Chương 2: TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

I. DOANH NGHIỆP VÀ TỔ CHỨC

Doanh nghiệp tồn tại dựa vào ý chí của người sáng lập, doanh nghiệp phát triển (khi các sản phẩm thành công trên thị trường) nhiệm vụ nhiều lên; từ đó nảy sinh nhu cầu tổ chức.

Tổ chức là lời giải đáp cho vấn đề hoạt động tập thể: cùng làm trong một nhóm, mỗi người có một vai trò và đóng góp theo cách riêng vào nhóm và họ cũng cần quyền hạn để làm nhiệm vụ, công cụ và thông tin để thực hiện nhiệm vụ.

Công tác tổ chức là điều kiện cơ bản cho sự sống còn của hệ thống doanh nghiệp. Tổ chức trong doanh nghiệp là sự liên kết những cá nhân, những quá trình, những hoạt động trong doanh nghiệp nhằm thực hiện mục đích đề ra của doanh nghiệp dựa trên cơ sở nguyên tắc vá quy tắc quản lý doanh nghiệp.

4. Khái niệm cơ cấu tổ chức:

- Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức biểu thị việc sắp xếp theo trật tự nào

đó các bộ phận của tổ chức cùng các mối quan hệ của chúng.

- Cơ cấu là cách thức mà các nhiệm vụ và trách nhiệm cũng như những mối liên hệ

giữa chúng đã được bố trí và ổn định.

- Cơ cấu mô tả kết hợp các yếu tố hợp thành các doanh nghiệp và xác định các đặc trưng:

. Phân phối nhiệm vụ

. Phân phối quyền lực

. Phân phối trách nhiệm

. Truyền đạt thông tin

. Cơ chế phối hợp

Cơ cấu tổ chức quản lý bộ máy doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (Đơn vị, cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa và có những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhắm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp.

- Những yêu cầu đối với cơ cấu tổ chức quản lý:

. Tính tối ưu

. Tính linh hoạt

. Tính tin cậy lớn

. Tính kinh tế

5. Các kiểu cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức trực tuyến

Dựa trên nguyên tắc thống nhất chỉ huy của Henry Fayol "một người một thủ trưởng"

Ưu điểm

• Đơn giản ràng do thống nhất chỉ huy

• Có khả năng tách biệt rõ ràng các trách nhiệm

• Có hiệu quả khi giải quyết mâu thuẫn

Nhược điểm

• Có sự ngăn cách giữa các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và thiếu sự

phối hợp giữa chúng

• Sự cứng nhắc của tuyến

• Khó khăn trong sự khuấy động tính sáng tạo

• Khó khăn trong truyền thông

• Thiếu chuyên gia - thủ trưởng phải có năng lực toàn diện

• Quan liêu

Cơ cấu tổ chức chức năng

Trong cơ cấu này có sự tham gia của các chuyên gia, những người được giao một phần quyền lực. Kết quả là một người phụ thuộc có thể nhận những mệnh lệnh từ nhiều chỉ huy.

Ưu điểm

• Sử dụng được chuyên gia đáp ứng được sự phức tạp của quản lý

• Tập trung năng lực trong các hoạt động chuyên sâu

Nhược điểm

• Nhiều chỉ huy, nguồn gốc của mâu thuẫn

• Thiếu sự phối hợp

• Phân tán trách nhiệm

• Làm yếu tính năng động các nhân

Cơ cấu trực tuyến chức năng

Theo kiểu cơ cấu này,bên cạnh đường trực tuyến đặt một hoặc nhiều bộ phận tham mưu bao gồm nhiều chuyên gia có trách nhiệm làm rõ các quyết định của giám đốc. Bộ phận tham mưu không có quyền chỉ huy.

