Lời mở đầu
Nếu như năm nhất em chọn thực tập tại UBND xã Xuyên Mộc với rất nhiều lợi thế, thực tập tại địa phương mình sinh sống, thực tập đúng chuyên môn ngành, được thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ chính theo đúng đề cương thực tập. Thì năm nay em chọn một công ty TNHH để thực tập tốt nghiệp với mong muốn được hiểu biết chính xác về ngành nghề mình đã chọn. Và em nhanh chóng nhận ra đây là một quyết định khá mạo hiểm vì công việc hành chính ở các công ty không giống như ở UBND. Nhưng bù lại em được tiếp xúc với thực tế công việc, và môi trường làm việc mà có nhiều khả năng sau này em sẽ làm việc sau khi tốt nghiệp. Qua đợt thực tập em nhận thấy Văn phòng không phải luôn là một bộ phận, không giống như ở UBND; nơi mà văn phòng là một phòng riêng biệt, có nhiều bộ phận có nghiệp vụ khác nhau cùng làm việc chung trong một không gian chung với một mục đích chung là tham mưu giúp việc cho lãnh đạo. Người làm văn phòng với nhiều chức danh khác nhau mang lại lợi nhuận tại các công ty tư nhân vừa và nhỏ không nhất thiết phải mang tên là nhân viên văn phòng.
Người làm văn phòng ở công ty TNHH thường được phân hóa vào các bộ phận khác nhau, nghĩa là có không gian làm việc khác nhau, với các công việc có thể gần giống hoặc khác nhau nhằm phục vụ cho công việc chính của bộ phận mình được phân công. Nhân viên văn phòng không phải là bộ phận đón tiếp và tiếp nhận văn bản đến và khách đến mà là Nhân viên Lê tân. Lễ Tân là bộ mặt của công ty. Còn các nghiệp vụ khác thì được phân hóa vào các bộ phận.
Nếu con dấu ở UBND do văn thư giữ thì ở Doanh nghiệp tư nhân do BGĐ quy định (có thể là nhân viên Hành chánh nhân sự, kế toán hoặc thủ quỹ hoặc một người nào đó nằm trong bộ máy quản lý được sự tin tưởng của BGĐ).
Tóm lại có rất nhiều điểm khác biệt giữa người làm văn phòng nhà nước và người làm văn phòng tư nhân.Công việc và cách thức thực hiện cách nghiệp vụ hoàn toàn khác nhau. Nó giống như bản pho to bằng máy rập khuôn và bản vẽ đầy sáng tạo.
Có thể bản báo cáo tốt nghiệp của em không hoàn toàn giống đề cương thực tập, nhưng em hy vọng nó mang lại cái nhìn mới mẻ, khác biệt về những gì mà chúng ta vẫn gọi là nghiệp vụ văn phòng, và nhân viên văn phòng.
Để thực hiện được báo cáo này và để có tư liệu phục vụ cho báo cáo cùng một số kinh nghiệm rất thực tế về ngành nghề mình đã chọn. Em xin gửi lời cám ơn chân thành đến Ban giám đốc Công ty TNHH Đường Thế Giới - chị Bùi Thụy Mai Quyên đã tiếp nhận em vào thực tập, chị Nguyễn Thị Thu bộ phận Hành chính nhân sự đã trực tiếp hướng dẫn và toàn thể các anh chị trong công ty đã cùng làm việc và nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt thời gian em thực tập tại công ty. Cám ơn các anh chị đã tạo cho em cơ hội được tiếp xúc với môi trường làm việc mới, để em có thể có cái nhìn khách quan hơn và toàn vẹn hơn về ngành nghề mình chọn và có được một ít kiến thức về ngành Quảng Cáo và Tổ chức sự kiện.
Em cũng xin gửi lời cám ơn đến GVHD và GVCN đã tư vấn và giúp đỡ em vượt qua những khó khăn ban đầu khi chọn hình thức thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân chứ không phải là cơ quan nhà nước như đa số các bạn cùng khóa.
Cám ơn Trường TC Văn thư và Lưu trữ, thầy Hưng (Phòng đào tạo) đã giới thiệu em đến thực tập tại công ty TNHH Đường Thế Giới.
