có liên quan đến những nhận xét cảu kiểm toán viên đối với báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

Những bằng chứng này có tác dụng chứng minh cho những ý kiến của Kiểm toán viên, nhưng độ tin cậu không cao bằng hai loại bằng chứng trên.

Tuy nhiên, trong quá trình thu nhập các bằng chứng, Kiểm toán viên sẽ kết hợp nhiều loại bằng chứng để có tính thuyết phục cao.

1.5.3. Yêu cầu của bằng chứng kiểm toán

Có hai yêu cầu bắt buộc đối với bằng chứng Kiểm toán là: các bằng chứng Kiểm toán thu nhập được phải đảm bảo đầy đủ và thích hợp. “Đầy đủ” và “thích hợp” là hai vấn đề có quan hệ với nhau. Trong đó “đầy đủ” là thước đo số lượng của bằng chứng đã thu thập được và “thích hợp” là thước đo chất lượng của các bằng chứng này.

Mục 08- Chuẩn mực kiểm toán số 500 ghi rõ: “Kiểm toán viên phải thu thập đầy đủ các bằng chứng Kiểm toán thích hợp cho ý kiến của mình. Sự “đầy đủ” và tính “thích hợp” luôn đi liền với nhau và được áp dụng cho những bằng chứng Kiểm toán thu thập được từ các thủ tục thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản. “Đầy đủ” là tiêu chuẩn thể hiện về số lượng bằng chứng Kiểm toán; “thích hợp” là tiêu chuẩn thể hiện chất lượng, độ tin cậy của bằng chứng Kiểm toán”.

1.5.3.1. Sự đầy đủ

Ám chỉ bằng chứng kiểm toán cần thu thập phải đủ để đưa ra kết luận kiểm toán. Tuy nhiên yêu cầu đầy đủ không đưa ra một số lượng cụ thể mà đòi hỏi có sự xét đoán nghề nghiệp của Kiểm toán viên trong mối quan hệ cụ thể mà đòi hỏi sự xét đoán nghề nghiệp của Kiểm toán viên trong mối quan hệ cụ thể với các nhân tố quyết định số lượng BCKT. Các nhân tố đó gồm: tính trọng yếu của các khoản mục; mức độ rủi ro của các khoản mục; tính thuyết phục và tính kinh tế của BCKT. Thông thường Kiểm toán viên không kiểm tra toàn bộ các thông tin hiện có nhưng họ có thể kết luận toàn bộ các dữ liệu bằng cách chỉ kiểm tra trên cơ sở mẫu Kiểm toán đã được lựa chọn.

Đồng thời do dịch vụ kiểm toán ở các tổ chức Kiểm toán chuyên nghiệp là hoạt động kinh doanh vì mục tiêu lợi nhuận nên các Kiểm toán viên luôn cân nhắc, so sánh giữa các chi phí bỏ ra để thu thập các bằng chứng Kiểm toán và hữu ích của các thông tin thu thập được.

Mục 09-Chuẩn mực kiểm toán 500 ghi rõ:

“Trong quá trình hình thành ý kiến của mình, Kiểm toán viên không nhất thiết phải kiểm tra tất cả các thông tin có sẵn. Kiểm toán viên được phép đưa ra kết luận về số dư tài khoản, các nghiệp vụ kinh tế hoặc hệ thống kiểm soát nội bộ trên cơ sở kiểm tra chọn mẫu theo phương pháp thống kê hoặc theo phương pháp xét đoán cá nhân”.

1.5.3.2. Sự thích hợp

Sự thích hợp (hoặc chất lượng) của bằng chứng Kiểm toán liên quan đến sự phù hợp đáng tin cậy thông qua việc xem xét cơ sở dẫn liệu của chúng. Bằng chứng Kiểm toán thích hợp phải giúp Kiểm toán viên đạt được mục đích Kiểm toán của mình. Độ tin cậy của bằng chứng Kiểm toán còn tuỳ thuộc vào nguồn gốc và bản chất của bằng chứng Kiểm toán.

Ngoài những cơ sở dẫn liệu của các khoản mục trên báo cáo tài chính đã trình bày (có thật, đã tính toán và đánh giá, đã ghi chép và cộng dồn), khi nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ, Kiểm toán viên phải quan tâm đến các cơ sở dẫn liệu sau:

- Sự hiện diện: quy chế kiểm soát hiện có.

