4.1  ĐẶT VẤN ĐỀ

-Ngày nay kỹ năng thuyết trình và điều khiển cuộc họp là các kỹ năng cần thiết cho một cán bộ kỹ thuật. -Thuyết trình đã đạt đến mức nghệ thuật, nó là vũ khí quan trọng và lợi hại giúp cho bạn thành công trong các cuộc đàm phán, thương lượng v.v… Không những giúp bạn truyền đạt một cách hoàn hảo các ý tưởng cho người nghe mà trong nhiều trường hợp còn kích thích khơi dậy những phần tốt đẹp sâu lắng trong mỗi thính giả đang lắng nghe bạn.

Nếu bản thân bạn không diễn đạt được ý của mình bằng lời lẽ suôn sẻ thì dù có kiến thức cao đến đâu cũng không làm cho người khác hiểu và thuyết phục được người khác. -Bạn sẽ là nhà quản lý kinh doanh, nhà điều hành, nhà khoa học hay một chuyên gia v.v…Bạn phải thường xuyên tham dự các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và bạn phải trình bày báo cáo trước đám đông . Đừng bao giờ bạn lúng túng khi bị “đột kích bất ngờ” . -Nếu bạn nói năng tốt bạn sẽ tô đẹp hình ảnh, nâng cao uy tín và vị thế của mình đồng thời cũng giành được niềm tin và sự kính trọng của mọi người.

4.2  Kỹ năng thuyết trình. -Chuẩn bị thuyết trình. -Thuyết trình.

4.2.1  Chuẩn bị thuyết trình.

Bước 1. Xác định mục tiêu. Bước 2. Hiểu người nghe. Bước 3. Quyết định Nội dung cần nói. Bước 4. Tổ chức. Bước 5. Phát triển các phương pháp trực quan hiệu quả. Bước 6. Diễn tập.

4.2.2  Thuyết trình: -Diễn đạt hiệu quả: qua cử chỉ và tư thế. -Thể hiện hình ảnh tích cực: qua ăn mặc, qua ánh mắt, nụ cười,..

*Nhịp cầu của mắt. -“ Đôi mắt là cửa sổ của tâm hồn “, giao tiếp qua ánh mắt là một trong những phương tiện quan trọng, trực tiếp và hiệu quả nhất để thiết lập quan hệ với thính giả như một nhịp cầu nối liền người nói với người nghe. -Qua sự quan sát cặp mắt của thính giả người thuyết trình có thể nhận biết sự chuyển tải của mình đến họ như là một thông điệp đầy ý nghĩa và ngược lại cũng nhận được từ nơi ấy sự đồng tình, khuyến khích và sự đánh giá qua truyền đạt.

-Sự lảng tránh của cử tọa không nhìn bạn hoặc chỉ nhìn mơ hồ đâu đó, chắc chắn là họ không chú ý lắng nghe, tín hiệu cho thấy kênh giao tiếp chưa được mở. Qua đó bạn cần thay đổi cách tiếp cận và phương pháp truyền đạt để họ tập trung quan tâm đến vấn đề bạn đang trình bày.

*Ngữ điệu của giọng nói. -Giọng nói là công cụ giao tiếp chính, có người có giọng nói tốt do bẩm sinh. -Thanh quản là bộ phận cố định, còn các bộ phận linh họat trong phát âm là: môi, hàm và lưỡi, nếu một trong ba bộ phận này không họat bát thì người nghe rất vất vả vì các âm phát ra không chính xác, không chuẩn.

-Do vậy để có giọng nói tốt đòi hỏi người thuyết trình cần phải rèn luyện giọng nói vào mỗi buổi sáng, đọc vừa đủ to để nghe trong khoảng 10 phút. -Lúc thuyết trình cần ngắt thành đoạn ngắn để lấy hơi và chia ý bài nói nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu.

*Khi nói cần chú ý : -Phát âm chuẩn xác, tránh nói luyên thuyên, phát âm sai (nói ngọng ) … dễ làm thính giả hiểu lầm và coi thường bạn. -Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ ràng. -Không nói quá nhanh hoặc quá chậm, tốc độ trung bình từ 125 – 140 từ/phút.

-Thay đổi âm lượng, nhịp độ, âm điệu của giọng nói cho phù hợp với bối cảnh, đây là điều cần thiết để truyền tải thông điệp của bạn đến thính giả. Nói đều đều dễ làm cho thính giả buồn chán và dễ ngủ gật. -Tránh nói giọng ồm ồm, ề à, nên lấy hơi trong cổ họng để có giọng nói trầm mà vang xa. -Cố gắng không dùng những từ đệm , những mẫu từ vô nghĩa như : “cái”; “ấy thế là”; “ đâm ra là”; “hóa ra là”; “coi như là”; “nói thật chứ” v.v… Đây là một cố tật khó chữa cần rèn luyện và vứt bỏ chúng.

*Lôi cuốn thính giả tham gia qua nhiều hình thức: đặt câu hỏi, đặt thính giả vào vị trí “nóng”, sử dụng công cụ trực quan, thêm tính hài hước,… *Xử lý câu hỏi.

