Chương 2

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

(Internal Control System- ICS)

1. Khái niệm và mục tiêu,nhiệm vụ của HTKSNB

2. Các bộ phận cấu thành của HTKSNB

3. Những vấn đề cần chú ý khi thiết lập HTKSNB

4. Những hạn chế vốn có của HTKSNB

5. Nghiên cứu, đánh giá HTKSNB của kiểm toán viên

Khái niệm

(1) Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. (IAS 400)

 Khái niệm (tiếp)

(2) Theo (COSO): Kiểm soát nội bộ là 1 qui trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng Quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của 1 tổ chức, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà Hội đồng quản trị, các nhà quản lý mong muốn là:

+ Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

+ Tính chất đáng tin cậy của các báo cáo tài chính

+ Sự tuân thủ các luật lệ và qui định hiện hành

 ICS không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong DN.

 HĐQT và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức đều tham gia vào quy trình này

1.2 Mục tiêu của Hệ thống KSNB

 Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động

 Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và cập nhật của các thông tin tài chính và quản lý

 Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định

 Mục tiêu kết quả hoạt động: Hiệu quả và hiệu năng hoạt động

 Sử dụng có hiệu quả các tài sản và các nguồn lực khác

 Hạn chế rủi ro

 Đảm bảo sự phối hợp, làm việc của toàn bộ nhân viên để đạt được mục tiêu của DN với hiệu năng và sự nhất quán.

 Tránh được các chi phí không đáng có/ việc đặt các lợi ích khác (của nhân viên, của khách hàng...) lên trên lợi ích của DN.

 Mục tiêu thông tin: Độ tin cậy, tính hoàn thiện và

cập nhật của thông tin tài chính và TT quản lý

 Các báo cáo cần thiết được lập đúng hạn và đáng tin cậy để ra quyết định trong nội bộ DN

 Thông tin gửi đến Ban GĐ, HĐQT, các cổ đông và các cơ quan quản lý phải có chất lượng và tính nhất quán

 BCTC và các báo cáo quản lý khác được trình bày một cách hợp lý và dựa trên các chÝnh s¸ch kế toán đã được xác định rõ ràng

 Mục tiêu tuân thủ: Sự tuân thủ pháp luật và quy định. Đảm bảo mọi hoạt động của DN đều tuân thủ:

 Các luật và quy định của NN

 Các yêu cầu quản lý

 Các chính sách và quy trình nghiệp vụ của DN.

1.3 Nhiệm vụ của ICS:

- Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các sai phạm trong hệ thống xử lý nghiệp vụ

- Bảo vệ đơn vị trước những thất thoát có thể tránh

- Đảm bảo việc chấp hành chính sách kinh doanh

2. Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1. Môi trường kiểm soát

 Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, sự vận hành và tính hiệu quả của kiểm soát nội bộ, trong đó, nhân tố chủ yếu là nhận thức và hành động của các nhà quản lý đơn vị

Một số nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát

(1). Trình độ, ý thức, nhận thức, đạo đức, triết lý, phong cách điều hành của Ban Giám đốc, Hội đồng Quản trị

(2). Cơ cấu tổ chức của đơn vị

(3). Đội ngũ nhân sự

(4). Kế hoạch và dự toán

(5). Kiểm toán nội bộ

(6). Các phương pháp truyền đạt sự phân công quyền hạn

(7). Các yếu tố bên ngoài

=> Ảnh hưởng của môi trường KS đến hiệu quả của ICS

2.2 Hệ thống kế toán:

Thông qua việc ghi chép, tính toán, phân loại các nghiệp vụ, vào sổ sách, tổng hợp và lập các báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, nên nó là một bộ phận quan trọng của Kiểm soát nội bộ.

Các yêu cầu của hệ thống kế toán:

- Tính trung thực (Validity)

- Sự phê chuẩn (Authorization)

- Tính đầy đủ (Completeness)

- Sự đánh giá (Valuation)

- Sự phân loại (Classification)

- Kịp thời (Timline)

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác (Posting & summarization)

2.3 Các thể thức kiểm soát

* Khái niệm:

"Là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý. Nó đảm bảo các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp".

