6.1 Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức

6.1.1 Khái niệm

Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội với những quá trình, hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học về tổ chức cần phải nhận thức nó ở hai góc độ: 1.Tổ chức với tính cách là một thực thể; 2. Tổ chức với tính cách là một hoạt động.

* Tổ chức với tư cách là một thực thể

Khi được hiểu như một thực thể hay như một đơn vị xã hội thì còn có nhiều quan niệm khác nhau về tổ chức.

Theo cách hiểu thông thường nhất: Tổ chức là một đơn vị xã hội bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.

Các nhà xã hội học cho rằng: tổ chức là một cấu trúc xã hội đặc biệt của nhóm thứ cấp (primay group), được tạo nên bởi những hành động mang tính khuôn mẫu của các thành viên và các nhóm tồn tại trong nó nhằm đạt những mục tiêu nhất định.

Một số lớn các nhà tư tưởng về tổ chức coi tổ chức như là một tập hợp các mối quan hệ của con người trong mọi hoạt động của nhóm.

Theo C.I Barnard, tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức nhằm hoàn thành mục tiêu chung.

Hay nói một cách đơn giản, tổ chức là sự liên kết của nhiều người theo một cách thức nhất định và có cùng mục đích chung.

* Tổ chức với tư cách là một hoạt động (hay là chức năng tổ chức)

Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quy trình quản lý. Mục đích của chức năng tổ chức là nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Nội dung cơ bản của chức năng tổ chức là thiết kế bộ máy, phân công công việc và giao quyền.

Chức năng tổ chức hướng đến việc phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này, chúng ta có thể hiểu chức năng tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận.

Với ý nghĩa như trên, chúng ta hiểu tổ chức là quy trình thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu chung.

Từ định nghĩa này, có thể thấy những hoạt động cơ bản của chức năng tổ chức bao gồm:

- Xác định những nhiệm vụ thực hiện để đạt đựơc mục tiêu chung

- Nhóm gộp các hoạt động này thành những bộ phận

- Phân công người phụ trách các bộ phận và công việc của từng bộ phận đó

- Giao phó quyền hạn tương ứng để thực hiện nhiệm vụ

- Xác lập cơ chế cho sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận, và trong việc phối hợp quyền hạn và thông tin, theo cả chiều ngang và chiều dọc của cơ cấu tổ chức (thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức).

Như vậy, bản chất của chức năng tổ chức là thực hiện sự phân công lao động hợp lý (cả lao động quản lý và lao động cụ thể) để phát huy cao nhất khả năng của nguồn nhân lực nhằm thực hiện hiệu quả mục tiêu chung. Vì thế, tổ chức là một công việc chuyên môn vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.

6.1.2 Vai trò của chức năng tổ chức

Nếu như tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch được thể hiện ở việc xác định mục tiêu và phương án hành động thì chức năng tổ chức thể hiện tầm quan trọng của nó ở việc biến những mục tiêu thành hiện thực. Sẽ không sai khi nói rằng chức năng tổ chức là nhân tố quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Tất cả các quyết định quản lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo và kiểm tra sẽ không trở thành hiện thực nếu không biết tổ chức thực hiện một cách khoa học. Vai trò của chức năng tổ chức thể hiện ra ở những phương diện cơ bản sau:

Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong việc xây dựng bộ máy sẽ đảm bảo được nề nếp, nhịp nhàng trong phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức. Ngược lại, khi bộ máy tổ chức không được thiết kế phù hợp có thể làm cho các hoạt động của tổ chức kém hiệu quả và gặp nhiều khó khăn.

Đồng thời, trong việc phân công công việc, nếu bố trí, sắp xếp sai nhân lực sẽ lãng phí nguồn lực của tổ chức (nhân lực, vật lực, tài lực.v.v), đánh mất cơ hội, làm cho tổ chức bị suy yếu.

Từ sự phân tích trên đây, chúng ta có thể thấy vai trò to lớn của chức năng tổ chức trong hoạt động quản lý là:

- Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý cùng với cơ chế vận hành, phối hợp giữa các bộ phận. Từ đó, có thể nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm tối đa sự lãng phí trong việc vận hành hoạt động của bộ máy tổ chức.

- Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên

Việc phân công chính xác con người và công việc sẽ phát huy được cao nhất tiềm năng của mỗi người.

- Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực

Tổ chức tạo ra sự thống nhất, sự hợp tác (bộ phận, cá nhân với nhau, giữa các nguồn lực, các mục tiêu) tạo nên tính trội của hệ thống. Nhờ có công tác tổ chức mà các hoạt động của các bộ phận khác nhau không bị chồng chéo lên nhau, và xác định được mối liên hệ và kết hợp giữa các bộ phận đó trong quá trình thực hiện mục tiêu.

Thông qua chức năng tổ chức, chủ thể quản lý sẽ liên kết hoạt động của các cá nhân, bộ phận và các hoạt động thành một thể thống nhất nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức hiệu quả hơn.

- Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý.

 Thông qua quá trình phân công công việc và xác định mối quan hệ trong công việc giữa các bộ phận (Cơ chế) sẽ làm cho hiệu lực của các quyết định quản lý được nâng cao.

6.2 Nội dung chức năng tổ chức

Chức năng tổ chức bao có nhiều nội dung phong phú và đa dạng, trong phạm vi của phần này chỉ trình bày những nội dung cơ bản sau: 1. Thiết kế bộ máy; 2. Phân công công việc; 3. Giao quyền.

6.2.1 Thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức

* Khái niệm cơ cấu tổ chức:

Là một khái niệm cơ bản của khoa học quản lý, cơ cấu tổ chức được nhiều tác giả quan tâm đề cập đến. Từ những cách tiếp cận khác nhau mà mỗi tác giả lại có những quan niệm khác nhau về cơ cấu tổ chức.

Tác giả H. Koontz cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hoá”[1]

Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản lý là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản lý nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước”[2]

Trên cơ sở những quan niệm khác nhau, từ những phân tích và tiếp cận tổ chức với tư cách là chức năng của hoạt động quản lý, chúng ta có thể hiểu: Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá, có quyền hạn và trách nhiệm cụ thể, được bố trí theo một cách thức nhất định và có mối liên hệ qua lại với nhau nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu, chức năng và nhiệm vụ đã định trước.

Từ khái niệm trên, chúng ta có thể thấy, cơ cấu tổ chức thường có 4 yếu tố cơ bản:

+ Chuyên môn hoá: mỗi một thành viên được bố trí vào một bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng và nhiệm vụ xác định.

+ Quyền hạn và trách nhiệm: Mỗi một thành viên, một bộ phận có thẩm quyền thực hiện những công việc được phân công và phải gánh chịu hậu quả đối với nhiệm vụ đã thực hiện.

+ Bố trí theo một cách thức nhất định: Vị trí của mỗi một cá nhân và mỗi một bộ phận tuỳ thuộc vào mô hình cơ cấu tổ chức chung.

+ Mối liên hệ qua lại: Tuỳ thuộc vào tính chất của các mô hình cơ cấu tổ chức mà mối quan hệ giữa các thành viên, các bộ phận có quan hệ xác định với nhau. Mỗi bộ phận có sự độc lập tương đối trong phạm vi nhiệm vụ của mình. Mỗi tổ chức có cách thức phân bố quyền lực không giống nhau. Mức độ uỷ quyền phụ thuộc vào đặc điểm công việc, trình độ của các chủ thể và đặc biệt là phong cách mà nhà quản lý lựa chọn.

* Những quan điểm thiết kế cơ cấu tổ chức:

Khi bắt tay vào việc thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải căn cứ vào những cơ sở thực tiễn và lý thuyết rõ ràng, chính xác. Tuy nhiên, trước khi đưa ra những cơ sở dó thì lý luận quản lý hiện đại cũng gợi mở cho các nhà quản lý một số quan điểm nhất định trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức.

+Quan điểm thứ nhất cho rằng: Bất kể trong tình huống nào cũng có một cách tốt nhất để thiết kế cơ cấu tổ chức. Đây là quan điểm phổ biến khi nó cho rằng không có tính đặc thù trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức.

