KINH NGHIỆM LÀM QUÁN CÀ PHÊ (P2).

Những chia sẻ tiếp theo mình sẽ nói chuyên sâu về những thứ bạn cần quan tâm khi sắp, mới mở quán cà phê. Nhiều bạn đã có kinh nghiệm lâu năm có thể góp ý thêm để hoàn thiện hơn (vì đây chỉ là kinh nghiệm của riêng mình, ở khu vực mình sinh sống, có thể không phù hợp với tất cả).

Việc chia sẻ nhằm hy vọng giúp được các bạn mới, nhất là các bạn trẻ, có được các nhìn nhận đúng khi làm, tránh sa vào những sai lầm mà mình và mọi người đã gặp phải (và đương nhiên trả giá bằng nhiều tiền bạc chứ không phải đơn giản là sai thì làm lại - một lần sai lầm nhiều khi 10 năm trả nợ nhen các bạn).

Xin nhắc lại ở đây không nói đúng - sai mà chỉ đơn thuần đưa ra các góc nhìn để mọi người tham khảo và tự rút ra kinh nghiệm cho chính mình.

Bài 2: CÁC CON SỐ CẦN LƯU Ý KHI MỞ QUÁN.

Mở quán là một hình thức kinh doanh, mà nói đến kinh doanh là nói đến các con số. Rất nhiều bạn khi làm chỉ nghĩ làm sao cho quán mình đông khách, nhưng không hiểu về các con số nên dẫn đến: cảm thấy đông khách mà vẫn lỗ, không hiểu tại sao.

Các con số cần lưu ý khi mở quán, gồm:

1. Tổng suất đầu tư:

Tổng suất đầu tư của một quán được quyết định bởi hai yếu tố: Số tiền bạn đang có và Mô hình quán bạn chọn.

- Số tiền bạn đang có: Bạn cần phải xác định rõ số tiền bạn sẽ bỏ ra để làm quán mà KHÔNG VAY. Từ số tiền này, bạn mới chọn mô hình làm phù hợp với số tiền. Nhiều bạn bị sai lầm khi chọn mô hình trước rồi làm sau dẫn đến hai trường hợp: Hoặc không đủ tiền làm cho tới (quán không ra mô hình gì); Hoặc phải vay mượn để làm cho tới. Cả hai trường hợp đều dẫn tới nguy cơ thất bại cao.

- Mô hình bạn chọn lựa: Theo số tiền đã có thì chọn mô hình. Thường thì quán nhỏ tầm 50-100tr; quán trung cỡ 500-1tỷ; quán lớn cỡ 2-3tỷ: quán trên 3 tỷ thì đã vào tầm thương hiệu rồi.
Trong cùng một mô hình thì căn cứ vào số tiền đầu tư để chọn tầm nào trong mô hình đó. Ví dụ: cùng là quán vỉa hè nhưng có nhiều loại khác nhau và suất đầu tư khác nhau.

Mình khuyên các bạn: Nên giải ngân hết số tiền đã xác định theo từng hạng mục, không cần tiết kiệm làm gì để đạt được những điều kiện tối ưu của mô hình. Ví dụ: nhiều bạn khi lên kế hoạch là có máy pha cà phê (mô hình take away chẳng hạn), nhưng khi vào làm thì lại tiết kiệm chuyển sang pha sẵn ==> tiết kiệm dẫn đến sai mô hình ban đầu.

Cái quyết định tổng suất đầu tư này nó rất quan trọng, vì trên bản Kế hoạch bạn phải phân bổ nó cho toàn bộ thời gian vận hành quán (thường là thời hạn mặt bằng). Nó là khoản tiền bạn xem như ĐÃ MẤT đi và thu hồi dần trong quá trình hoạt động. Nói theo thuật ngữ kinh tế thì: Khấu hao tài sản cố định = 20% (tạm coi như chu kỳ dự án là 5 năm).

Rất nhiều bạn quên mất tính khoản tiền này vào hạch toán từng tháng ==> tưởng lời hoá ra lỗ. Do đó, bạn nên cân nhắc thật kỹ tổng suất đầu tư trước khi làm.

2. Chi phí mặt bằng:

Dù bạn làm mặt bằng nhà mình hay thuê thì cần phải quan tâm đến chi phí mặt bằng. Ai cũng hiểu là mặt bằng càng tốt thì càng dễ bán, nhưng đương nhiên giá thuê càng cao. Vậy công thức nào để xác định chi phí mặt bằng hợp lý?

Thông thường, một quán làm có hiệu quả là chi phí mặt bằng không được vượt quá 20% tổng doanh thu. Nghĩa là: nếu bạn dự kiến doanh thu quán bạn 100tr/tháng thì chi phí mặt bằng không được quá 20tr. Nếu quán bạn đang làm mà vượt quá số này thì: hoặc phải đàm phán giảm giá; hoặc phải chuẩn bị phương án đổi mặt bằng.

Một cách tính chi phí mặt bằng thứ 2 là dựa trên số bàn tối đa của mặt bằng có thể bố trí. Ví dụ: Quán bạn diện tích 100m2 ==> tối đa xếp được 20 bàn ==> Chi phí mặt bằng = 4 bàn x doanh thu dự kiến 1 bàn/ngày x 30 ngày.