Ví dụ về các thể thức kiểm soát

Rất đa dạng, có thể bao gồm:

+ Kiểm tra, so sánh, phê duyệt các số liệu, tài liệu

+ Kiểm soát sự chính xác của các số liệu kế toán

+ Kiểm tra sự phê duyệt các chứng từ kế toán

+ Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

+ ....

3. Những vấn đề cần chú ý khi thiết kế Hệ thống kiểm soát nội bộ

(Các nguyên tắc)

 Nguyên tắc toàn diện

 Nguyên tắc "4 mắt"

 Nguyên tắc cân nhắc Lợi ích - Chi phí

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm

 Phân chia trách nhiệm thích hợp (nguyên tắc bất kiêm nhiệm)

 Các thủ tục phê chuẩn đúng đắn

 Chứng từ và sổ sách đầy đủ

 Bảo vệ tài sản vật chất và sổ sách

 Kiểm tra độc lập

 Phân tích rà soát

5 yếu tố cơ bản của HTKSNB

1. Giám sát của Ban lãnh đạo và văn hóa DN

2. Nhận biết và đánh giá rủi ro

3. Các hoạt động kiểm soát và phân nhiệm

4. Thông tin và trao đổi thông tin

5. Giám sát hoạt động và sửa sai

5 yếu tố cơ bản đó đã được Ủy ban Basel về giám sát hoạt động Ngân hàng cụ thể hóa thành các nguyên tắc cơ bản trong tài liệu hướng dẫn của mình về:

Hệ thống Kiểm soát nội bộ của NHTM

4. Những hạn chế vốn có

của kiểm soát nội bộ

Hạn chế vốn có của ICS xuất phát từ những nguyên nhân sau:

 1/ Yêu cầu của nhà quản lý là những chi phí cho kiểm tra phải hiệu quả, nghĩa là phải ít hơn tổn thất do những sai phạm gây ra.

 2/ Hầu hết các biện pháp kiểm tra đều tập trung vào các sai phạm dự kiến, vì thế thường bỏ qua các sai phạm đột xuất hay bất thường

 3/ Sai phạm của nhân viên xảy ra do thiếu thận trọng, sai lầm trong xét đoán, hoặc hiểu sai hướng dẫn của cấp trên

 4/ Việc kiểm tra có thể bị vô hiệu hoá do thông đồng với bên ngoài hoặc giữa các nhân viên trong doanh nghiệp

 5/ Các thủ tục kiểm soát có thể không còn phù hợp do điều kiện thực tế đã thay đổi ...

6. Nghiên cứu, đánh giá ICS của kiểm toán viên

Mục tiêu: - Nhờ tìm hiểu HT KSNB và các bộ phận cấu thành mà KTV đánh giá được những giểm mạnh, điểm yếu của KSNB nói chung và KSNB trong từng bộ phận, từng khoản mục

- trên cơ sở đó KTV hình dung về khối lượng và mức độ phức tạp của công việc , sơ bộ đánh giá về rủi ro KS, khả năng KS NB không phát hiện dc những sai phạm trọng yếu.

- nhờ đó KTV xác định được phương hướng và phạm vi kiểm toán, thiết kế các thủ tục kiểm toán, dự kiến thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết cho cương trình kiểm toán.

b. Đánh giá ICS

Đánh giá độ tin cậy (hiệu quả) của ICS => Mức độ rủi ro kiểm soát, khả năng phát hiện và ngăn chặn những sai phạm

- Đánh giá môi trường kiểm soát

- Đánh giá hệ thống kế toán

- Đánh giá các thủ tục, thể thức và các chốt kiểm soát

=> Đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của hệ thông, các chốt kiểm soát còn yếu, còn thiếu

c.Các bước NC, đánh giá ICS

 Tìm hiểu về đơn vị

 Xem xét các văn bản

 Đánh giá môi trường kiểm soát

 Đánh giá hệ thông kế toán

 Đánh giá các thủ tục kiểm soát

 Dự kiến mức độ CR

 Thiết kế các thử nghiệm KS

 Tiến hành các thử nghiệm KS

 Đánh giá mức độ CR

 Tiến hành các thử nghiệm KS bổ sung

 Kết luận