Chương 2 Cấu trúc của giao tiếp

I.Truyền thông trong giao tiếp : khía cạnh truyền thông của giao tiếp đc biểu hiện ở chỗ,trong giao tiếp con người trao đổi thông tin với nhau.Quá trình này diễn ra trên 2 cấp độ : cấp độ cá nhân và tổ chức

1.Quá trình truyền thông giữa 2 cá nhân :

1.1.Mô hình truyền thông :

Thông tin phản hồi :

+ Ý nghĩ =>Mã hóa(Người phát) =>Thông điệp(Kênh) =>Tiếp nhận->Giải mã(người nhận) < = > Nhiều

1.2 Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân :quá trình truyền thông trong giao tiếp có hiệu quả hay k trước hết phụ thuộc vào người phát và người nhận

1.2.1 Đối với người phát : Khi đưa ra bản thông điệp ,chẳng hạn bằng lời nói,người nói cần chú ý :

+Cái gì :tức là nói cái gì,nói vấn đề gì///

+Tại sao: tức là tại sao phải nói ra điều đó,nói điều đó nhằm mục đích gì..?

+Với ai : tức là cần chú ý tìm hiểu người nghe là ai

+Khi nào : tức là đưa ra bản thông điệp vào thời điểm nào cho phù hợp

+Ở đâu : chú ý đến vấn đề này ,người phát cần cân nhắc xem đưa ra bản thông điệp ở đâu,trong hoàn cảnh nào để đạt hiệu quả cao nhất.

+Bằng cách nào : tức là nhắc xem truyền thông tin dưới hình thức nào,bằng cách nào cho hiệu quả.

1.2.2.Đối với người nhận :Để tiếp nhận và giải mã thông điệp từ người phát 1 cách đầy đủ,chính xác người nhận cần chú ý :

+Cái gì :tức là nói cái gì,nói vấn đề gì///

+Tại sao: tức là tại sao phải nói ra điều đó,nói điều đó nhằm mục đích gì..?

+Với ai : tức là cần chú ý tìm hiểu người nghe là ai

+Khi nào : tức là đưa ra bản thông điệp vào thời điểm nào cho phù hợp

+Ở đâu : chú ý đến vấn đề này ,người phát cần cân nhắc xem đưa ra bản thông điệp ở đâu,trong hoàn cảnh nào để đạt hiệu quả cao nhất.

+Bằng cách nào : tức là nhắc xem truyền thông tin dưới hình thức nào,bằng cách nào cho hiệu quả.

Cũng như người phát thường đặt mình vào vị trí người nhận để hiểu người nhận và từ đó định hướng,điều chỉnh quá trình truyền tin,người nhận cần đặt mình vào vị trí người phát để hiểu đc tâm tư,tình cảm,nguyện vọng,...của người phát...

2.Truyền thông trong tổ chức

2.1 Khái niệm tổ chức :Là tập hợp người có cơ cấu nhất định,cùng tiến hành 1 hoạt động nào đó vì lợi ích chung.

2.2 Các hình thức truyền thông trong tổ chức :

- Truyền thông chính thức : là truyền thong theo hình thức đc quy định,hoặc bản thân quá trình truyền thông là 1 bộ phận của công việc.

Những hình thức truyền thông chính thức phổ biến trong tổ chức là báo cáo,tờ trình,thông báo,biên bản....

Truyền thông chính thức đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của tổ chức.

-Truyền thông k chính thức : là quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp k chính thức,người phát đi bản thông điệp chỉ với tư cách cá nhân,k thay măt ai hay đại diện cho ai 1 cách chính thức.

Truyền thông không chính thức không những thỏa mãn nhu cầu xã hội của các thành viên mà còn có thể giúp ích cho hoạt động của tổ chức,vì đây là hình thức truyền thông nhanh,có hiệu quả.

-Chiều truyền thông : trong 1 tổ chức,quá trình truyền thông giữa các bộ phận,các cá nhân diễn ra theo nhiều chiều :từ trên xuống,dưới lên và theo chiều ngang.

- Mạng truyền thông : trong 1 tổ chức ,các chiều truyền thông ngang dọc giữa các thành viên tạo nên mạng truyền thông của tổ chức đó.

+Mang dây chuyền có kết cấu dọc với năm cấp.

+Mạng chữ Y

+Mạng bánh xe

+Mạng vòng tròn

+Mạng hình sao(đan chéo)

II.Nhận thức trog giao tiếp :trong giao tiếp chúng ta còn nhận thức,tìm hiểu người khác và nhận thức bản thân,tức là xây dựng nên hình ảnh về đối tượng giao tiếp và về bản thân.

1.Nhận thức đối tượng giao tiếp : là quá trình chúng ta tìm hiểu các đặc điểm của đối tượng giao tiếp,xây dựng lên hình ảnh về đối tượng giao tiếp trong đầu óc chúng ta.

Hình ảnh về đối tượng giao tiếp bao gồm hình ảnh bên ngoài và hình ảnh bên trong.

