12

Giao tiếp kỹ thuật

bằng văn bản

12.1 Giới thiệu

12.2 Bố cục chung của các văn bản kỹ thuật

12.3 Các phần bố cục của các văn bản kỹ thuật

12.4 Tổng kết chương

Câu hỏi ôn tập

T

Trong chương này, giao tiếp kỹ thuật bằng văn bản sẽ được thảo luận một cách cụ thể. Tổ chức văn bản như thế nào là chìa khoá cho một văn bản kỹ thuật tốt. Do đó, phần lớn của chương (phần 12.2 và 12.3) đề cập đến cách tổ chức văn bản kỹ thuật. Những vấn đề về ngữ pháp và chính tả được nêu lại trong phần 4. Phần 5 cung cấp chi tiết hơn về các kiểu văn bản kỹ thuật, từ những báo cáo theo mẫu quy định đến những là thư bình thường.

Sau khi đọc chương này, bạn sẽ làm được những việc sau đây:

- Liệt kê được những thành phần của các văn bản kỹ thuật.

- Xây dựng bố cục văn bản kỹ thuật

- Xác định được các lỗi ngữ pháp và chính tả trong các văn bản kỹ thuật.

- Viết văn bản kỹ thuật một cách hiệu quả.

12.2. Cách tổ chức chung của một văn bản kỹ thuật

Chìa khoá để viết tốt văn kỹ thuật chính là cách bố cục của chúng. Các văn bản kỹ thuật phải được bố cục theo một vài cấp độ khác nhau. Trong phần này, bố cục chung của các văn bản kỹ thuật sẽ được đề cập đến. Bố cục trong các đoạn, các câu và sắp xếp từ ngữ là chủ đề của phần 12.3.

12.2.1. Các phần bố cục chung

Các bài thuyết trình bố cục tốt thường được phát triển các ý chính từ những phác thảo. Vậy các đề mục lớn và đề mục nhỏ đóng vai trò gì? Rõ ràng, các phần trong phác thảo phụ thuộc vào mục đích của bài thuyết trình và trật tự của các nghiên cứu kỹ thuật. Mặc dù nội dung các báo cáo kỹ thuật là khác nhau nhưng các thành phần của chúng lại được áp dụng chung cho các báo cáo kỹ thuật. Các thành phần cơ bản của văn bản kỹ thuật được liệt kê như sau:

- Tóm tắt

- Giới thiệu/ Tổng quan

- Phương pháp/ Mô hình

- Kết quả

- Thảo luận

- Kết luận/ Các hướng nghiên cứu tiếp theo.

- Tài liệu tham khảo

Mục đích của từng thành phần được liệt kê trong bảng dưới đây.

Bảng 1: Các thành phần trong văn bản kỹ thuật chung

Tên phần trong tài liệu Mục đích

- "Tóm tắt"

- Tổng kết toàn bộ báo cáo, bao gồm tất cả các thành phần cần thiết.

- "Giới thiệu" hoặc "tổng quan".

- Cung cấp cho độc giả chủ đề của báo cáo; có thể đưa ra lịch sử nghiên cứu hoặc tổng quan về các nghiên cứu tương tự, có liên quan đã công bố.

- "Phương pháp" hoặc "mô hình hóa"

- Mô tả việc tiếp cận nghiên cứu, phương pháp thực hiện và việc phát triển mô hình (nếu có).

- "Kết quả"

- Trình bày các kết quả bao gồm số liệu thực tế chỉ ra các khuynh hướng

- "Thảo luận" - Giải thích các kết quả.

- "Kết luận và các hướng nghiên cứu

tiếp theo"

- Tổng kết những điểm chính và đưa ra những gợi ý cho các nghiên cứu xa hơn, thường viết theo kiểu liệt kê.

- "Tài liệu tham khảo" - Danh sách các tài liệu tham khảo được trích dẫn (có thể để trong phụ lục)

Mỗi thành phần này sẽ được minh họa thông qua một ví dụ về một báo cáo thí nghiệm được tiến hành để kiểm nghiệm định luật bảo toàn động lượng.

12.2.2. Phần "Tóm tắt" (Abstract)

Các văn bản kỹ thuật thường bắt đầu bằng phần tóm tắt. Mục đích phần tóm tắt là cung cấp một tổng kết ngắn gọn về văn bản. Phần tóm tắt này nên bao gồm những điểm quan trọng trong các thành phần nói trên của văn bản. Một tóm tắt mở rộng (thường viết cho những người đọc không am hiểu về kỹ thuật) thường được gọi là tóm tắt chi tiết.

Một tóm tắt hợp lý nên là phiên bản nhỏ gọn của toàn bộ văn bản kỹ thuật đó. Từ "abstract" (tóm tắt) xuất phát từ một từ Latin "abstractus" nghĩa là đưa ra kết luận. Thật vậy, hãy coi phần tóm tắt như là đưa ra kết luận cho toàn bộ văn bản. Do đó, phần tóm tắt bao gồm những phần sau đây:

 Một phần giới thiệu (với đủ cơ sở để chỉ ra tầm quan trọng của công việc thực hiện sẽ nói đến trong văn bản).

 Một diễn tả phương pháp thực hiện hoặc mô hình áp dụng.