Mặc dù em đã cố gắng rất nhiều trong đợt thực tập để học hỏi kinh nghiệm làm việc từ các anh chị cũng như vận dụng những kiến thức đã học và kinh nghiệm thực tập của năm nhất vào các công việc khi được giao,nhưng không thể tránh được thiếu sót và sai lầm trong công việc cũng nhưng trong báo cáo này. Bởi vì tất cả thật sự rất mới mẻ, công ty đã cho em tiếp xúc và làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp, sáng tạo, nó hoàn toàn khác rất nhiều so với đợt thực tập năm nhất của em. Vì thế em đã rất lúng túng khi bắt đầu tham gia vào công việc. Dưới sự non trẻ của mình, em rất mong cả anh chị trong công ty thông cảm và bỏ qua nếu em có làm điều gì khiến các anh chị không hài lòng và mong các anh chị sẽ góp ý nhiều hơn trong công việc cũng như báo cáo này để em có thể có kết quả tốt nghiệp tốt nhất và học hỏi được nhiều kinh nghiệm hơn trên con đường nghề nghiệp mà em đã chọn. Em cũng rất mong nhận được sự góp ý và sửa chữa của các thầy cô để báo cáo tốt nghiệp của em thêm hoàn thiện về nội dung cũng như hình thức.
Xin chúc tất cả nhiều sức khỏe, thành đạt và thăng tiến!
Thực Tập Sinh
Nguyễn Thị Kim Ngân
VÀI NÉT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH ĐƯỜNG THẾ GIỚI
Từ rất xa xưa hàng ngàn năm trước con người đã biết đến quảng cáo. Thật vậy, những người buôn lái từ Hy lạp, Trung quốc và các nơi khác đỗ về Rome của Hy Lạp hay Thebe của Ai cập để buôn bán. Họ đến và rao to các món hàng của mình tại các khu chợ và các con phố, tên của hàng hóa, xuất xứ, chất liệu và chất lượng của chúng. Những người quan tâm sẽ đến xem, mặc cả và chọn mua (đó là hình thức sơ khai nhất của quảng cáo, tiếp thị).
Ngày nay khi khoa học và công nghệ phát triển, mức sống của nhân loại được nâng cao kéo theo nhu cầu về các sản phẩm phục vụ đời sống gia tăng và yêu cầu ngày càng cao về chất lượng. Người ta không thể chỉ chạy quanh các khu chợ và con phố để rao hàng bằng miệng nữa.
Phải có cách khác tốt hơn, hiệu quả hơn, mang lại sức cạnh tranh cao hơn. Và thế là ngành quảng cáo ra đời. Đáp ứng tốt hơn nhu cầu về thông tin và truyền đạt thông tin đến mọi người, chúng ta có quảng cáo ngoài trời, trong nhà, quảng cáo bằng Internet, bằng các phương tiện thông tin đại chúng: Radio, TV, Báo, tạp chí… Rồi cuộc sống nâng cao. Người ta không chỉ biết làm mà còn phải được hưởng thụ. Để chăm sóc các khách hàng của mình và các nhân viên trong công ty. Các nhà quản trị nghĩ đến việc tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí… cho khách hàng và nhân viên nhưng không quên dùng cơ hội này để quảng bá hình ảnh công ty hay cơ quan, xí nghiệp mình. Ai sẽ giúp họ làm điều đó? Các công ty tổ chức sự kiện ra đời. Rồi sự kết hợp giữa quảng cáo và tổ chức các sự kiện tạo nên một ngành công nghiệp dịch vụ không khói mới: ngành tổ chức sự kiện và quảng cáo thương hiệu.
Trong xu thế hội nhập cùng thế giới các công ty sản xuất, các nhà phân phối sản phẩm tại việt nam cũng cần có những nhà quảng cáo chuyên nghiệp giúp họ làm điều đó. Nắm bắt được xu thế đó của thị trường – Worldline ra đời. Với thế mạnh có một đội ngũ nhân viên trẻ giàu nhiệt huyết, vốn đầu tư mạnh, các mối quan hệ rộng. Worldline ngày một lớn mạnh và phát triển.
PHẦN I
NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT VỀ LOẠI HÌNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TNHH ĐƯỜNG THẾ GIỚI
1.Loại hình công ty:
Công ty trách nhiệm hữu hạn Đường thế Giới thành lập từ tháng 2 năm 2008 đến nay thuộc loại hình doanh nhiệp tư nhân vừa và nhỏ.
2.Mục tiêu hoạt động của công ty:
Tham gia vào thị trường quảng cáo, cùng các thành viên của hiệp hội quảng cáo Việt Nam định hình ngành quảng cáo tại Việt Nam.
3.Nguyên Tắc Hoạt Động:
Công ty hoạt động theo nguyên tắc, quản lý theo công việc không quản lý theo giờ giấc.
4.Cơ cấu tổ chức:
Công ty làm việc theo chế độ Thủ trưởng- tập thể. Tổng giám đốc chỉ đạo, các trưởng bộ phận. Nhân viên trong từng bộ phận làm việc theo nhóm và báo cáo kết quả.
