Example of a Short Informal Report

To Mrs K Pearson

Office Manager

From Christine Fellows

Personal Assistant

Ref CF/AB

Date 12 August 2000

REPORT ON THE PREVENTION OF WASTEFUL USE OF STATIONERY AND REPROGRAPHIC

SERVICES

1.0 INTRODUCTION

On Tuesday 28 July you asked me to investigate the current wasteful use of stationery in the department and to suggest ways in which it might be more economically used in the future. My report was to be submitted to you by Friday 14 August 2000.

2.0 FINDINGS

2.1 Stationery Use Investigated

The range of the departmental stationery investigated comprised: headed letter and memoranda notepaper, fanfold, tractor-fed printer paper, cut-sheet printer and photocopying paper, fax paper and the range of envelopes in use.

2.2 Stationery Associated with Correspondence/Internal Mail

The suspected increase in wasteful practices was confirmed upon investigation. I spoke to

executive staff who confirmed that, despite our extensive use of WP drafting, a significant proportion of ostensible final copies were being returned because of errors still present. Observation and discussion with secretarial staff confirmed that clerical and executive staff in particular are using printed stationery and unused envelopes on occasion as message pads. Regarding envelopes, white ones are being used where manilla would serve, and much more confidential internal mail is being sent in sealed envelopes. No member of staff appears to be reusing envelopes. Also, despite the introduction of the LAN, staff are still distributing paper-based memoranda and attached copy files when multiple distribution could be achieved through the network with commensurate cost-saving on photocopying.

2.3 Photocopying Practices

The departmental copier is in need of servicing and staff are wasting extensive amounts of copy paper as a result of a fault which creases paper.

Furthermore, departmental staff continue to use our three single-sheet copiers for batch copying instead of the much cheaper departmental and company systems copiers, despite regular requests not to do so.

2.4 Increase in Stationery Costs

I analysed the cost of departmental stationery, comparing this year’s second quarter with the first, and this year’s consumption to date against last year’s.

The stationery bill for the second quarter of this year is 30% higher than for the first quarter (Jan- March: £621.50; April-June: £807.95). Allowing for increase in price, the department’s stationery bill for this year to date against an equivalent period last year is some 18% higher - £1731.01 compared with £1419.42 last year. This increase does not appear to be justified by an equivalent increase in the output of the department. Moreover, the rate of increase is rising.

3.0 CONCLUSIONS AND RECOMMENDATIONS

The investigation I have made do justify the concern expressed about excessive waste of office stationery and reprographic services and its impact on departmental running costs.

The increase in careless use of stationery is not confined to one section but is to be found, in different forms throughout the department. If action is not taken immediately the department is unlikely to keep within its administration budget. I should therefore like to recommend the following information for your consideration:

3.4 A meeting with senior secretarial staff should be called to discuss the gravity of the problem and to obtain their co-operation in improving both managerial and secretarial performance. A refresher course could be mounted by the training department.

3.2 Control of stationery issues should be tightened; sections should be required to account quarterly for stationery if this proves practical in principle.

3.3 Consideration should be given to centralising all reprographic work carried out in the department so as to ensure that cost-effective approaches are optimized.

3.4 Departmental policy on LAN emailing procedures and message routing should be revised and all staff notified.

Exercises:

1. Underline any language you think is particularly common in report writing.

2. What do you note about the language in general?

3. Why are figures useful in a report?

4. What one word is important in the numbered recommendations?

+Bạn

Web

Hình ảnh

Video

Tin tức

Dịch

Gmail

Khác

[email protected]

Dịch

Ví dụ về một báo cáo chính thức ngắn

Để bà K Pearson

Quản lý văn phòng

Từ Christine nghiên cứu sinh

Cá nhân Trợ lý

Ref CF / AB

Ngày 12 tháng 8, 2000

BÁO CÁO VỀ PHÒNG SỬ DỤNG VĂN PHÒNG PHẨM VÀ REPROGRAPHIC lãng phí

DỊCH VỤ

1.0 GIỚI THIỆU

Hôm thứ Ba 28 tháng 7 bạn hỏi tôi điều tra hiện trạng sử dụng lãng phí văn phòng phẩm trong bộ phận và gợi ý những cách mà nó có thể được sử dụng hơn về mặt kinh tế trong tương lai. Báo cáo của tôi đã được nộp cho bạn ngày Thứ Sáu 14 tháng năm 2000.

2,0 KẾT QUẢ

2,1 Văn phòng phẩm sử dụng Điều tra

Phạm vi của các văn phòng phẩm các phòng ban điều tra bao gồm: lá thư đầu và notepaper biên bản ghi nhớ, fanfold, máy kéo ăn giấy in, máy in tờ rời và giấy photocopy, giấy fax và phạm vi của phong bì được sử dụng.

