Chương IV

SỔ KẾ TOÁN

Điều 47. Sổ kế toán là tài liệu kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến thu, chi NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN. Sổ kế toán bao gồm Sổ cái và các Sổ chi tiết.

1. Sổ cái: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong từng kỳ và cả niên độ kế toán theo nội dung nghiệp vụ (theo tài khoản kế toán áp dụng trong hệ thống KBNN). Số liệu trên Sổ cái phản ánh tổng hợp tình hình thu, chi ngân sách, tình hình tài sản, nguồn vốn, quá trình hoạt động nghiệp vụ của một đơn vị KBNN.

Sổ cái phải phản ánh đầy đủ các nội dung sau:

- Ngày, tháng ghi sổ;

- Số dư đầu kỳ;

- Số tiền của nghiệp vụ phát sinh trong ngày được ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản;

- Số dư cuối kỳ.

2. Sổ chi tiết: dùng để ghi chép chi tiết các đối tượng kế toán cần thiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, quá trình hoạt động nghiệp vụ của hệ thống KBNN.

Điều 48. Căn cứ vào từng hoạt động thu, chi ngân sách và hoạt động nghiệp vụ của từng đơn vị KBNN để mở đủ các sổ kế toán cần thiết đảm bảo ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ phát sinh. Hệ thống sổ kế toán phải thống nhất trong toàn hệ thống KBNN về mẫu biểu và phương pháp ghi chép. Trường hợp sổ kế toán được lập và ghi chép trên máy vi tính cũng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định phù hợp với từng loại sổ.

Điều 49. Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán, mọi số liệu trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp chứng minh.

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ. Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về nội dung ghi trong sổ và bảo quản sổ trong suốt thời gian dùng sổ.

Điều 50. Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên kế toán cũ và nhân viên kế toán mới, nhân viên cũ phải chịu trách nhiệm toàn bộ những điều ghi trong sổ từ thời điểm bàn giao trở về trước, nhân viên kế toán mới chịu trách nhiệm từ ngày bàn giao. Biên bản bàn giao phải được Kế toán trưởng ký xác nhận.

Điều 51. Sổ kế toán phải đảm bảo ghi chép rõ ràng, sạch sẽ bằng mực không phai, cấm tẩy xoá. Khi cần sửa chữa số liệu trong sổ kế toán phải thực hiện đúng quy định trong Chế độ này. Trường hợp lập và in sổ kế toán bằng máy vi tính phải đảm bảo yêu cầu rõ ràng, không tẩy xoá sau khi in.

Việc mở và ghi sổ kế toán phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác, trung thực, liên tục, có hệ thống toàn bộ hoạt động thu, chi ngân sách và hoạt động nghiệp vụ KBNN, tình hình quản lý và sử dụng tài sản, nguồn vốn của NSNN và KBNN nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và điều hành NSNN và các hoạt động nghiệp vụ KBNN.

Điều 52. Tuyệt đối không được để ngoài sổ kế toán bất kỳ khoản thu, chi nào của NSNN và bất kỳ loại tài sản, nguồn vốn nào của KBNN dưới mọi hình thức.

Điều 53. Sổ kế toán phải được mở theo từng niên độ kế toán và phải lập đúng mẫu theo Chế độ này. Tổng Giám đốc KBNN hướng dẫn nội dung và phương pháp ghi chép sổ kế toán. Việc mở sổ kế toán phải tuân thủ các quy định sau:

1. Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi rõ tên đơn vị, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên người giữ và ghi sổ, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Kế toán trưởng phải ký xác nhận trước khi giao cho kế toán viên giữ sổ.

2. Đối với sổ kế toán tờ rời: Đầu mỗi tờ sổ phải ghi rõ tên đơn vị KBNN, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ, tên người giữ và ghi sổ. Sổ kế toán tờ rời trước khi dùng phải được Kế toán trưởng ký xác nhận, đóng dấu treo "KẾ TOÁN" và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán, phải đảm bảo sự an toàn và dễ tìm kiếm. Sổ tờ rời cuối năm phải đóng thành quyển để bảo quản và lưu trữ theo quy định.

3. Đối với sổ kế toán in từ máy vi tính: Đầu mỗi sổ phải ghi rõ tên đơn vị KBNN, số thứ tự của từng sổ, tên sổ, ngày tháng năm sử dụng, tên kế toán viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng kiểm soát. Các sổ kế toán phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán, phải đảm bảo sự an toàn và dễ tìm kiếm. Sổ kế toán phải đóng bảo quản và lưu trữ theo quy định.

Điều 54. Số liệu ghi trên sổ kế toán phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống; không được ghi xen kẽ, chồng đè, không bỏ cách dòng. Khi ghi hết trang sổ phải cộng số liệu của trang đó, số tổng cộng từ các trang trước và chuyển số tổng cộng sang đầu trang kế tiếp.

Điều 55. Khi có sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá, làm mất thông tin, số liệu ghi sai phải được sửa chữa theo một trong các phương pháp sau:

1. Ghi cải chính bằng cách gạch một đường thẳng vào chỗ sai và ghi lại bằng mực thường nội dung hoặc số liệu đúng. Phương pháp ghi cải chính không áp dụng đối với trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính.

