Tui có một người em thân thiết đang làm thư ký trong một công ty lớn. Nhớ lại ngày đầu tiên khi mới đi làm, em đã được sếp giao cho nhiệm vụ tiếp một đối tác nước ngoài quan trọng. Em kể lúc đó em quýnh lắm khi nghe sếp nhắc:

"Em A này, tuần sau có một đối tác nước ngoài ghé thăm, em phụ trách sắp xếp chiêu đãi nhé".Người em của tui bảo, nếu lúc đó em trả lời "thưa sếp, em biết rồi", vậy thì còn lâu mới làm sếp hài lòng.

#1. Liệt kê lại cho sếp nghe những việc cần làm để sếp xác nhận

Người em thư ký của tui có một mẹo rất hữu dụng, đó là sau khi nghe sếp dặn dò xong, em sẽ lặp lại cho sếp nghe một lần nữa những việc cần làm sắp tới. Chẳng hạn như:

"Sếp ơi, vậy việc em cần làm bây giờ là: Đặt xe cho 5 người, đặt 3 phòng khách sạn, đặt khách sạn lúc 12h trưa mai,...Có đúng không ạ?"

Đến lúc này, em đột nhiên nhận được thêm vài thông tin mới từ sếp:

"Em phải chú ý chọn phòng có cửa sổ. Những vị khách này theo đạo Hồi, vậy nên hãy chọn nhà hàng chuyên nấu các món ăn Hồi giáo,..."

Những chi tiết quan trọng như vậy, tại sao sếp không dặn em tui ngay từ đầu?

Tuy nhiên, đây chính là hiện thực khi đi làm. Trong một ngày, sếp phải xử lý rất nhiều đầu việc, vậy nên có rất ít sếp nhớ tới việc phải nhắc đầy đủ những chi tiết bên lề cho cấp dưới. Vậy nên, bạn hãy chủ động hỏi và xác nhận lại với sếp để sếp khỏi quên những vấn đề này.

#2. Chỉ giúp sếp thu thập thông tin, đừng tự ý đưa ra quyết định

Người em thư ký của tui từng đi đến 3 công ty cho thuê xe để tìm hiểu xem họ đang cung cấp loại xe gì, giá bao nhiêu, có xuất hóa đơn không, sau đó làm một file so sánh hình ảnh để gửi cho sếp.Tương tự như vậy, em cũng đi đến 5 khách sạn ở gần công ty để tham khảo giá, sau đó để lại danh thiếp, chụp ảnh phòng, sắp xếp thông tin rồi gửi cho sếp để sếp xem nên đặt chỗ ở đâu.Em tui nói với tui rằng, sếp là người đưa ra quyết định, em chỉ là người thực thi, vậy nên em chỉ có trách nhiệm tìm kiếm thông tin và thực hiện theo yêu cầu của sếp. Đừng bao giờ tự ý đưa ra quyết định hộ sếp, đây chính là lằn ranh đỏ mà nhân viên không thể vượt qua.

#3. Bị giao việc bởi một người sếp khác, nhớ phải báo cáo lại với sếp quản lý mình trực tiếpNgười em của tui kể, một lần nọ khi em đang gọi điện cho bên tổ chức sự kiện để đặt xe thì một anh giám đốc khác bất ngờ đi ngang qua phòng. Anh nhiệt tình lắm, đợi tới khi em tui cúp máy mới khều vai bảo:

"Ủa em, em đặt xe hả? Không cần đặt đâu, bên anh có xe nè, có thể hỗ trợ".

Em tui lúc đó mừng húm, nhưng lúc đó em bảo nếu nghe anh giám đốc này mà ngơ ngác không đặt xe, vậy thì chắc chắn em sẽ mắc phải một sai lầm nghiêm trọng. Vậy nên, em đã áp dụng nguyên tắc vàng của mình, đó là báo cáo trước với ông sếp đang trực tiếp quản lý em.

Em tui còn dặn rằng, nếu lúc ấy không báo cáo, lỡ may sau đó có vấn đề gì xảy ra, chẳng hạn như xe đột nhiên trục trặc thì em không chỉ phải tìm cách xử lý mà còn có thể bị sếp la cho một trận.

#4. Ước tính khối lượng công việc và yêu cầu sếp giúp đỡ

Cũng trong lần đầu tiên hỗ trợ sếp đón đối tác nước ngoài, em tui đã bị kiệt sức nặng chỉ vì...không biết ước tính khối lượng công việc.

Em đến khách sạn đón đối tác sớm, làm phiên dịch trong cuộc họp, thậm chí kiêm luôn cả hướng dẫn viên miễn phí mấy ngày, rồi lại còn cùng đối tác đi mua sắm, đi liên hoan. Tui tin rằng rất nhiều bạn từng làm nghề thư ký cũng có trải nghiệm như vậy, bạn hoàn thành công việc một cách nhiệt huyết và kiệt sức, nhưng sếp lại cho rằng đó là lẽ dĩ nhiên vì bản thân sếp đôi khi không nắm rõ khối lượng công việc thực tế và có thể giao quá nhiều đầu việc mà không nhận ra.Vì vậy sang tới lần sau, khi sếp nhắc em tui chuẩn bị một đợt tiếp đón đối tác nước ngoài khác, em tui đã chủ động đề nghị: "Sếp ơi, khối lượng công việc của em rất nặng, có thể nhờ vài người tới hỗ trợ được không?" Tất nhiên sếp nào cũng sẽ đồng ý. Tuy nhiên, hãy để sếp là người chủ động triển khai nhân sự, đừng tự động nhờ vả vì điều này đồng nghĩa với việc bạn không tôn trọng sếp.

#5. Muốn để sếp ký tên thuận lợi vào các khoản chi, hãy hỏi ngay sau khi sếp giao việc

Đây lại là một mẹo khác của người em tui. Sau rất nhiều lần bị sếp vặn vẹo khi đưa ký các khoản chi, em tui đã chủ động đề cập tới việc này với sếp ngay sau khi sếp giao việc. Vào thời điểm đó, sếp không chỉ đang nắm được công việc mà còn mong công việc sẽ được triển khai sớm, vậy nên chắc chắn sếp sẽ nhanh chóng phân bổ vốn cho nhân viên.

Nếu chúng ta bỏ lỡ cơ hội này, đợi bản thân bắt tay vào làm việc mới phát hiện ra chỗ này chỗ kia cần chi, rồi lại đến gặp sếp để xin ký duyệt thì cảm giác của sếp sẽ luôn là "cấp dưới này quá phiền".Hi vọng bài viết này có thể giúp các bạn giắt túi vài kỹ năng làm việc với sếp để không bị "quạc"!