Trong quản lý , quán caffe thì việc quản lý nhân sự và các loạichi phí dành cho nhân sự là một vấn đề không hề đơn giản. Dù là một cửa hàng nhỏ cho đến những doanh nghiệp lớn thì quản lý con người vẫn luôn là những công việc khó khăn, đòi hỏi sự nhạy bén và luôn phải có kế hoạch cụ thể cho từng công việc. Nếu bạn đang tốn quá nhiều chi phí cho nhân sự thì hãy tham khảo ngay những kinh nghiệm được chia sẻ sau đây để cân đối được chi phí và sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả nhé:

Phân bổ nhân sự hợp lý

Nêu bạn đang kinh doanh mô hình quán cafe thì chắc chắn bạn đều nắm rất rõ rằng không phải lúc nào quán cũng đông khách. Có những khung giờ thậm chí không có khách, nhân viên không có việc để làm, nhưng có những khung giờ cao điểm rất đông khách và nhân viên phải hoạt động hết công suất, thậm chí là over load. Vì vậy bạn cần thống kê lại những những lúc cao điểm hay những lúc vắng khách là vào khung giờ nào trong ngày, ngày nào trong tuần để có thể phân bổ nguồn lực cho hợp lý. Giờ cao điểm hoặc cuối tuần chắc chắn bạn sẽ phải cần nhiều nhân lực hơn là ngày thường, hãy phân bổ và điều chuyển nhân sự phù hợp để chắc chắn rằng bạn không phải trả lương và nhân sự thì không có việc để làm hoặc khi quán bị over load dẫn đến việc phục vụ khách không tốt gây mất uy tín, hao hụt lượng khách ghé thăm.

Tính lương theo giờ

Cách tính lương cho nhân viên nhà hàng nên tính theo giờ, ngay từ khi tuyển dụng bạn cần xác định xem nhân viên này cần làm việc trong bao nhiêu giờ, các khoản phụ cấp như thưởng, bảo hiểm hay các chế độ khác cho họ để lựa chọn đượ mực lương. Khi xây dựng mức lương bạn nên tham khảo mặt bằng chung của thị trường để có thể đưa ra mức lương hợp lý cho vị trí tuyển dụng này nhằm thu hút nhân sự và tối ưu hóa lợi ích cho nhà hàng của bạn. 

Tăng năng suất lao động

Với cùng một chi phí mà bạn trả cho nhân viên, nếu họ làm việc kém năng suất, không hiệu quả thì rõ rang bạn đã lãng phí tiền của mình, còn nếu năng suất của họ tốt thì đương nhiên bạn sẽ thu được nhiều lợi ích hơn. 
Để nâng cao năng suất cho nhân viên bạn cần có một quy trình làm việc rõ ràng và đào tạo thật kỹ cho nhân viên của mình về quy trình đó. Ngoài ra khi đảm nhận công việc của mình, nhân viên của bạn cần phải biết vai trò, vị trí và công việc của họ. Họ cần được đào tạo kỹ càng về kỹ năng trong công việc, từ đó họ mới có thể làm việc một cách trơn chu, hiệu quả.
Đi kèm với việc đào tạo, hướng dẫn bạn cũng cần thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, phê bình và động viên kịp thời để khích lệ khi nhân viên làm tốt hoặc giúp nhân viên sửa chữa và cải tiến những gì chưa tốt.

Cân nhắc chi phí giữa nhân viên full – time và part – time

Nhân viên full – time và part – time có sự khác biệt rất rõ rệt. Nhân viên full – time sẽ làm việc lâu hơn, nghiêm túc với công việc hơn nhưng họ cần có nhiều quyền lợi, phúc lợi hơn. Bên cạnh đó, nhân viên part – time sẽ không đòi hỏi nhiều lợi ích nhưng tỷ lệ biến động lại rất cao do họ dễ sang thay đổi công việc dẫn tới việc nhà hàng của bạn thường xuyên phải tuyển nhân sự thay thế. 
Do đặc thù của lĩnh vực kinh doanh nên hầu hết các nhà hàng đều cần phải kết hợp giữa nhân viên full – time và part – time để tối ưu hóa nguồn lực và gia tang lợi ích cho mình. Bạn cần tính toán kỹ lưỡng với nhu cầu công việc của nhà hàng mình thì sẽ cần bao nhiêu nhân viên full – time, bao nhiêu nhân viên part – time, full – time ở bộ phận nào, part – time ở bộ phận nào để tuyển dụng một cách hợp lý.

Sử dụng các công cụ hỗ trợ để giảm bớt số lượng nhân viên

Nếu quán của bạn đang vận hành các bộ phận một cách thủ công thì chắc chắn bán sẽ phải sử dụng khá nhiều nhân viên để đáp ứng được công việc. Trong thời đại công nghệ bùng nổ như hiện nay, xu thế các sản phẩm công nghệ thông tin có thể thay thế sức lao động của con người đang dần chiễm lĩnh xã hội. Nếu bạn vẫn giữ cách làm cũ - cách làm thủ công thì bạn sẽ không thể cạnh tranh được trong thị trường khốc liệt này.

Hãy sử dụng một phần mềm quản lý giúp bạn thực hiện rất nhiều công việc theo một quy trình tự động và chuyên nghiệp. Ví dụ Chỉ cần một nhân viên order nhưng có thể thực hiện vài chục order vào giờ cao điểm trên phần mềm, thay vì 2-3 người cầm giấy đi từng bàn để ghi món. Trong khi nhân viên order cho khách tiếp theo thì thực đơn trước đã ngay lập tức được chuyển vào bộ phận chế biến để thực hiện mà nhân viên đó vẫn không phải rời vị trí để mang giấy đi. Công tác vận chuyển đó được thay thế chỉ bằng một nút chạm nhẹ trên điện thoại/máy tính bảng. Hoặc khi bộ phận chế biến xong phải í ới gọi nhau món này xong rồi món kia chưa xong thì cũng chỉ cần chạm nhẹ trên màn hình điện thoại/máy tính bảng thì nhân viên phục vụ sẽ biết món nào của bàn nào đã được chế biến xong và mang ra phục vụ khách....ngoài ra thì việc tính tiền, rất nhanh và chính xác không bao giờ thừa hay thiếu tiền của khách.

Những phần mềm quản lý như vậy không chỉ thay thế đáng kể sức lao động của con người từ đó bạn có thể cắt giảm số lượng nhân viên phù hợp giúp tiết kiệm tiền lương của những nhân viên đó mà còn giúp cung cách phục vụ quán của bạn trở lên chuyên nghiệp và quy củ hơn rất nhiều. Chính sự chuyên nghiệp và quy củ đó sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý mọi thứ khi kinh doanh quán ăn, cafe. Đặc biệt việc trả lương cho một phần mềm như vậy không hề đắt, dao động khoảng 3-10k/ngày.