Chương 6

Quản lý thời gian và tiến độ của dự án đầu tư

1.1  Khái niệm và mục đích của quản lý thời gian và tiến độ dự án đầu tư

Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.

Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu đã định về chất lượng

Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho công việc dự án. Trong môi trường dự án, chức năng quản lý thời gian và tiến độ quan trọng hơn trong môi trường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết hợp phức tạp và thường xuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp dự án phải đáp ứng một thời hạn cụ thể của khách hàng.

1.2  Mạng công việc

1.3  Khái niệm và tác dụng

Mạng công việc là kỹ thuật bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau. Mạng công việc là sự nối kết các công việc và các sự kiện.

Tác dụng:

- Phản ảnh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các công việc của dự án.

- Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn thành dự án.

- Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện, các công việc.

- Nó cho phép xác định những công việc nào phải được thực hiện kết hợp nhằm tiết kiệm thời gian và nguồn lực, công việc nào có thể thực hiện đồng thời nhằm đạt được mục tiêu về ngày hoàn thành dự án.

- Là cơ sở để lập kế hoạch kiểm soát, theo dõi kế hoạch tiến độ và điều hành dự án.

Để xây dựng mạng công việc cần xác định mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc dự án. Có một số loại quan hệ phụ thuộc chủ yếu giữa các công việc dự án như sau:

+ Phụ thuộc bắt buộc là mối quan hệ phụ thuộc bản chất, tất yếu (chủ yếu là tất yếu kỹ thuật) giữa các công việc dự án, ở đây có bao hàm cả ý giới hạn về nguồn lực vật chất.

+ Phụ thuộc tùy ý là mối quan hệ phụ thuộc được xác định bởi nhóm quản lý dự án. Mối quan hệ này được xác định dựa trên cơ sở hiểu biết thực tiễn về các lĩnh vực kinh tế - xã hội - kỹ thuật liên quan đến dự án và trên cơ sở đánh giá đúng những yếu tố rủi ro và có giải pháp điều chỉnh mối quan hệ cho phù hợp.

+ Phụ thuộc hướng ngoại là mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án với các công việc không thuộc dự án, là sự phụ thuộc của các công việc dự án với các yếu tố bên ngoài.

1.4  Sơ đồ mạng công việc

Việcquảnlýdựánthườngđượcxemlàyếutốmấuchốttrongsựthànhcông củamộtdựán.Nghĩalàthànhcôngsaunàycủamộtdựánđượcxácđịnhngaytừ khilậpkếhoạch,khinhómquảnlýdựánđượchìnhthành.Nhómnàyphảitheodõi tấtcảcácchitiếtcủadựán,đặcbiệtcáckhíacạnhthiếtkế,lậptiếnđộvàkiểmtra.

Họ phảitìmkiếm và phân tích các thông tin để :

-Xácđịnhđượctấtcảcáccôngviệctrongdựán,sựphụthuộclẫnnhauvà cuốicùngxácđịnh đượctrìnhtựthực hiện các công việc.

-Ướclượngthờigianthựchiệncủamỗicôngviệc,tổngthờigianthựchiện dựánvàthờiđiểmmỗicôngviệcphảikếtthúcđểđảmbảođúngthờigiankết thúcdựán.

-  Xác  định  các  công  việc  căng  nhất  về  mặt  thời  gian  để  hoàn  thành  dự  án đúnghạn,thờigianthựchiệntốiđacủamỗicôngviệcmàkhônglàmtrễdự án.

-Ướclượngchiphívàlênkếhoạchthựchiệnsaochotốithiểuhoáchiphí tổng cộng.

-Hoạchđịnhvàphânphốitàinguyênsaochomụctiêudựánđạtđượcmột cáchhiệuquả nhất.

-Chỉđạoquátrìnhthựchiện,phảnứngnhanhvớinhữnglệchlạcsovớikết quả vàhiệu chỉnh kế hoạch khi cầnthiết.

-Dựbáo các sựcố và tìm biện pháp để tránhnó.

-Lậpcácbáocáovềtiếntrình,thểhiệncácthôngtinliênquanđếndựánmột cáchdễ hiểu nhất.

Phươngphápphântíchsơđồmạngcóthểsửdụngchohầuhếtcácloạidự án,nhưnghiệuquảhơncảlàchocácdựánlớn(liênquanđếnvốnđầutưlớnđáng đểtậphợpvàxửlýdữliệu)vàphứctạp(dễsailầmtrongquátrìnhtiếnhành).Các dựánnhưvậythườngmangtínhđộcnhấtnênkhôngcónhữngkinhnghiệmtrong quákhứcóthểápdụngtrựctiếpđược.Nhữngdựántiêubiểubaogồmdựánxây dựng,tổ chứccácsự kiện lớn,tungrasản phẩmmới...

