Khái niệm văn bản: Là 1 phương tiện dung để ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ( hay ký hiệu) nhất định. Tùy theo mức độ, điều kiện kỹ thuật , phạm vi tác động chức năng của văn bản ,yêu cầu tuổi thọ của văn bản với các điều kiện của đời sống xã hội khác nhau mà Văn bản được ra đời  (hình thành) với nhiều nội dung và hình thức khắc nhau.

KHái niệm Van bản học: Là một bộ môn khoa học không chỉ  ở mức độ nghiên cứu về cách xây dựng Văn bản, nghiên cứu các đặc trưng của Văn bản, nghiên cứu sự phân biệt giữa Văn bản này với Văn bẳn khác, của tác giả này hay tác giả khác…mà còn nghiên cứu các phương pháp cách thức để công bố Văn bản , nghiên cứu lịch sử và ngôn ngữ của Văn bản.

Khái niệm Văn bản quản lý: Là Văn bản mang các quyết định về quản lý và những thong tin cần thiết từ chủ thể của Văn bản đên khách thể của Văn bản .

Khái niệm văn bản quản lý nhà nước: LÀ Văn bản do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thâm quyền( air a lệnh cho ai ? ai quyết định cho ai) theo nguyên tắc , theo thủ tục ,theo thể thức và quy chế ro luật định.

Khái niệm Hệ thống Văn bản: là sự tập hợp những Văn bản có đạc trưng giống nhau, hình thành trong quá trình hoạt động của một lĩnh vực xã hội, một tổ chức , một cơ quan hay một chủ thể nhất định có lien quan và tác động ảnh hưởng lẫn nhau.

Hệ thống Văn bản pháp quy: là hệ thống văn bản dưới luật, thuộc phạm trù lập quy, chứa đựng các quy tắc về luật nhằm thực hiện và cụ thể hóa Văn bản luật được áp dụng trong thực tiễn cuộc sống.

Hệ thống Văn bản hành chính thông thường: bao gồm các loại Văn bản mang tính thong tin điều hành nhằm thực hiện Văn bản pháp quy và dung để giải quyết các tác nghiệp cụ thể trong suốt  quá trình  hoạt động của các tổ chức, các cơ quan , đơn vị và cá nhân.

Các yếu tố thể thức của văn bản : bao gồm toàn bộ các bộ phận cấu thành một Văn bản cụ thể như  Quyết đinh, Nghị định, Nghị quyết, Chỉ thị, Thông tư, Thông cáo, Thông báo, Báo cáo, Biên Bản, TỜ trình…

Nội dung của văn bản : là thành phần quan trognj nhất của một Văn bản cụ thể. Nội  dung văn bản bao gồm toàn bộ những sự việc, những vấn đề cần được giải quyết và cần được quyết định để phát huy hiệu lực của văn bản.