2. Ghi số âm bằng cách trước hết ghi lại số sai bằng mực đỏ để xoá bỏ bút toán này, sau đó lập lại bút toán đúng bằng mực thường (không phai) để thay thế. Trường hợp lập sổ bằng máy vi tính, căn cứ chứng từ điều chỉnh, kế toán ghi số âm (-) để xóa bút toán sai thay cho việc ghi bằng bút toán đỏ.

3. Ghi bổ sung bằng cách ghi thêm số chênh lệch thiếu cho đủ.

Trường hợp lập sổ kế toán bằng máy vi tính và chưa thực hiện khoá sổ cuối ngày thì kế toán thực hiện hủy bút toán đã ghi sai và ghi lại bút toán đúng theo đúng quy trình kỹ thuật quy định ngay trên sổ kế toán của người ghi sai.

Điều 56. Mọi trường hợp sửa chữa sai sót, nhầm lẫn trong ghi chép sổ kế toán đều phải lập chứng từ điều chỉnh sai lầm theo đúng quy định (đối với phương pháp ghi số âm) hoặc phải được Kế toán trưởng ký xác nhận (đối với phương pháp cải chính và phương pháp ghi bổ sung), hoặc ghi vào nhật ký hủy bút toán (nếu lập sổ và hủy bút toán trên máy vi tính).

Việc điều chỉnh, sửa chữa số liệu kế toán trên chương trình máy tính phải được thực hiện theo đúng các quy định trên đây. Nghiêm cấm các đơn vị KBNN can thiệp trực tiếp vào cơ sở dữ liệu của chương trình kế toán (điều chỉnh ngầm) dưới mọi hình thức.

Điều 57. Trường hợp phát hiện ra sai sót trước khi nộp báo cáo thì phải điều chỉnh số liệu liên quan trên sổ kế toán của kỳ báo cáo và lập lại báo cáo. Trường hợp phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo thì phải sửa trên sổ kế toán kỳ này và phải ghi chú rõ ràng trên sổ của kỳ kế toán có sai sót để tiện đối chiếu, kiểm tra.

Điều 58. Khóa sổ kế toán và truyền số liệu kế toán

1. Kế toán NSNN và hoạt động nghiệp vụ KBNN phải thực hiện khoá sổ kế toán vào cuối mỗi ngày giao dịch, cuối tháng và tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. Ngoài ra, phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp: kiểm kê, sáp nhập, chia tách, bàn giao, giải thể...

Mỗi lần khoá sổ kế toán, kế toán viên giữ sổ phải ký vào sổ. Mỗi lần khoá sổ kế toán tháng, năm kế toán viên giữ sổ và Kế toán trưởng phải ký tên vào sổ.

2. Khóa sổ kế toán, tổng hợp và truyền số liệu kế toán phải đảm bảo:

- Đảm bảo khóa sổ, lập và gửi báo cáo đúng thời gian theo Chế độ đã quy định.

- Chỉ thực hiện khóa sổ kế toán sau khi Kế toán trưởng đảm bảo mọi chứng từ phát sinh đã được hạch toán đầy đủ, chính xác trong kỳ kế toán (ngày, tháng, năm). Kế toán trưởng KBNN có trách nhiệm tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán (bằng thủ công hoặc bằng các chương trình tiện ích). Sau khi khóa sổ kế toán mới truyền dữ liệu về KBNN cấp trên hoặc lập các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị.

- Sau khi đã truyền dữ liệu về KBNN cấp trên hoặc đã lập và gửi báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, kế toán không được phép điều chỉnh số liệu của kỳ đã báo cáo.

- Trường hợp đã truyền dữ liệu hoặc đã gửi báo cáo mà phát hiện sai sót, kế toán thực hiện bút toán điều chỉnh vào kỳ kế toán sau theo quy định tại điều 53 của Chế độ này. Trường hợp đặc biệt, số liệu kế toán của kỳ kế toán đã báo cáo chỉ có thể được điều chỉnh khi được sự đồng ý của Kế toán trưởng KBNN cấp trên. Trường hợp này, kế toán phải lập và gửi lại các báo cáo kế toán theo quy định đồng thời phải truyền lại số liệu từ thời điểm thực hiện điều chỉnh.

Điều 59. Kết thúc niên độ kế toán, sau khi đã hoàn tất toàn bộ công việc kế toán (ghi sổ, kiểm tra, đối chiếu, cung cấp số liệu lập báo cáo tài chính) phải sắp xếp, phân loại, đóng gói, lập danh mục sổ kế toán lưu trữ và đưa vào lưu trữ tại bộ phận lưu trữ theo quy định chung và quy định tại Điều 10 và Điều 11 của Chế độ này.

Điều 60. Các sổ kế toán (đang sử dụng hoặc lưu trữ) phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp và bảo quản chu đáo tránh mất mát, thất lạc. Tại nơi lưu trữ phải có đầy đủ các biện pháp cần thiết đảm bảo việc lưu trữ sổ kế toán được an toàn.

Giám đốc và Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm tổ chức công tác bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng chế độ quy định.

(Danh mục và biểu mẫu sổ kế toán quy định tại Phần IV)