Có khi nào bạn phải đợi đến ngày deadline mới cuống cuồng làm việc dù đã có vô số thời gian để chuẩn bị. Chỉ khi "nước đến chân", bạn mới hoạt động hết công suất và chỉ hoàn thành nhiệm vụ khi đến phút chót.

"Nếu bạn đợi đến phút cuối mới bắt đầu làm việc, thì việc đó chỉ mất vài phút để hoàn thành" là những gì nhà sử học Cyril Northcote Parkinson quan sát được. Dù nhận thức được hay không, có lẽ bạn đã từng trải qua những tình huống như vậy trong cuộc sống thường nhật:

Thời đi học, bạn có cả kỳ để viết tiểu luận, nhưng bạn chỉ bắt tay vào viết khi chỉ còn 3 ngày trước hạn chót và hoàn thành nó đúng vào lúc 23h59′ của ngày cuối cùng.Sếp cho bạn cả tuần để làm bản đề xuất công việc, nhưng phải đến chiều thứ 6, bạn mới vội vã thực hiện.Bạn đã lên kế hoạch đám cưới cả một năm trước và lúc nào cũng nghĩ sẽ giữ dáng để trở thành cô dâu đẹp nhất, nhưng phải đến 1 tháng trước sự kiện trọng đại này, bạn mới cuống cuồng ăn kiêng.

Cứ như thế, bạn rơi vào thế bị động, và dần xem deadline như cơn ác mộng. Không những vậy, càng gấp, bạn chẳng còn thời gian để đầu tư cho chất lượng mà cứ làm cẩu thả cho xong. Tất nhiên, bạn không phải là người duy nhất trên thế giới này mắc phải tình trạng như vậy, không ít người cũng đang vướng vào ma trận trì hoãn mà cứ nghĩ mình cực kỳ bận rộn.

Thời gian làm việc không quyết định năng suất

Parkinson quan sát thấy thực trạng "nước tới chân mới nhảy" lần đầu tiên khi làm việc với các nhân viên hành chính ở Anh. Quan sát nhiều trường hợp tương tự, ông đúc kết một điều rằng, không chỉ về mảng hành chính, mà "bộ máy" nào đó càng phình to lên thì thường hoạt động kém hiệu quả hơn. Một nhiệm vụ đơn giản nhưng khi giao cho thời gian dài thì tự động sẽ trở nên phức tạp để tiêu tốn hết khoảng thời gian đó. Ngược lại, khi phân bổ ít thời gian hơn cho nhiệm vụ đó, người ta sẽ giải quyết một cách dễ dàng và gọn lẹ hơn.

Tình trạng này một phần xuất phát từ niềm tin rằng làm việc chăm chỉ đồng nghĩa với hiệu quả mang lại. Không phải dĩ nhiên mà nhiều người có tâm lý đó. Thực tế, đông đảo nhà quản lý thường đánh giá cao những nhân viên làm việc nhiều giờ hơn là hiệu quả công việc và số giờ làm việc thực sự. Họ không thích nhìn nhân viên của mình làm xong sớm rồi ngồi rảnh rỗi. Chính vì thế, nhiều người dù mất nhiều thời gian để hoàn thành một khối lượng công việc nhỏ nhưng vẫn rất tự hào vì đã cống hiến hết mình cho công ty.

Càng như thế, bạn càng lãng phí thời gian của tổ chức lẫn chính bản thân mình trong khi hiệu suất làm việc thì cực kỳ thấp. Để tình trạng này không còn cản bước tiến bộ của bạn, hãy thiết lập các giới hạn nhân tạo đối với bản thân để làm việc hiệu quả hơn trong thời gian ngắn hơn. Dần dần, bạn sẽ nhận ra, bản thân có thể làm tốt nhiều việc trong thời gian tối ưu hơn. Chẳng hạn như:

Làm việc với laptop mà không kè kè sạc pin bên cạnh, như thế bạn buộc mình phải hoàn thành mọi việc trước khi máy tính hết pin.Sử dụng phương pháp Pomodoro để lập khóa biểu cụ thể cho từng công việc cần làm, từ đó nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Có rất nhiều phần mềm để theo dõi Pomodoro trên hệ điều hành Android lẫn iOS.Siết chặt thời gian bằng cách vận động hàng ngày. Tạo danh sách các nhiệm vụ cần hoàn thành một cách cụ thể và buộc bản thân phải hoàn thành chúng trong mỗi 2 giờ.

Hãy đặt mục tiêu và thời gian cụ thể để hoàn thành, buộc bạn phải vào đi vào khuôn khổ

Thay vì đặt mục tiêu là cố gắng viết bao nhiêu từ, chạy bao nhiêu km hay đến phòng tập gym mỗi ngày; hãy đặt giới hạn cụ thể, như làm xong việc X trước 10 giờ sáng chẳng hạn. Khi làm xong việc sớm, bạn sẽ hoàn toàn thư giãn, và chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên bởi khoảng thời gian rảnh mỗi ngày bạn có thể đạt được.Tự "tống tiền" bản thân. Hãy đặt ra quy tắc, rằng bạn sẽ bị phạt tiền nếu vượt quá thời gian quy định hoặc mất quá nhiều thời gian để làm việc gì đó. Phương pháp này sẽ giúp bạn có động lực hoàn thành công việc sớm hơn nếu không muốn "móc túi". Hơn nữa, khi không bị mất tiền, bạn sẽ cảm thấy như mình đang chiến thắng thứ gì đó thật to lớn và phấn khích vô cùng.Lập kế hoạch với mục tiêu chi tiết nhất có thể và đưa ra những deadline cố định. Tuân thủ nghiêm ngặt tiến độ mỗi ngày và kiểm tra lại công việc khi hoàn thành một cách khắt khe.Giới hạn thời gian trả lời email chỉ trong 30 phút đầu giờ sáng hoặc trước khi kết thúc một ngày làm việc. Thay vì liên tục mất tập trung bởi các email mới, bạn sẽ thấy công việc của mình suôn sẻ và ít mất thời gian hơn.

Có nhiều người thường ở lại cơ quan đến tối muộn, thậm chí còn ở lại qua đêm và tự thuyết phục rằng mình làm thêm nhiều giờ là cách để thể hiện sự cống hiến với công ty. Tuy nhiên, có thực là bạn làm được nhiều việc hơn hay không? Thực tế, có rất nhiều người "nghiện", không phải nghiện làm việc, mà là nghĩ rằng mình đang làm việc. Thói quen này khiến bạn cảm thấy bứt rứt khi kết thúc ngày làm việc đúng giờ. Bạn thấy sợ hãi, lo lắng vì nghĩ rằng mình không có đủ thời gian để làm hết những việc được giao.

Yên tâm đi, bộ não của bạn sẽ tự điều chỉnh phương pháp làm việc để hoàn thành nhiệm vụ trong khoảng thời gian đã ấn định cho nó. Cứ thử đi, rồi bạn sẽ phát hiện hiệu suất làm việc của mình sẽ tăng lên hơn bao giờ hết, và cuộc sống của bạn trở nên đa sắc màu hơn chứ không đơn thuần thuộc về công việc.

Hãy ghi nhớ định luật Parkinson: "Work expands so as to fill the time available for its completion" – Công việc sẽ luôn lấp đầy khoảng thời gian bạn ấn định cho nó.

Theo barcodemagazine.vn