HÓA ĐƠN

1. Định nghĩa:

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ cơ bản trong

các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại do người bán phát hành xuất

trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi. Là yêu cầu của người

bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ

thể ghi trên hóa đơn. Trong hóa đơn phải nêu được đặc điểm của hàng hóa,

đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức

thanh toán, phương tiện vận tải .v.v

Hóa đơn thường được lập làm nhiều bản, để dùng trong nhiều việc

khác nhau: xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, xuất trình cho công

ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm, cho hải quan để tính thuế.v.v...

2.Tác dụng

Hóa đơn thương mại có những tác dụng sau:

• Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại giữ vai trò

trung tâm trong bộ chứng từ thanh tóan. Trong trường hợp bộ chứng

từ có hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả tiền có thể

kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Nếu không dùng

hối phiếu để thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu,

làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.

• Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là

bằng chứng cho việc mua bán, trên cơ sở đó người ta tiến hành giám

quản và tính tiền thuế.

Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ kí chấp nhận trả tiền

của người mua có thể làm vai trò của một chứng từ bảo đảm cho việc

vay mượn.

• Hóa đơn cũng cung cấp những chi tiết về hàng hóa, cần thiết cho

việc thống kê, đối chiếu hàng hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện

hợp đồng.

• Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được

dùng như một thư thông báo kết quả giao hàng, để người mua chuẩn

bị nhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng

Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phổ biến trong thời đại hội

nhập ngày nay, bất kì một hoạt động giao dịch thương mại nào (xuất khẩu

hay nhập khẩu) đều phải cần hóa đơn. Từ đó cho thấy việc nhận biết và

thành lập một hóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả

các doanh nghiệp VN, vì khi một hóa đơn bị sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở

ngại cho các nhà xuất khẩu lẫn nhà nhập khẩu.

4.Phân loại

Hóa đơn tạm (Provisional Invoice)

• Được người bán yêu cầu, để có được giấy phép nhập khẩu

• Do người bán, nhà phân phối danh nghĩa hoặc trung gian bán hàng viết

• Khi hoạt động giao dịch không được thực hiện =>hóa đơnn tạm được coi như đề nghị bán hàng

• Góp phần tất yếu trong hoạt động mở và thanh toán L/C

• Trong trường hợp có nhiều mặt hàng,sẽ có lợi hơn và đơn giản thủ tục nếu nối các hóa đơn tạm của nhà cung cấp

• Giúp ngân hàng kiểm tra đối chiếu giữa hóa đơn thương mại với hóa đơn tạm

Hóa đơn thương mại chính thức (Final Invoice)

Là chứng từ kế toán do bên bán lập,là hóa đơn tiêu biểu của khoản nợ ,cho phép tất cả các dịch vụ thuế suất được kiểm tra các yếu tố của hàng hóa gửi đi

Hóa đơn chiếu lệ (Pro Forma Invoice)

• Hình thức như hóa đơn thường, nhưng không có ký hiệu mã hàng hóa

• Chỉ như giấy chào hàng,giấy báo giá

• Không được dùng để thanh toán nhưng vẫn có ghi giá cả và đặc điểm hàng hóa

• Được dùng để gửi hàng đi triển lãm,tham gia hội chợ

Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice)

• Có chữ kí của cơ quan chức năng về xuất xứ hàng hóa

• Có thể thay thế giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Hóa đơn lãnh sự (Consular Invoice)

• Chứng nhận nhà xuất khẩu không bán phá giá hàng hóa

• Cung cấp thông tin về nhóm hàng phải chịu thuế

• Thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)

• Trong hóa đơn chi tiết , giá cả

được phân tích ra thành những mục rất chi tiết.

• Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu cụ thể, không có tính chất cố định

Hóa đơn hải quan (Custom's Invoice)

• Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan.

• Hóa đơn này ít quan trọng trong lưu thông.