1.5  Phương pháp biểu diễn mạng công việc

Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc. Đó là phương pháp "Đặt công việc trên mũi tên" (AOA - Activities on Arrow) và phương pháp "Đặt công việc trong các nút (AON - Activities on Note). Cả hai phương pháp này đều chung nguyên tắc là: Trước khi một công việc có thể bắt đầu thì tất cả các công việc trước nó phải được hoàn thành và các mũi tên được vẽ theo chiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ lôgic trước sau giữa các công việc nhưng độ dài mũi tên lại không có ý nghĩa.

Phương pháp AOA (Đặt công việc trên mũi tên): dựa trên một số khái niệm sau:

- Công việc (hành động - activities) là một nhiệm vụ hoặc nhóm nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện của dự án. Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí để hoàn thành.

- Sự kiện là điểm chuyển tiếp đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp.

- Đường là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

Về nguyên tắc, để xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA, mỗi công việc được biểu diễn bằng một mũi tên có hướng nối hai sự kiện. Để đảm bảo tính lôgic của AOA, cần phải xác định được trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc. Như vậy, theo phương pháp AOA, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các sự kiện và công việc.

Ví dụ 22. Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA

Có những công việc như sau

Công việc

Kí hiệu

Thời gian thực hiện (ngày)

Công việc trước

Lựa chọn địa điểm nhà xưởng

A

1

-

Kí hợp đồng xây dựng

B

1

-

Xây dựng nhà xưởng

C

60

B

Nghiệm thu nhà xưởng

D

2

A, C

Giám sát việc thực hiện hợp đồng

E

60

B

Xây dựng mạng công việc theo AOA

Phương pháp AON (đặt công việc trong các nút): cần đảm bảo nguyên tắc:

- Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc.

- Các mũi tên chỉ thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc.

- Tất cả các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau. Tất cả các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước.

- Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng.

Như vậy, theo phương pháp AON, mạng công việc là sự kết nối liên tục của các công việc. Trong quá trình xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA cần chú ý một số quan hệ cơ bản như quan hệ "bắt đầu với bắt đầu", quan hệ "hoàn thành với hoàn thành", quan hệ "bắt đầu với hoàn thành" và quan hệ "kết thúc với bắt đầu"

Ví dụ 23. Xây dựng mạng công việc theo phương pháp AON

Hoạt động

Ký hiệu

Thời gian thực hiện (tháng)

Thời gian bắt

đầu

San lấp mặt bằng

A

1

Ngay từ đầu

Hợp đồng cung ứng máy móc thiết bị

B

1

Ngay từ đầu

Xây dựng nhà xưởng

C

6

Sau A

Chờ máy móc thiết bị về

D

6

Sau B

Lắp đặt máy móc thiết bị

E

4

Sau C, D

Điện, nước

F

2

Sau C

Chạy thử và nghiệm thu

G

1

Sau E, F

Xây dựng mạng công việc theo AON

Tuy nhiên, khi biểu diễn công việc theo phương pháp AOA và AON cần quan tâm đến những mối quan hệ công việc sau:

Quan hệ “bắt đầu với bắt đầu”

Quan hệ “hoàn thành với hoàn thành”

Quan hệ “bắt đầu với hoàn thành”

Quan hệ “kết thúc với bắt đầu”

1.6  Kỹ thuật PERT và CPM

Một trong những kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là Kỹ thuật Tổng quan Đánh giá Dự án (PERT – Program Evaluation and Review Technique) và Phương pháp Đường găng (CPM – Critical Path Method).

Có 6 bước phổ biến trong kĩ thuật PERT và CPM

(1)       Xác định dự án và các công việc quan trọng của dự án

(2)       Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc. Xác định công việc nào thực hiện trước, công việc nào phải theo sau.

(3)       Vẽ sơ đồ liên kết các hoạt động này với nhau.

(4)       Phân bổ thời gian và chi phí cho mỗi hoạt động.

(5)       Tính thời gian dài nhất qua sơ đồ; đây được gọi là đường găng.

(6)       Sử dụng sơ đồ để lập kế hoạch, lên lịch thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án.

