Trong công việc cũng như cuộc sống riêng tư, bạn muốn được mọi người nhìn nhận là một người năng động, thông minh và đáng tin cậy? Để đạt tới những điều ấy, trước hết, bạn cần có kỹ năng truyền thông tốt và cách nói chuyện "chuyên nghiệp". Sau đây là những kỹ năng sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt trong giao tiếp, bạn hãy thử xem!

Vấn đề như thế nào phụ thuộc cách mà bạn nói về chúng. Khi bạn nói tốt, bạn sẽ tạo nên một hình ảnh "professional" (chuyên nghiệp) về mình. Khi những suy nghĩ của bạn được diễn đạt mạch lạc, bạn trở nên tự tin, có sự kiểm soát trong mắt mọi người. Những ý kiến của bạn sẽ gây chú ý hơn. Vấn đề là không chỉ bạn nói gì, mà còn phụ thuộc vào cách bạn nói.

Xây dựng một kế hoạch trong đầu

Biết đối tượng nghe của bạn là ai. Khi chuẩn bị bài nói chuyện, dù đó là trong một buổi tiệc hay là một buổi họp, bạn phải biết mình nói chuyện trước đối tượng nào. Phong cách của bạn cần phù hợp với mỗi loại đối tượng.

Biết rõ chủ đề của bạn. Xử lý trước những câu hỏi mà bạn nghĩ có thể được mọi người đặt ra. Hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời. Luyện tập bài nói chuyện của bạn vài lần (nếu có thể, nên ghi âm và nghe lại nhiều lần, để bạn đánh giá được cách nói chuyện của mình). Trong những cuộc hội thảo hay hội thoại riêng tư, tránh những "cà kê" những câu chuyện ngồi lê đôi mách. Bạn phải biết rõ chủ đề bạn định nói. Và luôn luôn cẩn thận khi bạn sắp trình bày những quan điểm cá nhân.

Nói rõ ràng

Phát âm rõ. Nói chậm rãi và phát âm tốt. Không có gì tệ hại hơn một người nói chuyện lầm bầm, hoặc luyến từ, hoặc nói quá nhanh đến nỗi người khác không hiểu bạn muốn nói gì.

Sử dụng một giọng nói chuyên nghiệp. Điều chỉnh lại giọng nói và thay đổi tốc độ giọng nói của bạn. Hãy ngừng một chút trước khi bạn đưa ra một quan điểm.

Nắm rõ ngữ pháp và cú pháp. Cấu trúc câu rất quan trọng. Thỉnh thoảng, nói một câu dài, nhiều thông tin là cần thiết. Nhưng tốt nhất, bạn nên ngắt ra thành nhiều mệnh đề ngắn. Bạn có thể thêm thắt những thành ngữ phổ biến.

Đừng lưỡng lự.

Tránh những tiếng "ừm", "à". Đồng nhất và loại bỏ thói quen lặp đi lặp lại một từ nào đó. Người nghe cũng sẽ khó chịu khi bạn nhắc đi nhắc lại những câu: "bạn biết đấy" (có phải bạn muốn hét to "Không, tôi không biết vấn đề này"...) hoặc "điều này chính xác có ý nghĩa gì?"...

Chọn từ ngữ cẩn thận.

Đừng sử dụng những từ ngữ thô tục (dù là bạn có... quen miệng). Bạn muốn được trông thông minh và nói chuyện tốt hơn, vậy thì thật quan trọng để tạo dựng một cái nhìn về mình. Tránh những từ tiếng lóng và cả việc phủ định hai lần theo cách "Tôi không muốn không..."

Không gì là mãi mãi với thời gian. Bạn phải biết thay thế những từ cổ bằng những từ thông dụng đang dùng, nhưng hãy chắc chắn là bạn sử dụng đúng.

Giới hạn lời lẽ.

Đừng nói quá nhiều và nói không mạch lạc. Sử dụng sự hài hước có mức độ. Đừng cố gắng tỏ ra khôi hài đối với người lần đầu tiên bạn gặp. Có thể có người không thích sự hài hước của bạn. Trừ phi bạn có năng khiếu khôi hài, còn lại thì hãy cất những trò đùa trong những câu chuỵên của bạn. Đôi lúc bạn sẽ làm ai đó bực mình và bạn sẽ tự làm biến mất vẻ ngoài hoàn hảo của mình nếu người đối diện của bạn không cười trước những câu chuyện tiếu lâm bạn vừa kể!

Hãy tự nhiên

Tạo dựng một vẻ ngoài.

Thư giãn. Thái độ nghiêm túc rất quan trọng, nhưng cũng cần cho nó một chút sinh động. Bạn có thể thay đổi linh hoạt cung cách của mình, đừng chỉ "cứng đơ" như một khúc gỗ! Tuy nhiên, bạn cũng sẽ làm mọi người bực mình nếu cứ huơ chân múa tay liên tục. Hãy giữ im đôi tay của bạn nếu không cần thiết minh họa cho những ý nghĩ của bạn.

Cá nhân.

Luôn hướng mắt về những người nghe bạn nói, dù bạn đang nói chuyện với 300 người hay chỉ 1 người. Những phát thanh viên trên truyền hình trông như đang nói chuyện với chúng ta thật bởi vì mắt của họ hướng thẳng vào camera, và đôi mắt sẽ cho thấy sự thật và mức độ tin cậy của câu chuyện.

Luôn là chính mình.

Hãy tin vào những gì bạn nói. Nói với lòng nhiệt tình và sự tin chắc vào điều mình nói.

Trong cuộc sống hằng ngày chúng ta thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, với nhiều đối tượng thuộc các tầng lớp khác nhau. Và chính sự tinh tế, khéo léo trong cách ứng xử với mọi người đã giúp cho chúng ta đạt tới một nghệ thuật, nghệ thuật giao tiếp.

Có thể, bạn rất khéo trong cách nói chuyện nhưng lại rất khó khi bắt đầu, hoặc kết thúc cuộc nói chuyện? Hãy thử làm theo một số mẹo dưới đây để giúp bạn tự tin hơn nhé!

1. Khi bắt đầu một cuộc gặp, cần chuẩn bị một số vấn đề để thảo luận cũng như các câu hỏi có liên quan. Nếu bạn đã từng gặp một người nào từ trước đó, cố gắng nhớ những thông tin về anh ấy, các thói quen, sở thích hoặc bất cứ vấn đề gì liên quan đến cả bạn và anh ta.

2. Đầu tiên hãy nói lời chào. Nếu bạn không chắc họ nhớ tên của mình thì hãy giới thiệu tên của bạn để tránh bị bối rối. Cười và bắt tay đối tác.

3. Giới thiệu về mình, cố gắng nhớ tên của đối tác và nên sử dụng thường xuyên.

4. Hãy bắt đầu câu chuyện bằng các câu hỏi mở. Ví dụ "Mọi người tham dự có vẻ rất đầy đủ, anh đến đây được bao lâu rồi?" Hoặc bạn cũng có thể hỏi về các chuyến đi, hỏi xem họ có quen biết những vị khách khác không, và quen trong trường hợp nào.

5. Lắng nghe và đưa ra các ý kiến phản hồi để thể hiện bạn là người rất quan tâm đến câu chuyện của đối tác. Mắt nhìn đối tác, đừng bao giờ liếc quanh căn phòng trong khi họ đang nói.

6. Bạn nên lắng nghe nhiều hơn nói.

7. Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực. Luôn cập nhật thông tin, sự kiện để câu chuyện thêm phong phú. Hãy bắt đầu bằng câu hỏi: "Bạn nghĩ gì về vấn đề...? "Bạn đã bao giờ nghe..." ...Tuy nhiên, cũng cần tránh đưa quá nhiều chủ đề bởi như vậy rất dễ rơi vào tình trạng lan man, nhàm chán.

8. Hãy tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người với nhau trong cuộc gặp để câu chuyện trở nên hấp dẫn hơn.

9. Nếu một ai đó đưa cho bạn một tấm card, hãy đón nhận như là một món quà. Cầm bằng cả hai tay, và dành một chút thời gian để đọc nó. Khi đã đọc xong, cất tấm card vào trong túi áo hoặc trong ví để khẳng định giá trị của nó.

10. Ngôn ngữ cơ thể cũng rất quan trọng. Nó sẽ chỉ rõ bạn là người như thế nào. Do vậy, dù muốn hay không, khi nói chuyện với người khác cũng phải thể hiện sự mạnh mẽ, tự tin để người khác cảm thấy bạn là người nhiệt tình.

11. Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện, hãy quan sát và lắng nghe những phản ứng của đối tác để có những điều chỉnh thích hợp.

12. Khi kết thúc cuộc gặp, hãy chắc rằng bạn rời đi một cách tế nhị. Ví dụ "Xin lỗi, tôi có một chút việc ở đằng kia, hẹn gặp lại anh nhé!"

Nhớ rằng, mục tiêu trong cuộc gặp là để lại ấn tượng tốt với mọi người, tạo dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài với đối tác. Vì thế bạn cần phải khéo léo, nhanh nhạy trong mọi tình huốn, nói ngắn gọn và luôn thể hiện sự nhiệt tình.

Khi nói đến nghệ thuật giao tiếp trong công sở, hẳn bạn thường nghĩ đến vấn đề ngôn ngữ, lời ăn tiếng nói hàng ngày. Tuy nhiên, ngôn ngữ cơ thể, bao gồm các cử chỉ, động tác được thể hiện qua ánh mắt, nụ cười, hành động của bàn tay...tưởng như đơn giản nhưng lại có tác dụng rất hiệu quả, giúp bạn truyền đạt tới các nhân viên và đồng nghiệp những thông điệp, ý nghĩ khó diễn đạt bằng lời nói trực tiếp.

Sử dụng ngôn ngữ cơ thể một cách đúng lúc, đúng chỗ càng tôn thêm hình ảnh nhà lãnh đạo trong công sở.

Ngôn ngữ cơ thể là một phần không thể thiếu trong hoạt động giao tiếp của mỗi người. Với các nhà lãnh đạo thì dường như cử chỉ, động tác của họ lại càng thu hút được công chúng và giới truyền thông, trở thành "đặc trưng" của mỗi người. Chẳng hạn như nhắc đến ngài Steve Ballmer, CEO, "công thần số 1" của tập đoàn Microsoft, người ta thường nghĩ ngay đến một hành động thật khó tin, đó là...thè lưỡi chào mọi người trước khi bắt đầu trổ tài diễn thuyết.

Là nhà lãnh đạo, tâm điểm của sự chú ý, bạn cần ý thức rằng mỗi cử chỉ, hành động của bạn dù có chủ ý hay không đều truyền đi một thông điệp nào đó, đến với những người xung quanh. Cho dù đó chỉ là một cái vẫy tay, liếc mắt nhìn ngang hay mím miệng trong khi giao tiếp... cũng nói lên được bạn thích thú ai, có đồng ý với vấn đề hay không, đang bối rối hay thiếu tự tin như thế nào. Bởi vậy bạn cần chú ý một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng những cử chỉ, điệu bộ làm ngôn ngữ cơ thể.

Thế giới trong...đôi mắt của sếp

Trong lúc trò chuyện với nhân viên, việc sử dụng đôi mắt đầy "ma lực" là cách thể hiện dễ dàng nhất để cấp dưới biết được bạn có thực sự lắng nghe, chú ý đến họ hay là đang...ngán đến tận cổ như thế nào. Nếu như trong quá trình trò chuyện, bạn thường xuyên ngoảnh mặt đi nơi khác (nghe có vẻ thật bất lịch sự), chăm chăm vào tờ báo mới ra sáng nay hoặc "ân huệ" hơn là thi thoảng liếc nhìn anh chàng nhân viên đang hăng hái nói qua trang báo, sẽ chẳng khó khăn mấy để nhân viên đó nhận ra họ đang làm sếp chán nản như thế nào với những vấn đề nhạt như nước ốc.

Tuy nhiên, khi bạn luôn nhìn trực diện vào người nói, ánh mắt có thể toát lên vẻ trang nghiêm hay tươi rói, nhưng cấp dưới sẽ hết sức phấn khởi vì họ cảm nhân được rằng, sếp tôn trọng, thực tâm lắng nghe và hứng thú với những điều họ đang nói.

Nhiều vị quản lý tỏ ra cao tay hơn, khi họ "thử thách" nhân viên bằng ánh mắt "bí ẩn" của mình trong giao tiếp hàng ngày, hoặc trong một cuộc phỏng vấn. Bạn hãy thử một lần xem, nhân viên sẽ thấy...nóng mặt, bối rối ra sao nếu như sếp cứ nhìn chằm chằm vào mình, hoặc liên tục chớp nháy mắt trong khi nghe họ nói, thậm chí thi thoảng còn..."liếc mắt trông ngang" đầy ẩn ý. Thông qua những lần thử thách như thế, hẳn nhân viên sẽ được rèn luyện tính tự tin, nhạy bán trong giao tiếp với lãnh đạo. Nhiều chuyên gia trong lĩnh vực giao tiếp nhận định rằng, đến 90% các nhà lãnh đạo đều ý thức được tầm quan trọng của việc sử dụng ánh mắt trong giao tiếp. Nếu như một người hạn chế sử dụng ánh mắt, người ta xem đó là biểu hiện của đau yếu, có mưu toan hoặc dối trá.