+ Một tuyến có quyền chỉ đạo: gồm những người ra quyết định

+ Một tuyến có quyền lực chuyên môn

Ưu điểm

•Kết hợp ưu điểm của thống nhất chỉ huy và chuyên môn hóa

•Quản lý bằng các chức năng và thừa hành

Nhược điểm

• Có nguy cơ do khó khăn của mối quan hệ giữa thừa hành và chức trách

Cơ cấu ma trận

Cơ cấu này dựa vào nguyên tắc song trùng chỉ huy, tức là một người đồng thời có hai tuyến cấp trên. Tính song trùng chỉ huy có thể là tạm thời, Hoặc cũng có thể ổn định. (Cơ cấu theo dự án hoặc cơ cấu nhiều chiều)

Ưu điểm

• Nhiều người tham gia quyết định nên hạn chế phạm sai lầm

Nhược điểm

• Khó khăn khi phối hợp

• Chậm chạp, thiếu năng động

6. Các yếu tố ảnh hưởng tới sự tiến triển cơ cấu tổ chức:

• Quy mô

• Công nghệ : Theo Joan Woodward, có một mối quan hệ giữa loại hình sản xuất

của doanh nghiệp và loại hình cơ cấu quản lý.

• Môi trường (số lượng đối thủ cạnh tranh, công nghệ xác định hay thay đổi, thị

trường ổn định hay biến động...)

II. QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

5. Mục đích và mục tiêu của doanh nghiệp

Mục đích: Thiên hướng, lý do tồn tại

Có thể là:

Bảo đảm hoạt động

Bảo đảm tính bền vững

Lợi nhuận

• Doanh nghiệp có thể có nhiều mục đích

• Các mục đích có thể hình thành theo thứ bậc không giống nhau

• Mục đích có thể thay đổi theo doanh nghiệp, theo thời kỳ

Mục tiêu: lượng hóa con số mà doanh nghiệp phải thực hiện để đạt mục đích - hay nói

một cách khác mục tiêu biểu hiện mục đích của doanh nghiệp , một mục tiêu là một kết quả

cần đạt được trong một thời gian.

6. Khái niệm quản lý

Việc định nghĩa quản lý là để nhấn mạnh tầm quan trọng, tính phù hợp, và sự cần thiết của công tác quản lý.

Trong thuật ngữ quản lý doanh nghiệp của tiếng Anh, hai từ Management và

Administration được coi là đồng nghĩa

Một số khái niệm quản lý :

Quản lý là quá trình lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá nỗ lực của một nhóm người cùng làm việc theo một mục đích chung. (Stanton at all)

Quản lý là quá trình làm việc cùng với và thông qua những người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường biến động. Trọng tâm của quả trình này là tính hiệu lực và sử dụng hiệu quả các nguồn lực có giới hạn (Kreitner)

Các khía cạnh then chốt của quá trình quản lý :

+ Làm việc cùng và thông qua những người khác

Những nhà quản lý không thành công :

- Thiếu nhạy cảm với người khác

- Lạnh lùng, cách biệt và kiêu ngạo

- Không trung thực (khi không hoàn thành mục tiêu đã định)

- Tham vọng thái quá, thích chơi ván bài chính trị

- Ôm đồm trong quản lý, không biết ủy thác và không biết làm việc theo ê kíp

- Không có khả năng tư duy chiến lược

- Khó thích nghi với cấp trên với phong cách khác biệt; phụ thuộc vào các cố

vấn

+ Đạt mục tiêu của doanh nghiệp

Mục tiêu của doanh nghiệp luôn là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác quản

lý

+ Cân bằng giữa hiệu lực và hiệu quả

+ Sử dụng tốt nhất các nguồn tài nguyên khan hiếm

+ Đối phó với môi trường đang thay đổi

7. Vai trò của các nhà quản lý

Hầu hết tất cả các hoạt động trong đời sống đều được đụng chạm tới ít nhất cũng là

một cách không trực tiếp bởi công việc của các nhà quản lý. Quản lý không đơn thuần là nói với nhân viên những gì cần phải làm, đó là sự pha trộn phức tạp và năng động của các kỹ thuật có tính hệ thống và cảm nhận của nhà quản lý.