1.7  Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

PERTlàmộtmạngcôngviệc,baogồmcácsựkiệnvà côngviệc.TheophươngphápAOA,mỗicôngviệcđượcbiểudiễnbằngmộtđoạnthẳngnối2 đỉnh(sựkiện)vàcómũitênchỉhướng.Cácsựkiệnđượcbiểudiễnbằngcácvòngtròn(nút) vàđượcđánhsốliêntụctheochiềutừtráisangphảivàtrênxuốngdưới,dođó,đầumũitên cósốlớnhơnđuôimũitên.MộtsơđồPERTchỉcómộtđiểmđầu(sựkiệnđầu)vàmộtđiểm cuối (sự kiện cuối).

Hai công việc nối tiếp nhau: Công việc b chỉ có thể bắt đầu khi a hoàn thành.

Hai công việc hội tụ: Hai công việc a và b có thể bắt đầu không cùng thời điểm nhưng cùng hoàn thành tại một thời điểm (sự kiện 3).

Hai công việc thực hiện đồng thời: công việc a và b đều bắt đầu thực hiện cùng 1 thời điểm (từ sự kiện 2).

Công việc (biến) giả: Biếngiảlàmộtbiếnthểhiệnmộtcôngviệckhôngcóthực,khôngđòihỏi thờigianvàchiphíđểthựchiệnnhưngnócótácdụngchỉrõmốiquanhệgiữacáccôngviệc vàsựkiệntrongsơđồPERT.Vídụ,biếnXtrongmôhình bên chobiếtcôngviệcdchỉđược thực hiện khi cả hai công việc a và bđã hoàn thành.

Dựtínhthờigianchocáccôngviệc:Cóhaiphươngphápchínhđểdựtínhthờigian thựchiệncáccôngviệc:phươngpháptấtđịnhvàphươngphápngẫunhiên.Phươngpháptất địnhbỏquayếutốbấtđịnhtrongkhiphươngphápngẫunhiêntínhđếnsựtácđộngcủacác nhân tố ngẫu nhiên khi dự tính thờihạn thực hiện các công việc.

µ Phương pháp ngẫu nhiên

Dựánhoànthànhvàomộtngàynàođólàmộtyếutốbất địnhvìnóchịutácđộngcủanhiềuyếutốngẫunhiên.Mặcdùkhôngthểbiếtchắcchắnngày cụthểnàolàngàyhoànthànhdựánnhưngcácnhàquảnlýdựáncóthểdựtínhđượcngày sớmnhấtvàngàymuộnnhấttừngcôngviệcdựánphảihoànthành.Trêncơsởnày,sửdụng cácphươngpháptoánhọccóthểxácđịnhtươngđốichínhxácngàydựánsẽhoànthành.

Giả sửthờigianhoànthànhtừngcôngviệcnhưsau:

- Thờigiandựtínhlạcquan (a) là thời gian hoàn tất công việc trong điều kiện thuận lợi.

- Thờigiandựtínhbi quan (b) là thời gian hoàn tất công việc trong điều kiện không thuận lợi.

- Thờigianphổ biến (m) là thời gian ước lượng gần với thời gian thực tế cần để hoàn tất công việc.

Giả địnhthờigianhoànthànhtừngcôngviệcdựántuântheoquyluậtphânphốibthìgiátrịtrung bình (thời gian trung bìnhđể thực hiện công việc) được tính như sau:

Giả  sử  thời  gian  hoàn  thành  các  công  việc  của  dự  án  biến  động  tuân  theo  quy  luật chuẩnvàgiátrịtrungbìnhtrongphânphốichuẩn(tươngứngvớithờigiantrungbìnhởđây) làthờigianhoạtđộngkỳvọngtheođườnggăngthìđạilượngZtrongphânphốichuẩnđược tính như sau:

Trong đó:

              S: thời gian dự kiến hoàn thành toàn bộ dự án

              D: độ dài thời gian hoàn thành các công việc găng

              s: độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành các công việc găng (bằng căn bậc hai của phương sai )

Khi đó                                                    

Trong đó:           i là công việc găng

Như vậy khi phương sai càng lớn thì tính không chắc chắn về thời gian hoàn thành công việc tăng.

Giảsửcáccôngviệcđộclậpnhauthìthờigianhoànthànhdựánlàtổngthờigiankỳ vọngcủacáccôngviệc trêntuyếngăngvàphươngsai hoànthànhdựáncũnglàtổngphương sai của các công việc trên tuyến găng đó.

