Chương I

QUI ĐỊNH CHUNG VỀ KẾ TOÁN NSNN VÀ HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ KBNN

Điều 1. Kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN là công việc thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát, phân tích và cung cấp thông tin về tình hình thu, chi NSNN, các loại tài sản do KBNN đang quản lý và các hoạt động nghiệp vụ KBNN; việc thu thập và xử lý thông tin của kế toán phải đảm bảo kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực, liên tục và có hệ thống.

KBNN các cấp chưa tham gia hệ thống TABMIS tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán theo quy định của Luật NSNN ngày 16/12/2002, Luật Kế toán ngày 17/6/2003, Luật giao dịch điện tử ngày 29/11/2005, các văn bản pháp luật khác và các quy định của Chế độ kế toán này.

Điều 2. Đối tượng của Kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN:

Bao gồm:

1. Tiền và các khoản tương đương tiền;

2. Quỹ NSNN và các quỹ tài chính nhà nước khác quản lý qua KBNN;

3. Các khoản thanh toán trong và ngoài hệ thống KBNN;

4. Tiền gửi các đơn vị, tổ chức, cá nhân tại KBNN;

5. Kết dư NSNN các cấp;

6. Các khoản tín dụng nhà nước quản lý qua KBNN;

7. Các khoản đầu tư tài chính nhà nước quản lý qua KBNN;

8. Các tài sản nhà nước được quản lý tại KBNN.

Điều 3. Nhiệm vụ kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN:

1. Thu thập, xử lý tình hình thu, chi NSNN các cấp, các loại tài sản do KBNN quản lý và các hoạt động nghiệp vụ KBNN, bao gồm:

a) Các khoản thu, chi NSNN các cấp;

b) Dự toán kinh phí ngân sách của các đơn vị sử dụng NSNN;

c) Các khoản vay, trả nợ vay trong nước và nước ngoài của nhà nước và của các đối tượng khác theo qui định của pháp luật;

d) Các quĩ tài chính, nguồn vốn có mục đích;

e) Tiền gửi của các tổ chức, cá nhân hoặc đứng tên cá nhân (nếu có);

f) Các loại vốn bằng tiền: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng;

g) Các khoản tạm ứng, cho vay, thu hồi vốn vay và vốn khác của KBNN;

h) Các tài sản quốc gia, kim khí quí, đá quí và các tài sản khác thuộc trách nhiệm quản lý của KBNN;

i) Các hoạt động giao dịch, thanh toán trong và ngoài hệ thống KBNN;

k) Các hoạt động nghiệp vụ khác.

2. Kiểm soát việc chấp hành chế độ quản lý tài chính, chế độ thanh toán và các chế độ, qui định khác của nhà nước liên quan đến thu, chi NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của KBNN.

3. Chấp hành chế độ báo cáo kế toán theo quy định; Cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác các số liệu, thông tin kế toán cần thiết, theo quy chế trao đổi dữ liệu và cung cấp thông tin giữa các đơn vị trong ngành Tài chính và với các đơn vị liên quan theo quy định; Phục vụ việc quản lý, điều hành, quyết toán NSNN và điều hành các hoạt động nghiệp vụ của hệ thống KBNN.

Điều 4. Phương pháp ghi chép kế toán là phương pháp ghi sổ kép. Phương pháp ghi sổ đơn được áp dụng trong từng trường hợp cụ thể theo hướng dẫn của Tổng Giám đốc KBNN.

Điều 5. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam (viết tắt là "đ" hoặc "VNĐ"). Kế toán ngoại tệ phải ghi theo nguyên tệ và quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Bộ Tài chính qui định tại thời điểm hạch toán. Đơn vị hiện vật dùng trong kế toán là đơn vị đo lường chính thức của nhà nước (kg, cái, con...). Đối với các hiện vật có giá trị nhưng không tính được thành tiền thì giá trị ghi sổ được tính theo giá quy ước là 01 VNĐ cho 01 đơn vị hiện vật làm đơn vị tính. Trường hợp cần thiết được sử dụng thêm các đơn vị đo lường phụ theo quy định trong công tác quản lý.

Ðiều 6. Chữ viết, chữ số và làm tròn số sử dụng trong kế toán

1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính ở Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài. Trường hợp chứng từ kế toán, tài liệu kế toán sử dụng tiếng nước ngoài phải có bản phiên dịch bằng tiếng Việt có xác nhận của cơ quan chủ quản đính kèm.

2. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả Rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

3. Khi lập báo cáo tài chính hoặc công khai báo cáo tài chính sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng năm (5) trở lên thì được quy tròn để tăng thêm số hàng liền kề đằng trước; nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính.

4. Trường hợp quy đổi từ ngoại tệ ra VND theo tỷ giá ngoại tệ kế toán được làm tròn số bằng cách: chữ số thập phân đầu tiên nếu bằng năm (5) trở lên thì được quy tròn để tăng thêm số hàng đơn vị liền kề đằng trước; nếu nhỏ hơn năm (5) thì không tính (giữ nguyên hàng đơn vị liền kề đằng trước).

Điều 7. Kỳ kế toán gồm: Kỳ kế toán tháng, kỳ kế toán quý và kỳ kế toán năm:

1. Kỳ kế toán tháng là 01 tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng;

2. Kỳ kế toán quý là 3 tháng, tính từ đầu ngày 01 của tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý;

3. Kỳ kế toán năm (niên độ kế toán) là 12 tháng, tính từ đầu ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm dương lịch.