 Một tổng kết ngắn gọn về kết quả và ý nghĩa của nó.

 Kết luận và các phương hướng nghiên cứu tiếp theo.

Ví dụ, với "báo cáo thí nghiệm về bảo toàn mômen động lượng", phần tóm tắt có thể được làm như sau:

Tóm tắt: Mục đích của thí nghiệm này là kiểm nghiệm định luật bảo toàn động lượng. Thí nghiệm được thực hiện bởi những chiếc đĩa được thiết kế để sao cho chúng gắn liền nhau sau khi va chạm. Khối lượng và vận tốc của những chiếc đĩa được đo trước và sau va chạm. Tổng động lượng trung bình của hệ thống sau va chạm là 101% so với tổng động lượng trước va chạm. Các tính toán nhận được đã cho thấy sự nhất quán giữa kết quả thí nghiệm với định luật bảo toàn động lượng.

Chú ý rằng phần tóm tắt chứa tất cả các thành phần của một bài báo cáo hoàn chỉnh; Phần giới thiệu (câu đầu tiên), các phương pháp thực hiện (câu thứ 2 và thứ 3), kết quả (câu thứ 4), và kết luận (câu cuối).

12.2.3. Phần "Giới thiệu"

Trong tài liệu viết, phần "giới thiệu" được viết ra với giả thiết rằng người đọc chỉ biết thông tin về nội dung tài liệu qua phần tiêu đề của bài viết. Sau khi đọc phần giới thiệu, người đọc phải có được ý tưởng trong đầu về động cơ của bài viết này (ví dụ như tại sao báo cáo được viết ra?)

Phần giới thiệu đưa người đọc từ chỗ mới chỉ hiểu chút ít qua tiêu đề

đến chỗ hiểu được tại sao văn bản này lại được viết ra.

Trong một số trường hợp, phần giới thiệu có thể tương đối dài. Nó bao gồm việc đề cập đến lịch sử của công trình nghiên cứu, một cái nhìn tổng quan về các công trình tương tự hay có liên quan đã công bố, mục đích và đối tượng nghiên cứu của vấn đề đang được trình bày. Trong một số trường hợp khác, phần giới thiệu thường ngắn gọn và nội dung chi tiết hơn nằm ở các phần phía sau như: Phần "tổng quan", hay "mục đích, đối tượng nghiên cứu".

Với ví dụ "báo cáo thí nghiệm về định luật bảo toàn động lượng", phần "giới thiệu" có thể được viết như sau:

Giới thiệu

Khoa học và kỹ thuật được hình thành bởi các định luật bảo toàn. Có thể nêu ra một ví dụ đó là định luật bảo toàn động lượng. Đông lượng là tích số của khối lượng vật thể và vận tốc của nó. Định luật bảo toàn động lượng phát biểu rằng động lượng của một hệ thống không thay đổi.

Các định luật bảo toàn không thể được chứng minh bằng thực nghiệm bởi vì thực nghiệm bao giờ cũng có sai số. Tuy nhiên, số liệu thu thập được trong một thí nghiệm được chuẩn bị cẩn thận thì khá thống nhất với phát biểu của định luật. Trong thí nghiệm này,các kết quả tính toán động lượng từ số liệu thí nghiệm sẽ được so sánh với với kết quả tính theo định luật bảo toàn động lượng.

12.2.4. Phần "Phương pháp thực hiện"

Phần "Phương pháp" được sử dụng trong nghiên cứu thường được trình bày tiếp theo sau phần giới thiệu. Phần các phương pháp cần mô tả ba thành phần của việc nghiên cứu.

Đầu tiên, nên giải thích về cách tiếp cận nghiên cứu. Trong phần lớn các nghiên cứu kỹ thuật, có rất nhiều cách để đạt được mục đích nghiên cứu. Ví dụ, bạn có thể kiểm tra định luật bảo toàn động lượng trong những điều kiện cụ thể với những quả bóng bi-a hoặc những chiếc ôtô mô hình hoặc bóng khúc côn cầu. Chúng ta cũng có thể thu thập số liệu trong thực tế. Là một kỹ sư, bạn phải chọn được phương pháp tiếp cận chính xác do đó mà việc lý giải sự lựa chọn của bạn là rất quan trọng.

Thứ hai, nên nói đến các kỹ thuật liên quan đến việc thu thập dữ liệu. Đối với những nghiên cứu mang tính thực nghiệm, điều này có nghĩa là phải mô tả các phương pháp đo. Đối với những nghiên cứu mang tính mô hình hóa, điều này này nghĩa là nên chỉ ra các mẫu sử dụng trong nghiên cứu đã được phát triển một cách cụ thể như thế nào.

Thứ ba, nên thảo luận về phương pháp được sử dụng để phân tích số liệu. Ví dụ, giả sử bạn đo nhiệt độ sử dụng trong một nhiệt kế điện trở. Nhiệt kế điện trở là một điện trở mà giá trị điẹn trở phụ thuộc vào nhiệt độ theo một quan hệ đã được xác định. Trong nghiên cứu có sử dụng nhiệt kế điện trở, nên phần các phương pháp thực hiện cần phải mô tả nhiệt độ được tính toán như thế nào qua các phép đo điện.