Vị trí và khoảng cách của bạn nói lên điều gì?

Vị trí của người lãnh đạo khi ngồi hoặc đứng nói chuyện với nhân viên đều thể hiện thái độ, mục đích của mỗi người. Chẳng hạn như việc bạn đứng nói chuyện trực diện, mặt đối mặt với nhân viên tức là bạn muốn đối đầu, trò chuyện thẳng thắn với họ về vấn đề nào đó. Còn khi cả hai người đứng ngang hàng, bên cạnh nhau thì có nghĩa là bạn muốn đặt mình vào vị trí của nhân viên, nói chuyện một cách bình đẳng, thân thiện. Tuy nhiên, tốt nhất là bạn hãy lựa chọn vị trí chéo so với đối phương khi trò chuyện. Bởi bạn có thể vừa quan sát, vừa thể hiện thái độ trước nhân viên.

Khoảng cách giữa hai người khi trò chuyện cho thấy bạn tôn trọng không gian riêng tư của nhân viên như thế nào. Khi nhà lãnh đạo đứng quá gần, nhân viên sẽ cảm thấy mình bị lấn át và tỏ ra không dễ chịu. Bởi vậy, một khoảng cách hợp lý giữa hai người sẽ tạo nên sự hài hoà, thoải mái trong buổi nói chuyện.

Sử dụng động tác cơ thể và sắc thái trên gương mặt

Điệu bộ, cử chỉ của con người đều do bản năng của họ. Một đứa bé có thể mút tay, vặn vẹo hai bàn tay khi trò chuyện nhưng một nhà lãnh đạo không nên mân mê quần áo, đồ trang sức bất kỳ vật dụng nào khi nói chuyện với nhân viên. Điều đó cho thấy bạn đang bối rối hoặc bị phân tán tư tưởng trong quá trình tiếp xúc với ai đó. Việc bạn chống nạnh hai tay ngang hông, hoặc khoanh tay trước ngực sẽ khiến nhân viên nhụt chí, ngại ngùng khi gặp sếp trong lần sau bởi như thế có nghĩa là bạn tỏ ra hung hãn và khép kín.

Nhiều người có quan điểm sai lầm rằng "vung vẫy" tay càng nhiều trong lúc nói chuyện thì hình ảnh họ càng trở nên lôi cuốn. Trong thực tế, bạn chỉ nên sử dụng bàn tay để diễn giải vấn đề thêm rõ ràng trước người nghe. Hoạt động của bàn tay trong quá trình nói chuyện nên đúng mực, kết hợp khéo léo với quan điểm, thái độ bản thân, hoặc gắn kết với cao trào của câu chuyện cũng như tầm quan trọng của vấn đề. Chẳng hạn như, khi bạn nói "dứt khoát không", thật nhẹ nhàng, bạn giơ một ngón tay ám hiệu "stop". Nhìn chung, chuyển động của tay cần đa dạng, linh hoạt nhưng không được lạm dụng nhiều quá, kẻo bạn sẽ trở thành một...diễn viên múa bất đắc dĩ.

Nên nhớ, vẻ mặt của bạn cũng có sức mạnh gấp triệu lần những lời nói. Chỉ cần ánh mắt động viên, nụ cười trân trọng, bạn đã gửi đến nhân viên mình thông điệp: "Cậu hãy cố gãng lên!" Thế còn một cái nhíu mày, có thể đó là câu nói: "Hãy cẩn thận đấy!" Khuôn mặt lạnh tanh mà nhiều nhà lãnh đạo ưa thích nay đã trở nên...lạc mốt, bởi nó là rào cản đối với mối quan hệ giữa sếp và nhân viên. Do đó, tuỳ theo mức độ quan trọng, kết quả của vấn đề mà bạn hãy thể hiện sắc thái khuôn mặt mình.

Trong thực tế, nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ cơ thể chỉ thông qua những biểu hiện rất đơn giản, nhưng đòi hỏi mỗi người phải tinh tế, khéo léo, quan sát thái độ và hành vi của đối phương để điều chỉnh cử chỉ, hành động của mình một cách hợp lý. Nhờ đó mà nhà lãnh đạo sẽ có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình, truyền đạt thông điệp cho nhân viên một cách dễ dàng và hấp dẫn.