Bao gồm ba bộ phận chính: Hành chính nhân sự, Kế toán, Tổ chức và quản lý Sự kiện
4.1Hành chính nhân sự (HR):
Là bộ phận chuyên giải quyết các vấn đề về nhân sự, hành chính của công ty
Cung cấp trang thiết bị đảm bảo cho các bộ phận, cá nhân trong Công ty thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ đạt hiệu quả trong công việc. Đảm bảo tuyển dụng và xây dựng, phát triển đội ngũ CBCNV theo yêu cầu, chiến lược của Công ty.
a.Về nhân sự:
HR có trách nhiệm tìm hiểu các yêu cầu, nguyện vọng của nhân viên trong công ty trình lên giám đốc. Tạo môi trường và điều kiện thuận lợi nhất để cho mọi người làm việc với hiệu quả cao nhất.
Tuyển dụng, đào tạo và hoạch định chiến lược nguồn nhân lực cho công ty.
b.Về hành chính:
HR có trách nhiệm lo toàn bộ các thủ tục hành chính pháp nhân đến hành chính thông dụng trong nội bộ công ty và bên ngoài công ty.
Các công việc cụ thể như sau:
Stt
Nhiệm vụ
Khái quát công việc
1
Tuyển dụng
- Nhận các phiếu nhu cầu nhân sự của các bộ phận.
- Lập kế hoạch tuyển dụng và trình duyệt cho Giám đốc
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt.
- Theo dõi kết quả thử việc, tổ chức ký hợp đồng lao động thử việc, chính thức cho người lao động.
2
Đào tạo
- Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm.
- Tổ chức thực hiện việc đào tạo trong và ngoài công ty.
- Đánh giá kết quả đào tạo.
- Trực tiếp tổ chức, tham gia việc huấn luyện cho người lao động mới vào công ty về lịch sử hình thành, chính sách, nội quy lao động...
- Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV công ty.
4
Thực hiện các thủ tục nhân sự
- Thực hiện theo đúng các thủ tục về nhân sự của công ty như: nghỉ việc riêng, nghỉ việc, lương và các chế độ, điều động, bổ nhiệm…
- Lưu giữ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thực hiện các thủ tục, chính sách nhân sự.
5
Theo dõi và trực tiếp tính toán lương, thưởng hàng tháng
- Theo dõi việc chấm công.
- Trực tiếp nhập số lượng công, lương cơ bản, thưởng…vào máy và in bảng lương trình Giám đốc duyệt.
- Kết hợp kế toán thanh toán để chi trả lương cho nhân viên.
6
Giải quyết khiếu nại, kỷ luật.
- Nhận các biên bản kỷ luật, giấy khiếu nại của công nhân viên.
- Tổ chức việc giải quyết các khiếu nại, kỹ luật theo quy định.
7
Quản lý hồ sơ nhân sự
- Lưu giữ hồ sơ của ứng viên, nhân viên, nhân viên nghỉ việc theo quy định.
- Cập nhật danh sách công nhân viên toàn công ty định kỳ hàng tháng và báo cáo giám đốc.
- Đảm bảo hồ sơ nhân viên đầy đủ theo quy định của pháp luật và quy định của công ty.
- Cập nhật các loại tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thực hiện công việc của nhân viên như hồ sơ đào tạo, đánh giá, cung cấp tài sản – công cụ -dụng cụ bảo hộ…
8
Thực hiện các thủ tục liên quan cơ quan nhà nước về lao động, hành chính
- Thủ tục đăng ký lao động.
- Thủ tục liên quan đến Bảo hiểm xã hội, y tế.
- Phụ trách tiếp đoàn kiểm tra về lao động, hành chính
9
Quản lý các công việc hành chính công ty
- Quản lý biểu mẫu, tài liệu của công ty.
- Trực tiếp quản lý văn phòng phẩm.
- Trực tiếp quản lý hoạt động bảo trì, bảo vệ công ty.
- Quản lý các máy móc, dụng cụ thuộc văn phòng công ty.
- Thực hiện công tác văn thư hành chính của công ty.
- Thực hiện các hoạt động hành chánh khác do giám đốc giao.
4.2Kế Toán:
a.Vai Trò của Kế Toán:
Kế toán giúp doanh nghiệp theo dõi thường xuyên tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như việc cung cấp các sản phẩm sản xuất sản phẩm, bán sản phẩm, cung cấp nguyên vật liệu…, giúp theo dõi thị trường để sản xuất, tích trữ hàng hóa nhằm kịp thời cung cấp cho thị trường theo nhu cầu và thị hiếu của người tiêu thụ. Như vậy nhờ kế toán mà người quản lý điều hành trôi chảy các họat động của đơn vị, nhờ nó tạo cho sự quản lý lành mạnh, tránh những hiện tượng thâm lạm tài sản vì qua nó thực hiện việc kiểm soát nội bộ.
