26 điều sai lầm trong giao tiếp dưới đây đều là những điều chúng ta dễ phạm phải, nếu bạn cho rằng đó là những khuyết điểm nhỏ, thì lầm to. Đôi khi chỉ vì vài khuyết điểm nhỏ nhoi đó, lại gây hậu quả khôn lường, ngăn cản bước đường công danh của bạn .

1- Không chú ý ngữ điệu khi nói, hoặc nói bằng ngữ điệu buồn tẻ hay ngược lại

2- Khi cần im lặng lại nói năng liên thiên

3- Cắt ngang lời nói người khác

4- Lạm dụng đại từ nhân xưng

5- Đề nghị vấn đề một cách ngạo mạn, gây cho người khác ấn tượng rằng chỉ có mình la quan trọng nhất

6- Trong câu chuyện lồng vào một số chuyện liên quan mật thiết với mình, song lại dễ làm cho người khác không thích

7- Khách không mời mà đến

8- Tự đề cao mình

9- Chế nhạo lối ăn mặc quy phạm trong xã hội

10- Gọi điện thoại không đúng lúc

11- Khi gọi điện thoại tán gẫu những chuyện người khác không muốn nghe

12- Viết thư có nội dung quá thân mật với người mình không quen

13- Bất chấp mình có hiểu hay khong, đã tuỳ tiện phát biểu ý kiến

14- Chất vấn thắng thừng tính khả thi trong ý kiến của người khác

15- Cự tuyệt yêu cầu của người khác một cách ngạo mạn

16- Trước mặt bạn của người khác, nói những điều không tốt về anh ta

17- Chỉ trích những người có ý kiến bất đồng với mình

18- Bàn luận năng lực yếu kém của người khác

19- Trước mặt người khác, uốn nắn sai lầm của thuộc hạ hoặc đồng sự

20- Sau khi nhờ người khác giúp đỡ bị cự tuyệt, sinh lòng oán hận

21- Lợi dụng tình bạn để nhờ giúp đỡ

22- Nói năng không đúng mức hoặc mang tính công kích

23- Biểu lộ thái độ không vui trước mặt mọi người

24- Luôn nghĩ đến những điều bất hạnh và đau khổ

25- Tỏ ra oán hận đối với chính trị hoặc tôn giáo

26- Biểu hiện hành vi quá thân mật

Trong cuộc sống hằng ngày chúng ta thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, với nhiều đối tượng thuộc các tầng lớp khác nhau. Và chính sự tinh tế, khéo léo trong cách ứng xử với mọi người đã giúp cho chúng ta đạt tới một nghệ thuật, nghệ thuật giao tiếp. Có thể, bạn rất khéo trong cách nói chuyện nhưng lại rất khó khi bắt đầu, hoặc kết thúc cuộc nói chuyện? Hãy thử làm theo một số mẹo dưới đây để giúp bạn tự tin hơn nhé!

1. Khi bắt đầu một cuộc gặp, cần chuẩn bị một số vấn đề để thảo luận cũng như các câu hỏi có liên quan. Nếu bạn đã từng gặp một người nào từ trước đó, cố gắng nhớ những thông tin về anh ấy, các thói quen, sở thích hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan đến cả bạn và anh ta.

2. Đầu tiên hãy nói lời chào. Nếu bạn không chắc họ nhớ tên của mình thì hãy giới thiệu tên của bạn để tránh bị bối rối. Cười và bắt tay đối tác.

3. Giới thiệu về mình, cố gắng nhớ tên của đối tác và nên sử dụng thường xuyên.

4. Hãy bắt đầu câu chuyện bằng các câu hỏi mở. Ví dụ "Mọi người tham dự có vẻ rất đầy đủ, anh đến đây được bao lâu rồi?" Hoặc bạn cũng có thể hỏi về các chuyến đi, hỏi xem họ có quen biết những vị khách khác không, và quen trong trường hợp nào.

5. Lắng nghe và đưa ra các ý kiến phản hồi để thể hiện bạn là người rất quan tâm đến câu chuyện của đối tác. Mắt nhìn đối tác, đừng bao giờ liếc quanh căn phòng trong khi họ đang nói.

6. Bạn nên lắng nghe nhiều hơn nói.

7. Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực. Luôn cập nhật thông tin, sự kiện để câu chuyện thêm phong phú. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: "Bạn nghĩ gì về vấn đề...? "Bạn đã bao giờ nghe..." ...Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa quá nhiều chủ đề bởi như vậy rất dễ rơi vào tình trạng lan man, nhàm chán.

