Chương năm - Lãnh đạo

I. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN CỦA CÔNG TÁC LÃNH ĐẠO

1. Khái niệm

Lãnh đạo là việc định ra chủ trương đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc hoạt động của một hệ thống trong các điều kiện môi trường nhất định. Như vậy, Lãnh đạo là quá trình gây cảnh hưởng đến các hoạt động của một cá nhân hay một nhóm nhằm đạt được mục đích trong tình huống nhất định.

Phương thức gây ảnh hưởng đến người khác: Bằng quyền lực, bằng những tác động ảnh hưởng đến quyền lợi của những người khác, bằng uy tín, sự thuyết phục, bằng sự gương mẫu, sự động viên, thủ đoạn,...

Từ định nghĩa trên ta có thể rút ra các đặc điểm cần lưu ý của khái niệm lãnh đạo.

- Lãnh đạo là một hệ thống tổ chức, nó gồm năm yếu tố: Người lãnh đạo, người bị lãnh đạo, mục đích của hệ thống, các nguồn lực và môi trường.

+"Người lãnh đạo" là người hoặc tập thể thuộc chủ thể quản trị, giữ vị trí vạch ra đường lối, mục đích của hệ thống, họ khống chế, chi phối hệ thống.

+ Người bị lãnh đạo là cá nhân, tập thể và các con người trong hệ thống phải phục tùng và thực hiện các mục tiêu và nguyên tắc tổ chức mà người lãnh đạo đề ra.

+ Mục đích của hệ thống (hay tổ chức) là những mục tiêu dài hạn mang tính định hướng lâu dài mà hệ thống phấn đấu đạt tới trong tương lai xa, nó được cụ thể hoá thành các mục tiêu cụ thể và ngắn hạn nhằm qui tụ mọi nguồn lực và con người trong hệ thống.

+ Các nguồn lực là các yếu tố đầu vào cần thiết và thuộc phạm vi chi phối, sử dụng của hệ thống, được người lãnh đạo sử dụng để đạt đến các mục tiêu cụ thể.

+ Môi trường của hệ thống đó là các ràng buộc, các rào cản, các hệ thống mà hệ thống có quan hệ tác động hiệu chứng (có lúc hệ thống lệ thuộc nó, có lúc hệ thống tác động mang tính liên kết với nó để cùng tồn tại và phát triển, có lúc hệ thống tìm cách khống chế và loại bỏ nó)

- Lãnh đạo là một quá trình, nó biến chuyển tuỳ thuộc vào mối quan hệ và cách xử lý giữa năm yêu tố ở trong một thời gian và không gian nhất định, có lúc người lãnh đạo chủ động khống chế các yếu tố kia, có lúc ngược lại người lãnh đạo bị chi phối bởi các yêu tố đó.

- Lãnh đạo là hoạt động quản trị mang tính phân tầng. Đó là quá trình người lãnh đạo thông qua quyền lực và ảnh hưởng của mình để tạo ra một bộ máy tiến hành các hoạt động quản trị.

- Lãnh đạo gắn liền với sự phục tùng của người dưới quyền. Người lãnh đạo là người phải được cấp dưới tuân thủ mệnh lệnh của mình. Một khi người lãnh đạo không còn có khả năng bắt người khác phục tùng thì sự nghiệp lãnh đạo của họ coi như kết thúc.

Các hoạt động lãnh đạo cơ bản là:

+ Chỉ đạo: Cung cấp các chỉ dẫn và giám thị việc hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên ở mức độ cao nhất

+ Gợi ý: Hướng dẫn, giải thích các quyết định, vạch ra hướng tác nghiệp và giám sát nhân viên thực hiện.

+ Hỗ trợ - động viên: Tạo điều kiện thuận lợi về mọi mặt cho các cố gắng của nhân viên nhằm hoàn thành nhiệm vụ và chia sẻ trách nhiệm với họ trong việc lựa chọn quyết định, tạo cho nhân viên cơ hội để thoả mãn cao nhất trong công việc.