Kế toán còn cung cấp tài liệu cho doanh nghiệp làm cơ sở hoạch định chương trình hành động cho từng giai đoạn, từng thời kỳ để doanh nghiệp tiến tới hay lùi bước. Như vậy nhờ kế toán mà người quản lý tính được hiệu quả công việc của mình làm đồng thời cũng qua đó vạch ra hướng họat động cho tương lai.
Kế toán giúp cho người quản lý điều hòa tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Kế toán là cơ sở để giải quyết sự tranh tụng khiếu tố, được tòa án chấp nhận là bằng chứng vế hành vi thương mại.
Kế toán là cơ sở để đảm bảo vững chắc trong sự giao dịch buôn bán.
Do sự phát triển của khoa học kỹ thuật - tự động hóa trong sản xuất – các công cụ do các ngành toán và khoa học thống kê cung cấp như lập phương tình, phân tích, xác suất… đã giúp cho người quản lý hạ giá thành sản phẩm và doanh nghiệp kịp thời, ra quyết định phù hợp…trên cơ sở số liệu kế toán.
Kế toán cho biết một kết quả tài chính rõ rệt không ai chối cãi được.
b.Nhiệm vụ của Kế toán:
b.1 Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp
Tài sản của doanh nghiệp có thể do nhiều nguồn hình thành như của Nhà nước, tập thể hay cá nhân…do vậy tài sản này phải được bảo vệ bằng nhiều biện pháp khác nhau, song biện pháp bảo vệ tài sản chặt chẽ và hữu hịêu nhất là sự giám đốc của kế toán. Vì vậy nhiệm vụ đầu tiên của kế toán là phải “tính toán ghi chép phản ánh chính xác số thực có, tình hình luân chuyển, tình hình gìn giữ sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền…” ở doanh nghiệp.
b.2 Phản ánh và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch kinh tế tài chính của doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp khi tiến hành sản xuất kinh doanh đều phải lập kế hoạch và lập dự toán cho họat động sản xuất kinh doanh của mình, trong quá trình quản lý các nhà quản lý phải thường xuyên xem xét tình hình thực hiện kế hoạch và dự toán đó. Có nhiều cách để xem xét tình hình này, nhưng cách hay nhất là thông qua số liệu kế toán đối chiếu giữa số liệu kế toán với số liệu kế hoạch các nhà quản lý có thể thấy được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình để từ đó có biện pháp cụ thể cải tiến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
b.3 Phản ánh và giám sát việc chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính của Nhà nước.
Các doanh nghiệp hoạt động trên cơ sở phải tôn trọng luật pháp, phải theo hành lang của pháp luật hay nói một cách khác là các doanh nghiệp hoạt động phải chấp hành chính sách, chế độ kinh tế, tài chính của Nhà nước đặt ra. Do vậy thông qua số liệu kế toán có thể thẩm tra xem doanh nghiệp có tôn trọng thực hiện đúng chính sách chế độ kinh tế tài chính không? Từ đó thúc đẩy doanh nghiệp phải tính toán tỉ mỉ, tiết kiệm các khoản chi phí, tính toán chính xác các khoản thu nhập và kết quả lãi lỗ của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, qua đó củng cố và tăng cường trách nhiệm quyền hạn trong việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
4.3Tổ chức quản lý Sự kiện:
Đây là bộ phận quan trọng nhất của công ty. Các nhân viên trong bộ phậnTổ chức và quản lý sự kiện là những người năng động và đầy sáng tạo. Nhiệm vụ của họ là tiếp nhận các yêu cầu của khách hàng, lên ý tưởng, kịch bản, và chạy chương trình. Trước đó họ cũng đi gặp các khách hàng để hiểu được chính xác các yêu cầu của khách hàng và ký hợp đồng.
Một số công việc chính của bộ phận:
1.Hình thành chủ đề (theme) cho event:
Sau khi lắng nghe các yêu cầu của khách hàng. Phòng Tổ chức quản lý sự kiện sẽ lên chủ đề. Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật (regulation), khu vực tổ chức (site check), văn hoá riêng của khách hàng (client culture), nguồn lực (resource); và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức (venue), cách thức phục vụ (entertaiment, artist, speaker), cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light), các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects).
2.Viết chương trình (proposal):
Là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.
3.Hoạch định:
Đó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là Các công việc cần - Required jobs (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng duyệt chương trình..); Bảng phân công công việc - Checklist (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc - Timeline.
4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:
Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.
5.Tổ chức event và theo dõi event:
Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.
6.Kết thúc event, chuyển đồ đạc về kho (removal):
Dọn dẹp nơi tổ chức (cleaning), sửa lại các vật dụng đã sử dụng (repair), thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp (contract acquittal), bảo quản kho (storage)...
7.Họp rút kinh nghiệm:
Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi người thực hiện phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm.