*Thể hiện sự đồng cảm của thính giả. -Một quy luật của đạo lý thuyết phục nêu lên rằng: “Con đường tiến vào trí não một người đi qua trái tim họ”

Dẫn dắt cho mọi người cùng tham gia vào buổi thuyết trình  *Khắc phục sự hồi hộp trước thính giả. *Đánh giá buổi thuyết trình

4.3  NHỮNG HÌNH THỨC HỘI  HỌP CƠ BẢN

Khi tham dự một buổi họp ta cần nên biết trước buổi họp thuộc loại hình nào cần biết loại hình hội họp mà ta sẽ được mời trước khi tham dự nó. Tiêu chí tốt nhất của việc phân loại buổi họp là mục tiêu của cuộc họp: -Cung cấp thông tin: họp phổ biến thông tin từ trên xuống. -Tiếp nhận thông tin: thu nhận thông tin từ dưới lên -Tìm giải pháp cho vấn đề. -Ra quyết định tiến tới hành động. -Hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm

4.3.1 Họp để cung cấp thông tin

*Họp để phổ biến thông tin từ trên xuống: Một người truyền đạt các thông tin cho một nhóm người. -Không phản hồi -Không có sự đối thoại, những người tham dự không phát biểu ý kiến, không trình bày tình cảm của mình. Ví dụ: Họp truyền các mệnh lệnh, các quân lệnh, …          

*Có phản hồi: -Sau khi diễn giả trình bày các thông tin, những người tham dự được đặt câu hỏi, cho ý kiến thảo luận cho các vấn đề được nêu. -Từ giai đoạn trình bày đến giai đoạn đối thoại là cả thời gian gay cấn, người thuyết trình khi đó trở thành người hướng dẫn.

4.3.2  Họp để thu nhận thông tin:

*Tập hợp thông tin từ dưới lên : -Người điều hành sẽ tiếp nhận thông tin đối với những người đã tiếp xúc thực tế. -Nhờ đó họ có thể nắm bắt những gì xảy ra trên hiện trường trước khi đi đến một quyết định.

4.3.3  Tìm kiếm giải pháp cho một vấn đề

*Họp – bàn luận (hội họp bàn luận): -Tập thể tranh luận về một đề tài đặc biệt, nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp.

*Họp nghiên cứu tình huống: -Từ một trường hợp đã được nghiên cứu trước, căn cứ trên hồ sơ, tài liệu, người hướng dẫn sẽ tổ chức buổi họp. -Trong buổi họp cho phép mỗi người trình bày các phân tích, các suy nghĩ của mình và từ đó tập thể sẽ suy tính để đưa ra một giải pháp hợp lý.

*Động não: -Kỹ thuật này cần có óc sáng tạo. -Nó thường được sử dụng bởi các tổ chức quảng cáo, các câu lạc bộ chất lượng, các đội nhóm chịu trách nhiệm thiết kế các sản phẩm mới hay xem xét lại các sản phẩm đang có.

*Thường khi sử dụng kỹ thuật này, nó liên kết ba giai đoạn: -Sáng tạo: một tham dự viên đưa ra các đề nghị, mà không có sự kiểm duyệt. -Phân tích: tập thể nhóm sẽ bình phẩm các đề nghị. -Ra quyết định: cả nhóm chọn một giải pháp tùy vào mục tiêu đã đưa ra hay bằng sự thỏa thuận của tập thể.

*Nhóm Balint: -Những người làm cùng một chuyên môn sẽ họp nhau lại định kỳ. -Mục đích là giúp đỡ mỗi thành viên của nhóm giải quyết những khó khăn mà họ gặp phải trong quá trình làm việc. -Mỗi thành viên của nhóm trình bày vấn đề mà họ gặp và mong chờ sự giúp đỡ của tập thể.

-Dưới sự hướng dẫn của người chủ trì buổi họp, nhóm sẽ suy nghĩ về các giải pháp. -Việc phân tích vấn đề rất có ích cho cả nhóm, nhờ đó mỗi thành viên sẽ thích ứng được khi gặp đúng vấn đề này trong một ngày nào đó.

*Phillips 66: -Kỹ thuật này là đặc biệt hiệu quả khi người ta muốn nhận được sự tham gia tích cực của một nhóm đông người hay khi có sự đối nghịch giữa các ý tưởng - hoặc sự đối nghịch của các cá nhân, nó làm cản trở sự tiến triển của tập thể khi đối đầu với một vấn đề có giới hạn rõ ràng. -Người chủ trì trình bày vấn đề cần giải quyết, kế đó đề nghị cử toạ chia thành các nhóm nhỏ (6 người). -Mỗi tiểu nhóm này sẽ bàn bạc với nhau dưới sự hướng dẫn của một người chủ trì (trong vòng 6 phút hay nhiều hơn )và chỉ định một báo cáo viên trình bày những giải pháp mà tiểu nhóm đã tìm ra trước tập thể hội nghị.