Chương sáu - Kiểm tra

I. KIỂM TRA VÀ VAI TRÒ CỦA KIỂM TRA

1. Khái niệm

Kiểm tra là thực hiện quy trình đo lường, đánh giá sai lệch và điều chỉnh việc thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu đã dự kiến.

Kiểm tra là chức năng quan trọng của nhà quản trị. Tính chất quan trọng của kiểm tra được thể hiện trên cả hai mặt. Một mặt kiểm tra là công cụ quan trọng để nhà quản trị phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác thông qua kiểm tra, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Thường thường người ta chỉ chú ý đến ý nghĩa thứ nhất của kiểm tra vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi những sai sót và kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng nhưng chưa đủ vì trong thực tế kiểm tra có tác động rất mạnh tới các hoạt động. Một công việc sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu nó không được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hay là khâu sau cùng của chu trình quản trị kiểm tra không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản trị ở mọi nơi, mọi lúc.

2. Vai trò

- Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị, kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án, tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý, tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã sử dụng để đưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình.

- Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản trị cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm tra cho phép chủ động phát hiện sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của doanh nghiệp được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra.

- Kiểm tra giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường. Thay đổi là thuộc tính tất yếu của môi trường thị trường luôn biến động, các đối thủ cạnh tranh liên tục giới thiệu các sản phẩm mới để thu hút khách hàng, các vật liệu và công nghệ mới được phát minh; các kế hoạch, chính sách và pháp luật nhà nước được ban hành, điều chỉnh.

Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản trị luôn nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những phản ứng thích hợp trước các vấn đề và cơ hội thông qua việc phát hiện kịp thời những thay đổi đang và sẽ ảnh hưởng đến sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp.

- Kiểm tra tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới. Với việc đánh giá các hoạt động. Kiểm tra khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong sản xuất kinh doanh. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hoá để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống (hay doanh nghiệp)

Tóm lại, kiểm tra khắc phục tính ngẫu nhiên trong hệ thống quản trị, đảm bảo cho sự ủy quyền, là điều kiện không thể thiếu được trong quá trình quản trị theo mục tiêu (MBO)

II. TIẾN HÀNH KIỂM TRA

1. Xây dựng hệ thống các tiêu chuẩn của kiểm tra

Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả.

Các tiêu chuẩn của kiểm tra rất phong phú do tính chất đặc thù của doanh nghiệp, các bộ phận và con người, do sự đa dạng của các sản phẩm và dịch vụ được tạo ra và do đó vô vàng các kế hoạch, chương trình xây dựng. Có các dạng tiêu chuẩn kiểm tra cơ bản sau:

- Các mục tiêu của doanh nghiệp, lĩnh vực, bộ phận và con người mục tiêu là những tiêu chuẩn kiểm tra tốt nhất vì đó là thước đo sự thành công của các kế hoạch; là căn cứ đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp và mức độ hoàn thành nghĩa vụ được giao của các tập thể, các phân hệ và cá nhân.

- Các tiêu chuẩn thực hiện chương trình: Là cơ sở đánh giá việc thực hiện các chương trình mục tiêu như chương trình phát triển sản phẩm mới, chương trình cải tiến chất lượng sản phẩm chương trình thay đổi nhãn hiệu. Ngoài mục tiêu, người ta có thể dùng các chỉ tiêu thời hạn và chi phí các nguồn lực để thực hiện chương trình theo thời gian.

- Các chỉ tiêu chất lượng đối với sản phẩm và dịch vụ

- Các định mức kinh tế kỹ thuật đối với quá trình sản xuất và phân phối sản phẩm; như số giờ lao động cho một đơn vị sản phẩm. Chi phí cho một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ.

- Các tiêu chuẩn về vốn: Là cơ sở đo lường sự thực hiện vốn đầu tư trong các doanh nghiệp như khoản thu hồi trên vốn đầu tư, tỷ lệ giữa các khoản nợ hiện có với tài sản hiện có, giữa các khoản đầu tư cố định và tổng đầu tư.

- Các tiêu chuẩn thu nhập như lượng bán trung bình trên một khách hàng trong một khu vực thị trường cho trước.

* Yêu cầu của hệ thống kiểm tra:

 Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế theo các kế hoạch

 Kiểm tra phải mang tính đồng bộ

 Kiểm tra phải công khai, chính xác và khách quan.

 Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức và con người trong hệ thống

 kiểm tra cần phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý.

 kiểm tra cần có hiệu quả

 kiểm tra có trọng điểm

 địa điểm kiểm tra.

2. Đo lường và đánh giá sự thực hiện

- Để dự báo được những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, ngoài kết quả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải thực hiện đối với đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kết quả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chỉnh kịp thời.

- Để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiện cũng như nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường được lặp đi lặp lại bằng những công cụ hợp lý. Tần số của sự đo lường phụ thuộc vào dạng hoạt động bị kiểm tra.