8. Hãy tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người với nhau trong cuộc gặp để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

9. Nếu một ai đó đưa cho bạn một tấm card, hãy đón nhận như là một món quà. Cầm bằng cả hai tay, và dành một chút thời gian để đọc nó. Khi đã đọc xong, cất tấm card vào trong túi áo hoặc trong ví để khẳng định giá trị của nó.

10. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Nó sẽ chỉ rõ bạn là người như thế nào. Do vậy, dù muốn hay không, khi nói chuyện với người khác cũng phải thể hiện sự mạnh mẽ, tự tin để người khác cảm thấy bạn là người nhiệt tình.

11. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy quan sát và lắng nghe những phản ứng của đối tác để có những điều chỉnh thích hợp.

12. Khi kết thúc cuộc gặp, hãy chắc rằng bạn rời đi một cách tế nhị. Ví dụ "Xin lỗi, tôi có một chút việc ở đằng kia, hẹn gặp lại anh nhé!"

Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi người, tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác. Vì thế bạn cần phải khéo léo, nhanh nhạy trong mọi tình huốn, nói ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình.

Tùy theo từng nền văn hóa của từng khu vực và từng quốc gia khác nhau nên các quy tắc giao tiếp cũng phải thay đổi theo ,chúng ta không thể giao tiếp một người ở Mĩ như giao tiếp với một người ở Nhật bản được vì vậy có một vốn kiến thức về văn hóa của một số quốc gia lớn trên thế giới sẽ là yếu tố thành công trong quá trình làm việc sau này

Trong giao tiếp, việc thiếu các kiến thức về phong tục tập quán có thể khiến cho một người lịch duyệt cũng có thể trở nên thô vụng, ngớ ngẩn, hay còn tệ hơn thế.

VĂ HÓA GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI NHẬT

Nhật Bản là một xã hội theo đẳng cấp dọc, vì thế người Nhật không có quan niệm về sự "bình đẳng" giống như các nước khác. Các mối quan hệ ở Nhật theo khuynh hướng người trên và kẻ dưới, người chủ hoặc sếp trong công ty được ví như cha mẹ và nhân viên được xem như con cái trong gia đình.

Lòng trung thành đối với cấp trên và công ty được người Nhật đánh giá như một phẩm chất cao quý

Các cuộc gặp gỡ trong kinh doanh

Làm quen: giai đoạn làm quen trong kinh doanh bắt đầu trong những lần gặp gỡ đầu tiên, giai đoạn này không được quá hấp tấp. Chỗ ngồi với người Nhật phải theo cấp bậc và có thể trao đổi những vấn đề chung như thời tiết, gia đình, du lịch... Nên giới thiệu từng thành viên trong buổi gặp mặt cùng với cấp bậc và vị trí từ cao đến thấp. Sau lần gặp này, họ thường mời bạn dùng cơm tối với họ và đây cũng là cách để xây dựng mối quan hệ thân mật hơn.

Thu thập thông tin: Hãy để cho người cấp cao nhất hoặc trợ lý của ông ta đề cập đến mục đích của cuộc gặp mặt, đây cũng là dấu hiệu để chúng ta biết cuộc thương thảo sắp bắt đầu. Mục đích của cuộc gặp gỡ là thu thập thông tin từ đối tác, nên bạn phải chuẩn bị thật chi tiết những đề nghị của bạn. Hãy sẵn sàng trả lời rất nhiều câu hỏi từ phía họ, và người Nhật thường không ra quyết định cho lần gặp gỡ này.

Đùa cợt không được chấp nhận khi thương lượng: Rất nghiêm túc trong công việc nên người Nhật không bao giờ đùa giỡn khi chưa chứng tỏ được năng lực của mình. Đùa giỡn thường là sau khi đã hoàn thành công việc hoặc sau giờ làm việc.

Thỏa thuận bằng miệng: Người Nhật tin vào thỏa thuận bằng miệng, những hợp đồng được chuẩn bị chi tiết gây cảm giác rằng lòng tin chưa có từ hai phía. Họ thích linh động, thiện chí, có thể điều chỉnh trong thương thảo, họ cho rằng sự tranh chấp có thể làm giảm đi sự hòa thuận.