Xác định chính xác chi phí mặt bằng sẽ giúp bạn có đánh giá đúng là nên thuê hay không thuê và đàm phán giá thuê mặt bằng có cơ sở.

3. Chi phí nhân sự:

Kể cả bạn tự làm thì cũng phải tính chi phí nhân sự đầy đủ (lương của bạn do bạn tự quyết định, ít ra cũng phải bằng 90% lương khi bạn đi làm thuê).

Chi phí nhân sự của một quán cà phê nên = 18-25% tổng doanh thu. Trường hợp quán bạn đang chạy ít lương hơn thì có thể là bạn đang thiếu nhân viên mà bạn không biết. Nếu quỹ lương của bạn thấp hơn số trên mà quán bạn vẫn chạy tốt thì xin chúc mừng bạn, bạn đang có đội ngũ nhân viên tuyệt vời, hãy tăng lương cho họ.

Đa số các chủ quán, nhất là chủ quán mới vào nghề, thường lo lắng giai đoạn đầu phục vụ không tốt nên bố trí nhân viên rất đông mà không để ý đến quỹ lương. Điều này thật ra không cần thiết, phục vụ tốt hay không không phải ở số lượng mà tuỳ thuộc vào chất lượng nhân viên (mình sẽ nói về nhân viên ở những bài sau). Việc bố trí đông nhân viên ở giai đoạn đầu, về lâu dài thiệt nhiều hơn lợi (sẽ phân tích sau). Như vậy, dù mới khai trương hay là đã làm lâu dài, bạn cũng cần lưu ý tỷ lệ quỹ lương/doanh thu.

4. Chi phí vận hành:

Đối với các quán nhỏ thì chi phí này không quan trọng lắm, nhưng đối với các quán tầm trung và lớn thì rất quan trọng.

Chi phí vận hành (điện, nước, wifi, báo chí, cây cảnh, vật phẩm trang trí,...) thường không được vượt quá 5% tổng doanh thu. Rất nhiều quán do không có cơ chế quản lý chặt chẽ chi phí này dẫn đến lỗ, nhất là đối với các quán cà phê máy lạnh trong bối cảnh tiền điện ngày càng tăng.

Bạn nên có quy định chặt chẽ về việc tắt, mở máy lạnh, quạt, những vật dụng tiêu hao điện, nước trong quán, thường xuyên kiểm tra các hư hỏng để khắc phục tiêu hao. Nhiều khi mua một cái máy lạnh mới lợi hơn nhiều cứ chạy cái máy lạnh cũ mà bạn không để ý.

Nếu chi phí vận hành của bạn trên 10% doanh thu, chắc chắn bạn đang sử dụng bất hợp lý. Hãy kiểm tra lại ngay.

5. Chi phí cost hàng hoá:

Tuỳ thuộc vào mô hình bạn bán mà có chi phí cost khác nhau. Thông thường (đối với các món nước, món ăn thì gấp đôi)
- Giá bán bình quân dưới 30k: Cost tầm 30 - 35%.
- Giá bán bình quân 40k: Cost 25%
- Giá bán bình quân 50k: Cost 20%
- Giá bán bình quân trên 50k: Cost 15-18%.

Cost là tất cả những gì làm nên món nước (bao gồm cả vật tư, đá, ống hút, vật phẩm trang trí,...). Nhiều bạn chỉ tính vật tư là tính sai cost. Ví dụ: Một ly cà phê sữa thì cost = Cà phê (3k) + Đá (1k) + Sữa (1k) + Hao hụt (0,5k) = 5,5k. Nếu bạn bán giá 15k = 35%.

Nếu cost của quán bạn đang thấp, bạn nên xem lại chất lượng nước (không tương xứng với giá bán). Nếu cost quán bạn đang cao, bạn xem lại khâu pha chế hoặc giá cả đầu vào.

6. Số lượng khách:

Rất nhiều bạn chỉ quan tâm đến doanh thu mà ít để ý đến lượng khách đến quán.

Doanh thu = Lượng khách x Giá bán.

Như vậy, có thể doanh thu bạn vẫn tăng do khách sử dụng các món có giá bán cao, nhưng lượng khách của bạn đang giảm. Điều này rất nguy hiểm cho sự phát triển lâu dài. Bạn cần phải cập nhật thường xuyên số lượng khách đến quán của bạn (đó mới là mấu chốt của doanh thu bền vững).

Cách so sánh đơn giản nhất là so sánh với cùng kỳ. Thứ 2 tuần này so với thứ 2 tuần trước chẳng hạn. Nếu số lượng khách cùng kỳ giảm, tối nay bạn hãy mất ngủ đi là vừa.

Trên đây là 6 con số cơ bản nhất bạn cần đặc biệt quan tâm. Trong mỗi con số này có ít nhất 6 con số nhỏ nữa mà phạm vi bài viết này không thể chi li ra được (bạn có thể tham khảo thêm trên mạng ở từng hạng mục).

Không nắm vững các con số này, khả năng bạn đang làm kiểu hên xui là khá cao. Mà làm hên xui thì "vạn sự tuỳ duyên, hoa rơi cửa Phật" rồi đó bạn.

Chúc các bạn thành công.

Bài 3: Cách nhận biết đặc điểm khách hàng ở khu vực mình muốn mở quán (to be continude...)

Cảm ơn đã đọc.