- Có thể người tiến hành giám sát, đo lường sự thực hiện với người đánh giá và ra quyết định điều chỉnh có thể khác nhau nên phải xây dựng được mối quan hệ truyền thống hợp lý giữa họ.

Các nguồn thông tin dùng để đo lường kết quả thực hiện:

 Kết quả quan sát cá nhân

 Các báo cáo thống kê

 Báo cáo miệng

 Báo cáo bằng văn bản

Thông báo kết quả đo lường

Kết quả đo lường phải được thông báo đến các đối tượng sau:

 Người phụ trách trực tiếp bộ phận hay công việc đã và đang kiểm tra bởi chính họ sẽ thực hiện các công việc điều chỉnh cần thiết.

 Cấp trên trực tiếp của bộ phận hay người được kiểm tra để họ biết giúp đỡ cấp dưới khi cần thiết.

 Các đơn vị có liên quan, ảnh hưởng đến hành động điều chỉnh sau này.

Công việc ở đây là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với hệ tiêu chuẩn

- Nếu sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, nhà quản trị có thể kết luận mọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chỉnh.

- Nếu kết quả thực hiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự điều chỉnh có thể là cần thiết. Lúc này phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của nó đối với hoạt động của doanh nghiệp để đi tới kết luận cần thiết điều chỉnh hay không và nếu cần thì xây dựng một chương trình điều chỉnh có hiệu quả.

- Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phương tiện đo lường có khả năng xác định một cách chính xác kết quả hoạt động thì việc đánh giá sự thực hiện thực tế hoặc tương lai là việc tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, có nhiều hoạt động khó xác định tiêu chuẩn chính xác và cũng khó đo lường, dự báo sự thực hiện.

3. Điều chỉnh các hoạt động

Điều chỉnh là những tác động bổ sung quá trình quản trị để khắc phục những sai lệch giữa sự thực hiện hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động.

Quá trình điều chỉnh phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

- Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết.

- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh tuỳ tiện, tránh gây tác dụng xấu.

- Phải tính tới hậu quả sau khi điều chỉnh

- Tránh để lỡ thời cơ, tránh bảo thủ

- Tuỳ điều kiện mà kết hợp các phương pháp điều chỉnh cho hợp lý.

Để hoạt động điều chỉnh đạt kết quả cao cần xây dựng một chương trình điều chỉnh, trong đó trả lời các câu hỏi sau:

- Mục tiêu điều chỉnh?

- Nội dung điều chỉnh?

- Ai tiến hành điều chỉnh?

- Sử dụng những biện pháp, công cụ để điều chỉnh?

- Thời gian điều chỉnh?......

Như vậy quyết định điều chỉnh cũng là một dạng quyết định thường xuyên xảy ra trong quản trị. Đôi khi chỉ một quyết định nhỏ mà kịp thời cũng có thể đem đến cho quản trị hiệu quả cao.

III. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA

1. Xét theo quá trình hoạt động

- Kiểm tra trước hoạt động: Được tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, số lượng, chất lượng.

- Kiểm tra kết quả của từng giai đoạn hoạt động: Được tiến hành để có thể điều chỉnh kịp thời trước khi xảy ra hậu quả nghiêm trọng. Dạng kiểm tra này chỉ có hiệu lực nếu các nhà quản trị có được thông tin chính xác, kịp thời về những thay đổi của môi trường và về hoạt động.

- Kiểm duyệt (kiểm tra được hoặc không): Là hình thức kiểm tra trong đó các yếu tố hay giai đoạn đặc biệt của hoạt động phải được phê chuẩn hay thoả mãn những điều kiện nhất định trước khi sự vận hành được tiếp tục.

- Kiểm tra sau hoạt động: Đo lường kết quả cuối cùng của hoạt động.

Bốn dạng kiểm tra trên đều là cần thiết và được áp dụng tổng hợp để thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay người ta đặc biệt nhấn mạnh tới tầm quan trọng của những dạng kiểm tra lường trước.

2. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra

- Kiểm tra toàn bộ: Nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của doanh nghiệp một cách tổng thể.

- Kiểm tra bộ phận: Thực hiện đối với từng lĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của doanh nghiệp.

- Kiểm tra cá nhân: Thực hiện đối với những con người cụ thể trong doanh nghiệp.

3. Theo tần suất của các cuộc kiểm tra

- Kiểm tra đột xuất.

- Kiểm tra định kỳ được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian.

- Kiểm tra liên tục: Là giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm tra.

4. Theo mối quan hệ giữa đối tượng và chủ thể cuộc kiểm tra

- Kiểm tra: Là hoạt động kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và các cán bộ chuyên nghiệp đối với đối tượng quản trị.

- Tự kiểm tra: Là việc phát triển những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và có ý thức kỷ luật cao, có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạo kiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu kế hoạch với hiệu quả cao