5.Sơ Đồ Công Ty:
PHẦN II
KHẢO SÁT, TÌM HIỂU THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH ĐƯỜNG THẾ GIỚI
1. Công tác xây dựng văn bản:
Công tác xây dựng và ban hành văn bản là một trong những công việc phức tạp phải thực hiện qua nhiêu khâu, đòi hỏi những người thực hiện phải có chuyên môn nghiệp vụ nhất định, thích ứng nhanh với vấn đề cần giải quyết. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến tiến trình giải quyết công việc của công ty. Là một Công ty TNHH vừa và nhỏ, mới thành lập chưa lâu. Số lượng văn bản ban hành còn ít. Cho nên:
Công ty chưa thật sự chú trọng vào công tác soạn thảo, ban hành và lưu trữ văn bản.
Tại công ty TNHH Đường Thế Giới cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụ thể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản.Công ty cũng không áp dụng các quy định về việc soạn thảo và ban hành văn bản theo các nghị định và thông tư của nhà nước.Mà chủ yếu chỉ dựa trên các căn cứ quy phạm pháp luật của Nhà nước. Rồi tùy theo tính chất công việc mà xây dựng văn bản, ban hành và sử dụng sao cho phù hợp.
Nhìn chung khâu dự thảo văn bản, sử dụng thể thức văn bản, thẩm quyền ban hành hay sửa đổi, bải bỏ đính chính văn bản so với lý thuyết và quy định nhà nước còn nhiều sai khác.
2.Công tác thảo văn bản, trình duyệt, đánh máy, ký và phát hành văn bản của Công ty TNHH Đường Thế Giới:
1. Quá trình hình thành văn bản:
Những văn bản do công ty TNHH Đường Thế Giới ban hành là các văn bản phục vụ quản lý và hoạt động kinh doanh của công ty với nhân viên trong nội bộ công ty và các cơ quan, đối tác ngoài công ty..
Văn bản do cơ quan ban hành gồm các văn bản hành chính thông thường và các văn bản có áp dụng các quy phạm pháp luật nhưng không phải là văn bản quy phạm pháp luật. Vì đây là một công ty tư nhân không có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật nên không có các văn bản quy phạm pháp luật.
2. Một số yêu cầu cơ bản khi soạn thảo văn bản của công ty TNHH Đường Thế Giới
1> Xác định rõ mục đích và tính chất văn bản dự định ban hành, yêu cầu của việc soạn thảo văn bản, phạm vi đối tượng điều chỉnh và khả năng thực hiện văn bản trong thực tế từ đó xác định đúng tên loại văn bản để không ảnh hưởng tới hiệu lực pháp lý và kết quả thực hiện văn bản.
2> Phải căn cứ vào phạm vi tính chất của mối quan hệ xã hội và nội dung văn bản để điều chỉnh và tác động. Căn cứ vào thẩm quyền ban hành, xác định hình thức của văn bản khi ban hành.
3> Để soạn thảo văn bản phù hợp với thẩm quyền của phòng ban hoặc công ty, khi soạn thảo văn bản phải xây dựng đề cương và được xét duyệt qua lãnh đạo công ty.
4>Việc soạn thảo và đánh máy văn bản được thực hiện bởi Trưởng phòng HC-NS hoặc người được Trưởng phòng ủy quyền để soạn thảo. Phòng HC-NS có trách nhiệm tham mưu xây dựng văn bản có liên quan và chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức, chất lượng hồ sơ văn bản tham mưu trình ký.
5>Khi đã hoàn chỉnh dự thảo văn bản, người soạn thảo phải báo cáo với lãnh đạo để xin ý kiến. Các văn bản có liên quan đến nhiều phòng, nhiều lĩnh vực và đối tượng phạm vi điều chỉnh rộng thì phải gửi bản thảo cho các phòng ban liên quan để trao đổi ý kiến và sửa chữa, nếu các đơn vị thống nhất thì báo cáo lãnh đạo công ty ký duyệt để làm thủ tục ban hành.
6>Trình ký và phát hành:
Văn bản phải được trình lên cho Trưởng phòng HC-NS (nếu người soạn thảo được Trưởng phòng ủy nhiệm) xem xét nội dung, thể thức của văn bản. Sau đó trình lên cho Giám đốc hoặc Phó giám đốc công ty xem xét đọc văn bản, nếu không có gì sai sót thì Giám đốc hoặc Phó giám đốc ký.
Văn bản sau khi có chữ ký chính thức thì được trao lại cho Trưởng phòng HC-NS tiến hành hoàn thiện thể thức văn bản như ghi số, ghi ngày tháng ban hành văn bản, đóng dấu.