2.2 Văn phòng phẩm Liên kết với Correspondence / Thư nội bộ

Sự gia tăng nghi ngờ trong thực hành lãng phí đã được khẳng định khi điều tra. Tôi nói chuyện với

điều hành nhân viên xác nhận rằng, mặc dù sử dụng rộng rãi của chúng tôi soạn thảo WP, một tỷ lệ đáng kể các bản sao mơ cuối cùng đã được trả lại vì sai sót vẫn còn hiện diện. Quan sát và thảo luận với nhân viên thư ký xác nhận rằng nhân viên văn thư và điều hành cụ thể là sử dụng văn phòng phẩm in và phong bì không sử dụng nhân dịp như miếng đệm thông điệp. Về phong bì, màu trắng đang được sử dụng nơi manilla sẽ phục vụ, và mail nội bộ rất nhiều bí mật đang được gửi trong phong bì niêm phong. Không một thành viên của đội ngũ nhân viên được tái sử dụng phong bì. Ngoài ra, mặc dù sự ra đời của mạng LAN, nhân viên vẫn còn phân phối các biên bản ghi nhớ trên giấy và sao chép tập tin đính kèm khi phân phối nhiều có thể đạt được thông qua mạng với chi phí tiết kiệm xứng photocopy.

2.3 Phô-Thực hành

Máy photocopy của bộ là cần thiết phục vụ và nhân viên đang lãng phí một lượng rộng lớn của bản sao giấy như là một kết quả của một lỗi nếp gấp giấy.

Hơn nữa, nhân viên các phòng ban tiếp tục sử dụng máy photocopy tờ duy nhất ba của chúng tôi sao chép hàng loạt thay vì các hệ thống rẻ hơn rất nhiều phòng ban và công ty máy photocopy, mặc dù yêu cầu thường xuyên không làm như vậy.

2.4 Tăng Chi phí Văn phòng phẩm

Tôi đã phân tích các chi phí văn phòng phẩm các phòng ban, so sánh quý II năm nay với người đầu tiên, và năm nay tiêu thụ cho đến nay so với năm trước.

Hóa đơn văn phòng phẩm trong quý II năm nay là 30% so với quý đầu tiên (Jan-March: £ 621,50; Tháng Tư-Tháng Sáu: £ 807,95). Cho phép tăng giá, hóa đơn văn phòng phẩm của bộ phận trong năm này cho đến nay so với một khoảng thời gian tương đương năm ngoái là cao hơn khoảng 18% - £ 1731,01 so với bảng Anh 1419,42 cuối năm. Sự gia tăng này không xuất hiện được biện minh bởi sự gia tăng tương đương với sản lượng của các bộ phận. Hơn nữa, tỷ lệ tăng là tăng.

3,0 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Cuộc điều tra tôi đã thực hiện biện minh cho việc bày tỏ mối quan tâm về chất thải quá nhiều văn phòng phẩm văn phòng và các dịch vụ reprographic và tác động của nó vào chi phí hoạt động của bộ.

Sự gia tăng sử dụng bất cẩn của văn phòng phẩm không chỉ giới hạn một phần, nhưng được tìm thấy, trong các hình thức khác nhau trong bộ này. Nếu hành động không được thực hiện ngay lập tức bộ phận là không thể giữ trong ngân sách quản lý của nó. Vì vậy, tôi muốn giới thiệu các thông tin sau để xem xét của bạn:

3.4 Một cuộc họp với nhân viên thư ký cao cấp nên được gọi là để thảo luận về lực hấp dẫn của vấn đề và để có được sự hợp tác của họ trong việc cải thiện cả hiệu năng quản lý và thư ký. Một khóa học bồi dưỡng có thể được gắn kết bởi các bộ phận đào tạo.

3.2 Kiểm soát các vấn đề văn phòng phẩm nên được thắt chặt, chỉ tiêu được yêu cầu vào tài khoản hàng quý cho văn phòng phẩm nếu điều này chứng minh thực tế về nguyên tắc.

Xem xét 3,3 nên cho tất cả các công việc tập trung reprographic thực ra trong bộ phận để đảm bảo rằng phương pháp tiếp cận chi phí-hiệu quả được tối ưu hóa.

3,4 phòng ban chính sách trên mạng LAN thủ tục gửi email và định tuyến thông điệp nên được sửa đổi và tất cả nhân viên thông báo.

Các bài tập:

1. Nhấn mạnh bất kỳ ngôn ngữ mà bạn nghĩ là đặc biệt phổ biến bằng văn bản báo cáo.

2. Những gì bạn lưu ý về ngôn ngữ nói chung?

3. Tại sao là những con số hữu ích trong một báo cáo?

4. Một từ quan trọng trong các khuyến nghị số?

Mới! Nhấp vào các từ bên trên để xem các bản dịch thay thế. Loại bỏ

Google Dịch dành cho doanh nghiệp:Bộ công cụ DịchTrình biên dịch Trang webGlobal Market Finder

Tắt dịch nhanhGiới thiệu về Google DịchDi độngBảo mậtTrợ giúpGửi phản hồi