- Tính hiện hữu: quy chế kiểm soát đang hoạt động liên tục.

- Tính liên tục: Các quy chế kiểm soát nội bộ hoạt động liên tục trong mỗi kỳ của báo cáo tài chính đã lập.

* Việc xét đoán sự đầy đủ và thích hợp của bằng chứng kiểm toán không có một thước đo tuyệt đối nào mà phụ thuộc vào xét đoán nghề nghiệp của Kiểm toán viên. Để xem xét báo cáo Kiểm toán đã đầy đủ và thích hợp hay chưa, người ta thường tính tới các yếu tố sau:

- Tính chất, nội dung và mức độ rủi ro tiềm tàng của toàn bộ báo cáo tài chính, từng số dư tài khoản, hoặc từng loại nghiệp vụ.

- Hệ thống kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ và sự đánh giá về rủi ro kiểm soát.

- Tính trọng yếu của khoản mục được kiểm tra.

- Kinh nghiệm của các lần Kiểm toán trước.

- Kết quả các thủ ỵuc Kiểm toán, kể cả sai sót gian lận đã được phát hiện.

- Nguồn gốc, độ tin cậy của các khoản mục thông tin.

1.5.4. Các phương pháp thu thập bằng chứng Kiểm toán.

Việc thu thập và xét đoán bằng chứng Kiểm toán biểu hiện tập trung nhất năng lực và bản lĩnh nghề nghiệp của Kiểm toán viên.

Để thu thập bằng chững Kiểm toán, Kiểm toán viên thường sử dụng các phương pháp và kỹ thuật chủ yếu là:

- Kiểm toán và đối chiếu.

- Quan sát.

- Điều tra, xác nhận.

- Tính toán.

- Phân tích.

1.5.4.1. Kiểm tra và đối chiếu

Bao gồm: Việc nhìn vào các chứng từ tài liệu, các ghi chép, sổ kế toán, báo cáo  tài chính và các tài liệu liên quan hoặc việc kiểm tra các tài sản hữu hình bằng kỹ thuật thông thường như rà soát lại, đọc lại, nghiên cứu kỹ, đọc, duyệt, phân đoạn, xem xét kỹ và xác minh.

Việc kiểm tra bao gồm hai loại.

- Kiểm tra vật chất: bao gồm việc trực tiếp kiểm tra hay tham gia kiểm kê tài sản thực tế: TSCĐ, hàng tồn kho, tiền mặt tại quỹ…

Việc kiểm tra tài sản hữu hình cung cấp bằng chứng tin cậy về tính hiện hữu của tài sản, nhưng không hẳn là bằng chứng đủ tin cậy về quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.

- Kiểm tra tài liệu.

Bao gồm việc đối chiếu xem xét các loại tài liệu, văn bản sổ kế toán và chứng từ có liên quan.

Việc kiểm tra tài liệu, thường được thực hiện bằng hai cách:

+ Từ một vấn đề cần kết luận đã được xác định trước, Kiểm toán viên thu thập kiểm tra tài liệu để làm bằng chững cho kết luận này. Ví dụ: Kiểm toán viên kiểm tra các tài liệu, chứng từ, hồ sơ pháp lý về quyền  sở hữu tài sản.

+ Kiểm toán viên kiểm tra các tài liệu cảu một loại nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi vào sổ kế toán. Quá trình này có thể tiến hành theo hai hướng: từ chứng từ gốc lên sổ kế toán và từ sổ kế toán kiểm tra ngược về chứng từ gốc. Việc kiểm tra từ chứng từ gốc cho đến sổ kế toán cho thấy mọi nghiệp vụ phát sinh có được vào sổ kế toán hay không? Ngược lại việc kiểm tra các nghiệp vụ trên sổ kế toán quay về chứng từ gốc sẽ cho biết có phải mọi nghiệp vụ ghi trên sổ đều thực sự phát sinh hay không?

Tuỳ theo mục tiêu Kiểm toán mà Kiểm toán viên lựa chọn hướng kiểm tra hoặc kết hợp kiểm tra theo cả hai hướng. Việc kiểm tra nói trên cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao hay thấp khác nhau tuỳ thuộc vào nội dung, nguồn gốc của các bằng chững và tuỳ thuộc vào hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình xử lý tài liệu đó. Có 3 loại bằng chững tài liệu mỗi loại có độ tin cậy khác nhau.

- Tài liệu do bên thứ ba lập và lưu trữ: Như tài liệu của cơ quan thuế Hải quan, Ngân hàng, tài chính… Loại tài liệu này nằm ngoài phạm vi kiểm toán của doanh nghiệp được kiểm toán nên thường được coi là tài liệu có giá trị và đáng tin cậy.

- Tài liệu do bên thứ ba lập nhưng do doanh nghiệp được Kiểm toán lưu giữ: Như các bảng sao kê của ngân hàng, hoá đơn của người bán, đơn đặt hàng của người mua.

- Tài liệu do doanh nghiệp lập ra và nắm giữ: Những tài liệu này nhìn chung có độ tin cậy thấp vì dễ có khả năng xuyên tạc, làm giả hoặc sửa chữa. Vì vậy khi sử dụng làm bằng chững Kiểm toán cần xác minh thẩm tra để loại trừ mọi sự giả tạo xuyên tạc.

1.5.4.2. Quan sát

Là việc theo dõi 1 hiện tượng, một chu trình hay một thủ tục do người khác thực hiện  (ví dụ Kiểm toán viên quan sát việc kiểm kê thực tế hoặc quan sát các thủ tục kiểm soát do đơn vị tiến hành) việc quan sát thực tế sẽ cung cấp các bằng chững có độ tin cậy cao về phương pháp thực thi của doanh nghiệp vào thời điểm quan sát nhưng không thể hiện chắc chắn ở các thời điểm khác.

1.5.4.3. Điều tra

Là việc tìm kiếm thông tin từ những người có hiểu bviết ở bên trong hoặc bên ngoài đơn vị. Điều tra được thực hiện bằng cách gửi văn bản, phỏng vấn hoặc trao đổi. Kết quả điều tra sẽ cung cấp cho kiểm toán viên những thông tin chưa có hoặc thông tin bổ sung để củng cố những bằng chứng đã có.

1.5.4.4. Xác nhận

Là sự trả lời cho một yêu cầu cung cấp thông tin nhằm xác minh lại những thông tin đã có trong tài liệu kế toán (Ví dụ: Kiểm toán viên yêu cầu đơn vị gửi thư cho khách hàng xác nhận trực tiếp đối với số dư các khoản phải thu của khách hàng).

1.5.4.5. Tính toán

Là việc kiểm tra tính chính xác về mặt toán học của số liệu trên chứng từ, sổ kế toán, báo cáo tài chính và các tài liệu liên quan khác hay việc thực hiện các tính toán độc lập của Kiểm toán viên.

1.5.4.6. Phân tích

Là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin có liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. Ví dụ…

Các phương pháp phân tích có hiệu lực trong việc nhận dạng những sai sót của báo cáo tài chính và có thể được áp dụng trong cả 3 giai đoạn của quá trình kiểm toán. Phương pháp phân tích là một phương pháp Kiểm toán cơ bản sẽ được đề cập chi tiết trong chương 4- Nội dung và phương pháp kiểm toán.

1.5.5. Xét đoán và sử dụng bằng chứng kiểm toán

Xét đoán độ tin cậy của bằng chứng Kiểm toán là biểu hiện trình độ nghiệp vụ, năng lực nghề nghiệp của Kiểm toán viên. Việc xét đoán này tuỳ thuộc vào quan điểm của từng người. Có 5 căn cứ làm cơ sở xét đoán bằng chứng Kiểm toán là:

- Bằng chứng ghi bằng văn bản giá trị hơn bằng chính miệng, bằng chứng ghi bằng nguyên bản giá trị hơn bằng chứng sao chép.

- Bằng chững thu thập từ các nguồn độc lập bên ngoài giá trị hơn bằng chứng thu tập tại đơn vị được kiểm toán.

- Bằng chứng do Kiểm toán viên từ tính toán phân tích tin cậy hơn bằng chứng do người khác cung cấp.

- Khi nhiều nguồn thông tin cùng chứng minh cho sự nhận định sẽ tạo nên những bằng chứng có giá trị đúng hơn một thông tin đơn lẻ.