1.2 Trình tự soạn thảo phát hành văn bản tại Công ty Đường Thế Giới:
1- Cấp trên chỉ đạo nội dung. Nội dung công việc thuộc chuyên môn của đơn vị, cá nhân nào, đơn vị cá nhân đó tự soạn thảo, đánh máy,
2 Phòng Hành chính – nhân sự xác định tên loại và dự thảo văn bản theo yêu cầu cấp trên(dự thảo trên máy tính).
3- Phòng Hành chính – nhân sự tra cứu thông tin thực tế và thông tin pháp lý để bổ sung vào văn bản.
4- Trình lên ban giám đốc trình duyệt nội dung.
5- Nhân viên phòng Hành chính – nhân sự tiến hành chỉnh sửa về nội dung và thể thức theo ý lãnh đạo. Trình lên lãnh đạo ký.
6- Làm công tác phát hành văn bản ( ghi số, kí hiệu,ngày tháng năm, trích yếu nội dung...)
7- Đóng dấu cơ quan.
8- Lựa chọn bì phù hợp, trình bày bì theo quy định, vào bì và dán bì,
9- Chuyển phát văn bản đến các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đơn vị có nhiệm vụ thực thi nội dung văn bản được phát hành. Lưu vào hồ sơ hiện hành.
4 Thể Thức văn bản do Công ty TNHH Đường Thế Giới ban hành:
Thể thức văn bản là một tổng thể các thành phần của một văn bản được trình bày theo một trình tự nhất định và mang ý nghĩa thông tin phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đăng ký, tra tìm trích dẫn các văn bản được dể dàng, thuận tiện, đồng thời còn thể hiện giá trị pháp lý và hiệu lực văn bản.
Theo thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 1 năm 2011. thì thể thức văn bản được trình bày như sau.
Một mặt trên khổ giấy A4. hoặc trên giấy A5.
Đối với giấy A4 thì được quy định cụ thể như sau:
Lề trên: cách mép trên từ 20-25mm
Lề dưới: cách mép dưới từ 20-25 mm
Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm
Lề phải cách mép phải từ 15-20 mm
Qua quá trình thực tập em thấy thực tế tình hình trình bày ở công ty như sau:
Lề trên cách mép trên từ 5 -15 mm
Lề dưới cách mép dưới từ 10-15 mm
Lề phải cách mép phải từ 10-12 mm
Lề trái cách mép trái từ 10-18 mm
Các thể thức trên văn bản đôi khi được lược bỏ hoặc thay thế nhất là đối với văn bản hành chính nội bộ.
1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.
1.1 Các loại văn bản do công ty ban hành
Vì đây là một doanh nghiệp tư nhân nên không có văn bản quy phạm pháp luật. M chỉ có văn bản hành chính thông thường. Số lượng văn bản hành chính hàng năm ở công ty rất ít dưới 150 văn bản/ năm. Văn bản chủ yếu của công ty là các giao dịch thương mại ở dạng hợp đồng dự án ( Đây là văn bản mật của công ty được phòng Tổ chức quản lý sự kiện thống kê và lưu trữ riêng) không đăng ký vào sổ, không thống kê trong bản thống kê văn bản chung.
a>Số lượng mỗi văn bản:
Theo thống kê sáu tháng đầu năm thì số lượng mỗi loại văn bản như sau:
Tên loại
QĐ
CT
TB
BB
TTr
KH
BC
CV
PhC
Văn Bản khác
Hợp Đồng Dự Án
Số lượng
25
0
4
12
0
1
7
0
0
5
178*
* Số liệu do phòng Tổ chức quản lý sự kiện cung cấp, không thống kê trong tổng số văn bản chung.
b>Một số ví dụ về các văn bản của công ty:
+Quyết định: Các quyết định tại công ty trong thời gian em thực tập và hiện đang lưu giữa chủ yếu là các quyết định cá biệt như: quyết định cho thôi việc, quyết định thuyên chuyển công tác, quyết định bổ nhiệm.
Ví dụ: Quyết định số 13/2011/WLE ngày 14 tháng 4 năm 2011 về việc bổ nhiệm trưởng bộ phận thiết kế.
+Báo cáo:
Là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, sự việc vụ việc hoạt động của một cơ quan, một đơn vị nào đó .
Công ty TNHH Đường thế giới thường có những loại báo cáo như: báo cáo tháng, báo cáo năm, …
Ví dụ: Báo cáo số 15/WLE báo cáo công việc tuần 15
+Thông báo: Tại công ty trách nhiệm hữu hạn đường thế giới các thông báo được dùng để phổ biến thông tin đến các phòng ban các cá nhân trong công ty, hoặc phổ biến những vấn đề cần giải quyết. những cảnh báo, các thông tin cần thiết.Ví dụ: Thông báo số 01/WLE ngày 15 tháng 01 năm 2011 về việc chuyển trụ sở văn phòng.