+Hình ảnh bên ngoài phản ánh các yếu tố bên ngoài của đối tượng giao tiếp như : tướng mạo,ăn mặc,nói năng,nụ cười,ánh mắt...

+Hình ảnh bên trong là kết quả tri giác,chúng ta phân tích,đánh giá và đưa ra nhận xét về các đặc điểm bên trong của đối tượng giao tiếp như : đạo đức,tính cách,năng lực ...

Như vậy hình ảnh bên trong và ngoài có quan hệ chặt chẽ với nhau.hình ảnh bên trong luôn đc xác lập thông qua hình ảnh bên ngoài.Cho lên trong giao tiếp, chúng ta k lên coi thường vẻ bề ngoài của mình,từ ăn mặc,trang điểm cho đến đi đứng nói năng và các cử chỉ,...

Nhận thức là 1 quá trình.Quá trình này bắt đầu từ lần tiếp xúc đầu tiên và tiếp diễn ở những lần gặp gỡ sau đó/

-Khái niệm ấn tượng ban đầu : là hình ảnh vè đối tượng giao tiếp đc hình thành trong lần gặp gỡ đầu tiên.

- Cấu trúc của ấn tượng ban đầu : 3 thành phần : cảm tính, lý tính,cảm xúc.

+ Cảm tính bao gồm các đặc điểm bề ngoài của đối tượng giao tiếp như ăn mặc trang điểm ánh mắt...Đây là thành phần cơ bản chiếm ưu thế trong cấu trúc của ấn tượng ban đầu.

+ Lí tính gồm những đánh giá,nhận xét ban đầu về những phẩm chất bên trong của đối tượng giao tiếp như tính cách tình cảm năng lực....

+ Cảm xúc : gồm những rung động nảy sinh trong quá trình gặp gỡ như : thiện cảm ,ác cảm,hài lòng,dễ chịu hay ko hài lòng...

2.Vai trò của ấn tượng ban đầu : có ý nghĩa lớn trong giao tiếp.NẾu chúng ta tạo đc ấn tượng tốt đẹp ở người khác ngay lần đầu tiếp xúc thì điều đó có nghĩa là họ có cảm tình với chúng ta,họ còn muốn gặp chúng ra ở những lần sau.ĐÓ chính là điều kiện thuận lợi để chúng ta xây dựng,phát triển mối quan hệ tốt đẹp và lâu dài với họ

3.Quá trình hình thành ấn tượng ban đầu : là 1 quá trình phức tạp,chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố :

- Các yếu tố thuộc đối tượng giao tiếp : đặc điểm bên ngoài: đầu tóc ăn mặc....

- Các yếu tố ở chúng ta :

+Tâm trạng,tình cảm...

+ Nhu cầu,sở thích,thị hiếu.

+Tâm thế và sự hình dung về đối tượng giao tiếp

+Tình huống,hoàn cảnh giao tiếp.

4.Làm thể nào để tạo ấn tượng tốt :

-Tạo bầu không khí thân mật,hữu nghị.

- Bắt đầu bằng cách cùng nói về những vấn đề mà 2 bên cùng quan tâm.

-Nắm vững thời cơ và giây phút quyết định của cuộc tiếp xúc.

5.Tự nhận thức trong giao tiếp :Muốn hành vi ,ứng sử 1 cách hợp lí chúng ta cần nhận thức đúng bản thân mình.

6.Tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau trong giao tiếp : sự hiểu biết lẫn nhau có ý nghĩa quan trọng trong giao tiếp.Nó là cơ sở để các chủ thể giao tiếp đạt niềm tin vào nhau và xây dựng mối quan hệ hợp tác tốt đẹp và ổn định lâu dài,

III.Ảnh hưởng tác động qua lại trong giao tiếp :

1.Lây lan cảm xúc : là sự chuyển tỏa trạng thái cảm súc từ người này sang người khác/

2.Ám thị : là dùng lời nói ,việc làm,cử chỉ đồ vật tác động vào 1 người hay 1 nhóm người,làm cho họ tiếp nhận thông tin thiếu sự kiểm tra,phê phán.

3.Áp lục nhóm : trong giao tiếp nhóm.khi 1 người hoặc 1 số người có ý kiến trái với ý kiến của đa số,thì những người này thường phải chịu 1 áp lực tâm lí.gọi là áp lực nhóm.

Áp lực nhóm phụ thuộc vào các yếu tố cơ bản sau :

- Đặc điểm tâm lí của cá nhân chịu áp lực nhóm : ý chí,bản lĩnh,lập trường,nhận thức...

- - Đăc điểm của nhóm : quy mô,mức độ thống nhất trong nhóm...

- Mối quan hệ giữa cá nhân với nhám.

- Hoàn cảnh: tính chất nhiệm vụ ,mức độ quantaam của cá nhâm đến nhiệm vụ đó.

4.Bắt chước : là mô phỏng,lặp lại hành vi,cách ứng sử,cử chỉ điệu bộ,cách suy nghĩ của người khác.