- Khi Kiểm toán viên cảm nhận được tính trung thực và năng lực của cán bộ quản lý và nghiệp vụ của đơn vị thì việc xét đoán bằng chứng Kiểm toán tích cực sẽ dễ dàng hơn các bằng chứng tiêu cực và ngược lại.

Lưu ý:

- Bằng chứng Kiểm toán chưa thật tin cậy thì không được sử dụng vì sẽ dẫn đến kết luận sai lầm.

- Khi các nguồn thông tin đối lập nhau về một bằng chứng Kiểm toán thì Kiểm toán viên phải mở rộng diện điều tra xem xét để có sự khẳng định cuối cùng.

- Kiểm toán viên cần thận trọng khi xét đoán bằng chứng Kiểm toán có tác dụng khẳng định kết luận này nhưng phủ nhận điều kết luận khác.

- Khi kiểm toán viên có lý do để nghi ngơ các thông tin tài chính của doanh nghiệp thì Kiểm toán phải cố gắng tối đa để thu thập được những bằng chứng đầy đủ thích hợp để  chứng minh hoặc phủ nhận điều nghi ngờ đó.

Trường hợp không thể thu thập được đầy đủ những bằng chững thích hợp thì Kiểm toán viên không thể ghi ý kiến nhận xét hoàn hảo (báo cáo Kiểm toán chấp nhận toàn bộ) về báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

- Khi Kiểm toán viên đã sử dụng bằng chứng Kiểm toán dù bất kỳ từ người nào thì Kiểm toán viên cũng phải chịu trách nhiệm đến cùng về các ý kiến rút ra từ các bằng chứng đó.

CHƯƠNG 2 : HỆ THỐNG PHƯƠNG PHÁP KIỂM TOÁN

2.1 Phương pháp kiểm toán chứng từ

2.2 Phương pháp kiểm toán ngoài chứng từ

CHƯƠNG 3 : QUY TRÌNH KIỂM TOÁN

3.1 Lập kế hoạch kiểm toán

3.2 Thực hiện kiểm toán

3.3 Kết thúc kiểm toán

CHƯƠNG 4

HỒ SƠ VÀ BÁO CÁO KIỂM TOÁN

4.1. HỒ SƠ KIỂM TOÁN

4.1.1. Khái niệm hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán bao gồm các thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán đủ làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến của kiểm toán viên và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam.

Hồ sơ kiểm toán là toàn bộ các tài liệu do Kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lữu trữ

- Mỗi một cuộc kiểm toán đều phải có một hồ sơ kiểm toán.

- Trong quá trình kiểm toán, Kiểm toán viên phải thu thập và lưu trong hồ sơ kiểm toán mọi tài liệu, thông tin cần thiết liên quan đến cuộc kiểm toán, đủ để làm cơ sở cho việc hình thành các ý kiến kiểm toán của mình và chứng minh cho quá trình kiểm toán đã được thực hiện theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hoặc chuẩn mực kiểm toán quốc tế được chấp nhận.

Toàn bộ những tư liệu của kiếm toán viên liên quan đến 4 giai đoạn của cuộc kiểm toán tạo thành hồ sơ kiểm toán.

4.1.2. Tác dụng của hồ sơ kiểm toán

- Lưu trữ những bằng chứng thu được trong quá trình thực hiện kiểm toán và làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của kiểm toán viên và báo cáo kiểm toán.

Ý kiến của Kiểm toán viên và báo cáo kiểm toán được đưa ra dựa trên cơ sở các bằng chứng kiếm toán đã thu thập được, các bằng chứng đó chính là được dẫn chứng từ các tài liệu, số liệu, thông tin mà Kiểm toán viên ghi chép và thu nhận được thông qua các thể thức tiến hành kiểm toán.

- Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện công tác kiểm toán

Để Kiểm toán viên tiến hành cuộc KT có kết quả tốt với chi phí thấp thì cần có một kế hoạch chiến lược, kế hoạch chi tiết và dự toán sát với tình hình thực tế.

Để lập kế hoạch kiểm toán, Kiểm toán viên cần phải có các tư liệu bao gồm các thông tin để lập dự toán, xác định đối tượng, phạm vi kiểm toán như các thông tin mô tả về cơ cấu hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị kiểm toán, kế hoạch thời gian tiến hành kiểm toán, chương trình KT, các thông tin về kết quả kiểm toán kỳ trước.