+Quan điểm thứ hai cho rằng: Việc thiết kế cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào tình huống cụ thể. Đây là quan điểm tuỳ cơ ứng biến với luận điểm mỗi mục đích khác nhau sẽ có một kiểu cơ cấu tổ chức phù hợp.

Từ các quan điểm về việc thiết kế cơ cấu tổ chức, để có được quan điểm hợp lý, chúng ta tìm hiểu nội dung các cơ sở của việc thiết kế cơ cấu tổ chức:

* Cơ sở của việc thiết kế cơ cấu tổ chức

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức cần phải căn cứ vào các yếu tố sau:

+ Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể

+ Tầm hạn quản lý

+ Số lượng, chất lượng nhân lực

+ Điều kiện vật chất, kĩ thuật và công nghệ

+ Môi trường bên ngoài tổ chức

* Các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

1. Cơ cấu trực tuyến

- Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến:

+ Tuyến quyền lực theo một đường thẳng; Mỗi cấp quản lý được xác định quyền hạn, trách nhiệm một cách rõ ràng. Mỗi bộ phận cấp dưới chỉ bị chi phối bởi một cấp trên trực tiếp.

+ Mỗi cấp quản lý phải đảm nhận nhiều chức năng và có tính độc lập

+ Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận có tính chuyên môn hoá cao.

+ Phối hợp giữa các bộ phận cùng cấp bị hạn chế

- Ưu điểm:

+ Giảm tải cho các cấp quản lý

+ Dễ tìm Nhà quản lý

+ Quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng

+ Thuận lợi trong kiểm tra

- Hạn chế:

+ Bộ máy cồng kềnh, nhiều tầng cấp gây tốn kém về tài chính

+ Tính liên kết bị hạn chế

+ Thông tin bị nhiễu

+ Chỉ phù hợp với tổ chức nhỏ, có chức năng đơn giản

- Cơ cấu trực tuyến thường được sử dụng trong những tổ chức có quy mô nhỏ, tính chất công việc không phức tạp.v.v.

2. Cơ cấu trực tuyến -  chức năng

- Đặc điểm của cơ cấu trực tuyến - chức năng:

+ Ngoài các bộ phận của cơ cấu tổ chức trực tuyến thì có thêm bộ phận chức năng.

+ Bộ phận chức năng này vừa đóng vai trò là tham mưu cho cấp trên vừa được giao những quyền hạn nhất định để chi phối các bộ phận cấp dưới.

+ Cấp dưới vừa chịu sự chi phối của quyền lực trực tuyến vừa chịu sự hướng dẫn về chuyên môn của các bộ phận chức năng.

+ Tạo điều kiện cho việc phối kết hợp giữa các bộ phận khác nhau trong cơ cấu tổ chức.

Cơ cấu này có thể được thiết kế thêm bộ phận tham mưu tồn tại dưới các hình thức trợ lý, cố vấn, tư vấn.v.v. để tạo thành cơ cấu tổ chức hỗn hợp (trực tuyến - chức năng - tham mưu).

- Ưu điểm:

+ Sử dụng được đội ngũ chuyên gia, chuyên viên

+ Giảm tải cho các cấp quản lý

+ Tạo điều kiện phối hợp cho các bộ phận

- Hạn chế:

+ Cấp dưới bị chi phối bởi nhiều chủ thể

+ Tạo nên sự không rõ ràng về trách nhiệm

+ Thông tin dễ bị nhiễu

- Cơ cấu chức năng thường được thực hiện ở những tổ chức có quy mô tương đối lớn, có nhiều hoạt động và năng lực quản lý, điều hành của chủ thể quản lý tốt, có khả năng bao quát các hoạt động trong tổ chức.v.v. Cơ cấu trực tuyến chức năng hiện nay được áp dụng rộng rãi và phổ biến trong nhiều tổ chức, đặc biệt là tổ chức kinh tế; các tổ chức sự nghiệp.v.v.