Có hai cách tiếp cận để mô tả các công việc của nhà quản lý :

Theo chức năng quản lý : Thể hiện quan hệ với những kết quả mong muốn của các hoạt

động quản lý

Gồm các chức năng : + Kế hoạch

+ Ra quyết định

+ Tổ chức

+ Tuyển dụng và đào tạo cán bộ

+ Thông tin

+ Động viên khuyến khích, thúc đẩy

+ Lãnh đạo

+ Điều khiển

Theo vai trò của nhà quản lý : liệt kê và sắp xếp các ứng xử thực tế của các nhà quản lý

Vai trò Nội dung Hoạt động

Quan hệ con người

11. Đại diện

12. Thủ trưởng

13. Liên hệ

Do vị trí trong sự phân cấp, nhà quản lý phải tham gia vào các sự kiện khác nhau, phát biểu giới thiệu nhóm và tổ chức của mình

Góp phần lớn vào việc tạo ra khí thế của tổ chức, điều hòa nhu cầu của cá nhân với của nhóm và của doanh nghiệp; đào tạo và tạo ra động cơ cho nhân viên

Đảm bảo thông tin trong nội bộ đơn vị, với các đồng nghiệp khác, với cấp trên trực tiếp và với các cá nhân khác không dưới quyền mình

Tham gia lễ tân

Tham gia vào mọi hoạt động liên quan với các nhân viên cấp dưới

Nhận thư tín, họp với các phòng ban, tham gia hoạt động thông tin với các nhân vật khác không cùng đơn vị

Thông tin

14. Thu thập thông tin

15. Truyền đạt

16. Phát ngôn

Phải là trung tâm thông tin

Quyết định cho hay không cho các chỉ thị cho một số người về một tình thế hoặc sự kiện, một ý tưởng hay một quan điểm

Đại diện cho nhóm can thiệp vào các vấn đề với cấp trên và các nhân vật khác không cùng đơn vị

Đọc thư từ báo chí, các quan hệ, đến các văn phòng chỉ dẫn

Truyền đạt các thông tin trong nội bộ đơn vị, các cuộc gặp gỡ

Truyền đạt thông tin, gặp gỡ

những người ngoài đơn vị

Ra quyết định

17. Đổi mới

18. Quyết định

19. Phân phối

Luôn luôn là nguồn gốc của mọi thay đổi quan trọng trong doanh nghiệp và có thể đẩy mạnh được một số quá trình nhờ thông tin mình nắm được

Quyết định hành động để giải quyết các vấn đề

Khởi thảo chiến lược, họp kiểm điểm việc thực thi một số dự án

Họp tìm giải pháp

20. Đàm phán

Chịu trách nhiệm phân phân phối các nguồn vật chất và tài chính

Đại diện cho đơn vị mình trong việc đàm phán

Kiểm tra ngân quỹ, kiểm tra tiến độ công việc và kế hoạch

8. Để trở thành một nhà quản lý thành công

Các điều kiện khái quát có tính tiền đề (công thức cơ bản cho sự thành công trong quản lý )

S = A x M x O

• Ability: Năng lực quản lý là những khả năngđược chứng tỏ để đạt được mục

tiêu của doanh nghiệp một cách có hiệu quả và hiệu lực

Các kỹ năng và đặc điểm

1, Lãnh đạo 6, Ra quyết định

2, Khả năng trình bày và diễn đạt 7, Ủy thác và điều kiện

3, Viết 8, Tự nhận biết điểm mạnh, yếu

4, Kế hoạch và tổ chức 9, ham muốn được lãnh đạo

5, Thu thập thông tin và phân tích vấn đề

• Motivation: Động lực làm công tác quản lý - desire

• Oportunity: Cơ hội - năng lực, động lực là hạt giống cần có đất màu để nuôi

lớn đó là cơ hội. Cơ hội cho quản lý được phát triển khi có một công việc phù hợp và có

được sự ủng hộ ngay khi bắt đầu công việc.

Các nhà quản lý học quản lý ra sao? Theo nghiên cứu của Ron Zemke: Các nhà quản lý thành công 50% từ công việc

30% từ các mối quan hệ (cấp trên, cố vấn, người tiền nhiệm)

20% từ đào tạo chính thống

Trong thực tế, người ta có được kinh nghiệm những lần như : mắc một sai phạm lớn bị căng thẳng bởi một nhiệm vụ khó khăn; có cảm giác bị đe dọa; bị kẹt trong một tình thế khó xử; sợ mất mặt; v.v