4.3.4  Ra quyết định tiến đến hành động

*Họp để lấy quyết định: Việc này tiến hành qua bốn giai đoạn: -Đưa ra các sự kiện (giai đoạn cung cấp thông tin). -Thu thập các ý kiến dựa trên các sự kiện (giai đoạn bàn bạc)

-Tìm kiếm các giải pháp (giai đoạn sáng tạo) -Ra quyết định (giai đoạn lựa chọn).

*Họp có tính chất chiến lược: -Đây là loại họp trong đó các nhóm có quyền lợi và ý tưởng trái ngược nhau. -Mỗi nhóm tìm cách chiếm được ưu thế tối đa đối với các nhóm khác. -Mỗi nhóm do một người lãnh đạo có nhiệm vụ bảo tồn, duy trì được sự nhất quán của nhóm mình và tìm cách chia rẽ nội bộ phía đối thủ.

4.3.5  Họp để hiểu rõ sự quan hệ bên trong nhóm : Muốn vậy ngay trong nhóm cần có:

*Động lực của nhóm: -Mục đích là làm cho tham dự viên nhạy cảm với hoạt động của tập thể và tìm các biện pháp để giải quyết các vấn đề được đặt ra cho tập thể. -Mỗi người cần phải biết mình làm thế nào để mọi người hiểu mình và mình hiểu người khác. -Buổi họp có thể kéo dài nhiều ngày, mà nội dung là hoàn toàn tự do với mục đích là làm rõ những hiện tượng, những vấn đề của nhóm.

*Phân tích cơ chế: -Mục đích là phân tích những gì đang xảy ra giữa các thành viên, bằng cách kiểm tra sự ảnh hưởng của cơ chế đối với hành vi của họ. -Phân tích khi nhận thấy rằng công việc không tiến triển tốt, có một cái gì đó tắc nghẽn. -Người chủ trì cần phải phân tích điều gì đã ngăn cản sự tiến triển của nhóm.

4.4  Chuẩn bị cho cuộc họp : Là yếu tố đầu tiên quyết định cho sự thành công hay thất bại cho một buổi họp

-Chuẩn bị mục tiêu cuộc họp. -Chuẩn bị cho cá nhân người chủ trì. -Chuẩn bị thành phần tham dự. -Chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp

4.4.1  Mục tiêu cuộc họp

-Cuộc họp nhằm đáp ứng nhu  cầu của tổ chức hoặc các tham dự viên mong  muốn hay chỉ nhằm đáp ứng ý đồ của một cá nhân? -Việc nhận thức sự cần thiết triệu tập một cuộc họp sẽ có tính chất quyết định cho thành công của cuộc họp, vì mỗi cá nhân đều có sự hiểu biết khác nhau về tình huống của cuộc họp.

Sự cần thiết của buổi họp phải được xét trên một thực tế là vấn đề chỉ được giải quyết chung với mọi người. -Nguy cơ thất bại khá lớn nếu quyết định họp chỉ xuất phát từ ý đồ của người tổ chức, nhất là khi chỉ chạy theo phong trào, làm vui lòng một vài người, hay để chứng tỏ hoạt động dân chủ của tập thể (hội họp – thủ đoạn). -Trước khi đưa sáng kiến triệu tập một cuộc họp, cần phải trả lời một cách rõ ràng các câu hỏi sau đây:

+Vấn đề được đặt ra có liên quan đến tập thể hay không. +Tập thể có quyền đề nghị giải pháp hay ra một quyết định không? +Tập thể có năng lực khách quan để xử lý vấn đề không. +Tập thể có vui lòng để làm không?

4.4.2  Chuẩn bị cho cá nhân người chủ trì :Người chủ trì buổi họp phải:

-Xác định rõ ràng mục tiêu, nắm vững chủ đề buổi họp. -Phác thảo một kế hoạch chi tiết cho cuộc họp (tiến triển qua các giai đoạn). -Chuẩn bị một chương trình tranh luận, trao đổi, bàn bạc và định thời gian cho từng mục. -Dự đoán những phản ứng của tham dự viên, những ý kiến tán thành và ngược lại.

-Biết tạo hào hứng cho tập thể -Ghi chú những quan điểm quan trọng nhất, cần tập trung nhấn mạnh và suy nghĩ về những câu hỏi mà các thành viên có thể nêu lên cũng như những dự kiến giải pháp đưa ra. -Trường hợp cần thiết nên có một số tài liệu tham khảo và phải chuẩn bị sẵn sàng cho từng tham dự viên.

4.4.3  Chuẩn bị của người tham dự : *Mục đích của sự chuẩn bị sẽ cho phép: -Tránh những hiểu lầm lúc khởi đầu buổi họp. -Mỗi người tham dự có thể suy nghĩ trước về vấn đề được đặt ra.

*Người chủ trì phải gửi đến mỗi người tham dự: - Một thư mời ghi rõ thời gian, giờ, ngày, tháng và địa điểm nơi xảy ra cuộc họp. - Chương trình nghị sự phải rõ ràng và chi tiết cùng với những đề nghị tham gia của tham dự viên.

-Một bộ hồ sơ ngắn gọn có nội dung: +Các vấn đề mấu chốt sẽ được trình bày. +Giới thiệu các thành viên tham dự cùng với các báo cáo của họ về các  vấn đề đặt ra.

4.4.4  Chuẩn bị cơ sở vật chất : -Cần phải chuẩn bị tốt các bảng biểu, phương tiện nghe nhìn hỗ trợ cần thiết cho cuộc họp. -Cách sắp đặt bàn ghế có thể thay đổi tuỳ thuộc vào kỹ thuật cuộc họp đã được lựa chọn.

-Nó có thể sửa đổi ngay trong buổi họp (trường hợp họp Phillip 66 chẳng hạn). -Cần nhớ rằng dạng bàn họp hình bầu dục thích hợp nhất cho các giao tiếp. -Cũng nên xếp đặt vị trí các tham dự viên bằng cách dùng các tấm bìa cứng (ghi tên) trên bàn họp, tránh gây cho họ những tình huống đối chọi nhau, tránh làm tăng sự phân chia bè phái, sự cô lập hay nói chuyện riêng.

4.5  Vai trò người chủ trì : -Những kỹ năng đảm nhiệm của người chủ trì. -Kỹ năng điều hành cuộc họp của người chủ trì.

4.6 Yếu tố tâm lý : Những yếu tố tâm lý của thành viên trong nhóm ảnh hưởng đến cách điều hành cuộc họp:

-Trạng thái tình cảm (nội tâm) của mem. -Các điểm tương đồng của mem. -Sự tương tác của mem.

-Sự nắm bắt thông tin của mem. -Các vai trò của mỗi mem.