Ba thành phần nói trên có thể được tổng kết như sau:

- Tại sao bạn thực hiện nghiên cứu này? (cách tiếp cận nghiên cứu)

- Bạn thực hiện nghiên cứu này như thế nào? (các bước thí nghiệm)

- Bạn đã làm gì? (phân tích số liệu)

Thông thường, thông tin về thiết kế thí nghiệm được thể hiện hiệu quả nhất qua hình vẽ và hình ảnh. Nên chú ý rằng trong một số lĩnh vực kỹ thuật, số liệu và trình tự của các phương pháp dùng trong nghiên cứu được trình bày trong một phần phụ lục thay vì trong thân bài báo cáo.

Ví dụ: Đối với báo cáo thí nghiệm về định luật bảo toàn động lượng, phần các phương pháp thực hiện có thể được viết như sau:

Các phương pháp thực hiện

Việc thu thập số liệu thực hiện trên một hệ thống thí nghiệm nhằm nâng cao tính có thể lặp lại của kết quả. Các thí nghiệm được thao tác trên một bàn không khí để giảm ma sát đến tối thiểu.

Sáu thí nghiệm đã được thực hiện. Với mỗi lần thí nghiệm, khối lượng của hai đĩa nhựa được ghi lại. Những chiếc đĩa này có đường kính 5 cm và dày 0,5 cm. Viền của đĩa được bao quanh bởi một dải băng Velrco, cho phép những chiếc đĩa có thể dính vào nhau sau khi va chạm. Hai chiếc đĩa được đặt cách xa nhau 2m. Một chiếc được đẩy bằng tay về phía chiếc kia. Vận tốc của chúng được đo ngay trước và sau va chạm.

Khối lượng của chúng được xác định bởi một cân Model 501. Để đo vận tốc đĩa, sử dụng một chiếc máy quay kỹ thuật số (VideoCon Model 75) có khả năng ghi 30 hình ảnh trên một giây, được đặt ngay từ đầu trên một chiếc bàn đứng yên. Các cạnh của chiếc bàn không khí được đánh dấu bằng các vạch cách nhau 0,1. Các hình ảnh ghi được sẽ được kiểm tra từng cái một theo thứ tự, vận tốc tức thì được tính toán bằng khoảng cách di chuyển được giữa các ảnh chia cho khoảng thời gian giữa các thời điểm ghi của các ảnh đó. Vận tốc của chiếc đĩa được tính trung bình cho mỗi giây trước và sau va chạm.

Động lượng trung bình tính bằng p = mv, trong đó m là khối lượng và v là vận tốc.

Trong ví dụ này, việc tiếp cận vấn đề được trình bày và giải thích ở đoạn đầu tiên. Đoạn hai đưa ra trình tự thí nghiệm chung, các phép đo được mô tả chi tiết trong đoạn ba, đoạn bốn phác thảo phương pháp phân tích dữ liệu.

12.2.5. Kết quả và các đánh giá

Phần tiếp theo là phần "kết quả", đối với các báo cáo kỹ thuật điển hình, trong phần này kết quả được nêu ra nhưng không được giải thích. Xu hướng thay đổi của dữ liệu được nhấn mạnh trong các bảng biểu và đồ thị được trình bày.

Trong phần kết quả, nói chung ít có giải thích về dữ liệu. Việc giải thích dữ liệu sẽ được trình bày kỹ hơn ở phần "thảo luận". Ở đó, các bộ phận nhỏ của kết quả được liên hệ với nhau và giải thích để đạt tới kết luận cuối cùng của nghiên cứu kỹ thuật. Thông thường, trong phần đánh giá, dữ liệu sẽ được so sánh với dự đoán của mô hình. Đối với các báo cáo về thiết kế, tại phần đánh giá, các thiết kế thay thế được đem ra so sánh và lựa chọn thiết kế cuối cùng.

Ví dụ:

- Trong phần "kết quả", chỉ trình bày như sau:

Quan hệ giữa giá trị lực đo được và khối lượng thể hiện trong hình 1. Lực (tính theo đơn vị N) tăng gần như tuyến tính với việc tăng khối lượng (tính bằng kg)

.

Hình 1: Sự phụ thuộc của giá trị lực đo được và khối lượng.

Còn trong phần "Thảo luận", có thể viết:

Các lực đo được đã được so sánh với các dự đoán theo mô hình như ở Hình 2. Có thể thấy kết quả thí nghiệm khá thống nhất với mô hình đã được đưa ra, F = ma.

Hình 2: So sánh giữa các lực đo được và kết quả xác định theo mô hình.

(đường thẳng là lực tính toán trùng với lực đo được)

Sự phân biệt giữa phần kết quả và phần đánh giá không phải lúc nào cũng luôn rõ ràng. Thường thì phần kết quả và phần đánh giá trong các báo cáo ngắn sẽ bổ trợ lẫn nhau. Để minh họa sự khác nhau giữa phần kết quả và phần đánh giá, chúng ta sẽ xem xét một báo cáo lớn về ảnh hưởng của sự mệt mỏi đối với công việc của một nhóm các công nhân. Trong phần kết quả nêu lên dữ liệu về kết quả đo độ mệt mỏi và kết quả đo tình trạng làm việc. Khuynh hướng chung có thể nhận thấy ngay (Ví dụ, thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng sẽ giảm khi mức độ mệt mỏi tăng lên). Giải thích rõ hơn về dữ liệu được nói đến trong phấn đánh giá. Ví dụ, việc dự đoán khả năng làm việc của một mô hình so sánh với dữ liệu được tổng hợp qua nghiên cứu.

