III- KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CẦM CỐ, KÝ QUỸ, KÝ CƯỢC NGẮN HẠN:
1- Khái niệm :
* Cầm cố : Là việc DN mang tài sản của mình giao cho người nhận cầm cố giữ để vay vốn hoặc nhận các loại bảo lãnh. Tài sản cầm cố có thể là vàng, bạc, kim khí quí, đá quí, ôtô, xe máy…. Và cũng có thể là giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu về nhà, đất hoặc tài sản. Những tài sản cầm cố DN có thể không còn quyền sử dụng trong thời gian cầm cố cho đến khi thanh toán hết nợ vay.
* Ký quỹ : Là việc DN gửi một khoản tiền hoặc kim khí quí, đá quí hay các giấy tờ có giá trị vào tài khoản phong tỏa tại ngân hàng để đảm bảo việc thực hiện bảo lãnh cho DN..
* Ký cược : Là việc DN đi thuê tài sản giao cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc kim khí quí, đá quí hoặc các vật có giá trị cao khác nhằm mục đích ràng buộc và nâng cao trách nhiệm người đi thuê tài sản phải quản lý, sử dụng tốt tài sản đi thuê và hoàn trả tài sản thuê đúng thời gian qui định.
Tiền đặt cược do bên có tài sản cho thuê qui định, có thể bằng hoặc cao hơn giá trị tài 
sản thuê.
Đối với tài sản đưa đi cầm cố, ký quỹ, ký cược được phản ảnh vào TK.144 theo giá đã ghi sổ của DN. Khi xuất tài sản mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ghi theo giá nào thì khi thu về ghi theo giá đó.
2- Tài khoản sử dụng : Kế toán tổng hợp sử dụng : 
TK 144 “ Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn” 
Bên Nợ : Giá trị tài sản mang đi cầm cố và giá trị tài sản hoặc số tiền đã ký quỹ, kýcược ngắn hạn
Bên Có : Giá trị tài sản mang đi cầm cố và giá trị tài sản hoặc số tiền đã ký quỹ, kýcược ngắn hạn đã nhận lại hoặc đã thanh toán.
Số Dư Nợ : Giá trị tài sản mang đi cầm cố và giá trị tài sản hoặc số tiền còn đang ký quỹ, kýcược ngắn hạn
hoặc TK 244 “ Ký quỹ, ký cược dài hạn”
Bên Nợ : Số tiền hoặc giá trị tài sản mang đi ký quỹ, kýcược dài hạn
Bên Có : 
Khoản khấu trừ (phạt) vào tềin ký quỹ, ký cược dài hạn tính vào chi phí khác.
Số tiền hoặc giá trị tài sản ký quỹ, ký cược dài hạn giãm do rút về.

Số Dư Nợ : Số tiền hoặc giá trị tài sản đang ký quỹ, kýcược dài hạn

3- Phương pháp hạch toán :

1- Dùng tiền mặt hoặc VBĐQ ,tiền gửi ngân hàng hoặc tài sản để ký cược , ký quỹ :

Nợ TK 144 ( hoặc 244)

Có TK111 ( 1111, 1112, 1113 )

Có TK112 ( 1121, 1122, 1133 )

Có TK. 152, 153, 155, 156….

2- Trường hợp dùng TSCĐ để cầm cố ngắn hạn :

Nợ TK 144 (244) - Giá trị còn lại

Có TK 214 - Giá trị hao mòn

Có TK 211 - Nguyên giá TSCĐ

Trường hợp thế chấp bằng giấy tờ ( Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà. Đất, tài sản) không phản ánh trên tài khoản nầy mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết.

3- Khi nhận lại tiền ký quỹ, ký cược ...

Nợ TK 111, 112,

Có TK 144 ( hoặc 244 )

* Trường hợp không thực hiện đúng hợp đồng bị phạt trừ vào tiền ký quỹ, ký cược.

Nợ TK 811 - Chi phí khác

Có TK 144 ( hoặc 244)

* Trường hợp dùng tiền ký quỹ, ký cược để thanh toán tiền mua hàng cho người cung cấp :

Nợ TK 331

Có TK 144 ( hoặc 244 )

4- Khi nhận lại tài sản đi cầm cố :

4.1- Nhận lại vật tư hàng hóa :

Nợ TK 152, 153, 156...