Qua các bằng chứng thu thập được trong hồ sơ làm bằng chứng pháp lý cho công việc kiểm toán, nó chứng minh cho quá trình kiểm toán được tuân thủ theo đúng các chuẩn mực kiểm toán đã được thừa nhận. Nó cũng chứng minh cho các cơ quan pháp luật và khách hàng là cuộc kiểm toán đã được hoạch định tốt, giám sát chặt chẽ, các bằng chứng thu thập được có giá trị và phù hợp, các báo cáo kiểm toán đã được xem xét kỹ lưỡng, đúng đắn.

- Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng kiểm toán việc xem xét và kiểm tra chất lượng công việc của những người chịu trách nhiệm chỉ đạo cuộc kiểm toán đối với các kiểm toán viên thuộc dưới quyền được thực hiện thông qua các tư liệu của kiểm toán viên cung cấp. Khi cần thiết khách hàng hoặc các đối tượng quan tâm đến công việc kiểm toán có thể tiến hành kiểm tra xem xét chất lượng của cuộc kiểm toán cũng dựa trên cơ sở các tư liệu của Kiểm toán viên.

- Làm tài liệu cho kỳ kiểm toán sau:

Hồ sơ kiểm toán kỳ trước là một trong những nguồn thông tin cần thiết giúp cho việc lập kế hoạch kiểm toán và các công việc khác khi tiến hành kiểm toán kỳ sau như: Nhìn nhận xét đoán hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định những vấn đề “nổi cộm” như chú ý, làm mẫu cho các kiểm toán viên phụ thực hiện công việc

- Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh cho cuộc kiểm toán.

4.1.3. Nội dung hồ sơ kiểm toán

4.1.3.1. Các yếu tố cơ bản của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ, lưu trữ một cách khoa học để đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách kịp thời khi cần thiết. Các yếu tố cơ bản của hồ sơ kiểm toán gồm:

- Tên khách hàng

- Nội dung kiểm toán

Ví dụ: Kiểm toán báo cáo tài chính năm 2005; kiểm toán xác định giá trị doanh nghiệp để cổ phần hoá.

- Thời gian thực hiện kiểm toán

- Hợp đồng kiểm toán

+ Chào hàng

+ Thư mời kiểm toán của khách hàng

+ Chấp nhận của khách hàng

+ Các quyết định kiểm toán (KT nhà nước, KT nội bộ)

- Kế hoạch kiểm toán

- Kết quả của các thủ tục đã thực hiện

+ Giấy làm việc của kiểm toán viên và trợ lý

+ Bằng chứng kiểm toán

- Báo cáo kiểm toán

- Những kết luận mà kiểm toán viên rút ra từ những bằng chứng kiểm toán thu thập được.

4.1.3.2. Yêu cầu đối với hồ sơ kiểm toán

- Hồ sơ KT được lập theo mẫu biểu và qui trình kiểm toán do công ty kiểm toán quy định.

- Hồ sơ kiểm toán được lập và sắp xếp phù hợp với từng kách hàng và cho từng hợp đồng KT tuỳ theo điều kiện và nếu cần của Kiểm toán viên và công ty kiểm toán. Nhưng phải đảm bảo các tiêu chí sau:

- Đầy đủ, chính xác, thích hợp gồm:

+ Tất cả các số liệu và tài liệu có thực

+ Số liệu tính toán, suy xét kiểm kê

+ Xét đoán chuyên môn

+ Đủ cơ sở để đưa ra ý kiến kết luận

+ Đảm bảo cho kiểm toán viên khác và người kiểm au có thể hiểu được công việc và cơ sở ý kiến của kiểm toán viên.

- Trình bày dễ hiểu và rõ ràng

- Có chú thích về dữ liệu nguồn gốc dữ liệu, ký hiệu sử dụng trên hồ sơ.

- Sắp xếp một cách khoa học để tiện cho việc xem xét, tra cứu và sử dụng

Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu qui định giúp cho Kiểm toán viên nâng cao hiệu quả trong việc lập  và kiểm tra hồ sơ tạo điều kiện cho phân công công việc và kiểm tra chất lượng kiểm toán.

Ví dụ