3. Cơ cấu tổ chức theo chương trình - mục tiêu

- Đặc điểm của cơ cấu chương trình - mục tiêu:

+ Từ mô hình trực tuyến và mô hình hỗn hợp thiết kế thêm bộ phận chương trình - mục tiêu để hình thành nên cơ cấu tổ chức chương trình - mục tiêu.

+ Người quản lý chương trình chiụ trách nhiệm trước người quản lý cao nhất và được uỷ quyền để có thể chi phối, điều hành các bộ phận còn lại để thực hiện chương trình.

- Ưu điểm:

+ Thực hiện được yêu cầu của những công việc mới mà những cơ cấu khác không đáp ứng được

+ Phối hợp được các nguồn lực, các bộ phận bên trong một cách tối ưu

+ Tạo điều kiện phối hợp với các tổ chức bên ngoài

- Hạn chế:

+ Làm phức tạp các mối quan hệ trong nội bộ tổ chức

+ Dễ bị lẫn lộn về vị trí vai trò của người phụ trách chương trình với các vị trí quản lý trong tổ chức

+ Khó xác định trách nhiệm

- Cơ cấu chương trình - mục tiêu thường được ứng dụng trong các tổ chức lớn như các tập đoàn kinh tế, các công ty đa quốc gia, trong mô hình công ty mẹ -công ty con; khi cần phải phối hợp nhiều chủ thể, nhiều hoạt động khác nhau.v.v

4. Cơ cấu tổ chức ma trận

- Đặc điểm của cơ cấu ma trận:

+ Kiểu cơ cấu này là tổng hợp của nhiều loại hình cơ cấu tổ chức khác nhau.

+ Tuyến quyền lực trong cơ cấu ma trận rất đa dạng, phức tạp: từ trên xuống; từ dưới lên; theo chiều ngang - dọc; bên trong - bên ngoài.v.v.để đồng thời thực hiện nhiều mục tiêu khác nhau và hướng tới mục tiêu tổng thể.

+ Cơ cấu ma trận thiết lập một mạng lưới các bộ phận khác nhau trong việc thực thi các nhiệm vụ vừa có tính độc lập vừa có tính đan xen, vừa có tính phối kết hợp từ đó tạo nên hợp lực nhằm thích ứng với sự đa dạng của mục tiêu.

- Ưu điểm:

+ Giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh đa mục tiêu

+ Phối hợp được nguồn lực một cách tối đa để thực hiện các vấn đề phức tạp, đa chức năng

+ Đào tạo đội ngũ các nhà quản lý và các chuyên viên, chuyên gia, nhân viên

- Hạn chế:

+ Đòi hỏi nhà quản lý phải có năng lực đặc biệt

+ Sẽ phát sinh nhiều vấn đề thuộc về «cơ chế quản lý»

- Cơ cấu ma trận thường được áp dụng có nhiều chương trình - mục tiêu, khi quy mô của tổ chức được mở rộng; trong các tổ chức có quy mô lớn; các tập đoàn kinh tế.v.v

Ngoài các mô hình cơ cấu tổ chức nói trên trong thực tế còn có một số mô hình khác: mô hình cơ cấu chức năng, mô hình trực tuyến - tham mưu; mô hình cơ cấu theo địa lý; mô hình cơ cấu theo sản phẩm, mô hình cơ cấu theo khách hàng.v.v.  

* Những yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức:

Việc xây dựng bất kì một cơ cấu tổ chức ở một quy mô nào cũng phải đảm bảo những yêu cầu sau:

+ Phù hợp với mục tiêu và tầm quản lý: Việc xây dựng cơ cấu tổ chức phải dựa trên thực trạng và phản ánh thực trạng của tổ chức.

+ Tính cân đối: Việc phân chia các bộ phận, các chức năng phải đảm bảo tính hợp lý về cả số lượng và chất lượng của các mối quan hệ về trách nhiệm và quyền hạn. Đồng thời, việc xây dựng cơ cấu cũng phải chú ý đến tính năng động, sáng tạo cao, có khả năng cao nhất trong việc thực hiện mục tiêu đã xác định.

+ Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức phải có khả năng thích ứng với bất kì tình huống thay đổi nào xảy ra ở môi trường bên ngoài và bên trong tổ chức.

+ Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải sử dụng chi phí thấp nhất về cả phương diện kinh tế và nhân lực, giữa chi phí đầu vào và kết quả đầu ra, tránh tình trạng kồng kềnh, tốn kém và hiệu quả thấp.

6.2.2  Phân công công việc

* Mục tiêu phân công công việc

Để hoàn thành mục tiêu đề ra có rất nhiều cách thức khác nhau. Vấn đề là lựa chọn cách thức tối ưu nhất. Thiết kế và phân công công việc là việc làm thường xuyên của các nhà quản lý.

Thiết kế và phân công công việc khoa học sẽ giúp cho các nhà quản lý tiết kiệm được thời gian, các nguồn lực, nâng cao được chất lượng và hiệu quả công việc, tránh được những sự lãng phí, thúc đẩy được tính tích cực của người lao động trong quá trình làm việc. Các nghiên cứu đều khẳng định rằng, thiết kế và phân công công việc khoa học là một phương pháp nâng cao năng suất lao động và hiệu quả sử dụng các nguồn lực trong tổ chức.

Để thiết kế và phân công công việc được hiệu quả thì cần phải dựa trên những cơ sở, nguyên tắc và phương pháp khoa học.

Mục tiêu của thiết kế và phân công công công việc hợp lý là:

+ Thực hiện được những nhiệm vụ mà chính bản thân công việc hướng tới;

+ Tối ưu hoá quy trình thực hiện công việc

+ Phát huy được tính năng động, tự chủ và sáng tạo của mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong quá trình thực hiện công việc

+ Tạo ra sự nhịp nhàng trong việc phối hợp giữa các hoạt động, các bộ phận nhằm tối ưu hoá việc sử dụng các nguồn lực.

Để thiết kế và phân công công việc được hiệu quả thì cần phải dựa trên những cơ sở, nguyên tắc và phương pháp khoa học. Trong đó, cần phải thoả mãn những yêu cầu sau đây:

+ Chia công việc thành những nhiệm vụ đơn giản hơn

+ Có khả năng tác nghiệp và quy trình hoá việc thực hiện các nhiệm vụ

+ Tạo sự hấp dẫn, hứng thú trong khi thực hiện công việc

+ Nâng cao được chất lượng công việc và tiết kiệm được chi phí lao động

* Cơ sở phân công công việc

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ chung (mục tiêu chung)

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ cụ thể (mục tiêu bộ phận)

+ Căn cứ vào công việc của từng vị trí

+ Căn cứ vào đặc điểm, năng lực của từng cá nhân

* Các yêu cầu khi phân công công việc

Để phân công công việc được hiệu quả nhà quản lý cần phải thực hiện yêu cầu:

+ Xuất phát từ yêu cầu của công việc để sắp xếp, bố trí nhân sự

+ Tập hợp các công việc tương tự vào cùng một nhóm

+ Quy định rõ ràng, chính xác nhiệm vụ của mỗi bộ phận

+ Cung cấp các điều kiện vật chất, kĩ thuật để thực thi công việc

+ Trao quyền tương xứng cho các chủ thể phụ trách các bộ phận.

Trên thực tế, người ta đưa ra các tiêu chí có tính nguyên tắc nhằm kiểm soát chất lượng hoạt động thiết kế và phân công công việc trong tổ chức. Những nguyên tắc này gồm các khía cạnh chủ yếu như sau:

+ Chuyên môn hoá công việc

+ Phù hợp với năng lực và khả năng của con người và các nguồn lực vật chất, kỹ thuật hiện có

+ Hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động

+ Công việc có tính phong phú, hấp dẫn

+ Phát huy được tính độc lập, tự chủ, sáng tạo của người lao động.v.v.

6.2.3 Quyền hạn và giao quyền

6.2.3.1. Quyền hạn

* Khái niệm quyền hạn

- Nhà quản lý để thực hiện được đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ của mình không thể không có quyền lực. Tuy vậy, quyền lực của nhà quản lý không phải là vô hạn mà có những giới hạn nhất định. Đồng thời, nhà quản lý không thể tự mình sử dụng quyền lực một cách độc lập mà phải uỷ quyền cho cấp dưới, nghĩa là phải thực hiện việc giao quyền.

- Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho mọi người để tạo ra khả năng sử dụng những quyết đoán của họ thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay chỉ thị.

- Quyền hạn là sự độc lập của mỗi chức vị trong cơ cấu quyền lực của tổ chức liên quan tới việc được phép ban hành, tổ chức thực hiện và kiểm tra đánh giá các quyết định quản lý.

Quyền hạn không phải là tài sản “trời cho” mà nó được nảy sinh từ quan hệ công việc và phân công lao động trong tổ chức, phục vụ tổ chức và tuân theo quy định của tổ chức.

* Biểu hiện của quyền hạn

+ Số lượng các quyết định ban hành

+ Tầm quan trọng của các quyết định quản lý

+ Số lượng các chức năng, bộ phận chịu sự tác động của quyết định

+ Tính độc lập trong việc ban hành quyết định

+ Mức độ, phạm vi kiểm tra.v.v.

6.2.3.2. Giao quyền

* Khái niệm giao quyền

Giao quyền là biểu hiện của sự phân công lao động quản lý. Nếu công việc này được thực hiện một cách khoa học thì mới phát huy thế mạnh của đội ngũ các nhà quản lý. Quyền lực nếu không được chia sẻ hay uỷ thác cho người khác nghĩa là thực hiện độc quyền hay là tập quyền trong quản lý thì cơ cấu của tổ chức sẽ bị phá vỡ.

Giao quyền là giao phó quyền hạn cho các cấp quản lý theo từng chức vị trong cơ cấu quyền lực của tổ chức để họ thực hiện thẩm quyền của mình nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức.

Nhà quản lý mặc dù phải chịu trách nhiệm cao nhất về việc phải hoàn thành các mục tiêu của tổ chức nhưng không phải tự mình hoàn thành mà phải thông qua người khác. Vì thế, cùng với việc giao việc là quá trình giao quyền là một đòi hỏi tất yếu.

Việc trao quyền hạn sẽ khuyến khích cấp dưới chủ động và chịu trách nhiệm về công việc chung của tổ chức. Việc giao quyền cho phép các cấp quản lý ra các quyết định trọng phạm vi nhiệm vụ của mình. Từ đó, hình thành nên những nhà quản lý chuyên nghiệp. Vì được ra các quyết định quản lý, cho nên có thể nâng cao trình độ hiểu biết và có khả năng xử lý các vấn đề quản lý hiệu quả hơn.

Việc giao quyền cho các bộ phận có thể nâng cao khả năng cạnh tranh trong nội bộ tổ chức. Các cấp quản lý sẽ bị thúc đẩy tham gia vào quá trình cạnh tranh đó bởi vì họ được đem so sánh với những người có cùng nhiệm vụ và chức trách về kết quả công việc. Một môi trường cạnh tranh trong đó có những cấp quản lý đua tranh thực hiện tốt các mục tiêu sẽ góp phần thúc đẩy việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức hiệu quả hơn.

Nếu như mỗi bộ phận phải thực hiện một phần mục tiêu chung của tổ chức có được uỷ quyền sẽ nâng cao tính tự quản. Quyền tự quản này sẽ là cội nguồn của sự sáng tạo, đưa ra được những đột phá trong quản lý. Vì thế, việc giao quyền cho các cấp khác nhau thực hiện công việc còn là một giải pháp để thích ứng được với những biến đổi.

Mặc dù giao quyền là một tất yếu nhưng không phải lúc nào việc giao quyền cũng mang lại hiệu quả. Những người ủng hộ chủ trương tập trung hoá quyền lực quản lý đã nêu ra 4 lý do giải thích cho việc không phải lúc nào cũng có thể giao quyền cho cấp dưới:

+ Một là: Những nhà quản lý phải được đào tạo để ra những quyết định quản lý phù hợp với quyền hạn được giao.

+ Hai là:  Nhiều nhà quản lý đã quen với việc tự mình ban hành quyết định và họ chống lại việc trao quyền cho cấp dưới. Họ cho rằng, việc trao quyền sẽ làm mất vai trò kiểm soát của người quản lý cấp cao.