+ Đôn đốc: Thúc đẩy nhân viên hoàn thành công việc

+ Làm gương trong mọi sự thay đổi

+ Uỷ quyền: Trao trách nhiệm, quyền quyết định và giải quyết vấn đề cho nhân viên.

Những nhà lãnh đạo thành công nhất biết họ là ai và sẽ không cố gắng "uốn" mình để trở thành những người không phải là họ.

2. Nội dung lãnh đạo

Một nhà lãnh đạo muốn thành công phải hiểu rõ và thực hiện thành công các nội dung sau:

Hiểu rõ con người trong hệ thống

Đây là nội dung đầu tiên hết sức quan trọng mà người lãnh đạo phải nắm vững để có thể đưa ra các quyết định và lựa chọn đúng các phương pháp lãnh đạo. Hiểu rõ con người đã là một điều khó, nhưng đáp ứng hợp lý các đòi hỏi của con người càng khó khăn hơn. Điều này do các nguyên nhân sau:

- Tính đa dạng về nhu cầu của con người.

- Khả năng có hạn của người lãnh đạo hệ thống.

- Việc đáp ứng nhu cầu của từng người bị ràng buộc bởi các chi phối của nhu cầu chung của cả hệ thống và của các hệ thống bên ngoài có liên quan.

- Các con người trong hệ thống bị phân tách theo các nhóm có tính độc lập tương đối trong hệ thống, chính sự tác động trong nhóm cũng làm cho nhu cầu và động cơ của mỗi người bị tác động nhất định, rất khó lường hết để xử ký có hiệu quả.

Đưa ra các quyết định lãnh đạo thích hợp

Sản phẩm của người lãnh đạo suy tới cùng là các quyết định nhưng chúng ta đã biết, quyết định là hành vi sáng tạo của người lãnh đạo nhằm định ra chương trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong hệ thống nhằm đạt tới mục tiêu đã định.

Xây dựng nhóm làm việc

Đây cũng là một nội dung quan trọng của hoạt động lãnh đạo hệ thống. Trong điều kiện hoạt động với quy mô đông người, việc phân cấp và phân công quản trị là một yếu tố khách quan, đây là nguyên tắc chuyên môn hoá trong quản trị.

Trong mỗi hệ thống thông thường được phân chia thành những phân hệ và nhóm nhỏ, mỗi phân hệ và nhóm này bao gồm một số người hoạt động theo cùng một nhóm chức năng nghiệp vụ. Mỗi nhóm, mỗi phân hộ này không được tổ chức tốt và không được hình thành mối dây liên hệ chặt chẽ với các nhóm và phân hệ thì khó có thể đem lại kết quả hoạt động chung tốt đẹp của cả hệ thống. Để có các nhóm và phân hệ tốt là trách nhiệm không những của người lãnh đạo.

Dự kiến các tình huống và tìm cách ứng xử tốt

Quá trình lãnh đạo hệ thống hoạt động là quá trình hướng tới mục tiêu, viễn cảnh trong tương lai; mà tương lai thì người lãnh đạo khó có thể khẳng định được, vì nó tuỳ thuộc vào diễn biến xảy ra trong nội bộ hệ thống cũng như môi trường đẩy lùi bên ngoài. Cho nên người lãnh đạo phải tỉnh táo vạch ra mọi tình huống có thể xa ra, đối chiếu với mục đích và mục tiêu mong muốn, căn cứ vào thực tế khả năng, cơ hội và nguồn lực có thể có được để đối phó với mọi tình huống.

Giao tiếp và đàm phán

Đây cũng là một nội dung quan trọng của người lãnh đạo khi thực hiện chức năng lãnh đạo. Quá trình lãnh đạo là quá trình tiếp xúc và làm việc với con người thông qua hoạt động giao tiếp và đàm phán, cho nên người lãnh đạo không thực hiện tốt nội dung này thì khó có thể đưa hệ thống giành lấy các mục tiêu mong muốn.