+Biên bản:
Là văn bản dùng ghi lại những diễn biến, sự việc đang diễn ra trong quá trình giải quyết một vấn đề nào đó dưới sự lãnh đạo của ban giám đốc công ty hay một cuộc họp giữa các phòng ban với nhau. Biên bản còn dùng để ghi lại việc bàn giao các công cụ làm việc
Ví dụ: Biên bản số 09/2011/WLE ngày 24 tháng 4 năm 2011 về việc giao nhận dụng cụ làm việc tại xưởng
2.Hình thức và thể thức
2.1 Hình thức:
Là vẻ bề ngoài của một văn bản
Khổ giấy: thường dùng khổ A4
Mầu sắc: in bằng mực đen đối với văn bản và mực xanh với bì.
Chất liệu: Giấy Double A
Ngôn ngữ: Tiếng Việt
Phương tiện làm ra văn bản: Máy vi tính, máy in, máy photocopy
2.2Thể thức:
Là các yếu tố bắt buộc phải có trên 1 văn bản đc quy định cụ thể trong các văn bản qua phạm pháp luật của nhà nước.
Quy định tại Thông tư 01/2011/ BNV
Thực tế
Kiến nghị
STT
Thành phần thể thức và trình bày
Loại chữ
Cỡ chữ
Kiểu chữ
1
2
3
4
5
6
7
1
Quốc hiệu
Đúng
không
- Dòng trên
In hoa
12-13
Đứng đậm
- Dòng dưới
In thường
13-14
Đứng, đậm
- Dòng kẻ bên dưới
2
Tên cơ quan, tổ chức
Đúng
không
Tên cq, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp
In hoa
12-13
Đứng
Tên cq, tổ chức
In thường
12-13
Đứng, đậm
Dòng kẻ bên dưới
3
Số ký hiệu của văn bản
In thường
13
Đứng
Chưa hoàn thiện
Nên lấy số và ghi hẳn số trên bản gốc được lưu tại Văn phòng. Dùng bản gốc có số được ghi bằng bút, photo làm bản chính thay cho việc photo bản gốc không số rồi lấy số lên bản chính. Về sau khi dùng lại văn bản sẽ không biết số, tốn thời gian tra cứu.
4
Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB
In thường
13-14
Nghiêng
Đúng
Không
5
Tên loại và trích yếu nội dung
Đúng
Không
A
Đối với văn bản có tên loại
Tên loại văn bản
In hoa
14-15
Đứng, đậm
Trích yếu nội dung
In thường
14
Đứng, đậm
Dòng kẻ bên dưới
B
Đối với công văn
Trích yếu nội dung
In thường
12-13
Đứng, đậm
6
Nội dung văn bản
In thường
13-14
Đứng
Đúng
Không
a
Gồm phần chương mục, điều khoản, điểm
Từ "Phần", "chương"
In thường
14
Đứng, đậm
Tiêu đề của phần, chương
In hoa
13-14
Đứng, đậm
Từ mục và số thứ tự
In thường
14
Đứng, đậm
Tiêu đề của mục
In hoa
12-13
Đứng, đậm
Điều
In thường
13-14
Đứng, đậm
Khoản
In thường
13-14
Đứng
Điểm
In thường
13-14
Đứng
b
Gồm phần, mục khoản, điểm
Từ phần và số thự tự
In thường
14
Đứng, đậm
Tiêu đề của phần
In hoa
13-14
Đứng, đậm
Số thứ tự và tiêu đề của mục
In hoa
13-14
Đứng, đậm
Khoản
Trường hợp có tiêu đề
In thường
13-14
Đứng, đậm
Trường hợp không có tiêu đề
In thường
13-14
Đứng
Điểm
In thường
13-14
Đứng
7
Chức vụ, họ tên của người ký
Quyền hạn của người ký
In hoa
13-14
Đứng đậm
Chức vụ của người ký
In hoa
13-14
Đứng, đậm
Họ tên của người ký
In thường
13-14
Đứng, đậm
In nghiêng
Trả về in đứng
8
Nơi nhận
13-14
Đúng
Không
a
Từ "Kính gửi" và tên cq, tổ chức, cá nhân
In thường
14
Đứng
Gửi một nơi
Gửi nhiều nơi
b
Từ "nơi nhận"
In thường
12
Nghiêng, đậm
Tên cq, tổ chức, cá nhân nhận VB, bản sao
In thường
11
Đứng
9
Dấu chỉ mức độ khẩn
In hoa
13-14
Đứng, đậm
Không có
Không
10
Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
In thường
13-14
Đứng, đậm
Không có
Không
11
Chỉ dẫn về dự thảo VB
In hoa
13-14
Đứng, đậm
Không có
Không
12
Ký hiệu người đánh máy, nhân bản và số lượng bản
In thường
11
Đứng
Không có
Nên ghi
13
Địa chỉ cơ quan, tổ chức, địa chỉ E-Mail, Website; số điện thoại, số Telex, số Fax
In thường
11-12
Đứng
Không có
Nên ghi
14
Phụ lục VB