Đối với báo cáo thí nghiệm về định luật bảo toàn động lượng nói trên, phần kết quả và phần đánh giá có thể tích hợp lại với nhau thành một phần, bởi vì phạm vi của thí nghiệm không lớn. Trong ví dụ dưới đây, phần kết quả và phần đánh giá được tách riêng rẽ nhằm phục vụ cho mục đích minh họa.

Phần kết quả:

Khối lượng đo được và vận tốc trung bình qua 6 thí nghiệm được nêu ra trong bảng 1. Chú ý rằng khối lượng đo được của mỗi chiếc đĩa đơn (trước va chạm) tương tự nhau. Hơn nữa khối lượng đo được của một cặp đĩa (sau va chạm) cũng gần như gấp đôi khối lượng của mỗi đĩa đơn. Bằng việc chỉ ra các dữ liệu như ở bảng 1, ta thấy rằng vận tốc giảm gần như một nửa trong khi khối lượng tăng gấp đôi.

Bảng 1: Dữ liệu về khối lượng đo được và vận tốc trung bình

Thí nghiệm số Trước khi va đập Sau khi va đập

Khối lượng (g) Vận tốc trung bình (cm/s) Khối lượng (g) Vận tốc trung bình (cm/s)

1 2,5 99 5,0 51

2 2,5 102 5,1 48

3 2,4 96 4,9 48

4 2,5 93 5,0 45

5 2,6 102 5,1 51

6 2,5 105 5,1 54

Phần thảo luận.

Giá trị động lượng được tính toán trước và sau va chạm được liệt kê trong bảng 2. Chú ý rằng các giá trị động lượng được tính toán trước và sau va chạm không chính xác bằng nhau. Như được chỉ ra ở bảng 2, động lượng sau va chạm được tính trung bình bằng 101% động lượng trước va chạm.

Bảng 2: Giá trị động lượng tính toán trước và sau va chạm.

Thí nghiệm số Động năng trước khi va đập

(g-cm/s) Động năng sau khi va đập

(g-cm/s) Tỷ lệ động năng trước và sau khi va đập(%)

1 250 260 104

2 260 240 92

3 230 240 104

4 230 230 100

5 270 260 96

6 260 280 108

Trung bình 101

Phương pháp nghiên cứu sử dụng trong thí nghiệm này là so sánh hai giá trị động lượng. Do đó, điều quan trọng là đánh giá sự không chính xác của kết quả đo khối lượng và vận tốc. Độ chính xác của các kết quả đo khối lượng được đánh giá bằng độ chính xác của cân (được cho bởi nhà sản xuất là 0,01g). Vận tốc tức thời được tính toán khi chia khoảng cách chuyển động giữa hai khung chia cho 1/30 giây sau một khung. Khoảng cách di chuyển được làm tròn đến 0,1 cm. Sự chênh lệch giữa 0,1 cm với 1/30 là: 10,1 cm 2/11/30 s2 = 3 cm/s. Do sự không chính xác về vận tốc này (3cm/s) thể hiện bởi 1,2% trong vận tốc trung bình 250 cm/s. Do đó sự khác nhau 1% giữa giá trị động lượng trước và sau va chạm là không đáng kể. Mặc dù tồn tại sự không chính xác này, dữ liệuthí nghiệm thu thập được vẫn khá phù hợp với định luật bảo toàn động lượng.

12.2.6. Phần "Kết luận và các phương hướng nghiên cứu tiếp theo"

Phần chính cuối cùng của các một báo cáo kỹ thuật điển hình là phần "kết luận và các phương hướng nghiên cứu tiếp theo". Phần này chính là một trong những phần cần được viết cẩn thận nhất trong một báo cáo kỹ thuật, đối với một số người đọc họ có thể bắt đầu từ phần này đầu tiên. Phần kết luận và các phương hướng phát triển thường được viết ở dạng liệt kê. Phần kết luận rút ra từ phần thảo luận phía trên, nói cách khác không nên có thông tin gì mới trong phần kết luận so với phần thảo luận.

Phần các phương hướng phát triển là phần chính của báo cáo kỹ thuật. Tại sao lại như vậy? Nên nhớ rằng các kỹ sư thường phải lựa chọn phương án sẽ thực hiện trong số các phương án đã thử, thông thường các phương án khả thi sẽ được đánh dấu trong phần này. Sau đây là một ví dụ về phần kết luận.

Phần kết luận

Để kiểm tra định luật bảo toàn động lượng, thực hiện một thí nghiệm về va chạm giữa hai chiếc đĩa trên bàn không khí. Động lượng trung bình sau va chạm bằng khoảng 101% động lượng trước va chạm. Kết quả thí nghiệm đã thống nhất với định luật bảo toàn động lượng.