Nguyên tắc khi giao tiếp

+ Đến sớm hơn vài phút trước giờ hẹn, người có cấp bậc cao nhất sẽ là người tiến vào phòng đầu tiên, chủ nhà là người giới thiệu những thành viên tham dự và theo cấp bậc từ cao đến thấp.

+ "Họ" được dùng để giới thiệu cùng với cấp bậc thay vì dùng tên.

+ Phải có khoảng cách khi đứng giao tiếp, khi giới thiệu họ thường cúi đầu chào nhau, cúi cao hay thấp thì tùy vào cấp bậc, cấp bậc càng cao thì cúi đầu càng thấp.

+ Khi bắt tay với họ thì không nên giao tiếp mắt và siết mạnh, thường thì các vị cao cấp bắt tay trước khi ra về và hãy để cho người khách quan trọng nhất bước ra khỏi phòng trước.

Những tinh thần chủ đạo của văn hóa doanh nhân là:

- Doanh nhân phục vụ đất nước.

- Quang minh chính đại.

- Hòa thuận nhất trí.

- Lễ độ khiêm nhường.

- Phấn đấu vươn lên.

- Đền đáp công ơn.

Các quy tắc kinh doanh của văn hóa kinh doanh Nhật Bản:

- Lợi nhuận thu được từ việc phục vụ xã hội đó là niềm tự hào.

- Cần nuôi dưỡng niềm tin: Nhờ có công ty của mình thì nền kinh tế xã hội mới vận hành bình thường được.

- Phải biết ơn và kính trọng khách hàng: họ là người thân, là người thầy của doanh nhân. Phải luôn thấu hiểu cái lý của họ. Phải đáp ứng kỳ vọng của họ, họ là trung tâm trong các hoạt động của doanh nhân.

- Với người Nhật, không vì lấy lòng khách hàng mà hạ thấp nhân viên.

- Vấn đề không phải là vốn mà là sự tín nhiệm.

- Phấn đấu làm ra sản phẩm có chất lượng, nhưng phổ biến sản phẩm đến mọi đối tượng mới quan trọng nhất

Nghệ thuật giao tiếp.

Thưa tiến sĩ Adler,

Việc giao tiếp dường như đã trở thành chuyện quá khứ. Mọi người dường như không thể thông tiếp với nhau nữa. Ngay cả trong những cuộc trò chuyện dàn dựng trên tivi và trên radio, người ta dường như đang nói với chính họ hơn là nói với nhau. Ông có thể cho chúng tôi một vài chỉ dẫn thiết thực để tiến hành một cuộc giao tiếp đúng cách không? Điều gì làm cho một người trở thành người giao tiếp giỏi?

L.W.

L.W. thân mến,

Sự thiếu vắng giao tiếp tốt xảy ra vì người ta cho rằng năng lực giao tiếp là điều hiển nhiên. Họ nghĩ rằng một người hoặc được trời cho khiếu lém lỉnh hoặc không có khiếu đó. Thực ra giao tiếp là một nghệ thuật. Giống như bất kỳ năng lực nghệ thuật khác, nó đòi hỏi huấn luyện và kỷ luật. Thực hành sẽ cải thiện nó. Việc không ngừng nhận biết ở chỗ nào những lỗi lầm giao tiếp có thể mắc phải cũng giúp nâng cao nghệ thuật giao tiếp. Tôi cho rằng tự hỏi mình những câu hỏi sau đây sẽ rất hữu ích.

(1) Tôi đang nói chuyện về cái gì?

Trò chuyện phải có cơ sở vững chắc. Những người tham gia phải biết chủ đề là gì. Nếu họ không biết, cuộc trò chuyện sẽ lệch lạc. Như bất kỳ công trình xây dựng vội vã nào, chắc chắn nó sẽ rơi vào hỗn độn.

Vì lý do đó những qui tắc sau đây phải được tuân thủ. Khởi đầu bằng cách nêu lên những quan điểm riêng của bạn một cách ngắn gọn nhất, rõ ràng nhất có thể. Hãy để cho người kia diễn đạt lại những quan điểm đó bằng ngôn ngữ riêng của anh ta và đạt tới mức bạn thấy hài lòng. Tiếp đến hãy làm tương tự với những gì người kia muốn nói. Nếu bạn cương quyết như vậy, những gì bạn sắp nói tới sẽ rõ ràng ngay từ đầu. Và nếu sau đó bạn không vội vã bỏ những điểm chính yếu của câu chuyện, chủ đề sẽ không bị lạc mất.

(2) Tôi đang giao tiếp với ai?