II. NHU CẦU VÀ ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY

1. Nhu cầu

Nhu cầu là trạng thái tâm lý mà con người cảm thấy thiếu thốn không thoả mãn về một cái gì đó mong được đáp ứng nó. Nhu cầu gắn liền với sự tồn tại và phát triển của con người cộng đồng, tập thể và xã hội.

Nhu cầu có nhiều loại và có thể gộp thành ba nhóm lớn: Nhu cầu tinh thần, nhu cầu vật chất, nhu cầu xã hội. Việc thỏa mãn các nhu cầu có thể được đáp ứng qua nhiều phương thức khác nhau: Cộng đồng tập thể, cá nhân, xã hội từ đó hình thành nêu các lợi ích của con người.

Đối với con người cụ thể khác nhau trong xã hội, việc thực hiện nhu cầu mang những dáng vẻ khác nhau, với những quan điểm khác nhau và có chủ đích khác nhau. Việc xử lý nhu cầu khác nhau.

- Lợi ích là kết quả mà con người có thể nhận được qua các hoạt động của bản thân, cộng đồng, tập thể, xã hội nhằm thoả mãn nhu cầu của bản thân.

- Lợi ích bao gồm nhiều loại và có thể gộp thành lợi ích tinh thần lợi ích vật chất, lợi ích cá nhân, lợi ích tập thể, lợi ích cộng đồng, lợi ích xã hội.

- Lợi ích có vai trò to lớn trong quản trị, nó tạo ra động lực mạnh mẽ, cho các hoạt động nhất định của con người, nó buộc con người phải động não, cân nhắc, tìm tòi các phương thức thực hiện có hiệu quả nhất các mục tiêu thoả mãn nhu cầu của mình.

2. Động cơ thúc đẩy

Động cơ là mục đích chủ quan của hoạt động của con người là động lực thúc đẩy con người hành động nhằm đáp ứng các nhu cầu đặt ra.

Nếu mục đích đặt ra không phương hại đến mục đích của người khác và của xã hội thì để thực hiện mục đích để được xã hội chấp nhận. Còn nếu mục đích đặt ra gây thiệt hại đến mục đích của người khác của cộng đồng, của xã hội thì nó sẽ bị cản phá, lên án.

Việc quản trị con người chỉ có thể thành công khi con người lãnh đạo tạo ra được một động cơ chung, một lợi ích chung, một mục tiêu chung gắn bó đông đảo con người trong hệ thống lại mà thôi.

Quá trình con người, thực hiện nhu cầu là một quá trình phức tạp tích cực và phù hợp với các đòi hỏi của các quy luật khách quan.

Trong đó:

- Chuẩn mực: Là những yêu cầu, ràng buộc mà tổng thể hệ thống định ra, đòi hỏi con người phải tuân thủ trong mỗi giai đoạn phát triển nhất định của hệ thống. Chuẩn mực này gồm những giá trị tư tưởng mang tính bao quát nhất được đại đa số con người trong hệ thống và xã hội ở mỗi giai đoạn phát triển nhất định tán đồng để hình thành các quan niệm về cái lợi, cái hại, cái đúng, cái sai, cái tốt, cái đẹp, cái xấu.

- Khả năng: Bao gồm năng lực cá nhân, vị trí và mối quan hệ của họ trong hệ thống ở mỗi thời điểm.

- Mục tiêu: Là kết quả dự định cho các hoạt động của con người trong những khoảng thời gian nhất định.

- Phương thức hành động: Là thủ đoạn, cách thức con người hoạt động để đạt được mục tiêu đã đề ra.

- Hiệu quả hành động: Là cách đánh giá phương thức hành động của con người.

Quá trình quản trị chính là quá trình người lãnh đạo tác động lên các bước của quá trình xử lý nhu cầu của mỗi cá nhân, nhóm, theo hướng tạo được động lực mạnh và cùng chiều cho hệ thống. Đó là việc hoàn thiện không ngừng các chuẩn mực bao gồm các hoạt động nhằm làm cho con người đánh giá được chuẩn xác năng lực của mình và các ràng buộc quy định, các điều được làm, cần làm trong phương thức hoạt động của con người.