Trong đó;

              s2(T): Phương sai hoàn thành dự án

              i: các công việc găng

              : phương sai của các công việc găng và được tính:

µ Phươngpháptấtđịnh:

Trongtrườnghợpsốliệuvềthờigianthựchiệncáccôngviệc lặplạitươngtựnhauởnhiềudựán,ngườitabỏquaviệctínhtoánchênhlệch.Khiđóthời gianướctínhđểhoànthànhtừngcôngviệclàgiátrịtrungbìnhcủatậphợpsốliệu.Phương pháp ước tính thời gian như vậy gọi là phương pháp tất định.

Trongthựctếcảphươngpháptấtđịnhvàngẫunhiênđềukhôngcósẵnsốliệuvềthời gianhoànthànhvàcáccôngviệc.Trongtrườnghợpđócóthểsửdụngmộttrongcáckỹthuật sau:

(1) Phươngphápmôđun.Theophươngphápnàycáchoạtđộngđượcchianhỏthành cácthaotác.Tổngthờigianthựchiệncácthaotácphảnánhgiátrịgầnđúngcủathờigiancần thiếtthựchiệncôngviệc.Thờigianthựchiệnthaotácđượcxâydựngdựavàokinhnghiệm thực hiện nó trước đó.

(2) Kỹthuậtđánhdấucôngviệc.Khithựchiệnmộthaynhiềudựánsẽcórấtnhiều côngviệcchuẩnđượclặplại.Trêncơsởthốngkênhữngsốliệucóthểtínhđượcthờigian trungbìnhthựchiệncôngviệcchuẩn,vàdođó,tínhđượcthờigianhoànthànhcáccôngviệc dự án.

(3) Kỹthuậtthamsố.Trêncơsởxácđịnhbiếnđộclập,tìmmốiquanhệgiữabiếnđộc lậpvàbiếnphụthuộc.Mộtkỹthuậtquantrọngdùngxácđịnhmốiquanhệnàylàphương pháphồiquy.Dựavàophươngpháphồiquytaxácđịnhđượccácthamsốthời gianhoàn thành công việc.

1.8  Phương pháp dự tính thời gian cho từng công việc:

Đểdựtínhthờigianthựchiện các công việc một cách có căn cứ khoa học, có thể thực hiện các bước sau:

- Xây dựng các giảthiết liên quan đến nguồn lực, đến hoàn cảnh tác động bình thường.

-Dựtínhthờigianchotừngcôngviệcdựavàonguồnlựccóthểhuyđộngtrongkế hoạch.

- Xác định tuyến găng và độ co dãn thời gian củatừng công việc

- So sánh thời gian hoàn thành theo dự tính với mốc thời gian cho phép.

- Điều chỉnhcác yêu cầu nguồn lực khi cần thiết

Tính toán thời gian trong một sự kiện (điểm nút)

Để xác định được đường găng cần xác định các yếu tố thời gian trong một sự kiện. Theo quy ước, một sự kiện sẽ được chia thành 4 ô; trong đó, từng ô sẽ có các kí hiệu riêng biệt thể hiện yếu tố thời gian của sự kiện đó.

Kýhiệu:

i, j: các sự kiện

tij:  Độdàicungijhaythờigianthựchiệncôngviệcmàkéodàitừsựkiệnitới j (i là sự kiện trước, j là sự kiện sau).

E:Thờigiansớmnhấtđể hoàn thành sự kiện

L:Thời  gian  chậm nhấtđể hoàn thành sự kiện

S: Dự trữ thời gian của sự kiện i, j

- Thời gian sớm nhất để hoàn thành một sự kiện Ej

Công thức tính:

Ej = Maxi(Ei + tij) và E1 = 0

Khi tính thời gian sớm nhất, phải thực hiện từ trái sang phải của sơ đồ. Một cách đơn giản hơn thì thời gian sớm nhất được tính:

Ô trái sau = Max (Ô trái trước + thời gian thực hiện)

- Thời gian chậm  nhất để hoàn thành một sự kiện Lj

Công thức tính:

Li = Minj(Lj – tj) và Lcuối cùng = Độ dài thời gian thực hiện dự án

Khi tính thời gian chậm nhất, phải thực hiện từ phải sang trái của sơ đồ. Một cách đơn giản hơn thì thời gian chậm nhất được tính:

Ô phải trước = Min (Ô phải sau – thời gian thực hiện)

- Thời gian dự trữ của sự kiện Si , Sj

Công thức tính:

Si = Li – Ei

Khi một công việc có thời gian dự trữ là S, công việc đó có thể hoãn lại tối đa một thời lượng bằng S mà không ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành của toàn bộ dự án. Nếu thời gian dự trữ của công việc bằng 0 (S=0), công việc đó không thể trì hoãn được vì nó sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành của toàn bộ dự án. Vì vậy, những công việc có thời gian dự trữ bằng 0 được gọi là những công việc găng.

