CHƯƠNG II

NHÀ QUẢN TRỊ

2.1. Khái niệm và vai trò nhà quản trị

2.1.1. Khái niệm nhà quản trị:

- Theo chức năng quản trị: Nhà quản trị là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

- Theo hoạt động tác nghiệp: Nhà quản trị là người đảm nhận chức vụ nhất định trong tổ chức, điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ

 Nhà quản trị là chủ thể trong hệ thống quản trị, là người đưa ra các tác động quản trị

2.1.2. Vai trò nhà quản trị:

2.1.2.1. Vai trò liên kết:

- Là người đại diện

- Là người lãnh đạo

- Là người tạo ra các mối quan hệ

2.1.2.2. Vai trò thông tin:

- Tiếp nhận

- Sử lý thông tin

- Truyền đạt thông tin

- Cung cấp thông tin

2.1.2.3. Vai trò ra quyết định:

- Là người phụ trách

- Là người loại bỏ các vi phạm

- Là người phân phối các nguồn lực

- Là người tiến hành các cuộc đàm phán

2.2. Các cấp bậc quản trị

2.2.1. Nhà quản trị cấp cao

- Là những người giữ các chức vụ, vị trí hàng đầu trong tổ chức

- Họ chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổ chức

- Họ đưa ra các chỉ dẫn, phương hướng mang tính chiến lược trong sự cân nhắc nguồn lực của tổ chức, cơ hội và nguy cơ từ môi trường bên ngoài

- Nhà quản trị cấp cao cần có khả năng nhận thức, phán đoán để xử lý được lượng thông tin lớn từ môi trường bên trong và bên ngoài tổ chức

- Uy tín của các nhà quản trị cấp cao có ảnh hưởng lớn đến văn hoá và bầu không khí bên trong của tổ chức

- Các chức danh của nhà quản trị cấp cao thường là: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.

2.2.2. Nhà quản trị cấp trung:

- Là các nhà quản trị hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao nhưng ở trên các nhà quản trị cấp cơ sở

- Họ trực tiếp giám sát, kiểm tra các nhà quản trị cấp cơ sở

- Nhiệm vụ của họ là đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các chiến lược và các chính sách của tổ chức, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung

- Nhà quản trị cấp trung phải quản trị nhóm một cách linh hoạt, năng động, khuyến khích sự hợp tác và giải quyết các xung đột

- Trong quan hệ với các nhóm khác cũng như bên ngoài, nhà quản trị cấp trung phải đóng vai trò như là đầu mối liên kết, thu thập và cung cấp thông tin phản hồi cho các bộ phận

- Với chức năng liên kết, nhà quản trị cấp trung có trách nhiệm:

• Hoạch định và điều phối nguồn lực

• Phối hợp các nhóm làm việc độc lập

• Chỉ đạo việc thực hiện công việc của các bộ phận

- Các chức danh của nhà quản trị cấp trung thường là: trưởng bộ phận, chi nhánh, phòng, ban, đơn vị trực thuộc mà duới đó còn có các bộ phận nhỏ hơn

2.2.3. Nhà quản trị cấp cơ sở

- Là những người trực tiếp theo dõi, giám sát và kiểm tra công việc của những người thừa hành

- Họ chịu trách nhiệm về việc sử sụng trực tiếp các nguồn lực dành cho họ

- Họ phân công các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên thừa hành và đảm bảo công việc được thực hiện theo kế hoạch đã đề ra

- Họ thường là người trực tiếp tham gia các hoạt động tác nghiệp như các nhân viên dưới quyền họ, thậm chí có khả năng làm tốt nhất những công việc mà những người thừa hành phải làm

- Đối với nhà quản trị cấp cơ sở cần có kiến thức chuyên môn, hiểu biết tốt về công việc, các phương tiện vật chất kỹ thuật và các phương pháp trong những lĩnh vực cụ thể.

- Các chức danh của nhà quản trị cấp cơ sở thường là: đốc công, tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca.