12.2.7. Phần "Tài liệu tham khảo"

Phần cuối cùng của một báo cáo kỹ thuật là liệt kê các tài liệu tham khảo (thường để trong phụ lục). Có rất nhiều dạng liệt kê tài liệu tham khảo chấp nhận được trong tài liệu kỹ thuật. Theo quy tắc hướng dẫn thì tài liệu tham khảo cần phải đầy đủ (để người đọc có thể tìm các tài liệu đó một cách dễ dàng), đồng thời nó phải nhất quán (tức là phải sử dụng cùng một kiểu định dạng cho tất cả các tài liệu được liệt kê). Dưới đây là một số lời khuyên.

Tài liệu tham khảo chỉ ghi những tài liệu được trích dẫn trong bài báo và được xếp theo trình tự trích dẫn trong bài và cần ghi theo thứ tự:

- Nếu là tạp chí: Tên tác giả, tên tạp chí, tập, số, trang, năm (năm để trong ngoặc).

- Nếu là sách: Tên tác giả, tên sách, trang, nhà xuất bản, nơi, lần và năm xuất bản.

- Nếu là luận án, luận văn: Tên tác giả; tên luận án, luận văn; cơ quan chủ quản và năm bảo vệ.

- Nếu là hội nghị, hội thảo: Tên tác giả; tên bài báo; Đơn vị tổ chức; địa điểm; năm; trang.

- Các chữ nước ngoài khác hệ chữ La tinh thì phiên âm theo quy tắc thông dụng sang chữ La tinh.

- Tài liệu tham khảo là các trang Web: Nêu tên bài viết, đường dẫn, ngày truy cập/hoặc tải xuống.

Cần phân biệt rõ ràng về sự khác nhau giữa danh sách các tài liệu tham khảo với các thư mục (bibliography). Danh sách tài liệu tham khảo được chỉ bao gồm các tài liệu được được trích dẫn trong bài viết. Danh sách các thư mục lại là một nguồn thông tin hữu ích đối với nghiên cứu, kể cả khi nó không được trích dẫn một cách chuyên sâu trong bài viết.

Thư mục (bibliography): Một danh sách những nguồn tài liệu, bao gồm cả những tài nguyên mà không được trích dẫn trong bài viết (không giống như với tài liệu tham khảo, chỉ có các tài liệu được trích dẫn trong bài viết mới được liệt kê ra).

12.2.8. Các chỉ dẫn trong văn viết kỹ thuật

Như đã nói đến ở phần 12.2.2. một báo cáo kỹ thuật đạt yêu cầu cần được bố cục tốt và rõ ràng đối với người đọc. Việc thể hiện cho người đọc biết chỗ nào trong văn bản, bạn làm những việc gì gọi là chỉ dẫn. Lỗi thường gặp phổ biến trong các văn bản kỹ thuật đó là để người đọc phải đọc hết trang này đến trang khác mà không có một hướng dẫn cụ thể nào về nội dung của văn bản đó.

Đối với văn bản kỹ thuật, chỉ dẫn thường được viết theo hai cách sau đây. Cách thứ nhất, tác giả có thể dùng tiêu đề (headings) để người đọc biết họ đang đọc đến phần nào của văn bản. Phân chia các đề mục như đã nói đến ở phần 2.1. (ví dụ, giới thiệu, các phương pháp sử dụng, kết quả, vv...), nhưng cần chắc chắn rằng các đề mục được viết theo một kiêu thống nhất nhau nhằm đảm bảo trật tự của các đề mục. Ví dụ, với các đề mục lớn có thể được viết ở vị trí bên trái, trong khi các đề mục nhỏ viết lùi vào một ô, hoặc các đề mục lớn đều được viết hoa, trong khi các đề mục nhỏ được viết hoa chữ to và đậm chữ cái đầu tiên...

Cách thứ hai, ta có thể chỉ dẫn theo cách đánh số. Đánh số là một cách rất khoa học để thể hiện trật tự của các đề mục. Ví dụ, đánh một số đối với đề mục lớn (ví dụ, "3. Assessment of Alternative", các đề mục nhỏ đánh thêm một chữ số nữa (ví dụ, "3.1. Soldered Joints Alternatives ". Trật tự các phần được chỉ ra bởi đánh số (4, 4.1, 4.1.1, hoặc I, I.A, I.A.1 hoặc các kiểu khác) viết lùi vào một ô đầu dòng, hoặc sử dụng các kiểu phông chữ (font) khác.

Hệ thống được sử dụng trong chỉ dẫn phải đảm bảo áp dụng một cách thống nhất. Nếu ta sử dụng cách viết hoa và in đậm chữ cái đầu tiên của đề mục nhỏ thứ hai sau đề mục lớn thì sau đó cách này phải được áp dụng cho tất cả các đề mục nhỏ thứ hai khác trong văn bản. Làm như vậy người đọc sẽ dựa theo các chỉ dẫn, do vậy không nên làm họ bị rối giữa những chỉ dẫn không thống nhất.

12.3. Cách bố cục các phần của một văn bản kỹ thuật

12.3.1. Tổ chức đoạn

Bên cạnh cách tổ chức chung của một văn bản, mỗi đoạn cũng nên được cấu trúc rõ ràng. Ý của mỗi đoạn phải truyền đạt được một công công việc hoàn chỉnh và được tạo nên bởi các câu. Mỗi đoạn thường bắt đầu với một câu chủ đề (Topic sentence) nêu lên được mục đích của đoạn đó. Mỗi câu sau đó trong đoạn sẽ bổ sung ý cho câu chủ đề. Kết thúc một đoạn bằng câu kết luận, câu này tổng kết ý chính của cả đoạn. Do đó, mỗi câu trong đoạn văn đều có những mục đích cụ thể.