Nhu cầu và động cơ mỗi con người trong quản trị sẽ chi phối họ trong quá trình hoạt động. Có người đặt cho mình một mục tiêu nhu cầu quá lớn vượt quá khả năng của họ và do đó sẽ phải xâm lấn, chiếm đoạt lợi ích của người khác. Có người hoạt động vì động cơ ích kỷ; cái nó, cái tôi của họ lấn át cái siêu tôi và vì thế họ trở thành độc ác, tàn bạo, chà đạp đồng loại để đạt được mục tiêu xấu xa của mình,... Tất cả những điều trên phải được các nhà quản trị lưu tâm để xử lý, bảo đảm duy trì sự công bằng của việc phát triển; đồng thời vẫn phải tạo đủ động lực cho hệ thống đi lên.

III. CÁC LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG CƠ THÚC ĐẨY

1. Học thuyết phân cấp nhu cầu

Theo A. Maslow (nhà tâm lý học người Mỹ), nhu cầu của con người phù hợp với sự phân cấp từ nhu cầu thấp nhất đến cao nhất. Khi một nhóm các nhu cầu được thoả mãn thì loại nhu cầu này không còn là động cơ thúc đẩy nữa.

- Nhu cầu sinh lý (vật chất): Là những nhu cầu cơ bản có thể duy trì bản thân cuộc sống con người (thức ăn, đồ mặc, nước uống, nhà ở...) A.Maslow quan niệm rằng những nhu cầu này chưa được thoả mãn đến mức độ cần thiết để có thể duy trì cuộc sống thì những nhu cầu khác sẽ không thúc đẩy được mọi người.

- Nhu cầu về an toàn: Là những nhu cầu tránh sự nguy hiểm về bản thân và sự đe dọa mất việc, mất tài sản.

- Nhu cầu xã hội (về liên kết và chấp thuận): Do con người là thành viên của xã hội nên họ cần được người khác chấp nhận.

- Nhu cầu được tôn trọng: Theo A. Maslow, khi con người bắt đầu thoả mãn nhu cầu được chấp nhận là thành viên trong xã hội thì họ có xu thế tự trọng và muốn được người khác tôn trọng. Nhu cầu loại này dẫn tới sự thoả mãn như quyền lực, uy tín, địa vị và lòng tự tin.

- Nhu cầu tự hoàn thiện: A. Maslow xem đây là nhu cầu cao nhất trong cách phân cấp của ông. Đó là sự mong muốn để đạt tới chỗ mà một người có thể đạt tới. Tức là làm cho tiềm năng của một người đạt tới mức tối đa và hoàn thành được một mục tiêu nào đó.

Như vậy, theo thuyết này, thì trước tiên các nhà lãnh đạo phải quan tâm đến các nhu cầu vật chất, trên cơ sở đó mà nâng dần lên các nhu cầu bậc cao.

Mô tả ví dụ

Tiềm năng của một người Dùng khả năng đến mức

cao nhất

Cảm nhận tốt về bản thân Thăng chức & nhận biết

Tương tác xã hội, tình yêu Đảng phái, nhóm

Bảo hiểm, ổn định Đảm bảo công việc, sức khoẻ

Đố ăn, nước uống, nhà cửa Lương cơ bản mua

2. Học thuyết ERG (Existence Relatedness Growth)

Clayton Alderfer giáo sư Đại học Yale đã tiến hành sắp xếp lại nghiên cứu của A.Maslow đưa ra kết luận của mình. Ông cho rằng hành động của con người bắt nguồn từ nhu cầu - cũng giống như các nhà nghiên cứu khác - song ông cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi việc thoả mãn 3 nhu cầu cơ bản: Nhu cầu tồn tại, nhu cầu quan hệ, nhu cầu phát triển.

- Nhu cầu tồn tại (Existence needs) Bao gồm những đòi hỏi vật chất tối cần thiết cho sự tồn tại của con người, nhóm nhu cầu này có nội dung giống như nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn của A.Maslow.

