3. Các hình thức đàm phán
3.1. - Đàm phán trực tiếp: Là hình thức mà các bên đối tác trực tiếp gặp gỡ nhau để tiến hành đàm phán
n Ưu điểm:
- Hiệu suất trao đổi thông tin rất cao
- Tránh được sự hiểu lầm
- Thăm dò được ý đồ của đối tác
- Đẩy nhanh được tốc độ để đi đến ký kêt các hợp đồng và nhièu khi là lối thoát cho các hình thức khác kéo dài mà không có hiệu quả.
n Nhược điểm:
- Dễ để lộ ý đồ chiến lược
- Chi phí cao
n Yêu cầu:
- Người tiến hành đàm phán phải có tính sáng tạo, tự chủ, phản ứng linh hoạt , có khả năng nhận xét, phân tích, phán đoán, nắm được ý đồ, sách lược của đối phương.
- Nhanh chóng có các quyết định và biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết.
n Phạm vi áp dụng:
- Đàm phán những hợp đồng có giá trị lớn
- Hàng hoá có tính phức tạp
- Các bên có nhiều điều khoản cần trao đổi thuyết phục nhau
- Các bên lần đầu tiên tiến hành giao dịch với nhau.
3.2.Đàm phán qua điện thoại:
n Ưu điểm:
- Đảm bảo tính thời điểm.
- Một khoảng thời gian có thể đàm phán với nhiều đối tác
- Chi phí thấp
n Nhược điểm:
- Thiếu bằng chứng
- Khó thăm dò ý đồ đối tá
n Yêu cầu:
- Người đàm phán cần phải sáng tạo, có khả năng phán đoán và phản ứng rất linh hoạt trước những vấn đề đối phương đưa ra
- Cần chuẩn bị chu đáo cẩn thận trước khi đàm phán .
- Sau khi trao đổi qua điện thoại cần có thư xác nhận
n Phạm vi áp dụng:
- Trong những trường hợp cần thiết, sợ lỡ thời cơ
- Trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong, chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết trong hợp đồng.
3.3. Đàm phán qua thư
3.3.1. Ưu nhược điểm và phạm vi áp dụng
n Ưu điểm:
- Có điều kiện để phân tích, cân nhắc, suy nghĩ, bàn bạc cụ thể những vấn đề cần đàm phán
- Có thể khéo léo dấu kín ý định thực sự của mình.
- Chi phí thấp
- Một thời điểm có thể đàm phán với nhiều đối tác.
n Nhược điểm:
- Khó dự đoán được ý đồ của đối tác
n Phạm vi áp dụng:
- Thường được sử dụng cho các cuộc tiếp xúc ban đầu.
- Đàm phán để thay đổi các điều khoản của hợp đồng.
- Giải quyết các tranh chấp.
3.3.2.Một số mẫu thư đàm phán
. Thư hỏi giá:
Thư hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng.
n Đặc điểm:
Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý của người hỏi giá với nội dung của hỏi giá
n Mục đích:
Tìm kiếm thông tin
n Nội dung: Gồm 3 phần:
- Phần mở đầu: Trình bày nguyên nhân lựa chọn đối tác và lý do hỏi giá của mình.
- Phần nội dung : Trình bày về nhu cầu hàng hóa của mình và yêu cầu người cung cấp cho biết các thông tin chi tiết về hàng hoá, quy cách, phẩm chất, chất lượng bao bì, điều kiện giao hàng, giá cả, điều kiện thanh toán , khả năng cung cấp , thời gian giao hàng và các điều kiện thương mại khác.
- Phần kết luận: là mong muốn nhận được thư phúc đáp của người bán về những yêu cầu của mình và kèm theo một sự hứa hẹn về khả năng phát triển mối quan hệ thương mại giữa hai bên.
b. Thư chào hàng
b.1. Thư chào hàng cố định (Firm offer), là thư chào bán hoặc chào mua một lô hàng nhất định
n Đặc điểm:
- Gửi cho một người xác định
- Người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình.
- Có thời gian hiệu lực của chào hàng hay thời hạn trách nhiệm của bên chào hàng.
- Trong thời gian hiệu lực, nếu chào hàng được chấp nhận hoàn toàn bởi người nhận chào hàng thì coi như hợp đồng được ký kết.
n Nội dung:
- Phần mở đầu:Ngoài phần chung là tên, địa chỉ của người gửi, người nhận là trình bày lý do chọn đối tác để chào hàng.