Có TK 144 ( hoặc 244 )

4.2- Nhận lại TSCĐ :

Nợ TK 211 : ( nguyên giá )

Có TK 214 : ( Giá trị hao mòn )

Có TK 144 ( hoặc 244 )

5- Trường hợp tài sản để thanh toán nợ vay :

Nợ TK 311, 315... ( theo giá thực tế thỏa thuận )

Nợ TK 811 ( Chênh lệch do giá thực tế < giá ghi trên sổ kế toán )

Có TK 144 ( hoặc 244 )

* Nếu giá thực tế thỏa thuận > giá trị ghi trên sổ kế toán của TSCĐ mang đi cầm cố, thì khoản chênh lệch được hạch toán vào TK 711 - Thu nhập khác.

6- Trường hợp DN không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào tiền ký quỹ:

Nợ TK 811 – Số tiền bị trừ

Có TK 144 ( hoặc 244 )

7- Trường hợp DN không thanh toán tiền bán hàng cho người có hàng gửi bán, người bán hàng đề nghị trừ vào số tiền ký quỹ, khi nhận được thông báo của người có hàng gửi bán, ghi:

Nợ TK 331

Có TK 144 ( hoặc 244 )

Ví dụ :

1- Ngày 2/11/2006 theo yêu cầu của của nhà cung cấp hàng hoá, công ty A đã chi tiền mặt để ký quỹ : 5.000.000 đ

2- Ngày 12/11/2006 số vật liệu đã trên đã về đến Công ty A và đã làm thủ tục nhập kho đủ trị giá 55.000.000 đ (trong đó thuế GTGT là 5.000.000đ )chưa trả tiền., DN thỏa thuận với nhà cung cấp về việc thanh toán như sau: dùng tiền ký quỹ thanh toán, số còn lại sẽ trả bằng chuyển khoản (đã nhận được giấy báo Nợ của ngân hàng).

3- Ngày 15/11/2006 Công ty A đem một xe đông lạnh và giấy chủ quyền đề cầm cố cho ngân hàng, xin vay ngắn hạn khoản tiền là 250.000.000 đ, ngân hàng đã chấp thuận. Theo sổ sách nguyên giá của TSCĐ là 400.000.000đ, giá trị hao mòn 25.000.000 đ

Giả sử công ty A do kinh doanh thu lỗ không có nguồn chi trả, đã quá hạn nợ phải thanh toán 15 ngày nên đề nghị ngân hàng phát mãi tài sản để thanh toán.

Giá trị tài sản thông qua bán đấu giá thu được là 380.000.000 đ; công ty A đã nhận lại bằng tiền mặt số tiền còn lại sau khi đã thanh toán hết nợ gốc cho ngân hàng ( khoản tiền lãi công ty A đã thanh toán đúng hạn hàng tháng) và đã thanh toàn tiền bảo quản tài sản, tiền tổ chức bán đầu giá là 3.000.000 đ.

Giải :

(1)- Nợ TK 144 : 5.000.000 đ

Có TK 111 : 5.000.000 đ

(2a)-Nợ TK 152 : 50.000.000 đ

Nợ TK 133 : 5.000.000 đ

Có TK 331 : 55.000.000 đ

(2b)-Nợ TK 331 : 55.000.000 đ

Có TK 144 : 5.000.000 đ

Có TK 112 : 50.000.000 đ
(3a)-Nợ TK 144 : 375.000.000 đ
Nợ TK 214 : 25.000.000 đ
Có TK 211 : 400.000.000 đ 
(3b)-Nợ TK 112 : 250.000.000 đ
Có TK 311 : 250.000.000 đ
(3c)-Nợ TK 311 : 250.000.000 đ
Có TK 144 : 122.000.000 đ
Có TK 711 : 5.000.000 đ
(3d)-Nợ TK 111 : 127.000.000 đ
Nợ TK 811 : 3.000.000 đ
Có TK 144 : 253.000.000 đ