- Nhu cầu quan hệ (Relatedness needs) Là những đòi hỏi về quan hệ tương tác qua lại giữa các cá nhân. Nhu cầu quan hệ bao gồm nhu cầu xã hội và một phần nhu cầu tự trọng của A.Maslow.

Nhu cầu phát triển(Growth needs) Là đòi hỏi bên trong của mỗi con người cho sự phát triển cá nhân, nó bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng.

Điều khác biệt ở học thuyết này là Clayton Alderfer cho rằng con người cùng một lúc theo đuổi việc thoả mãn tất cả các nhu cầu chứ không phải chỉ một nhu cầu như quan điểm của A.Maslow. Hơn nữa, thuyết này còn cho rằng khi một nhu cầu nào đó bị cản trở và không được thoả mãn thì con người có xu hướng dồn nỗ lực của mình sang thoả mãn các nhu cầu khác. Điều này giải thích khi cuộc sống khó khăn con người có xu hướng gắn bó với nhau hơn, quan hệ giữa họ tốt hơn và họ dồn nỗ lực đầu tư cho tương lai nhiều hơn.

3. Học thuyết hai yếu tố

Frederick Herzberg đã phát triển một lý thuyết về động cơ thúc đẩy phổ biến khác là thuyết hai yếu tố. Trên cơ sở phỏng vấn hàng trăm nhân viên vào những thời điểm khác nhau, khi họ được kích thích cao độ để làm việc và những lúc không được kích thích, đồng thời xem xét tác động của những kích thích này đem lại sự thỏa mãn hay không thỏa mãn của họ trong công việc như thế nào từ đó đưa ra những khám phá và đó là nội dung cơ bản của học thuyết hai yếu tố của ông.

Lý thuyết này được minh họa trong mô hình sau đây

Nhân tố thúc đẩy Nhân tố duy trì

- Thành tựu

- Sự công nhận

- Bản thân công việc

- Trách nhiệm

- Sự thăng tiến

- Sự phát triển - Giám sát

- Chính sách công ty

- Mối quan hệ với giám sát viên

- Điều kiện làm việc

- Lương

- Mối quan hệ với đồng nghiệp

- Mối quan hệ với nhân viên

- Sự an toàn

Hoàn toàn thỏa mãn Trung lập Hoàn toàn bất mãn

Thứ nhất là những nhân tố duy trì, nó liên quan đến sự không thỏa mãn của nhân viên đối với công việc. Khi các yếu tố duy trì không được thực hiện thì nhân viên không được thỏa mãn. Tuy nhiên, các yếu tố duy trì được đảm bảo tốt thì điều đó chỉ đơn giản là loại bỏ sự không thỏa mãn, chứ không phải tự nó đem lại sự thỏa mãn hay nỗ lực trong công việc của người nhân viên.

Thứ hai là những nhân tố thúc đẩy, là những yếu tố liên quan đến nhu cầu cấp cao. F.Herzberg cho rằng, khi không có động lực thúc đẩy thì nhân viên vẫn làm việc bình thường, nhưng khi có sự hiện diện của các yếu tố thúc đẩy thì nhân viên tích cực và thỏa mãn hơn.

Hai yếu tố hoàn toàn khác nhau này góp phần tạo nên hành vi của nhân viên và ảnh hưởng đến thái độ của họ đối với công việc. Nằm giữa hai yếu tố này là sự trung lập, điều đó có nghĩa là nhân viên không thể hiện rõ sự thỏa mãn hay không thỏa mãn của mình.

IV. CÁC LÝ THUYẾT VỀ HÀNH VI

1. Thuyết X, Y

Dựa trên giả thiết về bản chất của con người mà Douglas McGregor đưa ra học thuyết X và học thuyết Y vào năm 1957.

Các giả thiết của học thuyết X

- Một người bình thường có ác cảm về công việc và lãng tránh nó nếu có thể

- Vì đặc điểm không thích làm việc của con người, nên mọi người đều bị ép buộc, điều khiển, hướng dẫn và đe dọa bằng các hình phạt để buộc họ phải hết sức cố gắng để đạt được những mục tiêu của tổ chức.