2.3. Các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị

2.3.1. Kỹ năng chuyên môn:

- Kỹ năng chuyên môn, hay còn gọi là kỹ năng kỹ thuật, là những những hiểu biết, những kiến thức chuyên môn về lĩnh vực hoạt động của bộ phận do nhà quản trị phụ trách

- Nhà quản trị có kỹ năng chuyên môn để có thể hiểu được các công việc của bộ phận mình phụ trách, từ đó ra các quyết định chính xác về các lĩnh vực chuyên môn, hướng dẫn, chỉ đạo nhân viên thực hiện tốt các hoạt động tác nghiệp, đồng thời giúp các nhà quản trị có thể xử lý kịp thời những tình huống phát sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức

- Kỹ năng chuyên môn của nhà quản trị có thể có được bằng con đường: học tập trong nhà trường và học ngay ở chính trong quá trình làm việc. Trong thực tiễn kinh doanh, có nhiều nhà quản trị không những có kiến thức chuyên môn rộng mà còn là bậc thầy trong lĩnh vực chuyên môn hẹp nhất định

2.3.2. Kỹ năng nhân sự:

- Kỹ năng nhân sự, hay còn gọi là kỹ năng giao tiếp nhân sự, là khả năng làm việc với người khác, khả năng giao tiếp với người khác và khả năng phối hợp hoạt động của các cá nhân, bộ phận.

- Nhà quản trị luôn phải tiếp xúc hoặc trực tiếp hoặc gián tiếp với nhiều người khác nhau: nhân viên dưới quyền, các nhà quản trị cùng cấp, các nhà quản trị cấp trên, những cá nhân và các tổ chức bên ngoài đơn vị họ phụ trách

- Kỹ năng nhân sự là cơ sở hình thành nên năng lực giao tiếp, chó phép các nhà quản trị đạt hiệu quả cao khi tác động đến những người khác, chẳng hạn trong việc thoả thuận với bên ngoài, làm hài lòng các nhà quản trị cấp trên và các cơ quan nhà nước, tạo ra sự tuân thủ của cấp dưới...

- Nhà quản trị cần hiểu biết tâm lý con người, biết tuyển chon, đặt đúng chỗ, sử dụng đúng khả năng của các thành viên trong tổ chức mình.

- Nhà quản trị có kỹ năng nhân sự là nhà quản trị biết lắng nghe ý kiến người khác và dung hoà các chính kiến, các quan điểm khác nhau, tạo ra môi trường làm việc trong đó các cá nhân cảm thấy hài lòng, kích thích họ đóng góp ý kiến, tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị

- Kỹ năng nhân sự cho phép các nhà quản trị hình thành nên "nghệ thuật dùng người"

2.3.3. Kỹ năng tư duy:

- Kỹ năng tư duy là khả năng nhận thức, phán đoán, hình dung và trình bày những vấn đề ngay cả khi chúng còn trong dạng tiềm ẩn hay trong tương lai

- Khả năng nhận thức, phán đoán giúp nhà quản trị có cái nhìn tổng quan về tổ chức, định hướng cho hoạt động của tổ chức

- Nhà quản trị là người lo cho người khác làm nên phải biết lo trước, nhìn thấy trước những điều mà nhân viên của mình chưa nhìn thấy.

- Nhà quản trị phải có quan điểm tổng hợp, biết tư duy có hệ thống, biết phân tích mối liên hệ giữa các cá nhân, bộ phận, các vấn đề, hiểu rõ mức độ phức tạp của môi trường, biết giảm thiểu sự phức tạp đó xuống một mức độ có thể đối phó được

- Kỹ năng tư duy giúp cho nhà quản trị phát triển những năng lực cá nhân và nề nếp văn hoá của tổ chức.