Xác định đường găng

Đường găng là đường có thời gian dài nhất nối sự kiến xuất phát và sự kiện kết thúc của sơ đồ. Đường găng là đường đi qua công việc găng và sự kiện găng và có tổng thời gian đúng bằng thời gian sớm nhất và muộn nhất tại sự kiện kết thúc.

1.9  Phương pháp biểu đồ GANTT

BiểuđồGANTTlàphươngpháptrìnhbàytiếntrìnhthựctếcũngnhưkếhoạchthực hiệncáccôngviệccủadựántheotrìnhtựthờigian.MụcđíchcủaGANTTlàxácđịnhmột tiếnđộhợplýnhấtđểthựchiệncáccôngviệckhácnhaucủadựán.Tiếnđộnàytùythuộc vào độ dài công việc, những điều kiện ràng buộc và kỳhạn phải tuân thủ.

Cấutrúccủabiểuđồ:Cộtdọctrìnhbàycôngviệc,thờigiantươngứngđểthựchiện từngcôngviệcđượctrìnhbàytrêntrụchoành.Mỗiđoạnthẳngbiểuhiệnmộtcôngviệc.Độ dàiđoạnthẳnglàđộdàicôngviệc.Vịtrícủađoạnthẳngthểhiệnquanhệthứtựtrướcsau giữa các công việc.

1. Tác dụng và hạn chế của GANTT

Biểu đồ GANTT có mộtsố tác dụngsau:

- PhươngphápbiểuđồGANTTdễđọc,dễnhậnbiếthiệntrạngthựctếcủatừng nhiệmvụ cũng nhưtình hình chung của toàn bộdự án

- Dễ xây dựng, do đó, nó được sử dụng khá phổ biến.

- Thôngquabiểuđồcóthểthấyđượctìnhhìnhnhanhchậmcủacáccôngviệc, vàtínhliêntụccủachúng.Trêncơsởđócóbiệnphápđẩynhanhtiếntrình,tái sắpxếplạicôngviệcđểđảmbảotínhliêntụcvàtáiphânphốilạinguồnlực cho từng công việc nhằmđảmbảo tính hợp lý.

- Biểuđồthườngcómộtsốkýhiệuriêngđểnhấnmạnhnhữngvấnđềliênquan đặc biệt đến công việc.

- Đôikhingườitaxâydựng2sơđồGANTT:mộtchothờigiantriểnkhaisớm nhấtvàmộtchothờigiantriểnkhaimuộnnhất.ĐểxâydựngsơđồGANTT triểnkhaimuộnngườitaxuấtpháttừsơđồGANTTtriểnkhaisớm.Cáccông việccóthểtriểnkhaimuộnnhưngthờigianbắtđầuvàkếtthúcdựánkhông được thay đổi.

Hạn chếGANTT

- Đốivớinhữngdựánphứctạpgồmhàngtrămcôngviệccầnphảithựchiệnthì biểuđồGANTTkhôngthểchỉrađủsựtươngtácvàmốiquanhệgiữacácloại công  việc. Trong  nhiều  trường  hợp  nếu  phải  điều  chỉnh  lại  biểu  đồ  thì  việc thực hiện rất khó khăn phức tạp.

- Khónhậnbiếtcôngviệcnàotiếptheocôngviệcnàokhibiểuđồphảnánhquá nhiều công việc liên tiếp nhau.

2. Các bướcđể tạo sơđồ GANTTnhưsau:

- Phân tích các hoạtđộng (công việc)của dựánmột cách chi tiết

-Sắp xếptrình tự thực hiện các hoạtđộng mộtcáchhợp lý

-Xác định độ dàithời gian thực hiệncáccôngviệc

-Lập bảng phân tích các hoạtđộng,làkếtquả của các bướctrên

Vẽ sơ đồGANTT:

+Trục tung biểu diễn công việc,trục hoành biễu diễnthời gian

+Sửdụng các thanh ngangđể biểu diễn các công việctrênsơ đồ

-Nếucóyêucầucóthểvẽcácbiểuđồsửdụngnguồnlựctheothờigianđểquảnlý nguồn lực.

-Trongquátrìnhtheodõidựáncóthểsửdụngcáckýhiệuđểsosánhtiếnđộcông việctrênthựctế và tiến độ côngviệc theo hoạch