Câu hỏi: Đọc lại đoạn trên và đánh giá xem nó có được cấu trúc đúng hay không?

12.3.2. Tổ chức câu

Câu là một cấu trúc ngữ pháp bao gồm chủ ngữ và động từ làm vị ngữ. Mỗi câu chỉ nên thể hiện một ý tưởng. Có hai lỗi về câu trong văn bản kỹ thuật đó là: Câu quá dài (nhiều hơn một ý trong câu), và câu quá ngắn (thiếu chủ ngữ hoặc động từ). Cần tránh sử dụng các liên từ (ví dụ: và, nhưng, hoặc ...) để nối những ý tưởng riêng rẽ thành một câu. Hãy xem xét các câu sau đây:

Các thông số thiết kế được tính toán theo các trình tự tiêu chuẩn và tất cả các kết quả được làm tròn đến 3 chữ số có nghĩa.

Đây là một câu có hai ý, nhưng nên tách chúng ra thành hai câu như sau:

Thông số thiết kế được tính toán theo các trinh tự tiêu chuẩn. Tất cả các kết quả đều được làm tròn đến 3 chữ số có nghĩa.

Câu có thể quá ngắn nếu chúng không bao gồm chủ ngữ và động từ. Một câu không hoàn chỉnh được gọi là câu cụt ("sentence fragment"). Câu không hoàn chỉnh trong văn viết kỹ thuật thường xuất hiện khi nhận định một hiện tượng. Ví dụ, "nhiệt độ càng cao, thời gian tôi càng giảm".

Tại sao ví dụ trên lại không phải là một câu hoàn chỉnh? Bởi vì câu này không có động từ, do đó nó không phải là một câu. Vì thế nên tránh những kiểu cấu trúc như thế trong văn viết kỹ thuật, thay vào đó nên viết là: "Thời gian tôi giảm khi nhiệt độ tăng".

12.3.3. Lựa chọn từ ngữ

Lựa chọn từ ngữ là tổ chức thấp nhất trong một văn bản. Trong việc lựa chọn từ ngữ để tạo nên câu, cố gắng chọn từ chính xác, đơn giản và chuyên ngành nhất có thể.

Tính chính xác ở đây nghĩa là sử dụng số lượng từ ít nhất có thể để biểu diễn ý tưởng một cách rõ ràng. Để viết một cách chính xác nên tránh các cụm giới từ quá dài.

Ví dụ, thay vì viết: "Với mục đích để tìm ra nhiệt độ tối ưu, ta cần thực hiện các thí nghiệm", tốt hơn hãy viết là: "Để tìm ra nhiệt độ tối ưu, ta cần thực hiện các thí nghiệm".

Văn viết trong kỹ thuật nên viết thật đơn giản. Nói cách khác nên sử dụng các từ ngữ đơn giản để diễn đạt ý tưởng rõ ràng nhất có thể. Tránh những câu dạng như sau:

"Dạng hỏng hệ thống đã được tìm thấy vào ba thời điểm".

Thay vì vậy, nên viết là: " Hệ thống đã hỏng ba lần".

Linh hồn của một văn bản kỹ thuật chính là tính chính xác trong câu chữ. Để văn bản kỹ thuật mang tính chuyên ngành, cần phải tránh những tính từ chung chung, ví dụ như "rất nhiều, một số, khá nhiều, một ít...". Nếu có thể, nên thêm số liệu vào câu viết, ví dụ như:

"Nhiệt độ động cơ cao hơn bình thường 5C".

Không viết là:

"Nhiệt độ động cơ cao hơn một số độ C so với bình thường".

12.3.4. Cách trích dẫn thông tin

Cần phải thật chuyên nghiệp và có lương tâm nghề nghiệp để đưa ra các dẫn chứng khi sử dụng ý tưởng của người khác. Việc lấy một câu nói hoặc ý kiến của ai đó mà không đề cập gì đến tác giả của nó được gọi là "ăn cắp văn" (plagiarism). Việc ăn cắp văn là sao chép và lấy ý kiến từ một hay nhiều nguồn tài liệu và áp dụng những ý kiến đó như thể là của chính mình mà không đề cập gì đến tác giả của chúng.

Ở nước ngoài, sinh viên sao chép ý tưởng hay nội dung của người khác sẽ phải chịu phạt, từ cảnh cáo, hạ điểm, không cho thi cho đến đuổi học. Còn các kỹ sư ăn cắp ý tưởng có thể bị tước giấy chứng nhận nghề nghiệp và mất việc làm.

Ăn cắp ý kiến không chỉ có nghĩa là sao chép câu chữ của người khác mà còn nghĩa là lấy ý tưởng mà không đề cập đến tác giả. Do vậy, cần phải đọc văn bản thật cẩn thận để chắc chắn rằng ta không cố ý lấy ý tưởng, câu chữ mà không nhắc đến tác giả.

Cần lưu ý khẳng định bản quyền tác giả bằng việc trích dẫn lại nghiên cứu của họ mà ta đã sử dụng trong văn bản của mình. Có rất nhiều kiểu trích dẫn, một trong những kiểu đó (thường được sử dụng trong văn bản) là liệt kê tên tác giả và ngày xuất bản (trong ngoặc đơn) ngay sau phần trích dẫn, ví dụ "Smith (2002)." Đánh số nhỏ bên trên tên tác giả, (Ví dụ Smith3), số này biểu diễn vị trí nguồn trích dẫn trong danh sách tài liệu tham khảo. Một cách thức trích dẫn hay được sử dụng là sử dụng dấu ngoặc vuông [ ], trong đó liệt kê số biểu diễn vị trí nguồn trích dẫn trong danh sách tài liệu tham khảo. Nếu có nhiều hơn hai tài liệu được trích dẫn trong một ngoặc vuông, có thể dùng dấu gạch ngang nối giữa số đầu và số cuối (Ví dụ [11-13] có nghĩa là [11,12,13]. Chẳng hạn, xem ví dụ dưới đây (trích từ bài báo "Một cách phân loại tích hợp kết quả theo dõi các hệ thống hộp số" của Wilson Wang và Derek Kanneg đăng trên tạp chí "Các hệ thống cơ khí và sử lý tín hiệu" (Mechanical Systems and Signal Processing, số 23 (2009), trang 1298):

Việc phân loại chẩn đoán theo số liệu có thể được thực hiện bằng các công cụ lô-gic, chẳng hạn như mạng nơ-ron [5,6], lô-gic mờ [7,8] và hệ nơ-ron lô-gic tổng hợp [9,10]. Nhóm nghiên cứu của tác giả đã đề xuất một số hệ nơ-ron lô-gic dùng cho việc đánh giá chẩn đoán điều kiện động học hệ thống [11-13] và đã thu được một số kết quả tích cực khi ứng dụng trên một số loại máy móc....

Gần như trong mọi trường hợp, ta phải viết các ý tưởng theo từ ngữ của chính mình. Trường hợp hiếm gặp hơn là khi các câu chữ trong bản gốc được yêu cầu phải viết lại chính xác, ví dụ như các định nghĩa, khái niệm... lúc đó buộc phải trích dẫn chúng một cách chính xác, còn gọi là trích dẫn trực tiếp. Trích dẫn trực tiếp chỉ nên dùng ít, phần lớn là dùng trích dẫn theo ý đã được viết lại theo ý hiểu. Khi cần trích dẫn trực tiếp, ta viết phần trích dẫn nằm trong ngoặc kép hoặc viết lùi ở đầu dòng vào hai ô. Ví dụ về viết lại câu theo ý và trích dẫn chính xác câu nêu ra trong ví dụ dưới đây.

Ví dụ: Viết lại câu theo ý và trích dẫn chính xác câu.

Cho đoạn văn dưới đây, được lấy từ tài liệu của Paradis và Zimmerman (1997), hãy trích dẫn chúng một cách hợp lệ :

"Các câu dài thường có số lượng trên 30 từ do vậy quá rườm rà. Hãy quyết định xem đâu là các hành động chính của câu, sau đó chia nó thành hai hay nhiều hơn các câu ngắn".

Giải

Dưới đây là một số cách trích dẫn hợp lệ:

1. Diễn giải và có trích dẫn:

Các câu dài nên được chia ra thành các câu ngắn dựa trên các hành động chính trong câu (Paradis và Zimmerman, 1997).

2. Trích dẫn sử dụng ngoặc kép:

Câu quá dài có thể là một vấn đề không hay. Theo Paradis và Zimmerman (1997): "Các câu dài thường có số lượng trên 30 từ do vậy quá rườm rà. Hãy quyết định xem đâu là các hành động chính của câu, sau đó chia nó thành hai hay nhiều hơn các câu ngắn".

3. Trích dẫn cả đoạn viết thụt vào và ghi chú:

Câu quá dài có thể dễ gây cho người đọc nhầm lẫn. Nhiều cách thức để nhận biết và tránh viết các câu dài đã được phát triển, chẳng hạn như:

Các câu dài thường có số lượng trên 30 từ do vậy quá rườm rà. Hãy quyết định xem đâu là các hành động chính của câu, sau đó chia nó thành hai hay nhiều hơn các câu ngắn. (Paradis và Zimmerman, 1997).

Chú ý: cách viết như sau đây bị coi là ăn cắp:

Câu dài - một số có thể có đến 30 từ - nên được chia nhỏ thành các câu ngắn. Để làm được điều này, cần tìm các hành động chính trong câu, sau đó tạo ra các câu ngắn hơn cho mỗi hành động chính.

12.4. Tổng kết chương

Chìa khóa để có một văn bản kỹ thuật tốt chính là bố cục (organization) của nó. Cấu trúc điển hình của một văn bản kỹ thuật bao gồm những phần sau đây: Tóm tắt (hay tóm tắt mở rộng), giới thiệu/ tổng quan, phương pháp sử dụng trong báo cáo, kết quả, thảo luận, kết luận/ đưa ra phương hướng nghiên cứu tiếp theo, và tài liệu tham khảo.

Văn bản kỹ thuật phải được tổ chức theo các đoạn, câu, và sắp xếp từ ngữ. Hãy chọn những từ ngữ để làm cho văn bản thêm chính xác, đơn giản và mang tính chuyên môn. Trong văn phong kỹ thuật, cần rất chú ý đến ngữ pháp và chính tả. Nên dùng nhiều câu chủ động và tránh dùng ngôn từ về giới riêng biệt. Luôn luôn đọc thật cẩn thận văn bản của bạn để soát lỗi có thể có.

Bên cạnh các báo cáo, người kỹ sư cũng sử dụng thêm thư, bản ghi nhớ và thư điện tử trong công việc hàng ngày của họ. Một lá thư cần có phần mở đầu, phần kết thúc và các đoạn có cấu trúc rõ ràng. Đoạn đầu tiên để tổng kết ý của lá thư trước và nêu mục đích của lá thư này. Đoạn thứ hai thể hiện những chi tiết cụ thể hơn. Đoạn cuối cùng tổng kết lại một lần nữa các ý chính và nêu lên các yêu cầu và các trao đổi tiếp theo nếu cần. Bản ghi nhớ có cấu trúc đoạn giống như vậy, chỉ khác là không có phần mở đầu và phần kết thúc như lá thư. Thư từ trong kinh doanh là một dạng văn bản kinh doanh, vì thế nó cần được viết và gửi đi theo kiểu chuyên nghiệp và trang trọng.

Tóm tắt các ý chính:

- Tổ chức văn bản kỹ thuật đi từ lớn đền nhỏ: phác thảo, đoạn, câu, từ.

- Những thành phần cơ bản của văn bản kỹ thuật bao gồm: Tóm tắt (hoặc tóm tắt mở rộng), giới thiệu/ tổng quan, các phương pháp thực hiện, kết quả, thảo luận, tổng kết/ các phương hướng nghiên cứu tiếp theo, và tài liệu tham khảo.

- Phần tóm tắt là một tóm tắt nhỏ, cô đọng về các phần trong báo cáo.

- Phần giới thiệu đưa người đọc đi từ tiêu đề của báo cáo đến việc nhận thức được tại sao báo cáo được viết ra

- Phần phương pháp thực hiện đưa ra phương pháp tiếp cận nghiên cứu, việc thu thập số liệu, và xem xét các phương pháp dùng để phân tích dữ liệu.

- Phần kết quả trình bày các kết quả và chú ý đến khuynh hướng của kết quả.

- Giải thích dữ liệu nằm trong phần thảo luận.

- Phần kết luận và các phương hướng nghiên cứu tiếp theo viết ở dạng liệt kê và cần phải viết rất cẩn thận.

- Mặc dù có rất nhiều kiểu ghi tài liệu tham khảo, nhưng dù theo kiểu nào chúng cũng phải đảm bảo đủ thông tin và nhất quán với nhau.

- Sử dụng các đề mục hoặc đánh số để chỉ dẫn cho người đọc trong văn bản kỹ thuật.

- Mỗi câu chỉ nên thể hiện một ý.

- Lựa chọn từ sao cho văn bản thêm chính xác, đơn giản và mang tính chuyên môn.

- Cần đảm bảo sự hòa hợp giữa chủ ngữ và động từ trong câu (nghĩa là chúng phải cùng ở dạng số ít hoặc cùng ở dạng số nhiều)

- Sử dụng dạng câu thống nhất (câu chủ động hay câu bị động), nên dùng câu chủ động.

- Thường sử dụng thì hiện tại trong văn kỹ thuật, trừ khi mô tả một công việc nào đó đã được thực hiện trong quá khứ.

- Tránh việc viết hoa phi tiêu chuẩn và viết tắt

- Chú ý dẫn chứng (bằng việc sử dụng trích dẫn) khi dùng ý tưởng hoặc câu chữ của một tác giả khác.

- Tránh phủ định hai lần trong văn viết trang trọng.

- Tránh viết tắt trong văn viết trang trọng.

- Luôn luôn đọc soát lỗi cho văn bản.

Câu hỏi ôn tập

1. Lấy hai cuốn sách bất kỳ. Hãy nói xem cách chỉ dẫn (signposting) trong các quyển sách đó là gì? Mô tả hệ thống chỉ dẫn được sử dụng và nêu rõ trật tự của việc chỉ dẫn.

2. Viết một câu tốt cần có những đặc điểm gì?

3. Ba yếu tố quan trọng của việc chọn từ hợp lý trong văn kỹ thuật là gì? Tìm ví dụ về việc chọn từ tốt và chưa tốt trong các tạp chí kỹ thuật.

4. Tìm 5 ví dụ về việc sử dụng câu bị động. Viết lại chúng theo dạng câu chủ động.

5. Chọn một đoạn bất kỳ nào đó trong quyển sách này, viết lại nó bằng ngôn ngữ của bạn và giữ nguyên ý tưởng mà không trích dẫn lại chính xác cả câu chữ của đoạn đó. Lúc đó, coi cuốn sách này như tài liệu tham khảo để viết theo kiểu trích dẫn gián tiếp. Thực hiện tương tự như thế với đoạn nào đó trong các tạp chí kỹ thuật.

6. Viết thư cho giáo viên của bạn để xin phép được làm bài thi cải thiện điểm.