Hầu hết mọi người đều quan tâm đến những chủ đề nào đó mà không quan tâm đến những chủ đề khác. Nếu bạn và một ai khác có cùng sự quan tâm, rất tốt. Nếu không, bạn có thể cố gắng thiết lập mối quan tâm đó. Nhưng nếu, sau vài cố gắng đáng kể, bạn thấy rằng người kia không đáp ứng, thì bạn đừng ra sức làm gì. Nếu bạn cứ ra sức, bạn sẽ rất thường thấy rằng mình chỉ phí thì giờ.

(3) Cuộc giao tiếp diễn ra trong những hoàn cảnh nào?

Có những thời điểm và địa điểm để nói chuyện nghiêm túc, những thời điểm và địa điểm để nói chuyện tầm phào, và những thời điểm và địa điểm để không nói gì cả. Nhiều cuộc giao tiếp thân mật bị hỏng ngay từ đầu vì hai bên tham gia không nhận ra được sự khác biệt đó.

Hãy cố luôn luôn cân nhắc những yếu tố ngoại cảnh có thể tác động đến sự giao tiếp. Nếu không có được một số điều kiện thuận lợi, hãy cố đánh giá xem chúng sẽ làm rối tung cuộc trò chuyện như thế nào. Nếu những điều kiện thuận lợi hoàn toàn thiếu, nếu những hoàn cảnh được sắp đặt để chống lại bạn, thì thậm chí đừng cố gắng. Bạn phải ứng biến, nhưng nếu bạn ghi nhớ những hoàn cảnh đó, bạn sẽ không phạm quá nhiều sai lầm.

(4) Tại sao tôi tham gia vào cuộc giao tiếp này?

Không ai bị ghét hơn kẻ tranh cãi chỉ để tranh cãi. Anh ta là kẻ ba hoa cổ vũ cho ý kiến "trò chuyện là vớ vẩn" trong khi, thực ra, nó là một trong những điều quí giá nhất trên đời này.

Chỉ gây gổ thôi không phải là trò chuyện. Khi chúng ta cố gắng cười xòa trước một lý lẽ đanh thép hoặc giễu cợt người kia, khi chúng ta đồng ý hay không đồng ý mà không hiểu gì, khi chúng ta trở nên mỉa mai, và khi chúng ta viện cớ không rõ ràng để đột ngột chấm dứt một cuộc bàn luận, là chúng ta không trò chuyện. Tất cả những gì chúng ta thu nhận là kết quả mà những mưu mẹo không minh bạch của chúng ta xứng đáng nhận lãnh - chiến thắng rẻ mạt chúng mang lại cho chúng ta.

(5) Tôi phải trình bày những gì có trong đầu như thế nào?

Mỗi người giao tiếp giỏi đều có một phong cách. Anh ta càng giỏi, phong cách anh ta càng linh hoạt. Anh ta biết rằng vốn từ vựng, kinh nghiệm, những điểm yếu, mối quan tâm, và sự tin tưởng của các cá nhân rất khác nhau. Do đó, để truyền đạt được điều anh ta muốn nói, anh ta phải không ngừng điều chỉnh lối nói của mình. Anh ta không bao giờ rơi vào những khuôn mẫu cứng nhắc.

(6) Khi nào thì những điều nào đó nên được nói ra?

Cũng quan trọng như phong cách trong giao tiếp là việc tính toán thời điểm. Bạn có thể làm mọi thứ khác một cách chính xác, nhưng nếu bạn nói điều đúng không đúng lúc, bạn đã thất bại. Cảm nhận được giây phút quan trọng trong lúc giao tiếp không phải dễ dàng. Tôi không biết có kỹ năng giao tiếp nào khó thủ đắc hơn nó. Và lý do khiến cho nó quá khó là vì nó đòi hỏi bạn lắng nghe người kia nói.

Không có chuyện một người giao tiếp giỏi một cách tự phát. Người nói chuyện nhanh, không cần nỗ lực, và lưu loát thì không có cảm hứng gì đặc biệt. Họ học hỏi để giao tiếp và lao động cật lực để những thói quen giao tiếp lưu loát trở thành một phần của họ. Nếu bạn hỏi họ, họ sẽ nói cho bạn biết rằng lúc mới bắt đầu rất gay go và họ thường xuyên tự hỏi: Cái gì? Với ai? Trong những hoàn cảnh nào? Tại sao? Như thế nào? Và Lúc nào?