Như mọi người đã biết, dạo gần đây việc tổ chức offline hay free cup holder đang nổi lên như một phong trào của cộng đồng fan Kpop với lịch trình dày đặc kéo dài khắp từ Bắc vào Nam đặc biệt là ở các thành phố lớn: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng,... Vậy để tổ chức các sự kiện như thế này các bạn cần chuẩn bị những gì? Mình tin là với những bạn chưa có kinh nghiệm sẽ gặp rất nhiều những khó khăn.

1. Đầu tiên các bạn cần xác định các bạn làm sự kiện cho ai và dưới hình thức nào?

2. Đặt tên cho sự kiện, lên kế hoạch thời gian

3. Xác định chính xác quy mô sự kiện (ví dụ như phát free bao nhiêu cup holder? Offline dự tính bán bao nhiêu vé)

4. Sau khi xác định quy mô thì chúng mình cần một địa điểm phù hợp, thường là những quán trà sữa có không gian đẹp, dễ trang trí và rộng rãi, nhân viên thân thiện, đồ uống giá ổn tùy vào từng nơi các bạn tổ chức, nếu bạn nào cần sự trợ giúp hãy DM mình nhé)

5. Sau khi chốt được địa điểm bạn cần xác định xem phần quà mà các bạn bao gồm những gì (nếu giá vé thấp mình recomend gift từ 3 đến 4 loại quà, còn nếu các bạn muốn làm hoành tráng thì sẽ làm nhiều quà hơn, xịn hơn và độc hơn.) Hiện nay các shop in goods đã không còn xa lạ gì với mọi người nên mình nghĩ đây cũng không phải là một việc gì đó quá khó khăn. Mình sẽ làm một chương riêng để recomend về các shop nhé

6. Tạo sự kiện và PR cho sự kiện (các page, blog trên facebook dưới 10k like sẽ dễ kéo tương tác cho sự kiện hơn) Các bạn có thể nhờ bạn bè người thân PR giùm.

7. Xin ảnh từ master (mình biết nhiều bạn rất ngại khoản này nhưng các bạn không thể sử dụng hình ảnh của fansite khi chưa có sự cho phép, đây là quy tắc tối thiểu, nếu các bạn chưa từng làm việc này mình sẽ cung cấp cho các bạn một số mẫu đoạn tin nhắn để DM xin ảnh, người ta đồng ý rồi thì chỉ việc cảm ơn là được, nói chung chúng mình phải tùy cơ ứng biến, kể các master có rep lại là "no" thì cũng nên cảm ơn người ta và xin lỗi vì đã làm phiền, đó là phép lịch sự tối thiểu chứ nhiều mas to người ta còn không bao giờ trả lời DM í chứ)

8. Đăng bài trong sự kiện và lên kế hoạch bán vé ( nếu chỉ làm free cup thì bước bán vé lược bỏ)

9. Lên kế hoạch nội dung buổi offline (mình thấy trong một số buổi offline các bạn không chuẩn bị kĩ bước này nên không gây được hứng thú cho các bạn tham gia. Một offline thông thường sẽ có các phần countdown, fanchant xen kẽ, các trò chơi, trình chiếu video đặc biệt, chia sẻ cảm nghĩ, give away...) Quan trọng nhất chính là người dả,m nhận nhiệm vụ MC phải làm thế nào để dẫn dắt buổi offline một cách suôn sẻ nhất, tạo được không khí hứng thú xuyên suốt buổi off)

10. Lên ý tưởng cho việc trang trí, mình khuyên các bạn nên dựa theo tên sự kiện để trang trí sẽ tốt hơn.

11. Ngày diễn ra sự kiện các bạn phải đảm bảo 3 tiêu chí quan trọng nhất dưới đây:

- Luôn có đủ quà để phát cho các bạn (mình khuyến khích nên in dư một số lượng nhỏ để phòng trừ)

_ Luôn có đầy đủ các dụng cụ thiết bị hỗ trợ tại địa điểm tránh trường hợp thiếu cái này các kia rồi lại phải chạy loạn lên là các bạn sẽ mất đi sự kiểm soát (chuẩn bị từ ngày hôm trước, cái gì cần dùng sắp xếp gọn gàng và bỏ vào túi, ngày hôm sau chỉ cần xách túi đi thôi)

_ Luôn duy trì không khí trật tự, vui vẻ cho buổi off tránh để không khí trở nên nhón nháo ồn ào mất kiểm soát.

Một vài điều mình rút ra thì chính những kinh nghiệm xương máu của mình đó chính là các bạn phải dự trù để đối phó mọi trường hợp xấu có thể xảy ra, tuyệt đối, nhắc lại là TUYỆT ĐỐI dù mệt mỏi hay có sự xích mích nội bộ thì đừng bao giờ để cho các bạn tham gia sự kiện chứng kiến, kéo nhau vào một góc thảo luận hay như nào thì tùy các bạn, trước mặt mọi người các bạn luôn phải là những staff thân thiện nhất, nhiệt tình nhất.

Bất cứ điều gì còn chưa rõ hay gặp khó khăn, đừng ngần ngại comment hay DM mình nhé. Chúc event của các bạn thành công <3