- Kỹ năng tư duy đặc biệt cần thiết khi các nhà quản trị hoạch định hay ra quyết định nói chung

* Mối quan hệ giữa các kỹ năng quản trị và các cấp bậc quản trị:

Các nhà quản nhà quản trị phải có đầy đủ các kỹ năng trên, tuy nhiên tầm quan trọng của mỗi kỹ năng phụ thuộc theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức. Thực tế cho thấy, các nhà quản trị cấp cao cần có nhiều kỹ năng tư duy hơn, các nhà quản trị cấp cơ sở cần kỹ năng kỹ năng chuyên môn nhiều hơn, kỹ năng nhân sự cần thiết cho mọi nhà quản trị ở tất cả các cấp, vì ở cấp nào nhà quản trị cũng phải làm việc với con người

Kỹ năng chuyên

Kỹ

Kỹ năng nhân sự

môn

năng

tư duy

Nhà quản trị cấp

cơ sở Nhà quản trị

cấp trung Nhà quản trị

cấp cao

Hình: Các kỹ năng của nhà quản trị

2.4. Phong cách nhà quản trị

2.4.1. Phong cách chuyên quyền:

- Phong cách chuyên quyền là phong cách mà theo đó nhà quản trị triệt để sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ của mình để tác động đến người dưới quyền.

- Các đặc điểm cơ bản của phong cách chuyên quyền:

• Thiên về sử dụng mệnh lệnh

• Luôn đòi hỏi cấp dưới sự phục tùng tuyệt đối

• Thường dựa vào năng lực, kinh nghiệm, uy tín chức vụ của mình để tự đề ra các quyết định rồi buộc họ phải làm theo ý muốn hay quyết định của nhà quản trị

• Nhà quản trị chú trọng đến hình thức tác động chính thức, thông qua hệ thống tổ chức chính thức

- Các ưu điểm chủ yếu của phong cách chuyên quyền:

• Nhà quản trị thường là người có tính quyết đoán cao và dứt khoát khi đưa ra các quyết định quản trị. Điều này giúp cho họ giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và thường chớp được các cơ hội kinh doanh

• Nhà quản trị thường là những người dám chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình, "dám làm, dám chịu", và do vậy phát huy được đầy đủ các năng lực và phẩm chất cá nhân tốt đẹp của bản thân

- Các nhược điểm chủ yếu của phong cách chuyên quyền:

• Triệt tiêu tính sáng tạo của các thành viên trong tổ chức, không thừa nhận trí tuệ của tập thể, của những người dưới quyền

• Quyết định của các nhà quản trị chuyên quyền thuờng ít được cấp dưới chấp nhận, đồng tình và làm theo, thậm chí còn dẫn đến sự chống đối của cấp dưới

• Trong tổ chức thường có nhiều ý kiến bất đồng, một số người có tâm lý lo sợ, lệ thuộc. Đây là nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của các nhà quản trị chuyên quyền

2.4.2. Phong cách dân chủ:

- Phong cách dân chủ là phong cách mà theo đó nhà quản trị chủ yếu sử dụng uy tín cá nhân để đưa ra những tác động đến những người dưới quyền. Nói cách khác, họ rất ít sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ để tác động đến những người dưới quyền

- Các đặc điểm cơ bản của phong cách dân chủ:

• Thường sử dụng hình thức động viên khuyến khích

• Không đòi hỏi cấp dưới sự phục tùng tuyệt đối

• Thường thu thập ý kiến của những người dưới quyền, thu hút, lôi cuốn cả tập thể vào việc ra quyết định, thực hiện quyết định

• Nhà quản trị chú trọng đến hình thức tác động không chính thức, thông qua hệ thống tổ chức không chính thức

- Các ưu điểm chủ yếu của phong cách dân chủ:

• Phat huy được năng lực tập thể, trí tuệ của tập thể, phát huy được tính sáng tạo của cấp dưới, tạo cho cấp dưới sự chủ động cần thiết để giải quyết công việc

• Quyết định của các nhà quản trị dân chủ thuờng được cấp dưới chấp nhận, đồng tình, ủng hộ và làm theo.