Đúng
Không
Từ "phụ lục" và số thứ tự của phụ lục
In thường
14
Đứng, đậm
Tiêu đề của phụ lục
In hoa
13-14
Đứng đậm
15
Số trang
In thường
13-14
Đứng
Đúng
Không
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BẢN TỰ KIỂM
Kính gửi: Ban Giám đốc công ty TNHH Đường Thế Giới ( Phòng Hành chính – Nhân sự)
Trường Trung cấpVăn thư Lưu trữ Trung Ương (Khoa Hành chính văn phòng)
Em tên là: Nguyễn Thị Kim Ngân
Mã số: 09HCVP12-024
Lớp: Hành chính văn phòng 12
Khoa: Hành chính văn phòng
Khóa: 2009-2011
Được sự giới thiệu của nhà trường, sự tiếp nhận của Công ty TNHH Đường Thế Giới, em đã được nhận và phân công thực tập tại phòng Hành chính – Nhân sự trong đợt thực tập từ ngày … tháng … năm 2011 đến ngày… tháng …. năm 2011.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan, em luôn cố gắng chấp hành tốt nội quy làm việc của cơ quan, có mặt đúng giờ giấc, tiếp thu và thực hiện đầy đủ các yêu cầu công việc được giao. Tiếp thu, điều chỉnh và sửa chữa các lỗi, các sai phạm khác trong công việc.
Mặc dù đã cố gắng hết sức nhưng bên cạnh các thuận lợi, em vẫn gặp một số khó khăn nhất định.
Khó khăn:
· Lần đầu tiếp xúc với môi trường làm việc doanh nghiệp, doanh nghiệp lại chưa cho quy trình soạn thảo văn bản, có nhiều khác biệt giữa thực tiễn công tác và lý thuyết. Chúng khiến em thường xuyên lúng túng trong công tác nghiệp vụ và các việc được giao
· Công ty mới thành lập, số lượng văn bản và mẫu văn bản còn rất ít, công tác văn thư- lưu trữ chưa được chú trọng.
Do tính tò mò ham học hỏi, đôi lần khiến các anh chị cùng đơn vị không hài lòng. Nhưng nhờ sự nhẫn nại, tình cảm của những người đi trước, các anh chị vẫn luôn quan tâm, chỉ dẫn tận tình.. Nhắc nhở, hướng dẫn sửa chữa những điều làm chưa được.Khuyết khích, động viên tinh thần kịp thời khi em gặp khó khăn hoặc có những sáng kiến tốt, giúp em nhanh chóng quay lại quỹ đạo của mình, hoàn thành công tác và nhiệm vụ được giao.Cảm ơn các anh chị nhân viên Công ty TNHH Đường Thế Giới.
Thuận lợi:
ü Được các anh chị hết lòng giúp đỡ về chuyên môn cũng như sắp xếp thời gian hợp lý.
ü Mọi thắc mắc trong quá trình thực tập, và những sai sót luôn được chỉ dẫn, chỉnh sửa và giải đáp cụ thể.
ü Được quan tâm chu đáo, hướng dẫn tận tình, cụ thể của người trực tiếp hướng dẫn, ban giám đốc và các nhân viên phòng ban tại cơ quan thực tập.
ü Được giáo viên hướng dẫn thực tập nhiệt tình giải đáp qua điện thoại và giúp đỡ về nghiệp vụ khi cần thiết.
ü Được truyền đạt kinh nghiệm và học hỏi nhiều điều mới lạ, thực tế sinh động.
ü Được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp về nghiệp vụ từ nhà trường đã tạo cho em vốn kiến thức nhất định và khả năng hoàn thành được đợt thực tập
Với những thuận lợi và khó khăn đã nêu trên, dưới sự giúp đỡ của ban giám đốc Công ty TNHH Đường Thế Giới., anh chị nhân viênphòng hành chính, các anh chị thuộc các phòng ban trong cơ quan. Em đã hoàn thành đợt thực tập và lập báo cáo tốt nghiệp.
Kính mong ban giám đốc công ty, quý thầy cô nhận xét, góp ý kiến bổ sung, để em rút kinh nghiệm. Làm giàu thêm kiến thức nghiệp vụ và kiến thức ứng xử nơi công sở. Em xin chân thành cám ơn Ban giám đốc Công ty TNHH Đường Thế Giới, các anh chị trong công ty đã tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập.
Học sinh thực tập
Nguyễn Thị Kim Ngân
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Pro