- Người bình thường bao giờ cũng thích bị lãnh đạo, muốn trốn tránh trách nhỉệm, có ít hoài bão và chỉ muốn an thân.

Do vậy, để buộc họ làm việc các nhà quản trị phải tác động đến từ bên ngoài đối với hành vi của nhân viên thậm chí đe dọa bằng các hình phạt. Quản trị viên phải giám sát chặt chẽ, tạo nên luật lệ và phần thưởng đối với nhân viên.

Các giả thiết của học thuyết X

- Điều khiển từ bên ngoài hoặc đe dọa bằng hinh phạt không phải là cách duy nhất để buộc con người làm việc. Con người sẽ tự chủ và tự lãnh đạo bản thân để đạt những mục tiêu của tổ chức mà họ được giao phó.

- Các phần thưởng liên quan đến kết quả của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc giao phó trách nhiệm thực hiện mục tiêu

- Trong những điều kiện thích hợp, người bình thường không chỉ chịu trách nhiệm mà biết cách chấp nhận trách nhiệm về phía mình.

- Không ít người có khả năng phát huy tốt trí tưởng tượng, tài năng và sự sáng tạo. Trong điều kiện nền công nghiệp hiện đại, chỉ có một phần trí thức của con người bình thường được sử dụng.

Từ các giả thiết này hành vi của nhà quản trị là

 Nhà quản trị phải chịu trách nhiệm cho việc sắp xếp các yếu tố như tài chính, nguyên vật liệu, trang thiết bị, con người trong doanh nghiệp

 Nhân viên sẽ không thụ động hay đi ngược với yêu cầu của tổ chức. Họ trở nên có nhiều kinh nghiệm trong quá trình công tác tại tổ chức của mình. Hãy để cho họ từ điều khiển, tự chỉ huy lấy bản thân hướng đến đạt được mục tiêu của tổ chức.

 Nhà quản trị không áp đặt đối với nhân viên, họ phải phát hiện và hướng mọi người theo hướng mình cần.

 Nhiệm vụ thiết yếu của những nhà quản trị là sắp xếp các phương thức và điều kiện trong việc điều hành mọi người đạt được mục tiêu một cách tốt nhất. Bằng cách này họ phải hướng chính bản thân mình đến việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.

2. Các hành vi lãnh đạo (Phong cách lãnh đạo điển hình)

a, Phong cách độc đoán

Nhà lãnh đạo có khuynh hướng tập trung quyền lực, công bố phương pháp làm việc, ra quyết định đơn phương và hạn chế sự tham gia của nhân viên. Phong cách lãnh đạo này thường thích hợp đối với nhân viên mới, nhân viên cấp thấp, nhân viên không chịu trách nhiệm cao và thường được dùng nhiều trong các tình huống khẩn cấp.

b, Phong cách dân chủ

Nhà quản trị có khuynh hướng đòi hỏi sự tham gia của nhân viên vào quá trình ra quyết định, khuyến khích sự tham gia trong việc quyết định mục tiêu và phương pháp làm việc, và sử dụng thông tin phản hồi như là cơ hội để hướng dẫn nhân viên. Kiểu dân chủ có thể được phân loại sâu hơn theo hai cách là tư vấn và tham gia.

Nhà lãnh đạo tư vấn dân chủ tìm kiếm đầu vào, lắng nghe sự quan tâm và những vấn đề của nhân viên nhưng quyền quyết định cuối cùng vẫn thuộc nhà lãnh đạo.

Nhà lãnh đạo tham gia dân chủ thường cho phép nhân viên quyền tham gia quyết định vấn đề, tại đây, quyết định được đưa ra bởi nhóm và nhà lãnh đạo cung cấp một đầu vào cho nhóm.

c, Phong cách tự do

Nhà lãnh đạo thường giao toàn quyền ra quyết định cho nhân viên, cho phép họ hoàn thành công việc theo cách thức họ thấy thích hợp. Nhà lãnh đạo không can thiệp mà đơn giản chỉ cung cấp tài liệu cần thiết và trả lời những câu hỏi.