• Thiết lập được mối quan hệ tốt đẹp giữa cấp trên và cấp dưới, tạo ra được ê kíp làm việc trên cơ sở khai thác những ưu điểm của hệ thống tổ chức không chính thức

- Các nhược điểm chủ yếu của phong cách dân chủ:

• Nếu thiếu sự quyết đoán cần thiết, nhà quản trị dễ trở thành người theo đuôi cấp dưới, ba phải, vì vậy các quyết định thường đưa ra chậm chạp, bỏ lõ thời cơ

• Nhà quản trị dân chủ nêu không có tài năng thực sự sẽ không dám chịu trách nhiệm cá nhân về các quyết định của mình, từ đó sẽ làm giảm lòng tin của cấp dưới

• Trên thực tế, có thể xảy ra tình trạng "dân chủ giả hiệu" để lấy lòng cấp dưới

2.4.3. Phong cách tự do

- Phong cách tự do là phong cách mà theo đó nhà quản trị rất ít sử dụng quyền lực để tác động đến những người dưới quyền, thậm chí không có những tác động đến họ.

- Các đặc điểm cơ bản của phong cách tự do:

• Nhà quản trị đóng vai trò là người cung cấp thông tin

• Nhà quản trị thuờng không tham gia vào hoạt động tập thể và sử dụng rất ít quyền lực của mình để tác động đến người dưới quyền

• Phân tán quyền hạn cho cấp dưới, để cho cấp dưới sự độc lập cao và quyền tự do hành động lớn

- Các ưu điểm chủ yếu của phong cách tự do:

• Nhà quản trị cấp cao có điều kiện thời gian để tập trung sức lực vào vấn đề chiến lược

• Tôn trọng và phát huy tối đa quyền tự do và chủ động của cấp dưới, tạo điều kiện để cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định quản trị. Điều này cho phép khai thác tài năng của những người dưới quyền

• Quyết định của nhà quản trị dễ được cấp dưới chấp nhận, đồng tình, ủng hộ và làm theo

- Các nhược điểm chủ yếu của phong cách tự do:

• Nhà quản trị thường buông lơi quyền lực, thậm chí để cho những người dưới quyền lấn át quyền lực, khi đó không phát huy được vai trò của nhà quản trị

• Khó kiểm soát cấp dưới, lệ thuộc vào cấp dưới

• Nếu kiểm soát không chặt chẽ, lỏng lẻo, thì mục tiêu của nhà quản trị dễ bị đổ vỡ

2.5. Trách nhiệm xã hội và đạo đức của nhà quản trị

2.5.1. Trách nhiệm xã hội

2.5.1.1. Các quan niệm về trách nhiệm xã hội:

- Quan niệm thứ nhất:

• Chỉ có một trách nhiệm duy nhất, đó là giải quyết các vấn đề nguồn lực và năng lực hoạt động của tổ chức để nâng cao hiệu quả hoạt động, hay là đạt được các mục tiêu mà nhà quản trị mong muốn đạt được trong phạm vi giới hạn của pháp luật cho phép

• Lợi ích xã hội được đảm bảo một cách tốt nhất gián tiếp qua hoạt động kinh tế, cụ thể là qua việc thu lợi ích và sử dụng (phân phối) lợi ích của tổ chức

- Quan niệm thứ hai:

• Trách nhiệm xã hội được thực hiện không phải chỉ bằng kinh tế, mà phải bằng hàng loạt các yếu tố ngoài kinh tế

• Quan điểm này coi trách nhiệm xã hội là sự thừa nhận một nghĩa vụ xã hội nằm ngoài phạm vi yêu cầu của luật pháp

Tổng hợp cả hai quan niệm trên, có thể rút ra kết luận sau đây:

- Các tổ chức hoạt động trong nền kinh tế thì phải cân bằng giữa lợi ích kinh tế và lợi ích xã hội

- Các tổ chức phải thực hiện trách nhiệm xã hội trong các lĩnh vực như:

• Bảo vệ môi trường sinh thái

• Bảo vệ sức khỏe con người

• An ninh, an toàn

• Quyền công dân

• Bảo vệ lợi ích người tiêu dùng

• ...