 + Ba là: Việc giao quyền sẽ dẫn đến các chi phí phát sinh do cần phải xây dựng những hệ thống quản lý bổ sung cho phù hợp với cơ cấu tổ chức sau khi giao quyền. Khi cấp dưới có quyền hạn thì các nhà quản lý cấp cao cần phải có phương tiện để kiểm soát việc sử dụng quyền hạn đó.

+ Bốn là: Việc phân quyền sẽ gây ra sự trùng lặp các chức năng. Mỗi bộ phận phải tự lực thực hiện các hoạt động và chi phí. Điều này có thể làm tăng chi phí quản lý và vận hành hệ thống. Họ cho rằng, chi phí cho việc phân quyền lớn hơn lợi ích được hưởng.

Rõ ràng, việc phân quyền là một tất yếu nhưng không phải bất cứ điều kiện nào, hoàn cảnh nào việc phân quyền cũng mang lại hiệu quả.

* Vai trò của giao quyền trong quản lý

Việc giao quyền sẽ mang lại những lợi ích cơ bản sau đây:

- Cho phép cấp dưới có một sự chủ động và độc lập cần thiết để thực hiện công việc chung của tổ chức. Tạo cho nhân viên có cơ hội thử thách một công việc độc lập. Đồng thời, việc giao quyền còn tạo ra cơ hội cho nhân viên sáng tạo trong khi thực hiện công việc.

- Giảm tải công việc cho nhà quản lý. Nhờ đó, nhà quản lý có thể tập trung vào những công việc quan trọng của tổ chức

- Việc giao quyền cho cấp dưới còn tạo ra động lực và khuyến khích nhân viên duy trì trách nhiệm và mong muốn thực hiện công việc.

- Tạo sự cân bằng giữa trách nhiệm và quyền hạn. Thực chất việc giao quyền và nhiệm vụ là quá trình tạo ra kết qủa thực tế - mang đến sự sống cho tổ chức.

* Quá trình giao quyền

Quyền hạn được giao khi cấp trên cho cấp dưới được ra quyết định. Rõ ràng là, cấp trên không thể giao phó những quyền hạn họ không có. Cấp trên cũng không giao phó toàn bộ quyền hạn của mình cho cấp dưới của mình bởi vì như vậy họ đã trao địa vị của mình cho cấp dưới.

Quá trình giao quyền được thực hiện thông qua các bước như sau:

+ Xác định kết quả mong muốn

+ Giao nhiệm vụ

+ Giao phó quyền hạn để hoàn thành các nhiệm vụ đó

+ Bắt mọi người phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ.

Giao quyền là một quá trình liên tục, không thể tách rời các bước này một cách riêng rẽ. Bởi lẽ, việc mong muốn một người hoàn thành nhiệm vụ mà không giao quyền thực hiện chúng là vô nghĩa cũng như giao quyền mà không biết nhiệm vụ và kết quả cuối cùng là gì thì nó sẽ bị lợi dụng.Ngoài ra, vì không thể giao phó trách nhiệm của mình nên một nhà quản lý sẽ chẳng có bất kỳ biện pháp thực thi nào ngoài việc bắt buộc các thuộc cấp phải chịu trách nhiệm hoàn thành các công việc được giao phó.

* Nguyên tắc giao quyền

- Phải có thông tin đầy đủ về người được giao quyền

- Phải căn cứ vào năng lực để giao quyền tương xứng

- Quyền được giao phải rõ ràng về nội dung, phạm vi và trách nhiệm

- Phải kiểm tra, đánh giá việc sử dụng quyền được giao

* Nghệ thuật giao quyền

Bên cạnh việc tuân thủ những nguyên tắc thì việc giao quyền cần phải quan tâm đến nghệ thuật giao quyền. Hầu hết các thất bại trong việc sử dụng quyền hạn được giao là do không có nghệ thuật khi giao quyền cho cấp dưới của nhà quản lý. Mặc dù giao quyền là hành động bình thường của nhà quản lý nhưng việc giao quyền thô thiển hoặc không phù hợp chính là nguyên nhân căn bản dẫn đến sự thất bại trong giao quyền. Vì thế, để nâng cao chất lượng giao quyền, nhà quản lý cần chú ý đến các khía cạnh sau đây:

- Sự chấp thuận của cấp dưới khi nhận quyền

- Thái độ tin tưởng với cấp dưới

- Sự chia sẻ với cấp dưới

- Chấp nhận những sai lầm nhất định của cấp dưới

- Xây dựng và sử dụng hệ thống kiểm tra rộng rãi

Để giao quyền mang lại kết quả cao, nhà quản lý phải tránh thái độ dễ dãi khi giao quyền cho cấp dưới. Đồng thời, nhà quản lý cũng phải tỏ thái độ sẵn sàng chia sẻ với cấp dưới những vấn đề liên quan về quyền hạn được giao. Từ đó, cấp dưới mới có đầy đủ thông tin và sẵn sàng nhận quyền hạn được giao.

Trong phần lớn các thất bại khi giao quyền là nhà quản lý đã cố gắng ép buộc cấp dưới không được phép mắc sai lầm. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến việc nhà quản lý thường xuyên kiểm tra, giám sát quyền hạn đã giao phó cho cấp dưới. Điều này đã làm giảm hiệu quả sử dụng quyền hạn được giao của cấp đưới. Chúng ta nên nhớ rằng, bất kỳ ai cũng có thể mắc sai lầm, cấp dưới cũng phải được phép mắc sai lầm, thiệt hại của chúng phải được coi như là đầu tư cho con người. Thay vì giám sát thì nhà quản lý có thể khuyên bảo, cung cấp thông tin đầy đủ cho cấp dưới để tránh mắc sai lầm khi sử dụng quyền hạn được giao để giải quyết công việc. Sự tin tưởng vào năng lực và phẩm chất của người nhận quyền cũng là một đòi hỏi quan trọng với nhà quản lý khi giao quyền.

Một nhà quản lý giỏi không thể giao quyền hành của mình cho cấp dưới mà không kiểm tra. Mục đích của việc kiểm tra là nhằm đảm bảo việc quyền hạn được giao đang được sử dụng đúng hướng, đúng mục đích và có hiệu quả. Tuy nhiên, thiết lập hệ thống kiểm tra phù hợp là một nghệ thuật. Các mục tiêu, tiêu chuẩn, kế hoạch kiểm tra phải được thông tin cho cấp dưới từ trước.

Để nâng cao hiệu quả giao quyền, bên cạnh phải tuân thủ các nguyên tắc và thực hiện những chỉ dẫn mang tính nghệ thuật trên thì một phần trách nhiệm còn lại thuộc về các cấp dưới nhận quyền hạn. Cấp dưới cũng phải thể hiện là người dám chịu trách nhiệm, hành động có kế hoạch và chủ động nắm bắt thông tin của tổ chức. Đồng thời, các cấp quản lý phải thường xuyên động viên, khích lệ cấp dưới thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Những hướng dẫn sau đây có thể phần nào khắc phục tình trạng giao quyền không hiệu quả trong quản lý:

+ Xác định các công việc được giao và giao phó quyền hạn tương ứng

+ Lựa chọn con người theo công việc

+ Duy trì các kênh thông tin rộng rãi

+ Thiết lập hệ thống kiểm tra đúng đắn

+ Khen thưởng việc giao quyền có kết quả và việc tiếp nhận quyền hạn được giao tốt của cấp dưới.

Chủ đề ôn tập và thảo luận:

1.      Làm rõ khái niệm tổ chức và cơ cấu tổ chức

2.      Phân tích đặc trưng của các mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản

3.      Phân tích cơ sở và nội dung của phân công công việc

4.      Làm rõ khái niệm quyền hạn và giao quyền

5.      Phân tích đặc trưng của các nguyên tắc và nghệ thuật giao quyền

[1] H.Koontz: Những vấn đề cốt yếu của quản lý, NXB KHKT, Hà Nội, 1999, trang  227

[2] Hồ Văn Vĩnh: Giáo trình Khoa học quản lý, NXB CTQG, Hà Nội, 2002, trang 122.