Kỳ kế toán được áp dụng để khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định trong Chế độ này. Tổng Giám đốc KBNN qui định việc khóa sổ và lập báo cáo theo các kỳ khác phục vụ yêu cầu quản lý cụ thể.

Điều 8. Kiểm kê tài sản:

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán.

Các đơn vị KBNN phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

- Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính;

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động;

- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị KBNN phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản tại đơn vị; người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê tại đơn vị mình.

Điều 9. Kiểm tra kế toán:

Giám đốc và Kế toán trưởng các đơn vị KBNN phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ kiểm tra kế toán đối với đơn vị cấp dưới và trong nội bộ đơn vị hoặc của đơn vị cấp trên và các cơ quan có thẩm quyền của nhà nước.

Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra kế toán phải có quyết định kiểm tra kế toán, trong đó ghi rõ nội dung kiểm tra, thời hạn kiểm tra và có quyền yêu cầu KBNN được kiểm tra cử người phối hợp, giúp đoàn kiểm tra trong thời gian tiến hành kiểm tra. Trưởng đoàn kiểm tra kế toán phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm tra và các kết luận trong biên bản kiểm tra.

Giám đốc và Kế toán trưởng các đơn vị KBNN được kiểm tra phải cung cấp đầy đủ các tài liệu, chứng từ, sổ sách, số liệu kế toán cần thiết theo yêu cầu của đoàn kiểm tra và trong phạm vi nội dung kiểm tra; phải thực hiện nghiêm chỉnh các kiến nghị của đoàn kiểm tra phù hợp với chế độ hiện hành trong phạm vi trách nhiệm của mình.

Tổng Giám đốc KBNN hướng dẫn chế độ kiểm tra kế toán trong Hệ thống KBNN.

Điều 10. Tài liệu kế toán:

Tài liệu kế toán gồm: chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo hoạt động nghiệp vụ KBNN, báo cáo nhanh, báo cáo quyết toán, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến kế toán. Tài liệu kế toán phải được bảo quản chu đáo, an toàn tại đơn vị KBNN trong quá trình sử dụng và lưu trữ.

Kết thúc kỳ kế toán năm, sau khi quyết toán ngân sách được Quốc hội (đối với NSNN), Hội đồng nhân dân (đối với ngân sách địa phương) phê chuẩn, tài liệu kế toán phải được sắp xếp, phân loại và đưa vào lưu trữ. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định tại Điều 11 của quy định này.

Tài liệu kế toán đã lưu trữ chỉ được đưa ra sử dụng khi được sự đồng ý của Giám đốc hoặc Kế toán trưởng KBNN. Nghiêm cấm mọi trường hợp cung cấp tài liệu kế toán cho bên ngoài hoặc mang tài liệu kế toán ra khỏi đơn vị KBNN mà không được phép của Giám đốc KBNN bằng văn bản.

Điều 11. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán:

1. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm đối với các tài liệu kế toán sau:

- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành thường xuyên của đơn vị kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như: các chứng từ kế toán lưu trữ ở các bộ phận không phải bộ phận kế toán, báo cáo kế toán quản trị hàng ngày, 10 ngày, tháng.

- Tài liệu kế toán khác dùng cho quản lý, điều hành và các chứng từ kế toán khác không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

2. Thời hạn lưu trữ tối thiểu 15 năm đối với các loại tài liệu kế toán sau:

- Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính tháng, quý; các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; các báo cáo tài chính tháng, quý; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu kế toán khác có liên quan đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

- Tài liệu kế toán có liên quan đến thanh lý tài sản cố định.

- Tài liệu kế toán và báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành của Ban quản lý dự án.

- Tài liệu kế toán có liên quan đến thành lập, chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán.

- Tài liệu, hồ sơ kiểm toán của cơ quan Kiểm toán Nhà nước.

- Tài liệu kế toán khác.

3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn đối với các loại tài liệu kế toán sau:

- Sổ cái, báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán năm.

- Hồ sơ, báo cáo quyết toán vốn đầu tư XDCB dự án thuộc nhóm A

- Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng đến kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ từ 15 năm trở lên, cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Khi hết thời hạn lưu trữ 15 năm phải làm thủ tục đánh giá tài liệu kế toán để đưa vào lưu trữ vĩnh viễn theo đúng chế độ qui định. Nghiêm cấm mọi hành vi hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ.

4. Tổng Giám đốc KBNN quy định cụ thể chế độ lưu trữ tài liệu kế toán áp dụng trong hệ thống KBNN.

Điều 12. Ứng dụng tin học vào công tác kế toán:

Ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đảm bảo chấp hành nghiêm chỉnh, đầy đủ các nguyên tắc và yêu cầu của công tác kế toán, sử dụng và cung cấp các tài liệu kế toán dưới dạng dữ liệu điện tử theo đúng các quy định của pháp luật.

Định kỳ thực hiện việc trao đổi dữ liệu kế toán với các cơ quan trong ngành Tài chính, đảm bảo phục vụ cho việc khai thác thông tin quản lý ngân sách theo đúng quy chế cung cấp, trao đổi thông tin do Bộ Tài chính quy định.