Như vậy, các nhà quản trị sẽ thực hiện trách nhiệm xã hội của bản thân mình và của tổ chức theo đòi hỏi, yêu cầu của pháp luật, trách nhiệm công dân, theo các chuẩn mực của đạo đức xã hội, theo tiếng gọi của lương tâm và theo truyền thống lịch sử văn hoá của dân tộc

- Có 2 mức thực hiện trách nhiệm xã hội:

1. Tuân thủ quy định, luật pháp của nhà nước (bắt buộc)

2. Thực thi một cách tự nguyện

2.5.1.2. Các lý do phải thực hiện trách nhiệm xã hội:

• Mỗi tổ chức là một bộ phận, là tế bào của một xã hội rộng lớn hơn. Giữa các bộ phận, tế bào, các yếu tố của một tổng thể có tác động qua lại lẫn nhau

• Việc thực hiện trách nhiệm xã hội giúp nhà quản trị phát hiện và nắm bắt các thời cơ, cơ hội khi nó vừa mới xuất hiện, đồng thời phòng ngừa các nguy cơ, rủi ro bất trắc xảy ra trong quá trình quản trị

• Thực hiện trách nhiệm xã hội là vì chính quyền lợi của tổ chức nói chung và của nhà quản trị nói riêng

- Những khó khăn của nhà quản trị khi thực hiện trách nhiệm xã hội:

• Ảnh hưởng đến tình hình tài chính của tổ chức

• Các nhà quản trị thiếu năng lực hiểu biết xã hội để giải quyết những vấn đề xã hội

• Làm phân tán và lỏng lẻo các mục tiêu chủ yếu của tổ chức nói chung và của nhà quản trị nói riêng

• Việc tham gia thực hiện trách nhiệm xã hội của nhà quản trị có thể không nhận được sự ủng hộ và chấp nhận của dư luận xã hội vì những lý do khác nhau.

- Tư tưởng cơ bản của vấn đề trách nhiệm xã hội là nhà quản trị phải lựa chọn cho mình một hệ thống ứng xử chiến lược và ứng xử tình thế để có thể:

• Được môi trường chấp nhận

• Đón được các cơ hội và hạn chế các rủi ro

• Tạo ra các cơ hội của môi trường

2.5.2. Đạo đức kinh doanh:

- Đạo đức kinh doanh được hiểu là những chuẩn mực, nguyên tắc được xã hội cũng như giới kinh doanh thừa nhận, là những quy định về hành vi, quan hệ nghề nghiệp giữa các nhà quản trị với nhau, hay giữa các nhà quản trị với xã hội trong quá trình tiến hành các hoạt động kinh doanh, giúp cho các nhà quản trị xử sự một cách trung thực và có trách nhiệm với cộng đồng và với nhau

- Đạo đức kinh doanh là biểu hiện của sự dung hoà giữa lợi ích của các nhà quản trị trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh với lợi ích của người lao động làm việc cho các nhà quản trị, lợi ích của khách hàng, của các đối tác và lợi ích của toàn cộng đồng nói chung

- Một trong những chuẩn mục đạo đức kinh doanh là sự trung thực. Trong kinh doanh không những phải trung thực ở những việc lớn, mà còn phải trung thực cả trong những việc nhỏ nhất.

- Câu tục ngữ Việt Nam "Một sự bất tín, vạn sự bất tin", muốn nhắn gửi tới các nhà quản trị không nên "tham bát, bỏ mâm", vì những món lợi nhỏ, trước mắt của riêng mình mà quên đi lợi ích của người khác, để rồi làm mất đi uy tín và sự tin cậy của cộng đồng đối với công việc làm ăn lâu dài.

- Các thương hiệu nổi tiếng thường là những thương hiệu của các nhà quản trị biết tôn trọng đạo đức kinh doanh. Vi dụ: Bill Gate,...

- Đạo đức kinh doanh có quan hệ mật thiết với trách nhiệm xã hội của nhà quản trị, vì vậy kinh doanh có đạo đức là một phần trách nhiệm xã hội của các nhà quản trị