- Phần nội dung: giới thiệu khái quát về công ty và mặt hàng kinh doanh của mình, đồng thời trình bày các điều kiện bán hàng của mình.
- Phần kết luận: là mong sớm có thư trả lời và nhận được sự hợp tác của đối tác
n b.2. Thư chào hàng tự do: (Free offer),
n Đặc điểm:
- Không ràng buộc trách nhiệm pháp lý của người chào hàng với nội dung của chào hàng.
- Không cần xác định thời gian hiệu lực của chào hàng
- Cùng một lô hàng có thể chào hàng bán tới nhiều khách hàng
- Người nhận chào hàng chấp nhận hoàn toàn nội dung của chào hàng tự do không có nghĩa là hợp đồng đã được ký kết
- Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có chấp nhận của người nhận chào hàng và xác nhận trở lại của người chào hàng.
- Dễ dàng thay đổi các điều kiện thương mại cho phù hợp với sự thay đổi của thực tế
Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng thương mại của người Mua
n Đặc điểm:
- Nội dung của đặt hàng phải đầy đủ các nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
- Đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, hoặc sau khi nhận được báo gía của người bán.
n Nội dung:
- Phần mở đầu: nêu cơ sở của việc thiết lập đơn hàng
- Phần nội dung: nêu rõ các điều kiện thương mại để mua hàng của mình như điều kiện tên hàng, số lượng, chất lượng, bao bì, giá cả, thanh toán, giao hàng và các điều kiện thương mại khác
- Phần kết thúc: đề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình.
4. Chiến lược đàm phán
4.1 Chiến lược đàm phán cứng rắn.
Đây là chiến lược đàm phán trong đó nhà đàm phán chỉ theo đuổi lợi ích của mình mà không quan tâm nhièu đến lợi ích của bên kia
+ Sử dụng các phương pháp và thái độ cứng rắn để gây sức ép buộc đối phương nhượng bộ.
+ Lựa chọn chiến lược này khi mối quan hệ về thế và lực nghiêng về phía họ, hoặc do phong cách hay cá tính của họ.
4.2. Chiến lược đàm phán mền dẻo.
Trong chiến lược này người đàm phán chú trọng đến việc xây dựng và duy trì mối quan hệ giữa hai bên.
+ Tin cậy đối tác, tránh đối lập mà chịu nhân nhượng
+ Đề xuất những kiến nghị hợp tình hợp lý.
4.3. Chiến lược đàm phán hợp tác.
Chiến lược đàm phán hợp tác vừa chú ý lợi ích bản thân vừa chú ý đến lợi ích của đối tác. Sử dụng chiến lược này phải tôn trọng quyền bình đẳng , hợp tác cùng có lợi và luân đưa ra phương án hai bên cùng có lợi.
5. Một số phương pháp tiếp cận trong đàm phán
5.1.Phương pháp tiếp cận Thắng - Thua ( Win- Lose negotiation).
Đàm phán là một lý thuyết trò chơi có tổng bằng không.
+ Đàm phán mang tính cạnh tranh
+ Bản chất của cuộc đàm phán là bên thắng lấy của bên thua
5.2.Phương pháp tiếp cận Thắng- Thắng (Win- Win).
Đàm phán đàm phán được hiểu là một trò chơi có tổng khác không , tổng dương , do đó các bên tiến hành đàm phán phải làm thế nào để cho tổng dương là lớn nhất
+ Các bên đều có thể là người chiến thắng.
+ Đàm phán với tinh thần hợp tác chứ không cạnh tranh
6. Văn hóa với đàm phán
6.1. Khái niệm và các yếu tố văn hóa
6.1.1. Khái niệm về văn hóa:
”Văn hóa là một tổng thể phức hợp về những giá trị vật chất và tinh thần do con người kiến tạo nên và mang đặc thù riêng của mỗi một dân tộc”.
6.1.2 Các yếu tố văn hóa:
n Ngôn ngữ (Language)
n Tôn giáo (Religion)
n Giá trị và tháI độ (Values and Addtitudes)
n Cách cư xử và phong tục (Manner and customs).
n Các yếu tố vật chất (Material elements).
n Thẩm mỹ (Aesthetics)
n Giáo dục (Education).
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro